際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Project Management Sessie 6.pptx

Download as PPTX, PDF
GLINS
GLINS

Presentation about project management. The different stages and a framework for execution

1 of 31
Download to read offline
Project Management Opleiding HBO Health Management 2022 Y. Janmahomed-Polsbroek MPH Sessie 6
Planning van de dag 1. Wederom aangepaste planning 2. Resultaat Deeltentamen en Afspraken herkansing deeltentamen 3. Hoofdstuk 5 4. Groepstijd
Aangepaste planning Week Doel Opdrachten 5 H4 en H10 H4 en H10 6 H5 en deeltentamenresultaat H5 7 H6, H8 en H9 H6, H8 en H9 8 H11 en Opdrachten behandelen Voorbereiden voor presentatie Tentamenweek (Groepsverband) - Projectvoorstel Inleveren - Presentatie projectvoorstel - Portfolio inleveren
Eindcijfer Het gemiddeld cijfer tevens eindcijfer wordt als volgt berekend: (presentatie + verslag) + schriftelijke toets delen door 2. De student heeft het specifieke moduleonderdeel gehaald indien het eindcijfer tenminste een 6.5 is. Eindcijfer= Deeltentamen + (Presentatie en Portfolio) / 2 Herkansing / inhaalkans van het deeltentamen: Individuele opdracht in de inhaalweek
Hoofdstuk 5 Het maken van een plan van aanpak EINDOPDRACHT!!
5.1: Plan van aanpak = PvA Taak van projectleider (meestal) Intakegesprekken met opdrachtgever Raadplegen en interviewen van betrokkenen/deskundigen Verzameling en bestudering van documentatie PvA definieert het project Leesbaar voor buitenstaanders = projectplan = basisdocument PvA planning (wie, wat, wanneer) Planning is onderdeel van PvA Klein project: 1 plan van aanpak voor heel project
5.2: Hoofdstukken van het plan van aanpak Duidelijk en volledig Alle GOKIT-factoren Binnen een bedrijf, zelfde manier hanteren. Volgorden van hoofdstukken en onderwerpen (vragen) per hoofdstuk
5.3: Achtergronden Op toekomstige projectleden, de organisatie en de buitenwereld te informeren. Pakkende naam Opdrachtgever (organisatie en persoon) Opdrachtnemer Organisatie waarbinnen project zich afspeelt. Wat doet het bedrijf? Welke afdelingen zijn er? Wie is de baas van wie Groot naar klein
Geschiedenis Waarom? Aanleiding Betreft vervolgproject? Hoe is vorig afgelopen? Invloed vorig project op huidig? Relatie met andere projecten Stakeholders Hoe zal goedkeuring PvA verlopen? Korte toelichting op volgende hoofdstukken 1. De organisatie 2.Vestiging 3. Afdeling 4. Uw project 5. Ander project 6. Ander project Dit wordt Hoofdstuk 1 van het Plan van Aanpak!
5.4: Projectresultaat Wat is klaar als het project is afgelopen? Doelstelling van het project. Waarom? SMART Mogelijk ook subdoelen Probleemstelling: alleen bij een onderzoek Onderzoeksvraag Onderzoeksrapport Beschrijving van het projectresultaat Het eindproduct van het project Overleg met de opdrachtgever! Projectopdracht in de gebiedende wijs Programma van eisen
5.5: Projectactiviteiten WBS maken indien nodig. Houd rekening met : oZoveel als mogelijk activiteiten oVoorbereiding ook opnemen oLogisch groeperen oVergelijkbaar in hoeveelheid werk? zelfde niveau oWie, wanneer nog niet belangrijk oWekelijkse vergadering hier NIET opnemen
5.6: Projectgrenzen en randvoorwaarden Wat hoort wel en niet bij het project? Onduidelijkheid voorkomen. Projectgenzen beschrijven = project afbakenen 1. Hoe ver gaat dit project? ((lengte)) 2. Hoe breed gaat dit project? Scope van het project: Omvang, draagwijdte, domein
Ga aan de slag met: Activiteiten op de grens: worden ze wel gedaan tijdens het project? Activiteiten op de grens: worden ze niet gedaan tijdens het project? Begindatum. Gevolgen van een latere start? Einddatum Maximale budget Randvoorwaarden voor success? Dit wordt Hoofdstuk 4 Projectgrenzen van het Plan van Aanpak!
