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PROGETTAZIONE, REALIZZAZIONE, AVVIO E GESTIONE DI UN NUOVO SISTEMA AMMINISTRATIVO – CONTABILE E OPERATIVO Aprile 2010

INEA L'Istituto Nazionale di Economia Agraria (INEA) è un ente pubblico di ricerca sottoposto alla vigilanza del Ministero per le Politiche Agricole, Alimentari e Forestali. Istituito con personalità giuridica e gestione autonoma dal Regio Decreto n. 1418 del 10 maggio 1928, l’INEA esegue indagini e studi di economia agraria e forestale con particolare riguardo alle necessità della legislazione agraria, dell'amministrazione rurale e delle classi agricole ed è stato ricompreso tra gli enti del comparto ricerca dalla Legge n.70/75 ed indicato tra quelli di notevole rilievo. L’INEA, con sede centrale in Roma, è presente su tutto il territorio nazionale con proprie strutture periferiche articolate in 19 Sedi regionali, prevalentemente impegnate nella organizzazione e gestione dei dati della RICA, ed in attività di analisi, di informazione e di supporto all’applicazione delle politiche agricole e di sviluppo rurale in ambito regionale. La collaborazione tra le sedi regionali e la sede centrale è intensa e consente uno scambio molto proficuo di esperienze e competenze INEA

Oltre l’attività propriamente istituzionale resa nei confronti del Ministero per le Politiche Agricole, Alimentari e Forestali, l’INEA svolge attività di ricerca in favore di istituzioni terze (enti locali, Comunità Europea, ecc.) attraverso la partecipazione a bandi finanziati dalle stesse istituzioni e sottoposti a rigorosi criteri di rendicontazione finanziaria. Tale circostanza comporta l’adozione da parte di INEA, oltre al sistema di contabilità previsto dal D.P.R. 97/03, anche di un sistema di “contabilità per progetti” che, seguendo il criterio della competenza finanziaria, di fatto costituisce un’ulteriore articolazione del proprio impianto contabile. Contabilità per progetti INEA

Nell’ambito di tale contesto di riferimento, l’INEA ha definito gli obiettivi del progetto nella progettazione, realizzazione, avvio e gestione di un nuovo sistema amministrativo, contabile ed operativo, identificando nelle seguenti attività le singole aree di intervento consulenziale: Progettazione e reingegnerizzazione dei processi amministrativo-contabili e operativi; Implementazione del sistema di controllo di gestione; Portare a compimento il processo di “change management”; parametrazione ed implementazione del nuovo sistema informativo contabile e gestionale; Elaborazione del manuale operativo di contabilità. Obiettivi del progetto IL PROGETTO

Metodologia La metodologia utilizzata per la conduzione del progetto è caratterizzata dalla fusione e armonizzazione di tre metodologie che consentono di realizzare, insieme, un approccio integrato alla gestione di un progetto complesso: Gestione del progetto Change Management Reingegnerizzazione dei processi IL PROGETTO

Particolare attenzione nella conduzione del progetto è dedicata alla gestione della Comunicazione, per assicurare un adeguato presidio sul livello di comprensione ed accettazione delle logiche alla base del nuovo sistema amministrativo – contabile e degli effetti sull’assetto organizzativo delle strutture coinvolte nel processo di cambiamento. La gestione della Comunicazione è pertanto finalizzata a: Esplicitare gli obiettivi del progetto ai fini della condivisione; Coinvolgere le persone interessate dal progetto, esplicitando le modalità organizzative e le specifiche responsabilità dei vari attori; Rendere manifesto il sostegno continuo da parte del vertice dell’amministrazione dell’Istituto; Trasferire messaggi, valori e linee di comportamento; Affiancarsi alla formazione; Diffondere l’informazione in merito all’avanzamento del progetto, ai risultati conseguiti, alle resistenze e difficoltà incontrate, nonché alle modalità e azioni volte a superarle.? C omunicazione IL PROGETTO

