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PROSPER - Modulo 1 - Unità 4_IT.pptx

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post pandemic empowerment programme www.prosper-project.eu Gestione efficace dei team ibridi Modulo 1 / Unità 4
post pandemic empowerment programme Partners Finanziato dall'Unione europea. Le opinioni espresse appartengono, tuttavia, al solo o ai soli autori e non riflettono necessariamente le opinioni dell'Unione europea o dell’Agenzia esecutiva europea per l’istruzione e la cultura (EACEA). Né l'Unione europea né l'EACEA possono esserne ritenute responsabili. Post Pandemic Empowerment Programme © 2023 di Die Berater/ European E-Learning Institute/ BUPNET/ CATRO/ Momentum/ Smart Revolution/ Eurotraining è concesso con la seguente licenza CC BY-NC-SA 4.0
post pandemic empowerment programme Introduzione Il team è il fulcro delle attività di un'azienda. Ma la nozione stessa di squadra è stata messa sotto attacco durante il periodo di smart working. I team esistono nello stesso modo in cui esistevano prima della pandemia o si sono degradati a un gruppo di singoli dipendenti? In caso contrario, come può essere rivitalizzato il team in un nuovo contesto ibrido? Questa unità mira a promuovere la capacità di pianificare e allocare il lavoro, sulla base di metriche e obiettivi in modo ottimale per mantenere un equilibrio tra benessere e produttività. Si concentra sul ruolo del middle management, nonché sugli strumenti tecnici e sulle competenze necessarie per sfruttare al meglio i team leader in un ambiente ibrido.
post pandemic empowerment programme 01 Formare i quadri intermedi 02 Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro 03 Riunioni ibride efficaci 04 Comunicazione e feedback Indice
post pandemic empowerment programme CONOSCENZE: Obiettivi formativi COMPETENZE: COMPORTAMENTI: Cercare di acquisire nuove abilità, competenze e strumenti; favorire l'effettiva partecipazione di tutti i membri del team al processo di comunicazione ATTITUDINI: Apertura al feedback dei dipendenti, disponibilità al dialogo Pianificare e allocare il lavoro, sulla base di metriche e obiettivi in modo ottimale CPD (Continuing Professional Development) per managers, strumenti per la gestione del carico di lavoro, strategie efficaci per la comunicazione
post pandemic empowerment programme Formare i quadri intermedi 01
post pandemic empowerment programme Il ruolo della leadership dei quadri intermedi 1. Formare i quadri intermedi Top management Middle management • Sono gli intermediari del top management • Aiutano a mettere a terra la strategia complessiva dell'azienda • Sono coinvolti sia nella pianificazione strategica che nella gestione delle persone • Usano le loro capacità di leadership per guidare i colleghi Dipendenti / Team ibridi
post pandemic empowerment programme Il ruolo della leadership dei quadri intermedi Stante il loro ruolo di “cuscinetto” e di ”guida” al tempo stesso, i quadri intermedi agiscono come agenti di cambiamento per i loro dipendenti. Anche prima dello scoppio della pandemia, stava diventando abbastanza chiaro che i quadri intermedi hanno alcune funzioni chiave: tengono insieme i loro team e aiutano i colleghi a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. In particolare, un ruolo chiave che potevano svolgere all'interno del team era stato identificato come una leadership compassionevole in grado di riconoscere le preoccupazioni dei dipendenti, ridurre il loro stress e generare emozioni positive. La formazione dei quadri intermedi è quindi molto importante per il “benessere” delle persone che fanno parte dell’impresa. 1. Formare i quadri intermedi
post pandemic empowerment programme Il modello JDR Il Job Demands Resources Model fin dalla sua prima formulazione (Demerouti, Bakker, Nachreiner, & Schaufeli, 2001) ha avuto grande popolarità e a tutt’oggi è riconosciuto come uno tra principali approcci allo studio dello stress nell’ ambiente lavorativo. Il costrutto, parte dall’idea che tutte le realtà occupazionali siano caratterizzate da risorse e richieste lavorative, e che queste abbiano affetti positivi come il work engagement, e negativi come il burnout sul benessere, attraverso due processi contemporanei denominati energetico e motivazionale ( Bakker & Demerouti, 2007). Le Job demands si riferiscono a quegli aspetti psico-sociali organizzativi del lavoro, che richiedono sforzi cognitivi ed emotivi e sono associati a determinati costi psicologico sociali. Per job resources si intendono gli aspetti fisici, psico-sociali, e organizzativi del lavoro che sono condizioni per il raggiungimento degli obiettivi lavorativi, stimolano la crescita, l’apprendimento e lo sviluppo personale e riducono le domande del lavoro e i costi di natura psico-fisiologica ad essi associati (Baker & Demerouti, 2007). Fonte: MDPI, 2021 “The Good, the Bad and the Blend: The Strategic Role of the “Middle Leadership” in Work-Family/Life Dynamics during Remote Working”: https://www.mdpi.com/2076-328X/11/8/112 https://www.psicologiadellavoro.org/job-demands-resources-struttura-del-modello/ 1. Formare i quadri intermedi
post pandemic empowerment programme Il modello JDR Le richieste e le risorse lavorative possono evocare due processi collegati ma distinti, uno energetico e uno motivazionale. Il processo energetico si basa sulle richieste lavorative, che nelle condizioni in cui diventano eccessive richiedono al lavoratore un alto livello di sforzo che porta all’esaurimento di risorse fisico-mentali. Questo stato di affaticamento, non seguito da un adeguato periodo di recupero, può trasformarsi in burnout con conseguenze negative sulla salute. Al contrario, il processo motivazionale, si basa sulla premessa che le risorse lavorative incrementerebbero i livelli di engagement grazie alla natura motivazionale delle risorse. Questa permetterebbe ai lavoratori di rimanere concentrati sui propri compiti, persistendo per raggiungere gli obiettivi prefissati. Il tipo di comportamento innescato da queste risorse porterebbe ha dei vantaggi sia per il singolo che per l’organizzazione (Schaufeli, & Bakker, 2004). 1. Formare i quadri intermedi
post pandemic empowerment programme Le nuove sfide dei quadri intermedi Oltre al loro tradizionale ruolo di agenti di comunicazione e fonte di supporto per i dipendenti, i quadri intermedi devono considerare diversi argomenti che hanno acquisito un'enorme importanza nel periodo post-pandemia: ● ripensamento strategico del significato e dell’importanza dell’equilibrio tra lavoro e vita private; ● capacità di prevenire forme “estreme” di dedizione al lavoro (decisioni individuali di fare troppo straordinario che poi alla fine è imporduttivo e può portare al burnout); ● uso appropriato delle nuove tecnologie a vantaggio degli obiettivi organizzativi; promozione una sana cultura organizzativa con relazioni positive incentrate su un obiettivo comune. 1. Formare i quadri intermedi