5.7:Tussen resultaten Tussenresultaat = tussenproduct = mijlpaal Dit komt terug in Hoofdstuk 2 en 5 van het Plan van Aanpak! Projectresultaat Tussen- product Tussen- product Tussen- product Tussen- product Tussen- product Tussen- product Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit
5.8: Kwaliteitsbewaking 1. Kwaliteit van tussenresultaten 2. Kwaliteit van de werkwijze 3. Kwaliteit van het eindsresultaat Dit wordt Hoofdstuk 6 Kwaliteit van het Plan van Aanpak! Beschrijf de kwaliteit van het projectresultaat en hoe die beoordeeld zal worden. Beschrijf hoe de Kwaliteit van tussenreaultaten beoordeeld zullen worden Welke controles zullen worden uitgevoerd? Manier van Kwaliteit waarborgen: terugkoppelen PvA, managementsamenvatting, rapport, interview Vraag extern advies Volgens welke normen en technieken wordt er gewerkt binnen de organisatie? Schema- en tekentechnieken? Software? Bij afwijken van heersende norm: aangeven waarom. Standaardisatie m.h.o.o. uitwisselbaarheid!
5.9: Beschrijving van de projectorganisatie Projectorganisatie staat buiten de normale gang van zaken. Welke rol vervullen belanghebbenden en anderen? Welke omgangsregels gelden er? Projectorganisatie Organisatie Informatie Coordinatie
Organisatie Projectleden met de juiste deskundigheid en de juiste vaardigheden Evenwichtige samenstelling volgens Belbin Projectleider Werkgroepleiders (eventueel) Projectsecretaris Projectlid Projectadviseur Functies en taken van personen invullen Naam, adres, tel.no., e-mailadres Beschikbaarheid Koppel functies aan persoon Leg bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast Leg vast hoe en wanneer wie rapporteert. Bij grote projecten: secretariele ondersteuning of projectbureau
Informatie Alle belanghebbenden informeren Binnen project: t.b.v. projectmedewerkers t.b.v. opdrachtgever, eventuele stuurgroep en betrokken afdelingsmanagers t.b.v. gebruikers van eindproduct t.b.v. betrokkenen die last ondervinden van het project Bij ingewikkeld project: stakeholderanalyse Stakeholderanalyse ----> Informatiematrix PR= Public Relations Verkoopt het project aan stakeholders Schrijft zo nodig een communicatieplan
Stakeholderanalyse En Informatiematrix
Project Management Sessie 6.pptx
Coordinatie Activiteiten coordineren Binnen project en naar buiten toe Vergaderen. Frequentie, dag en tijd, ontvangst van agenda en notulen Tijdverantwoording: Formulier, computer etc. Weekverslag vereist? Indien via e-mail: Afspraken over lezen van berichten Archief aanleggen Vastleggen welke virtuele hulpmiddelen te gebruiken Dit wordt Hoofdstuk 7 Projectorganisatie van het Plan van Aanpak!
5.10: Planning Welke activiteiten Welke producten Wie deelnemen Planning Geeft overzicht van uit te voeren activiteiten in de tijd Hierdoor weten we: hoe lang het gaat duren en wat het gaat kosten Projectactiviteiten overbrengen in activiteitentabel Doorlooptijd en benodigde werktijd opnemen in tabel Afhankelijkheden aangeven Netwerkplanning maken Strokenplanning maken Werkwijze:
5.11: Kosten-batenoverzicht Kosten= Uitgaven Baten = Opbrengsten Welke kosten? - Mensuren - Gebruik van hulpmiddelen - Expoitatiekosten. Kosten na de uitvoering. Overleggen als dit opgenomen moet worden. - Onvoorziene kosten (10%) eventueel. Maak aannames zichtbaar als deze de berekening beinvloeden
Welke opbrengsten? - Directe kostenbesparing (na het project) - Meer inkomsten - Hogere kwaliteit en daardoor meer verkopen - Betere service en daardoor meer omzet - Beter gemotiveerd personeel - Hogere verkoopprijs Maak ook hier aannames zichtbaar als deze de berekening beinvloeden Dit wordt Hoofdstuk 9 Kosten en baten van het Plan van Aanpak! Overleg met opdrachtgever: indien baten moeilijk vertaald kunnen worden in geld. Dan: summier kosten-baten overzicht.
