Progressive discipline for Supervisors
Download as PPTX, PDF
0 likes737 views
Progressive Disciplinary Skill to improve employee's performance
Progressive discipline for Supervisors
- 1. Progressive Disciplinary Skills for Leaders and Supervisors Jakarta, April 12, 2016
- 5. TUJUAN DISIPLIN KARYAWAN Disiplin karyawan Sebuah alat yang digunakan oleh para manajer untuk meningkatkan kinerja yang buruk dan menegakkan perilaku yang sesuai untuk memastikan tempat kerja yang produktif dan aman
- 6. TUJUAN DISIPLIN KARYAWAN Menghilangkan perilaku yang tidak pantas Menciptakan situasi "win-win" untuk manajer dan bawahan Tidak untuk menimbulkan dendam atau keinginan menghilangkan karyawan bermasalah
- 7. TUJUAN DISIPLIN KARYAWAN Mengabaikan disiplin memiliki konsekuensi: Efek negatif pada produktivitas dan semangat kerja Kesulitan dalam menegakkan standar lama diabaikan nanti
- 8. EMPAT KESALAHAN YANG SERING DIBUAT MANAGER SAAT MENDISIPLINKAN KARYAWAN Ketika tindakan pendisiplinan gagal, biasanya itu karena manajer telah melakukan salah satu dari empat kesalahan berikut
- 9. KESALAHAN 1 Mengabaikan perilaku yang tidak dapat diterima dengan harapan bahwa : Tidak ada orang lain akan melihat Itu akan hilang dengan sendirinya, dan / atau Karyawan akhirnya akan pergi berlalu begitu saja
- 10. KESALAHAN 2 Mengumpulkan daftar kejadian (kesalahan) dengan harapan bahwa ketika diakumulasikan mereka (karyawan) akan mendapatkan hukuman yang lebih besar
- 11. KESALAHAN 3 Menerapkan aturan secara inkonsisten (tidak fair)
- 12. KESALAHAN 4 Menerapkan hukuman secara tidak konsisten
- 13. Progressive Discipline proses menggunakan langkah atau tindakan yang semakin serius seiring kegagalan karyawan memperbaiki masalah setelah diberi kesempatan yang wajar untuk melakukannya Prinsip yang mendasari disiplin progresif adalah dengan menggunakan tindakan serius yang diperlukan untuk memperbaiki situasi yang tidak diinginkan. Meningkatkan keseriusan tindakan dilakukan hanya jika kondisi ini tidak mengalami perbaikan
- 14. Keuntungan program Progressive Discipline Menggunakan disiplin progresif dapat membantu Anda mendapatkan karyawan kembali ke jalur prestasinya Disiplin progresif juga membantu Anda menghindari konsekuensi dari kemungkinan tidak termonitornya masalah di lingkungan kerja Menggunakan disiplin progresif secara tepat akan membantu perusahaan Anda terhindar dari masalah hukum membuat karyawan tahu apa yang Anda harapkan, rasa keadilan, konsisten, dan obyektif dalam menerapkan disiplin, untuk menyertakan karyawan dalam proses perbaikan, dan untuk mendokumentasikan tindakan dan keputusan Anda dengan benar
- 15. Seven Steps of Progressive Discipline Step 1: Kumpulkan Informasi Anda perlu tahu apa yang sebenarnya terjadi sebelum Anda dapat memutuskan bagaimana untuk mengatasinya. Step 2: Nilai keseriusan masalah Bagaimana masalah karyawan yang mempengaruhi perusahaan? Sangat penting untuk menentukan jawaban atas pertanyaan ini sebelum Anda menerapkan disiplin Step 3: Tentukan bagaimana merespon Titik kritis disiplin progresif adalah respon proporsional: dalam memilih ukuran disiplin yang mencerminkan seberapa serius masalah ini
- 16. Step 4: Persiapkan pembicaraan dengan karyawan Rencanakan matang pertemuan Anda, sehingga Anda tidak merespon secara emosional - dan Anda siap untuk menjelaskan masalah dan mengapa harus berubah Seven Steps of Progressive Discipline Step 5: Bertemu dengan karyawan Disinilah persiapan Anda terpaparkan dengan gamblang,, sebuah sesi yang membuka jalan bagi perbaikan
- 18. TIPE KEPRIBADIAN Orientasi Pada Tugas Cenderung cepat memutuskan Orientasi Pada hubungan (Compliance / Analis) (Dominance / Penggerak) (Influence / Ekspresif) (Steadiness / Teman ) I SC D Cenderung lambat memutuskan
- 19. PROFIL KARAKTER D INDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER D Extrovert / Introvert Extrovert Orientasi Tugas / Orang Tugas Fokus ( Lebih menyukai) Hasil Gestur Banyak gerakan, terutama gerakan tangan Dekorasi Ruang Kerja Meja Besar, Jam Tangan Besar, Penghargaan Komunikasi Telephone Langsung to the point dan singkat, jarang berbasa - basi Ekspresi Temperamental Gaya berpakaian Cenderung berwarna gelap Cara berjalan Cenderung cepat dan fokus pada tujuan
- 20. MENGHADAPI D Komunikasi : Langsung ke tujuan dan sederhana Fokus pada hasil, jangan proses Persiapan yang cukup, ada fakta Jangan : Buang waktu Bangun hubungan personal Memerintah Pertanyaan yang retorik