post pandemic empowerment programme Cultura organizzativa L'adozione di nuovi obiettivi o modi di lavorare non è necessariamente abbracciata dai dipendenti. Potrebbe ragionevolmente incontrare spesso una resistenza significativa. Il modo migliore per favorire il cambiamento organizzativo è una cultura organizzativa profondamente radicata, che i manager devono prima capire, poi unificare e, infine, trasmettere. Partecipare alla cultura organizzativa dei dipendenti significa essere consapevoli di condividere significati e modelli di comportamento comuni. I quadri intermedi: ● aiutano a creare una visione convincente del presente e del futuro; comunicano la visione ai dipendenti; forniscono feedback positivi; agiscono come un modello positivo di cambiamento comportamentale 1. Formare i quadri intermedi
post pandemic empowerment programme Possibili modelli di leadership per i quadri intermedi Quando si tratta di adottare nuove politiche organizzative, è opportuno definire alcuni concetti di leadership cui i quadri intermedi potranno ispirarsi. In questa sede ne ricordiamo tre in particolare: leadership trasformazionale, leadership autentica e e- leadership. Un leader trasformazionale riconosce le esigenze dei dipendenti e sa come trasformare i follower in nuovi leader. La leadership trasformazionale ispira le persone a raggiungere risultati inaspettati o notevoli. Dà ai lavoratori l’autonomia su specifici lavori, così come l’autorità di prendere decisioni una volta che sono stati formati. Questo “quadro” è talvolta incrociato con il modello di leadership autentica, che combina il lavoro con qualità morali come integrità, trasparenza, coraggio e ottimismo. Il leader autentico non ha paura di mostrarsi per come è, con tutti i pregi e difetti. Fonte:MDPI, 2021 “The Good, the Bad and the Blend: The Strategic Role of the “Middle Leadership” in Work-Family/Life Dynamics during Remote Working”: https://www.mdpi.com/2076-328X/11/8/112 https://www.businesscoachingitalia.com/leadership-trasformazionale- cose/#:~:text=Il%20termine%20“leadership%20trasformazionale”%20è,migliori%20e%20un%20bene%20maggiore. 1. Formare i quadri intermedi
post pandemic empowerment programme E-leadership Il concetto di leadership elettronica, o e-leadership, ha iniziato a emergere alla fine degli anni '90. È definito come un processo di influenza mediato attraverso tecnologie informatiche avanzate (Internet, e-mail, videoconferenze, chat, team virtuali e piattaforme di apprendimento) per determinare un cambiamento nell'atteggiamento, nel comportamento o nelle prestazioni. I manager in un ambiente di lavoro ibrido devono essere dotati delle giuste competenze per svolgere diverse funzioni garantendo che i loro team possano operare in modo efficace. Quando si presenterà una nuova sfida, saranno i primi ad affrontarla. Questo è il motivo per cui devono essere formati nei vari aspetti dell'e- leadership. In particolare, devono essere in grado di: ● migliorare la comunicazione e la collaborazione attraverso metodi di comunicazione digitale; definire e adottare nuovi comportamenti osservabili da tutti i membri del team; essere proattivi nella comunicazione con i propri team e nello scoprire le sfide che devono affrontare; essere disponibili ad offrire sostegno e orientamento; fungere da modelli di ruolo nella definizione di confini sani tra lavoro e vita privata; trovare nuovi approcci per creare interazione sociale, portando a un senso di appartenenza e fiducia. 1. Formare i quadri intermedi
post pandemic empowerment programme Auto riflessione Come formare i tuoi quadri intermedi? Come affronteresti la formazione del middle management della tua azienda in nuove modalità di cooperazione? Puoi permetterti di allontanarli dalle loro responsabilità per la formazione in presenza de visu? Se dovessi dare priorità a un aspetto, sarebbero gli aspetti tecnici del nuovo software, i processi che servono o gli obiettivi a cui mirare? Quale parte della formazione i manager sarebbero in grado di completare da soli e per quale invece sarebbe meglio una “formazione in aula” in gruppi? Come si può integrare questo in una cultura di apprendimento permanente e di sviluppo professionale continuo?
post pandemic empowerment programme Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro 02
post pandemic empowerment programme Che cos'è la gestione dei carichi di lavoro? La gestione del carico di lavoro è il processo di stima, pianificazione, distribuzione, programmazione e monitoraggio del carico di lavoro dei team e dei singoli dipendenti. Esso mira a: • raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati di modo che siano effettivamente fattibili; garantire che siano state assegnate risorse fisiche e umane sufficienti al progetto; consegnare i prodotti in tempo e con una qualità sufficiente; distribuire i compiti pianificati in modo uniforme ed equo tra i dipendenti; rendere gestibile il carico di lavoro pianificato; prendersi cura delle esigenze dei dipendenti e stimolare la loro motivazione. Fonte: Runn, 2022 “Everything You Need to Know About Workload Management”: https://www.runn.io/blog/workload-management 2. Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro
post pandemic empowerment programme Le insidie della gestione del carico di lavoro • Una mancata corrispondenza tra obiettivi e capacità: è difficile lasciarsi sfuggire una prospettiva promettente, ma assumersi responsabilità può avere conseguenze disastrose a lungo termine se non si è in grado Aspettative non realistiche: le attività potrebbero essere più difficili del previsto o le capacità dei dipendenti potrebbero essere sovrastimate Sovraccarico di dipendenti: una cultura aziendale di workaholism potrebbe facilmente portare i dipendenti a fare troppi straordinari Distribuzione disomogenea del carico di lavoro: potrebbe essere dovuta a uno scarso flusso di informazioni o a un'eccessiva dipendenza da membri chiave del team altamente capaci Mancanza di capacità di gestione: a volte i manager sono spinti oltre le loro capacità o lottano con determinati tratti della personalità Problemi imprevisti: non tutti i problemi possono essere presi in considerazione in anticipo e talvolta ciò porta il team ad entrare in modalità di crisi. 2. Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro
post pandemic empowerment programme Miglioramento della gestione dei carichi di lavoro Per gestire il carico di lavoro in modo efficace, vale la pena considerare i seguenti aspetti: • Pianificazione adeguata: quali sono gli obiettivi principali del team al momento e ci sono risorse sufficienti disponibili per raggiungerli? Prioritizzazione: se mancano alcune risorse, quali sono le attività su cui concentrarsi per creare il maggiore impatto? È possibile rinunciare o automatizzare determinate attività amministrative, ad esempio? Scadenze realistiche: è possibile per i membri del team completare i compiti assegnati loro senza sovraccarico di lavoro? È stato considerato l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti? Gestione delle risorse in modo strategico: in che modo il carico di lavoro dei dipendenti può essere allineato con i propri obiettivi dell'organizzazione e con i propri personali? Avranno bisogno di nuove competenze, in modo che la formazione possa essere pianificata? Distribuzione uniforme dei compiti, sia all'interno di un team che all'interno di un determinato periodo di tempo Riduzione del multitasking: è un killer della produttività Raccolta di feedback regolari sullo sviluppo delle attività pianificate 2. Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro
post pandemic empowerment programme Strumenti di gestione del carico di lavoro Sono disponibili molti strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro. Mirano a migliorare l'efficacia complessiva dei team raccogliendo informazioni sul personale in un unico luogo, l'allocazione delle risorse, gli strumenti di monitoraggio della gestione dei progetti, l'utilizzo del personale e la pianificazione della forza lavoro. Alcune delle funzioni dei tipici strumenti di gestione dei carichi di lavoro includono: • panoramica dei dipendenti: qual è il loro ruolo, qualifica ed esperienza; panoramica della capacità: molte ore assegnate dai dipendenti; utilizzo individuale del tempo del dipendente su compiti specifici; sviluppo dei dipendenti: come sono aumentate le loro performance in azienda e qual è il livello di assenteismo; abbinamento attività - capacità; proiezione dell'impatto di diversi progetti sui risultati aziendali. 2. Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro
post pandemic empowerment programme Strumenti di gestione del carico di lavoro: un confronto Fonte: https://teamhood.com/project-management/workload-management-tools/ Asana ClickUp Jira Monday MS Project Open Project Teamwork Zoho Projects Wrlike Versione gratuita disponibile V V V V X V V V V Visualizzazione del carico di lavoro V V X V X X X V V Dipendenze gerarchiche V V V V V V V V V Progetti e Portfolio V X V X V V X V V Attività nidificate V V V V V V V X X Attività ripetute X V X V X X X V V Diagramma di Gantt V V X X V V V V V Monitoraggio del tempo X V V X X X X X X Monitoraggio dei costi X V X X V V X V V
post pandemic empowerment programme Auto riflessione Miglioramento della gestione dei carichi di lavoro Di che tipo di informazioni hai bisogno regolarmente per garantire un'adeguata gestione del carico di lavoro all'interno del team? Gli strumenti attualmente utilizzati sono sufficienti per raccogliere e analizzare tali informazioni? Il passaggio a un nuovo strumento sarebbe un investimento ragionevole di tempo e risorse? Quali sarebbero i benefici?
post pandemic empowerment programme Comunicazione e feedback 03
post pandemic empowerment programme Tempo per lavorare e tempo per riposare Uno dei fattori più importanti che regolano la comunicazione in azienda è la definizione del tempo di disponibilità. Quando ci si aspetta che i dipendenti rispondano alla comunicazione e quando possono riposare e sentirsi liberi dalla pressione? Vale la pena definire le stesse regole per tutta la squadra. Alcuni maniaci del lavoro che si scambiano una serie di e-mail domenica sera potrebbero creare l'impressione che i dipendenti che non rispondono immediatamente stiano “battendo la fiacca”. Ancora peggio, un manager che fa lo stesso può essere visto come un fattore che stabilisce aspettative per l'intera squadra. Ecco perché ha senso definire i periodi di riposo, in cui i dipendenti sono fortemente incoraggiati a NON contattarsi - e a prestare particolare attenzione a coloro che sono inclini a non rispettare la privacy dei loro colleghi. 3. Comunicazione e feedback
post pandemic empowerment programme Flusso di informazioni trasparente Alcune delle maggiori sfide del lavoro ibrido sono legate al flusso di informazioni: in ufficio, la comunicazione informale fa molto per mitigare gli effetti di un flusso di informazioni mal organizzato, ma per i dipendenti online, questo è impossibile. Tutte le decisioni, gli obiettivi e le azioni chiave intraprese in azienda andrebbero verbalizzati e/o registrati e resi disponibili a tutti i dipendenti coinvolti in un modo che sia chiaro da capire. Alcuni modi per farlo potrebbero essere: In questo modo le informazioni importanti non andrebbero perse e tutti avrebbero accesso alle medesime in ogni luogo e in qualsiasi momento, senza «discriminazioni» tra chi è in presenza e chi lavora da casa. 3. Comunicazione e feedback
post pandemic empowerment programme Responsabilità chiaramente definite Poiché la comunicazione potrebbe soffrire nella realtà ibrida, le responsabilità devono essere definite in modo molto più rigoroso. Chi si occupa di quale parte del compito ed entro quando? Ci sarà una riunione di follow-up? Chi può essere contattato se è necessario supporto? I manager stessi potrebbero perdere la supervisione dei loro team perché i progressi dei colleghi che lavorano dall'ufficio sono molto più facili da seguire rispetto a quelli dell'ufficio domestico. Ma un manager non può essere trasformato in un esecutore, chiamando costantemente i membri del team per vedere come stanno. Regole e procedure chiare per tutti sono un modo per risolvere questo problema senza far sentire i dipendenti presi di mira. Nella migliore delle ipotesi, le responsabilità dovrebbero essere definite in modo trasparente, in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro e quanto contribuiscono i loro colleghi. 3. Comunicazione e feedback