5.12: Risicoanalyse Interne en externe risicos Welke risicos bedreigen het project? Hoe ernstig zijn ze? Verschillende technieken hiervoor mogelijk. Welke wenst de opdrachtgever? Dit wordt Hoofdstuk 10 van het Plan van Aanpak!
5.13: Plan van aanpak opstellen In overleg met de opdrachtgever is dit hoofdstuk niet uitgewerkt (als opdrachtgever een hoofdstuk niet belangrijk vindt) Voorblad Plan van Aanpak Titel naam van het project Evt ondertitel Naam organisatie en opdrachtgever Plaats en datum van gereed PvA Naam opdrachtnemer Namen projectleden en e- mailadressen Inhoudsopgave Na nummering van de paginas! Door tekstverwerker! .Lever PvA in .Maak afspraak met de opdrachtgever
Stappen voor opstellen PvA Overleg met betrokkenen Bestudeer documenten Schrijf PvA Controleer op compleetheid Inleveren concept PvA bij opdrachtgever Bespreken concept PvA Schrijven definitiet PvA Inleveren definitief PvA Wachten op goedkeuring van de opdrachtgever
5.14: Projectarchief Wie wordt archivaris? Projectbureau hiervoor? Dossier: verzameling mappen waarin informatie wordt opgeslagen Projectdossier Systeemdossier
Projectdossier Organisatie Beheersing Tijdelijk karakter Functie als logboek Na afloop verminderd de waarde van dit dossier snel Documenten: Concept PvA Aantekeningen De projectopdracht (aangepaste) planningen Voortgangsverslagen en tijdsverantwoording Agendas en notulen In- en uitgaande brieven Memos Systeemdossier Inhoudelijke informatie Gerelateerd aan projectdoel en resultaat Na afloop nog van grote waarde Documenten: Verslagen van interviews Uitgangsdocumentatie, zoals oude rapporten Inhoudelijke adviezen Gemaakte ontwerpen, schemas, rapporten etc.
5.15: Andere projectmanagementmethoden
Succes met het groepswerk! Volgende week fysiek college! Same time, same place

More Related Content

Project Management Sessie 6.pptx

  • 1. Project Management Opleiding HBO Health Management 2022 Y. Janmahomed-Polsbroek MPH Sessie 6
  • 2. Planning van de dag 1. Wederom aangepaste planning 2. Resultaat Deeltentamen en Afspraken herkansing deeltentamen 3. Hoofdstuk 5 4. Groepstijd
  • 3. Aangepaste planning Week Doel Opdrachten 5 H4 en H10 H4 en H10 6 H5 en deeltentamenresultaat H5 7 H6, H8 en H9 H6, H8 en H9 8 H11 en Opdrachten behandelen Voorbereiden voor presentatie Tentamenweek (Groepsverband) - Projectvoorstel Inleveren - Presentatie projectvoorstel - Portfolio inleveren
  • 4. Eindcijfer Het gemiddeld cijfer tevens eindcijfer wordt als volgt berekend: (presentatie + verslag) + schriftelijke toets delen door 2. De student heeft het specifieke moduleonderdeel gehaald indien het eindcijfer tenminste een 6.5 is. Eindcijfer= Deeltentamen + (Presentatie en Portfolio) / 2 Herkansing / inhaalkans van het deeltentamen: Individuele opdracht in de inhaalweek
  • 5. Hoofdstuk 5 Het maken van een plan van aanpak EINDOPDRACHT!!
  • 6. 5.1: Plan van aanpak = PvA Taak van projectleider (meestal) Intakegesprekken met opdrachtgever Raadplegen en interviewen van betrokkenen/deskundigen Verzameling en bestudering van documentatie PvA definieert het project Leesbaar voor buitenstaanders = projectplan = basisdocument PvA planning (wie, wat, wanneer) Planning is onderdeel van PvA Klein project: 1 plan van aanpak voor heel project
  • 7. 5.2: Hoofdstukken van het plan van aanpak Duidelijk en volledig Alle GOKIT-factoren Binnen een bedrijf, zelfde manier hanteren. Volgorden van hoofdstukken en onderwerpen (vragen) per hoofdstuk
  • 8. 5.3: Achtergronden Op toekomstige projectleden, de organisatie en de buitenwereld te informeren. Pakkende naam Opdrachtgever (organisatie en persoon) Opdrachtnemer Organisatie waarbinnen project zich afspeelt. Wat doet het bedrijf? Welke afdelingen zijn er? Wie is de baas van wie Groot naar klein
  • 9. Geschiedenis Waarom? Aanleiding Betreft vervolgproject? Hoe is vorig afgelopen? Invloed vorig project op huidig? Relatie met andere projecten Stakeholders Hoe zal goedkeuring PvA verlopen? Korte toelichting op volgende hoofdstukken 1. De organisatie 2.Vestiging 3. Afdeling 4. Uw project 5. Ander project 6. Ander project Dit wordt Hoofdstuk 1 van het Plan van Aanpak!