- 21. PROFIL KARAKTER I INDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER I Extrovert / Introvert Extrovert Orientasi Tugas / Orang Orang Fokus ( Lebih menyukai) KESENANGAN Gestur Banyak gerakan, termasuk ekspresi wajah Dekorasi Ruang Kerja Dekoratif, Banyak menampilkan foto dengan selebrity Komunikasi Telephone Senang berbasa-basi dan bicara kesana- kemari, banyak topik Ekspresi Selalu optimis Gaya berpakaian Mengoleksi berbagai warna dan berani memadukan Cara berjalan Cenderung cepat tetapi memperhatikan orang- orang yang ditemui
- 22. MENGHADAPI I Komunikasi : Bangun hubungan Dukung ide mereka, perhatian Beri pujian Jangan : Bersikap dingin, acuh tak acuh Berpegang pada fakta, menghakimi Berdebat, Menantang
- 23. PROFIL KARAKTER S INDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER S Extrovert / Introvert Introvert Orientasi Tugas / Orang Orang Fokus ( Lebih menyukai) Kepercayaan Gestur Sedikit gerakan tangan Dekorasi Ruang Kerja Dibuat senyaman layaknya rumah, banyak aksesoris, foto foto keluarga Komunikasi Telephone Hangat dan bersahabat Ekspresi Cenderung tanpa ekspresi Gaya berpakaian Cenderung berwarna netral Cara berjalan Cenderung lambat dan berkesan rendah diri
- 24. MENGHADAPI S Komunikasi : Sok Akrab Tulus Halus, jangan mengancam Bersikap normal saja Jangan : Langsung ke pokok persoalan Memaksa mereka membuat keputusan Debat tentang fakta Meninggalkan mereka tanpa dukungan
- 25. PROFIL KARAKTER C INDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER C Extrovert / Introvert Introvert Orientasi Tugas / Orang Tugas Fokus ( Lebih menyukai) Prosedur / Proses Gestur Sedikit cenderung tidak ada Dekorasi Ruang Kerja Tabel-tabel, struktur, proses bisnis, rumus- rumus, buku peraturan, dan dekorasi yang memiliki fungsi Komunikasi Telephone To the point dengan banyak pertanyaan yang cenderung mendetail Ekspresi Curiga Gaya berpakaian Cenderung berwarna gelap, modis, matching dan rapi Cara berjalan Cenderung lambat dan menganalisa lingkungan sekitar
- 26. MENGHADAPI C Komunikasi : Persiapan, Teratur Langsung ke tujuan Gunakan waktu, tetap gigih Sediakan bukti yang kuat Jangan : Tidak teratur Mengacaukan proses pengambilan keputusan Berbasa-basi
- 27. COACHING SKILL 1. Effective Listening 2. Asking Powerful question 3. Empowering coachee 4. Inspiring coachee 5. Giving Feedback
- 28. Effective Listening 1. Leave the seat Open the door Reverse role, Open Minded 3. Avoid distraction and disruption 6. Ask question and rephrase the Sentence. 2. Close your own voicePut away judgment - opinion 4. Listen to the spoken and unspoken 5. Listen to emotion and respond to it 7. Be aware of our own spoken words and body language
- 29. EFFECTIVE COMMUNICATION How You Deliver is As Important As What You Deliver VOCAL (Contributions: 38%) What you hear Tone Clarity Verbal Expressions Words What you see and feel Facial Expressions Dressings Postures Eye Contact Gestures VISUAL (contributions: 55%) VERBAL (contributions: 7%) Albert Mehrabian - UCLA
- 30. A Future oriented 2. Powerful Positive oriented Open questions To seek obstacles To seek driving force
- 31. G.R.O.W. MODEL
- 32. What do we want to achieve?G Goal What is the reality now ? Is it in the way to success?R Reality What paths - ways can we take to help achieve our goals? O Options What actions and timeline will we agree on to move forward? W Wrap up (Will power) GROW Model for Coaching Raise Awareness Generate responsibility Develop self- motivation
- 33. The GROW Model Commit to action Identify possible obstacles Make steps specific and define timing Agree support Wrap up Options Cover the full range of options Agree topic for discussion Agree specific objective of session Set long-term aim if appropriate Goal Reality Invite self-assessment Offer specific examples or feedback Invite suggestions from the coachee Offer suggestions carefully Ensure choices are made IS&C Indonesia - April 2008 Discard irrelevant history 27
- 34. THE GROW MODEL WILL What are you going to do as a result of this discussion? When? What obstacles do you anticipate and how you will overcome them? What kind of support will you need? How committed are you to do this? When do we need to talk again? OPTIONS How can we got there? How could you move on? What else could you have done? How could we guarantee success in the future REALITY What is the current situation? How do others see this situation? What have you tried? What did work and why? What did not work and why? GOAL What would you like to discuss? What is the issue? What do you want to focus? G R O W
- 35. 3. Coaching Coachee What made us better ?