post pandemic empowerment programme Proattività In molte riunioni con partecipanti virtuali, questi ultimi tendono a segnalare rapidamente che tutte le attività sono state eseguite e che non richiedono ulteriore supporto. Anche se questo è vero, la mancanza di partecipazione sta influenzando il team, l'impegno dei dipendenti e il senso di appartenenza. Un manager saggio sa quando essere proattivo. Ciò significa avviare attività di comunicazione a intervalli di tempo regolari e garantire la partecipazione di tutti i membri del team. La proattività potrebbe anche assumere la forma di avviare nuove attività di squadra e nuovi modi di riunire i dipendenti. Proattività non significa che più è meglio. Iniziative manageriali troppo frequenti potrebbero essere viste dai dipendenti come un segno di sfiducia, micro-gestione o una perdita di tempo prezioso. Le iniziative dovrebbero essere prese al momento giusto e il loro scopo comunicato. 3. Comunicazione e feedback
post pandemic empowerment programme Feedback L'impiego di molti strumenti virtuali sembra facilitare il compito di scambiare feedback. Se tutto è disponibile per iscritto in qualsiasi momento, c'è bisogno di incontrarsi? Tuttavia, la comunicazione dal vivo, che si tratti di una riunione faccia a faccia o di una chiamata online, rimane fondamentale per un feedback efficace. Solo durante una conversazione dal vivo i membri del team possono porre e rispondere a domande aperte. Queste conversazioni incoraggiano l'auto-riflessione e hanno implicazioni dirette per la produttività. Come sempre, una precondizione per la fornitura e l'integrazione del feedback è la capacità di farlo in modo costruttivo - un'abilità che non viene naturale e potrebbe richiedere una formazione dedicata. 3. Comunicazione e feedback
post pandemic empowerment programme Salvataggio della comunicazione informale / chiacchiere In un ambiente ibrido, la comunicazione informale è la prima vittima. Anche i dipendenti che sono presenti di persona potrebbero essere costretti a trascorrere l'intera giornata davanti a uno schermo in riunioni online. Come mantenere il vitale scambio informale di informazioni e il senso di impegno e appartenenza che ne deriva? Alcune aziende ricorrono alla presenza obbligatoria dell'ufficio almeno un giorno della settimana in modo che i dipendenti abbiano la possibilità di incontrarsi. Se i locali spesso ridotti non lo consentono, altri organizzano eventi informali più frequenti per l'intero team. Questi potrebbero essere legati al lavoro, ad esempio sessioni di brainstorming o scambio di conoscenze. Infine, gli eventi incentrati su argomenti informali possono essere tenuti anche in un ambiente puramente online, anche se questo è visto come una misura eccezionale, in quanto aumenta il già considerevole tempo sullo schermo. 3. Comunicazione e feedback
post pandemic empowerment programme Buona pratica: Slack Un HQ digitale Slack si presenta come un quartier generale digitale: un unico spazio virtuale per connettere persone, strumenti, clienti e partner di un'organizzazione. Permette un’abilitazione della cooperazione asincrona. • semplifica la comunicazione in tutta l'organizzazione utilizzando canali pubblici, privati o esterni consente ai team di chattare istantaneamente tramite audio o video si integrazione con lo stack tecnologico esistente dell'organizzazione automatizza i processi di routine in modo non tecnico crea dei brevi video per tenere aggiornati i team Un modo più semplice, anche se meno elegante di guardarlo, è che si tratta di un'app di messaggistica per le aziende che collega le persone alle informazioni di cui hanno bisogno. Puoi saperne di più qui.
post pandemic empowerment programme Auto riflessione Migliorare la comunicazione Dove vedi le maggiori lacune nella comunicazione nella tua azienda? Come si sono verificate? È una limitazione del tempo, del software utilizzato o una mancanza di competenze? Quale tipo di intervento potrebbe avere il maggiore impatto sul miglioramento della comunicazione dei dipendenti? Una nuova iniziativa? Un insieme di processi? Un nuovo strumento? Oppure è necessario un workshop di formazione dedicato? A livello personale, come puoi migliorare la tua comunicazione con i tuoi colleghi? Esempi: sfide di comunicazione I dipendenti possono essere riluttanti ad avvicinarsi a un superiore con domande, ma anche a un pari perché temono di essere percepiti come incompetenti. ● Una rigorosa politica di non divulgazione può scoraggiare i dipendenti dal discutere di problemi legati al lavoro. Le differenze nel linguaggio del corpo o la sua mancanza nelle riunioni ibride potrebbero portare a fraintendimenti. I dipendenti eccessivamente espressivi potrebbero dominare le riunioni del team. La pressione del tempo potrebbe portare a un ridotto scambio di feedback. I messaggi con tempi scadenti potrebbero essere ignorati. L'utilizzo del canale di comunicazione sbagliato potrebbe portare a intasare il flusso di informazioni vitali con dati non necessari.
post pandemic empowerment programme Riunioni ibride efficaci 04
post pandemic empowerment programme La nuova norma? Manmano che la routine dei team cambia e viene introdotta una maggiore flessibilità, inevitabilmente alcuni dipendenti non possono essere presenti a una riunione. Forse sono in un ufficio, a casa, o in viaggio, o con sede in un luogo diverso, ma è probabile che i partecipanti online saranno presenti per la maggior parte delle riunioni future. Ma come rendere efficaci questi incontri? Due ovvi pericoli si profilano davanti - concentrarsi sui partecipanti che sono fisicamente presenti a spese di quelli online o trattare l'intera riunione come un affare online, a svantaggio dei membri del team che si sforzano di presentarsi di persona. Come rendere le riunioni accessibili a tutti e senza prendere in prestito il peggio di entrambi i mondi? Diamo prima un'occhiata all'esperienza dei partecipanti online. Da un lato, godono dei vantaggi di una maggiore flessibilità, ma, dall'altro, partecipano in modo decisamente unilaterale - hanno un campo visivo limitato, non possono impegnarsi in chiacchiere e non possono prendere parte ad attività pratiche. Il peggiore di tutti, tuttavia, è l'affaticamento dello zoom. 4. Riunioni ibride efficaci
post pandemic empowerment programme Affaticamento da Zoom L'affaticamento da Zoom descrive l'affaticamento che si verifica dopo numerose riunioni virtuali durante il giorno e durante la settimana. I partecipanti frequenti alle riunioni online spesso si lamentano di quanto segue: ● concentrazione ridotta; impazienza; sensazione di irritabilità; mancanza di equilibrio; mal di testa; mal di schiena. La mancanza di segnali non verbali è ampiamente riconosciuta come un driver stressato, così come la mancanza di chiacchiere e la mancanza di networking. Ulteriori fattori di stress includono la mancanza di pause, così come la tempistica delle riunioni. 4. Riunioni ibride efficaci