  • 10. 5.4: Projectresultaat Wat is klaar als het project is afgelopen? Doelstelling van het project. Waarom? SMART Mogelijk ook subdoelen Probleemstelling: alleen bij een onderzoek Onderzoeksvraag Onderzoeksrapport Beschrijving van het projectresultaat Het eindproduct van het project Overleg met de opdrachtgever! Projectopdracht in de gebiedende wijs Programma van eisen
  • 11. 5.5: Projectactiviteiten WBS maken indien nodig. Houd rekening met : oZoveel als mogelijk activiteiten oVoorbereiding ook opnemen oLogisch groeperen oVergelijkbaar in hoeveelheid werk? zelfde niveau oWie, wanneer nog niet belangrijk oWekelijkse vergadering hier NIET opnemen
  • 12. 5.6: Projectgrenzen en randvoorwaarden Wat hoort wel en niet bij het project? Onduidelijkheid voorkomen. Projectgenzen beschrijven = project afbakenen 1. Hoe ver gaat dit project? ((lengte)) 2. Hoe breed gaat dit project? Scope van het project: Omvang, draagwijdte, domein
  • 13. Ga aan de slag met: Activiteiten op de grens: worden ze wel gedaan tijdens het project? Activiteiten op de grens: worden ze niet gedaan tijdens het project? Begindatum. Gevolgen van een latere start? Einddatum Maximale budget Randvoorwaarden voor success? Dit wordt Hoofdstuk 4 Projectgrenzen van het Plan van Aanpak!
  • 14. 5.7:Tussen resultaten Tussenresultaat = tussenproduct = mijlpaal Dit komt terug in Hoofdstuk 2 en 5 van het Plan van Aanpak! Projectresultaat Tussen- product Tussen- product Tussen- product Tussen- product Tussen- product Tussen- product Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit
  • 15. 5.8: Kwaliteitsbewaking 1. Kwaliteit van tussenresultaten 2. Kwaliteit van de werkwijze 3. Kwaliteit van het eindsresultaat Dit wordt Hoofdstuk 6 Kwaliteit van het Plan van Aanpak! Beschrijf de kwaliteit van het projectresultaat en hoe die beoordeeld zal worden. Beschrijf hoe de Kwaliteit van tussenreaultaten beoordeeld zullen worden Welke controles zullen worden uitgevoerd? Manier van Kwaliteit waarborgen: terugkoppelen PvA, managementsamenvatting, rapport, interview Vraag extern advies Volgens welke normen en technieken wordt er gewerkt binnen de organisatie? Schema- en tekentechnieken? Software? Bij afwijken van heersende norm: aangeven waarom. Standaardisatie m.h.o.o. uitwisselbaarheid!
  • 16. 5.9: Beschrijving van de projectorganisatie Projectorganisatie staat buiten de normale gang van zaken. Welke rol vervullen belanghebbenden en anderen? Welke omgangsregels gelden er? Projectorganisatie Organisatie Informatie Coordinatie
  • 17. Organisatie Projectleden met de juiste deskundigheid en de juiste vaardigheden Evenwichtige samenstelling volgens Belbin Projectleider Werkgroepleiders (eventueel) Projectsecretaris Projectlid Projectadviseur Functies en taken van personen invullen Naam, adres, tel.no., e-mailadres Beschikbaarheid Koppel functies aan persoon Leg bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast Leg vast hoe en wanneer wie rapporteert. Bij grote projecten: secretariele ondersteuning of projectbureau
  • 18. Informatie Alle belanghebbenden informeren Binnen project: t.b.v. projectmedewerkers t.b.v. opdrachtgever, eventuele stuurgroep en betrokken afdelingsmanagers t.b.v. gebruikers van eindproduct t.b.v. betrokkenen die last ondervinden van het project Bij ingewikkeld project: stakeholderanalyse Stakeholderanalyse ----> Informatiematrix PR= Public Relations Verkoopt het project aan stakeholders Schrijft zo nodig een communicatieplan
  • 21. Coordinatie Activiteiten coordineren Binnen project en naar buiten toe Vergaderen. Frequentie, dag en tijd, ontvangst van agenda en notulen Tijdverantwoording: Formulier, computer etc. Weekverslag vereist? Indien via e-mail: Afspraken over lezen van berichten Archief aanleggen Vastleggen welke virtuele hulpmiddelen te gebruiken Dit wordt Hoofdstuk 7 Projectorganisatie van het Plan van Aanpak!