- 36. Empowering Coachee Who is the owner in your career? SOP Model Ownership strength passion What strengths took you here? What field have you found your passion? (Source: Jenny Zhang)
- 37. THE POWER OF POSITIVE WORDS 1. Lanjutkan 2. Jangan menyerah 3. Saya yakin kamu bisa 4. Kamu pasti bisa 5. Saya percaya kamu 6. Tim percaya kepadamu 7. Kamu sudah tepat 8. Progres yang bagus 9. Jangan gentar 10. Jangan ragu 11. Semua akan baik-baik saja
- 38. 4. INSPIRING COACHEE My definition of leadership is communicating to people their worth and potential so clearly that they are inspired to see it in themselves.
- 39. 4. INSPIRING COACHEE Learn scrutinize about strength and qualities of the coachee Let coachee do his/her SWOT and evaluate together Communicate clearly the strength and good qualities of the coachee Motivate and support coachee to concentrate and give big effort to work on his/her strength /qualities (change and personal development) Be as role model and walk the talk.
- 40. 5. Giving Feedback What feedback do we need?
- 41. Giving Feedback Clear Specific Neutral Timing Non-judgmental Based on observation Best wishes What feedback do we need? Tips: Tell a Story Ask for Permission: May I give you a feedback?
- 42. ROLE PLAY COACHING PRACTICES One group consist of 3 people, 1 coach-mentor, 1 coachee and 1 observers 1. Please choose the roles ( coach-mentor, coachee and observer) and choose the scenario 1 or 2 2. Start to coach using GROW 3. If you finished your coaching, please start with second round, change the roles and the scenario too 4. Sharing your coaching experiences to other group after that.
- 43. PERFORMANCE COACHING (SCENARIO1) COACH You have challenge to coach your Coachee. Your Coachee has problem in leading his/her team member, he/she is just new in the position. Around 40 % of his/her team member do not follow his/her instruction. Please coach him/her using GROW
- 44. PERFORMANCE COACHING (SCENARIO1) COACHEE You are since 3 months in your new position, you have problem in leading your team. You feel that around 40 % of your team member do not follow your instruction and guidance Your team member some of them more experienced than you in technical aspect and time of service You are challenged to improve it, and you want to discuss and look for the solution with your coach
- 45. CAREER COACHING (SCENARIO2) COACH You have challenge to coach your team member. Your coachee has problem with in presentation skill, he/she is nervous and not focused in delivering his/her result to the audiences. You have sent him/her to the training 2 months ago but the change can not be seen Please coach him/her using GROW
- 46. CAREER COACHING (SCENARIO 2) COACHEE You are good performer, but have problem in delivering your result in the big meeting. You are still nervous and not focused in delivering your work to your boss and other big meeting, although you have prepared it well. You see your coach as good speaker and you want to change your self. You have a time now to discuss it with your coach, use the time to look for best solution
- 47. OBSERVER You are observer, you have to evaluate the process of coaching using GROW. Please evaluate the discussion-coaching step by step use GROW. Evaluate about the opening, rapport, questioning, from the coach Evaluate the reaction and answer etc from coachee - coachee Give your opinion how to improve clearly.
- 48. Progressive Discipline Steps After Coaching Written Warning (Surat Peringatan) Setelah pertemuan ini, persiapkan peringatan tertulis. Yang terdiri atas informasi, tanggapan, dan komitmen yang dibuat dalam diskusi Suspension (Skorsing) Catatan tertulis dari suspensi (skorsing) disiapkan setelah diskusi dengan karyawan. Ini menentukan tanggal awal dan akhir, menekankan bahwa itu adalah peringatan terakhir, menyatakan alasannya, dan diberikan kepada karyawan pada awal suspensi sehingga alasan untuk tidak bekerja dipahami dengan jelas Termination (PHK) Ini adalah langkah terakhir dari sistem disiplin progresif dan digunakan ketika langkah-langkah sebelumnya belum mencapai hasil yang diinginkan
- 49. Seven Steps of Progressive Discipline Step 6: Dokumentasikan Ada banyak alasan penting mengapa Anda harus membuat keputusan disiplin secara tertulis. Sangat diperlukan jika masalah nantinya harus berakhir di pengadilan Step 7: Tindak lanjut Tujuan akhir dari disiplin adalah untuk memperbaiki masalah dan meningkatkan kinerja karyawan. Anda harus sering memeriksa pada status rencana tindak lanjut dan bekerja sama dengan karyawan untuk memastikan hasil yang positif
- 50. Kebanyakan perusahaan besar menggunakan beberapa bentuk disiplin progresif, meskipun mereka tidak selalu menyebutnya dengan nama itu. Apakah mereka disebut program positif disiplin, rencana peningkatan kinerja, prosedur tindakan perbaikan, atau judul lainnya, sistem ini semua sama di inti mereka, meskipun mereka mungkin bervariasi dalam rincian. Semua didasarkan pada prinsip bahwa respon disiplin perusahaan harus sesuai dan proporsional dengan perilaku karyawan