post pandemic empowerment programme Come migliorare le riunioni ibride L'Istituto tedesco per l'occupazione e l'occupabilità ha condotto un'indagine identificando alcune delle misure più efficaci per organizzare migliori riunioni online. Le prime tre risposte includevano: ● pause (circa 10 minuti) tra una riunione virtuale e l'altra; ● Limitazione dell'orario della riunione moderazione umoristica delle riunioni virtuali. Ulteriori suggerimenti inclusi: ● pause artificiali (5-10 minuti) in riunioni virtuali; moderazione degli incontri virtuali che coinvolgono tutti i partecipanti; fasce orarie per gli argomenti della riunione virtuale; strumenti che creano la percezione che tutti siano seduti nella stessa stanza; strumenti che correggono la direzione dello sguardo di una persona. Fonte: Rump, J.; Brandt, M. IBE-Studie: "Zoom-Fatigue" Ludwigshafen, September 2020 4. Riunioni ibride efficaci
post pandemic empowerment programme La componente ibrida Se una riunione include sia partecipanti di persona che online, il riflesso naturale della maggior parte delle persone è quello di concentrarsi su quelli presenti. Come consentire una migliore partecipazione per le persone che sono online? Il modo migliore per rendere le riunioni più efficaci è eliminare quelle che non sono strettamente necessarie. Gli strumenti di collaborazione virtuale consentono modalità di cooperazione asincrone in grado di risolvere efficacemente molti problemi. Poiché è improbabile che i partecipanti lontani siano disponibili sempre e in maniera spontanea, la corretta pianificazione e pianificazione diventano più importanti. Le riunioni dovrebbero avere un ordine del giorno chiaro e pre-pianificato e la partecipazione dei membri del team dovrebbe essere considerata in anticipo. Inoltre, molte soluzioni software consentono un facile accesso ai documenti di lavoro necessari. 4. Riunioni ibride efficaci
post pandemic empowerment programme Consentire la partecipazione dei dipendenti online Per tenere conto della natura ibrida delle riunioni, lo spazio fisico deve essere un punto di particolare attenzione. I nuovi modelli di microfoni montati a soffitto o da scrivania possono eliminare il rumore di fondo e distinguere chi sta parlando. Uno schermo centrale nella sala riunioni potrebbe fornire l'alternativa di ogni dipendente nascosto dietro uno schermo. I materiali scritti utilizzati dovrebbero essere leggibili su uno schermo piccolo, quindi è consigliabile un carattere grande. Inoltre, un'attenta moderazione può stimolare i partecipanti online ad essere attivi e potrebbe fare uso della comunicazione informale e dell'umorismo per farli diventare più coinvolti emotivamente. Se è necessaria la collaborazione, vale la pena convincere tutti i partecipanti a utilizzare gli stessi strumenti software, in modo che tutti siano sullo stesso piano. Questa operazione deve essere eseguita solo quando necessario, in quanto trasferisce lo stato attivo della riunione all'ambiente online. 4. Riunioni ibride efficaci
post pandemic empowerment programme Buone pratiche: riunioni migliori Misure tecniche ● investire in apparecchiature audio di migliore qualità, come i microfoni; utilizzare un microfono portatile; introdurre nuove forme di tecnologia di videoconferenza ottimizzate per l'esperienza ibrida; utilizzare schermi di grandi dimensioni per rendere i partecipanti virtuali a grandezza naturale; pre-testare tutti gli strumenti e le attività prima dell'inizio delle riunioni; utilizzare strumenti di feedback basati su audio per mettere tutti i partecipanti su un piano di parità; utilizzare le lavagne online per rendere le note disponibili a tutti. Misure organizzative ● consentire ai partecipanti virtuali di "muoversi" nella stanza fisica e osservare i poster appesi ai muri senza limitare i partecipanti dal vivo ai loro laptop; avere un membro dello staff che funge da rappresentazionte fisico del partecipante virtuale - spostando oggetti quando necessario, assicurandosi che la telecamera sia sempre puntata dove necessario, che le persone parlino, ecc. far sì che il facilitatore coinvolga attivamente i partecipanti virtuali, aiutando le loro voci ad essere ascoltate Fonte: Cosa serve per gestire una grande riunione ibrida di Bob Frisch e Cary Greene. Harvard Business Review 2021.
post pandemic empowerment programme Auto riflessione Riunioni migliori Cos’hai fatto finora per migliorare le riunioni in azienda? Cosa ha funzionato e cosa non è stato così efficace? Cosa vorresti cambiare? Pensi che una ristrutturazione complessiva delle riunioni nella tua azienda sarà vantaggiosa, rivalutando la possibilità di passare alcune forme di cooperazione a una modalità asincrona? Dovresti investire in migliori capacità tecniche? C'è bisogno di introdurre nuove regole e farle conoscere a tutto il team?
post pandemic empowerment programme I quadri intermedi sono agenti chiave nel fare in modo che anche con team ibridi si possa lavorare bene ed efficacemente. Si tratta di impostare dei processi corretti, selezionare strumenti di gestione del carico di lavoro adeguati, garantire una comunicazione efficace e rispettare le esigenze dei dipendenti (on line e offline) nelle riunioni. RIASSUNTO DELL’UNITA’ 4
post pandemic empowerment programme Il più grande problema nella comunicazione è l'illusione che abbia avuto luogo. George Bernard Shaw
post pandemic empowerment programme Ti offriamo un breve questionario per l'autovalutazione della misura in cui hai compreso il contenuto. L'obiettivo è rafforzare ciò che hai imparato. Puoi fare il quiz tutte le volte che vuoi. Ricorda, il quiz è solo una parte del processo di apprendimento di cose nuove! QUESTIONARIO DI AUTOVALUTAZIONE
post pandemic empowerment programme Leadex. “The Ultimate Guide to Middle Management Training Programs”: https://leadx.org/articles/middle-management-training/ Epilogue Systems, 2022 “How Can You Choose Your Best Workload Management Tools?”: https://www.epiloguesystems.com/blog/how-can-you-choose-your- best-workload-management-tools/ Timeular, 2022 “How to improve team communication: A step-by-step guide”: https://timeular.com/blog/how-improve-team-communication/ Harvard Business Review, 2021 “What It Takes to Run a Great Hybrid Meeting”: https://hbr.org/2021/06/what-it-takes-to-run-a-great-hybrid-meeting Letture/video/contenuti audio aggiuntivi
