�ݺ�ߣ

Editor's Notes

• #4: Şirketler açısından projeler bütçeleri tanımlandığında önemli bir harcama kalemi haline gelirler. Sözkonusu projelerin planlanan kapsam, zaman, maliyet, nitelik ve standardında etkin ve verimli bir şekilde tamamlanabilmesi şirket açısından büyük önem taşımaktadır. Üst yönetim açısından bakıldığında ise sözkonusu projelerin performans ölçümünün ve kontrolünün kurumsal bilgiye dayalı kararlar verilebilmesi stratejik yönetim hedefleri kapsamında önem arz etmektedir.
• #5: Şirketler açısından projeler bütçeleri tanımlandığında önemli bir harcama kalemi haline gelirler. Sözkonusu projelerin planlanan kapsam, zaman, maliyet, nitelik ve standardında etkin ve verimli bir şekilde tamamlanabilmesi şirket açısından büyük önem taşımaktadır. Üst yönetim açısından bakıldığında ise sözkonusu projelerin performans ölçümünün ve kontrolünün kurumsal bilgiye dayalı kararlar verilebilmesi stratejik yönetim hedefleri kapsamında önem arz etmektedir.
• #6: İşletmelerde ve organizasyonlarda yaşanan önemli değişiklikler daha kapsamlı, daha etkili bir proje yönetiminin ateşleyici unsuru olmuştur. Giderek karmaşık hale gelen ürünlerin/hizmetlerin, hedeflenen maliyette, zamanda ve kalitede gerçekleştirilmesinde proje yönetim teknikleri kullanmak zorunluluk haline gelmiştir. projelerin yürütülmesinde süresi ve maliyeti açısından yapılacak en küçük iyileştirmeler şirketler açısından önemli katkılar sağlar. Bu projelerden kazanılan deneyimlerin sistemsel hale getirilerek tekrarlanabilmesini sağlamak, verimliliği artırmak için kuruma özgü “ Proje Yönetim Sistemi ” tasarlamak gerekir.
• #7: Proje yönetiminin sağladığı avantajlar aşağıdaki gibi özetlenebilir: Üst yönetimi karar verme sürecinde destekler Tek bir sorumluluk merkezi belirler Net hedefler tanımlar Planlama ve kontrol sürecini güçlendirir Güçlü iletişim altyapısını destekler Dinamik ve teşvik edici iş ortamı sağlar Takım elemanlarına yetki ve sorumluluk verir Öğrenmek ve iletişimi arttırmak için imkan yaratır Daha çok işin, daha az zaman ve kaynakla yapılmasını sağlar Karlılığı arttırır Organizasyonel davranış prensipleriyle organizasyonu daha etkin ve verimli yapar İç ve dış müşteriler ile daha yakın bir çalışma ortamı sağlar Problemlerin çözümü için yöntemler sağlar Kaliteyi geliştirir Organizasyon içi güç çekişmelerini azaltır Kurumsal kararlar vermek için çalışanlara olanak sağlar Çözümler üretir, iş geliştirir
• #8: Şekil diğer önemli bir gerçeği ortaya çıkarmaktadır. Olgunlaşma sürecinde başarısızlıkların yaşanması doğaldır ve beklenmelidir. Önemli olan çıkacak sorunların gelişme için fırsat olarak değerlendirilmesi ve proje yönetim sisteminde sürekli iyileştirmelerin yapılmasıdır. Bu iyileştirmeler sisteme küçük müdahaleler şeklinde yapılabileceği gibi gereken yerlerde büyük revizyonların yapılması şeklinde olabilir. Olgunlaşma ve mükemmelleşme süreçlerinde bütün projelerin başarıyla tamamlanmasını beklemek gerçekçi olmayacaktır. Gerçek proje başarısızlıkları, başarısızlıktan ders alınmayan durumlardır. Bu faydaların ortaya çıkması proje yönetim kültürünün organizasyonda oturması ve sistemsel olarak yerleşmesi ile mümkündür. Şekil proje yönetim yararlarının maliyetiyle olan ilişkisini göstermektedir. Proje yönetiminin faydalarının ne zaman alınacağı sorusu bu şekil üzerinde kısmen açıklanabilir. Uygulama sürecinin başında proje yönetim metedolojisinin kurulması, planlama, programlama ve kontrol destek sistemlerinin yerleştirilmesi ek maliyetler oluşturacaktır. Bir süre sonra bu maliyet azalacak ve bir noktada neredeyse düşük, sabit bir seviyeye inecektir. Öte yandan sistemin kurulması, eğitimlerin verilmesiyle sağlanacak yararlar uygulamayı takip eden sürede ortaya çıkmaya başlayacak ve üst bir seviyede sürekli hale gelecektir. X noktası maliyet ve yararın eşitlendiği yerdir. Bu nokta sola doğru eğitim ve öğretim ile çekilebilir.