Nella reingegnerizzazione dei processi amministrativo contabili si è proceduto secondo il seguente schema logico, coinvolgendo di volta in volta il personale interessato al processo. REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI M etodologia

Criticità rilevate Problematiche di tipo organizzativo REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI Problematiche di tipo amministrativo contabile Ripartizione non ottimale delle risorse tra i vari settori. Assenza di integrazione organizzativa ed informatica tra i settori. Scarso livello di comunicazione tra i settori (informatico e relazionale). Eccessivo proliferare di flussi cartacei. Proliferazione di sistemi e archivi non integrati con conseguente ridondanza dei dati e con continue digitazioni di stessi dati su archivi diversi. Mancanza di un flusso di comunicazione informatizzato nella predisposizione del bilancio di previsione. Mancata informatizzazione delle spese effettuate sui singoli progetti e dalle singole sedi. Assenza di attività di quadratura e riconciliazione tra la contabilità finanziaria, contabilità analitica, contabilità economica, contabilità per progetto. La fase di liquidazione non inserita a sistema. Procedura di liquidazione complessa e manuale.

In linea con gli obiettivi del progetto si è proceduto ad effettuare le seguenti attività: Disegnare e ingegnerizzare i flussi amministrativi, al fine massimizzare l’integrazione tra le aree dell’Istituto e per creare una unica base informativa condivisa. Identificare, con l’ausilio del partner tecnologico, una soluzione informatica che fosse idonea a rispondere alle esigenze dell’Istituto. Identificare le specifiche funzionali al fine di consentire la precisa e puntuale implementazione del nuovo sistema informativo, di supporto ai processi identificati. Individuare l’impatto in termini di carichi di lavoro e attività da svolgere nei servizi coinvolti dalla ingegnerizzazione dei processi, effettuando ipotesi di dimensionamento. Attività svolte REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI

Principali risultanze REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI L’utilizzo di un unico sistema informativo integrato e la razionalizzazione dei sistemi informatici esistenti. L’alimentazione del sistema gestionale attraverso un unico flusso di dati con l’eliminazione delle ridondanze e delle duplicazioni. Processo contabile alimentato automaticamente dalla gestione del processo amministrativo. L’attività gestionale diffusa su tutti i soggetti che partecipano al processo. L’efficientamento nella distribuzione dei carichi di lavoro. La specializzazione delle funzioni amministrative di ausilio La reingegnerizzazione dei processi prevede

L’architettura del sistema consente la completa integrazione in tutte le fasi del processo amministrativo tra i moduli gestionali e la contabilità finanziaria ed economico patrimoniale. Architettura informatica REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI

Svolgimento dell’attività formativa: Sessioni di formazione in aula; Formazione teorica sulle funzioni operative specificamente assegnate alle risorse; Casi pratici di studio; Valutazione del livello di apprendimento e di competenza professionale acquisiti attraverso questionari per l'autorilevazione delle competenze acquisite; Affiancamento e supporto alle sezioni operative (training on the job); Determinazione del grado di autonomia raggiunto dalle unità organizzative sulle funzioni assegnate, in base a schede di valutazione compilate dai docenti e discusse con gli interessati. Lo svolgimento dell’attività formativa PIANO DI CHANGE MANAGEMENT

IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA GESTIONALE L’avvio dei nuovi processi amministrativo - contabili tramite l’utilizzo di un sistema informativo che consente la gestione integrata dei principali processi amministrativi gestiti dall’Istituto, razionalizzando l’attività di imputazione dei dati con l’obiettivo di eliminare duplicazioni di attività e ridondanza di informazioni. Obiettivi

REFERENTE PROGETTO INEA PER INFORMAZIONI: REFERENTE PROGETTO DOTT.SSA STEFANIA MAURINO [email_address]

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Progetto inea istituto nazionale di economia agraria

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