post pandemic empowerment programme Capitolo 1: MDPI, 2021 “The Good, the Bad and the Blend: The Strategic Role of the “Middle Leadership” in Work-Family/Life Dynamics during Remote Working”: https://www.mdpi.com/2076-328X/11/8/112 Capitolo 2: Runn, 2022 “Everything You Need to Know About Workload Management”: https://www.runn.io/blog/workload-management Topic 3: Kompetenznetz Public Health COVID-19, 2020 “Gesundheitsfördernde Führung von Teams im Homeoffice”: https://www.researchgate.net/publication/342381004_Gesundheitsfordernde_Fuh rung_von_Teams_im_Homeoffice Capitolo 4: IBE-Ludwigshafen, 2020 “Zoom-Fatigue”: https://www.ibe- ludwigshafen.de/zoom_fatigue/ Kadence “5 steps to make your hybrid meetings more inclusive”: https://kadence.co/news/hybrid-meetings/ Le immagini usate in questa unità sono state scaricate da Pexels.com Sitografia
post pandemic empowerment programme Gli strumenti digitali offrono molti modi per migliorare la cooperazione dei team digitali, ma nascondono anche una serie di insidie: possono compromettere i preziosi dati dell'azienda e dei suoi collaboratori. Come proteggersi da questo? Lo imparerai nella prossima unità. PASSAGGIO ALL’UNITA’ 5
post pandemic empowerment programme Puoi trovarci su: ● https://prosper-project.eu/ ● https://www.facebook.com/Workplace.SMEs.EU ● https://www.linkedin.com/company/workplace-smes/ Grazie per aver imparato con noi! www.prosper-project.eu

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  • 5. post pandemic empowerment programme CONOSCENZE: Obiettivi formativi COMPETENZE: COMPORTAMENTI: Cercare di acquisire nuove abilità, competenze e strumenti; favorire l'effettiva partecipazione di tutti i membri del team al processo di comunicazione ATTITUDINI: Apertura al feedback dei dipendenti, disponibilità al dialogo Pianificare e allocare il lavoro, sulla base di metriche e obiettivi in modo ottimale CPD (Continuing Professional Development) per managers, strumenti per la gestione del carico di lavoro, strategie efficaci per la comunicazione
  • 7. post pandemic empowerment programme Il ruolo della leadership dei quadri intermedi 1. Formare i quadri intermedi Top management Middle management • Sono gli intermediari del top management • Aiutano a mettere a terra la strategia complessiva dell'azienda • Sono coinvolti sia nella pianificazione strategica che nella gestione delle persone • Usano le loro capacità di leadership per guidare i colleghi Dipendenti / Team ibridi
  • 8. post pandemic empowerment programme Il ruolo della leadership dei quadri intermedi Stante il loro ruolo di “cuscinetto” e di ”guida” al tempo stesso, i quadri intermedi agiscono come agenti di cambiamento per i loro dipendenti. Anche prima dello scoppio della pandemia, stava diventando abbastanza chiaro che i quadri intermedi hanno alcune funzioni chiave: tengono insieme i loro team e aiutano i colleghi a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. In particolare, un ruolo chiave che potevano svolgere all'interno del team era stato identificato come una leadership compassionevole in grado di riconoscere le preoccupazioni dei dipendenti, ridurre il loro stress e generare emozioni positive. La formazione dei quadri intermedi è quindi molto importante per il “benessere” delle persone che fanno parte dell’impresa. 1. Formare i quadri intermedi
  • 9. post pandemic empowerment programme Il modello JDR Il Job Demands Resources Model fin dalla sua prima formulazione (Demerouti, Bakker, Nachreiner, & Schaufeli, 2001) ha avuto grande popolarità e a tutt’oggi è riconosciuto come uno tra principali approcci allo studio dello stress nell’ ambiente lavorativo. Il costrutto, parte dall’idea che tutte le realtà occupazionali siano caratterizzate da risorse e richieste lavorative, e che queste abbiano affetti positivi come il work engagement, e negativi come il burnout sul benessere, attraverso due processi contemporanei denominati energetico e motivazionale ( Bakker & Demerouti, 2007). Le Job demands si riferiscono a quegli aspetti psico-sociali organizzativi del lavoro, che richiedono sforzi cognitivi ed emotivi e sono associati a determinati costi psicologico sociali. Per job resources si intendono gli aspetti fisici, psico-sociali, e organizzativi del lavoro che sono condizioni per il raggiungimento degli obiettivi lavorativi, stimolano la crescita, l’apprendimento e lo sviluppo personale e riducono le domande del lavoro e i costi di natura psico-fisiologica ad essi associati (Baker & Demerouti, 2007). Fonte: MDPI, 2021 “The Good, the Bad and the Blend: The Strategic Role of the “Middle Leadership” in Work-Family/Life Dynamics during Remote Working”: https://www.mdpi.com/2076-328X/11/8/112 https://www.psicologiadellavoro.org/job-demands-resources-struttura-del-modello/ 1. Formare i quadri intermedi
  • 10. post pandemic empowerment programme Il modello JDR Le richieste e le risorse lavorative possono evocare due processi collegati ma distinti, uno energetico e uno motivazionale. Il processo energetico si basa sulle richieste lavorative, che nelle condizioni in cui diventano eccessive richiedono al lavoratore un alto livello di sforzo che porta all’esaurimento di risorse fisico-mentali. Questo stato di affaticamento, non seguito da un adeguato periodo di recupero, può trasformarsi in burnout con conseguenze negative sulla salute. Al contrario, il processo motivazionale, si basa sulla premessa che le risorse lavorative incrementerebbero i livelli di engagement grazie alla natura motivazionale delle risorse. Questa permetterebbe ai lavoratori di rimanere concentrati sui propri compiti, persistendo per raggiungere gli obiettivi prefissati. Il tipo di comportamento innescato da queste risorse porterebbe ha dei vantaggi sia per il singolo che per l’organizzazione (Schaufeli, & Bakker, 2004). 1. Formare i quadri intermedi
  • 11. post pandemic empowerment programme Le nuove sfide dei quadri intermedi Oltre al loro tradizionale ruolo di agenti di comunicazione e fonte di supporto per i dipendenti, i quadri intermedi devono considerare diversi argomenti che hanno acquisito un'enorme importanza nel periodo post-pandemia: ● ripensamento strategico del significato e dell’importanza dell’equilibrio tra lavoro e vita private; ● capacità di prevenire forme “estreme” di dedizione al lavoro (decisioni individuali di fare troppo straordinario che poi alla fine è imporduttivo e può portare al burnout); ● uso appropriato delle nuove tecnologie a vantaggio degli obiettivi organizzativi; promozione una sana cultura organizzativa con relazioni positive incentrate su un obiettivo comune. 1. Formare i quadri intermedi