• #9: Bu sistem projelerdeki kişisel çabaları daha verimli ve koordinasyonlu projeler için kaldıraç etkisiyle geliştirir ve destekler. Proje yönetim sisteminin tasarım ve uygulaması üç temel noktaya dayanır: (1) proje yönetim kavramları ve teknikleri konusunda çalışanların eğitimi ve üst yönetimin bilgilendirilmesi, (2) şirkete özgü proje yönetim sistemlerinin tanımlanması, (3) proje yönetim kültürünün oluşturulması ve desteklenmesi. Şirketler bu sistemi desteklemek için kendi yazılımlarını geliştirebilir veya ticari bir proje yönetim yazılımını kendilerine uyarlayabilirler
• #10: Teknolojideki, iş çevrelerindeki ve ekonomideki değişimler beraberinde organizasyonlar için fırsatları ve zorlukları da getirir. Projeler organizasyona değişen dünya koşullarında stratejik hedeflere ulaşmada hizmet ederler. Projeler doğaları gereği organizasyonlara yenilenme ve gelişme sunar. Pek çok şirket yeni ürün ve hizmetlere olan talep ve artan rekabet nedeniyle proje yönetimini kullanıyor. Proje: amacı kapsamı süresi belli bir defaya mahsus yapılan işlerdir. Program: birbiriyle ilişkili projeler grubudur.. Bunlar birlikte yürütülür ve koordine edilirler. Portfolyo: bir projeler ve/veya programlar kolleksiyonudur. Projeler/programlar stratejik hedeflere ulaşmada birlikte yönetilirler. Bazı organizasyonların program ve portföyleri olmayıp sadece projeleri olabilir.
• #11: PROJE YÖNETİM SİSTEMİ KURMAK ORGANİZASYONUN BÜYÜKLÜĞÜNE, ÖZELLİĞİNE VE KOMPLEKSLİĞİNE GÖRE DEĞİŞİR. SÜREKLİ MÜKEMMELE DOĞRU GELİŞİM SÖZKONUSUDUR. Gelişim aşamalarını 4 kategoriye ayırabiliriz. 1-standardize etme 2- ölçümleme 3- kontrol 4- sürekli gelişim Bir şirketin sistemsel gelişimi proje yapma yateneği arttıkça gelişir. Proje-program-portfolyo
• #12: Proje yönetim sisteminin kurulması ve olgunlaşması süresi sektörler ve firmalar arasında değişiklik gösterir. Kerzner ’ in (2003) tespitlerine göre, böyle bir sistemin kurgulanması ve olgunlaşması ortalama 2 yıl, mükemmelleşmesi ise ortalama 5 yıl süren bir zaman dilimine yayılabilir. Olgunlaşma sürecinin ilk aşamalarında projelerin hedeflerine ulaşmada yaşanacak başarısızlıklar ilerleyen zamanda azalacak ve yerini proje başarılarına bırakacaktır. Bu süreç proje yönetim sisteminin tekrar tekrar sorgulanıp sürekli olarak geliştirildiği döneme denk gelir. Bu dönemde yaşanan başarısızlıklar ileride tekrarlanmamak üzere proje yönetim sisteminin gelişmesine, olgunlaşmasına katkıda bulunur. Bu süreçte organizasyonel öğrenme ne kadar hızlı olursa, sistemin olgunlaşması da o kadar çabuk olacaktır.
• #13: Proje yönetim sisteminin kurulması ve olgunlaşması süresi sektörler ve firmalar arasında değişiklik gösterir. Olgunlaşma sürecinin ilk aşamalarında projelerin hedeflerine ulaşmada yaşanacak başarısızlıklar ilerleyen zamanda azalacak ve yerini proje başarılarına bırakacaktır. Bu süreç proje yönetim sisteminin tekrar tekrar sorgulanıp sürekli olarak geliştirildiği döneme denk gelir. Bu dönemde yaşanan başarısızlıklar ileride tekrarlanmamak üzere proje yönetim sisteminin gelişmesine, olgunlaşmasına katkıda bulunur. Bu süreçte organizasyonel öğrenme ne kadar hızlı olursa, sistemin olgunlaşması da o kadar çabuk olacaktır. Organizasyonel öğrenme projelerden elde edilen tecrübelerin ve derslerin şirket yapısında içselleştirilmesiyle mümkün olabilir. Bu içselleştirme hem sistemin kurgusunda hem de proje yapma kültüründe etkili olur. Organizasyonel öğrenme sistemsel açıdan formal olarak gerçekleşirken, kültürel açıdan informal olarak gerçekleşir. Organizasyonel öğrenmenin özünde entelektüel sermayenin organizasyonel sermayeye (diğer bir deyimle kurumsal iş yapma kültürü) kazandırılması olarak açıklanabilir.
• #15: Proje Yönetiminde (Sistemsel) Başarı Proje yönetim sisteminde başarıya ulaşıldığı aşağıdaki belirtiler ile anlaşılabilir: Üst yönetim proje yönetiminin temellerini anlar. Etkin eğitim programları yerleşmiştir. Proje yönetim sistemleri ve süreçleri net olarak kurulmuştur. Gruplar arası etkinliklerde koordinasyon artmıştır. Çalışanlarda hedefe odaklanma gelişmiştir. Gereksiz ve tekrar eden fonksiyonlar elenmiştir. Proje uzmanlığı merkezileştirilip kurumsallaştırılmıştır. Organizasyon kültüründeki değişiklikler iletişim kanallarında ve performans ölçüm stratejilerinde değişikliğe yol açmıştır.