  • 22. 5.10: Planning Welke activiteiten Welke producten Wie deelnemen Planning Geeft overzicht van uit te voeren activiteiten in de tijd Hierdoor weten we: hoe lang het gaat duren en wat het gaat kosten Projectactiviteiten overbrengen in activiteitentabel Doorlooptijd en benodigde werktijd opnemen in tabel Afhankelijkheden aangeven Netwerkplanning maken Strokenplanning maken Werkwijze:
  • 23. 5.11: Kosten-batenoverzicht Kosten= Uitgaven Baten = Opbrengsten Welke kosten? - Mensuren - Gebruik van hulpmiddelen - Expoitatiekosten. Kosten na de uitvoering. Overleggen als dit opgenomen moet worden. - Onvoorziene kosten (10%) eventueel. Maak aannames zichtbaar als deze de berekening beinvloeden
  • 24. Welke opbrengsten? - Directe kostenbesparing (na het project) - Meer inkomsten - Hogere kwaliteit en daardoor meer verkopen - Betere service en daardoor meer omzet - Beter gemotiveerd personeel - Hogere verkoopprijs Maak ook hier aannames zichtbaar als deze de berekening beinvloeden Dit wordt Hoofdstuk 9 Kosten en baten van het Plan van Aanpak! Overleg met opdrachtgever: indien baten moeilijk vertaald kunnen worden in geld. Dan: summier kosten-baten overzicht.
  • 25. 5.12: Risicoanalyse Interne en externe risicos Welke risicos bedreigen het project? Hoe ernstig zijn ze? Verschillende technieken hiervoor mogelijk. Welke wenst de opdrachtgever? Dit wordt Hoofdstuk 10 van het Plan van Aanpak!
  • 26. 5.13: Plan van aanpak opstellen In overleg met de opdrachtgever is dit hoofdstuk niet uitgewerkt (als opdrachtgever een hoofdstuk niet belangrijk vindt) Voorblad Plan van Aanpak Titel naam van het project Evt ondertitel Naam organisatie en opdrachtgever Plaats en datum van gereed PvA Naam opdrachtnemer Namen projectleden en e- mailadressen Inhoudsopgave Na nummering van de paginas! Door tekstverwerker! .Lever PvA in .Maak afspraak met de opdrachtgever
  • 27. Stappen voor opstellen PvA Overleg met betrokkenen Bestudeer documenten Schrijf PvA Controleer op compleetheid Inleveren concept PvA bij opdrachtgever Bespreken concept PvA Schrijven definitiet PvA Inleveren definitief PvA Wachten op goedkeuring van de opdrachtgever
  • 28. 5.14: Projectarchief Wie wordt archivaris? Projectbureau hiervoor? Dossier: verzameling mappen waarin informatie wordt opgeslagen Projectdossier Systeemdossier
  • 29. Projectdossier Organisatie Beheersing Tijdelijk karakter Functie als logboek Na afloop verminderd de waarde van dit dossier snel Documenten: Concept PvA Aantekeningen De projectopdracht (aangepaste) planningen Voortgangsverslagen en tijdsverantwoording Agendas en notulen In- en uitgaande brieven Memos Systeemdossier Inhoudelijke informatie Gerelateerd aan projectdoel en resultaat Na afloop nog van grote waarde Documenten: Verslagen van interviews Uitgangsdocumentatie, zoals oude rapporten Inhoudelijke adviezen Gemaakte ontwerpen, schemas, rapporten etc.
  • 31. Succes met het groepswerk! Volgende week fysiek college! Same time, same place