  • 12. post pandemic empowerment programme Cultura organizzativa L'adozione di nuovi obiettivi o modi di lavorare non è necessariamente abbracciata dai dipendenti. Potrebbe ragionevolmente incontrare spesso una resistenza significativa. Il modo migliore per favorire il cambiamento organizzativo è una cultura organizzativa profondamente radicata, che i manager devono prima capire, poi unificare e, infine, trasmettere. Partecipare alla cultura organizzativa dei dipendenti significa essere consapevoli di condividere significati e modelli di comportamento comuni. I quadri intermedi: ● aiutano a creare una visione convincente del presente e del futuro; comunicano la visione ai dipendenti; forniscono feedback positivi; agiscono come un modello positivo di cambiamento comportamentale 1. Formare i quadri intermedi
  • 13. post pandemic empowerment programme Possibili modelli di leadership per i quadri intermedi Quando si tratta di adottare nuove politiche organizzative, è opportuno definire alcuni concetti di leadership cui i quadri intermedi potranno ispirarsi. In questa sede ne ricordiamo tre in particolare: leadership trasformazionale, leadership autentica e e- leadership. Un leader trasformazionale riconosce le esigenze dei dipendenti e sa come trasformare i follower in nuovi leader. La leadership trasformazionale ispira le persone a raggiungere risultati inaspettati o notevoli. Dà ai lavoratori l’autonomia su specifici lavori, così come l’autorità di prendere decisioni una volta che sono stati formati. Questo “quadro” è talvolta incrociato con il modello di leadership autentica, che combina il lavoro con qualità morali come integrità, trasparenza, coraggio e ottimismo. Il leader autentico non ha paura di mostrarsi per come è, con tutti i pregi e difetti. Fonte:MDPI, 2021 “The Good, the Bad and the Blend: The Strategic Role of the “Middle Leadership” in Work-Family/Life Dynamics during Remote Working”: https://www.mdpi.com/2076-328X/11/8/112 https://www.businesscoachingitalia.com/leadership-trasformazionale- cose/#:~:text=Il%20termine%20“leadership%20trasformazionale”%20è,migliori%20e%20un%20bene%20maggiore. 1. Formare i quadri intermedi
  • 14. post pandemic empowerment programme E-leadership Il concetto di leadership elettronica, o e-leadership, ha iniziato a emergere alla fine degli anni '90. È definito come un processo di influenza mediato attraverso tecnologie informatiche avanzate (Internet, e-mail, videoconferenze, chat, team virtuali e piattaforme di apprendimento) per determinare un cambiamento nell'atteggiamento, nel comportamento o nelle prestazioni. I manager in un ambiente di lavoro ibrido devono essere dotati delle giuste competenze per svolgere diverse funzioni garantendo che i loro team possano operare in modo efficace. Quando si presenterà una nuova sfida, saranno i primi ad affrontarla. Questo è il motivo per cui devono essere formati nei vari aspetti dell'e- leadership. In particolare, devono essere in grado di: ● migliorare la comunicazione e la collaborazione attraverso metodi di comunicazione digitale; definire e adottare nuovi comportamenti osservabili da tutti i membri del team; essere proattivi nella comunicazione con i propri team e nello scoprire le sfide che devono affrontare; essere disponibili ad offrire sostegno e orientamento; fungere da modelli di ruolo nella definizione di confini sani tra lavoro e vita privata; trovare nuovi approcci per creare interazione sociale, portando a un senso di appartenenza e fiducia. 1. Formare i quadri intermedi
  • 15. post pandemic empowerment programme Auto riflessione Come formare i tuoi quadri intermedi? Come affronteresti la formazione del middle management della tua azienda in nuove modalità di cooperazione? Puoi permetterti di allontanarli dalle loro responsabilità per la formazione in presenza de visu? Se dovessi dare priorità a un aspetto, sarebbero gli aspetti tecnici del nuovo software, i processi che servono o gli obiettivi a cui mirare? Quale parte della formazione i manager sarebbero in grado di completare da soli e per quale invece sarebbe meglio una “formazione in aula” in gruppi? Come si può integrare questo in una cultura di apprendimento permanente e di sviluppo professionale continuo?
  • 17. post pandemic empowerment programme Che cos'è la gestione dei carichi di lavoro? La gestione del carico di lavoro è il processo di stima, pianificazione, distribuzione, programmazione e monitoraggio del carico di lavoro dei team e dei singoli dipendenti. Esso mira a: • raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati di modo che siano effettivamente fattibili; garantire che siano state assegnate risorse fisiche e umane sufficienti al progetto; consegnare i prodotti in tempo e con una qualità sufficiente; distribuire i compiti pianificati in modo uniforme ed equo tra i dipendenti; rendere gestibile il carico di lavoro pianificato; prendersi cura delle esigenze dei dipendenti e stimolare la loro motivazione. Fonte: Runn, 2022 “Everything You Need to Know About Workload Management”: https://www.runn.io/blog/workload-management 2. Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro
  • 18. post pandemic empowerment programme Le insidie della gestione del carico di lavoro • Una mancata corrispondenza tra obiettivi e capacità: è difficile lasciarsi sfuggire una prospettiva promettente, ma assumersi responsabilità può avere conseguenze disastrose a lungo termine se non si è in grado Aspettative non realistiche: le attività potrebbero essere più difficili del previsto o le capacità dei dipendenti potrebbero essere sovrastimate Sovraccarico di dipendenti: una cultura aziendale di workaholism potrebbe facilmente portare i dipendenti a fare troppi straordinari Distribuzione disomogenea del carico di lavoro: potrebbe essere dovuta a uno scarso flusso di informazioni o a un'eccessiva dipendenza da membri chiave del team altamente capaci Mancanza di capacità di gestione: a volte i manager sono spinti oltre le loro capacità o lottano con determinati tratti della personalità Problemi imprevisti: non tutti i problemi possono essere presi in considerazione in anticipo e talvolta ciò porta il team ad entrare in modalità di crisi. 2. Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro
  • 19. post pandemic empowerment programme Miglioramento della gestione dei carichi di lavoro Per gestire il carico di lavoro in modo efficace, vale la pena considerare i seguenti aspetti: • Pianificazione adeguata: quali sono gli obiettivi principali del team al momento e ci sono risorse sufficienti disponibili per raggiungerli? Prioritizzazione: se mancano alcune risorse, quali sono le attività su cui concentrarsi per creare il maggiore impatto? È possibile rinunciare o automatizzare determinate attività amministrative, ad esempio? Scadenze realistiche: è possibile per i membri del team completare i compiti assegnati loro senza sovraccarico di lavoro? È stato considerato l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti? Gestione delle risorse in modo strategico: in che modo il carico di lavoro dei dipendenti può essere allineato con i propri obiettivi dell'organizzazione e con i propri personali? Avranno bisogno di nuove competenze, in modo che la formazione possa essere pianificata? Distribuzione uniforme dei compiti, sia all'interno di un team che all'interno di un determinato periodo di tempo Riduzione del multitasking: è un killer della produttività Raccolta di feedback regolari sullo sviluppo delle attività pianificate 2. Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro
  • 20. post pandemic empowerment programme Strumenti di gestione del carico di lavoro Sono disponibili molti strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro. Mirano a migliorare l'efficacia complessiva dei team raccogliendo informazioni sul personale in un unico luogo, l'allocazione delle risorse, gli strumenti di monitoraggio della gestione dei progetti, l'utilizzo del personale e la pianificazione della forza lavoro. Alcune delle funzioni dei tipici strumenti di gestione dei carichi di lavoro includono: • panoramica dei dipendenti: qual è il loro ruolo, qualifica ed esperienza; panoramica della capacità: molte ore assegnate dai dipendenti; utilizzo individuale del tempo del dipendente su compiti specifici; sviluppo dei dipendenti: come sono aumentate le loro performance in azienda e qual è il livello di assenteismo; abbinamento attività - capacità; proiezione dell'impatto di diversi progetti sui risultati aziendali. 2. Strumenti digitali per la gestione dei carichi di lavoro
  • 21. post pandemic empowerment programme Strumenti di gestione del carico di lavoro: un confronto Fonte: https://teamhood.com/project-management/workload-management-tools/ Asana ClickUp Jira Monday MS Project Open Project Teamwork Zoho Projects Wrlike Versione gratuita disponibile V V V V X V V V V Visualizzazione del carico di lavoro V V X V X X X V V Dipendenze gerarchiche V V V V V V V V V Progetti e Portfolio V X V X V V X V V Attività nidificate V V V V V V V X X Attività ripetute X V X V X X X V V Diagramma di Gantt V V X X V V V V V Monitoraggio del tempo X V V X X X X X X Monitoraggio dei costi X V X X V V X V V
  • 22. post pandemic empowerment programme Auto riflessione Miglioramento della gestione dei carichi di lavoro Di che tipo di informazioni hai bisogno regolarmente per garantire un'adeguata gestione del carico di lavoro all'interno del team? Gli strumenti attualmente utilizzati sono sufficienti per raccogliere e analizzare tali informazioni? Il passaggio a un nuovo strumento sarebbe un investimento ragionevole di tempo e risorse? Quali sarebbero i benefici?
  • 24. post pandemic empowerment programme Tempo per lavorare e tempo per riposare Uno dei fattori più importanti che regolano la comunicazione in azienda è la definizione del tempo di disponibilità. Quando ci si aspetta che i dipendenti rispondano alla comunicazione e quando possono riposare e sentirsi liberi dalla pressione? Vale la pena definire le stesse regole per tutta la squadra. Alcuni maniaci del lavoro che si scambiano una serie di e-mail domenica sera potrebbero creare l'impressione che i dipendenti che non rispondono immediatamente stiano “battendo la fiacca”. Ancora peggio, un manager che fa lo stesso può essere visto come un fattore che stabilisce aspettative per l'intera squadra. Ecco perché ha senso definire i periodi di riposo, in cui i dipendenti sono fortemente incoraggiati a NON contattarsi - e a prestare particolare attenzione a coloro che sono inclini a non rispettare la privacy dei loro colleghi. 3. Comunicazione e feedback
  • 25. post pandemic empowerment programme Flusso di informazioni trasparente Alcune delle maggiori sfide del lavoro ibrido sono legate al flusso di informazioni: in ufficio, la comunicazione informale fa molto per mitigare gli effetti di un flusso di informazioni mal organizzato, ma per i dipendenti online, questo è impossibile. Tutte le decisioni, gli obiettivi e le azioni chiave intraprese in azienda andrebbero verbalizzati e/o registrati e resi disponibili a tutti i dipendenti coinvolti in un modo che sia chiaro da capire. Alcuni modi per farlo potrebbero essere: In questo modo le informazioni importanti non andrebbero perse e tutti avrebbero accesso alle medesime in ogni luogo e in qualsiasi momento, senza «discriminazioni» tra chi è in presenza e chi lavora da casa. 3. Comunicazione e feedback
  • 26. post pandemic empowerment programme Responsabilità chiaramente definite Poiché la comunicazione potrebbe soffrire nella realtà ibrida, le responsabilità devono essere definite in modo molto più rigoroso. Chi si occupa di quale parte del compito ed entro quando? Ci sarà una riunione di follow-up? Chi può essere contattato se è necessario supporto? I manager stessi potrebbero perdere la supervisione dei loro team perché i progressi dei colleghi che lavorano dall'ufficio sono molto più facili da seguire rispetto a quelli dell'ufficio domestico. Ma un manager non può essere trasformato in un esecutore, chiamando costantemente i membri del team per vedere come stanno. Regole e procedure chiare per tutti sono un modo per risolvere questo problema senza far sentire i dipendenti presi di mira. Nella migliore delle ipotesi, le responsabilità dovrebbero essere definite in modo trasparente, in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro e quanto contribuiscono i loro colleghi. 3. Comunicazione e feedback
  • 27. post pandemic empowerment programme Proattività In molte riunioni con partecipanti virtuali, questi ultimi tendono a segnalare rapidamente che tutte le attività sono state eseguite e che non richiedono ulteriore supporto. Anche se questo è vero, la mancanza di partecipazione sta influenzando il team, l'impegno dei dipendenti e il senso di appartenenza. Un manager saggio sa quando essere proattivo. Ciò significa avviare attività di comunicazione a intervalli di tempo regolari e garantire la partecipazione di tutti i membri del team. La proattività potrebbe anche assumere la forma di avviare nuove attività di squadra e nuovi modi di riunire i dipendenti. Proattività non significa che più è meglio. Iniziative manageriali troppo frequenti potrebbero essere viste dai dipendenti come un segno di sfiducia, micro-gestione o una perdita di tempo prezioso. Le iniziative dovrebbero essere prese al momento giusto e il loro scopo comunicato. 3. Comunicazione e feedback
  • 28. post pandemic empowerment programme Feedback L'impiego di molti strumenti virtuali sembra facilitare il compito di scambiare feedback. Se tutto è disponibile per iscritto in qualsiasi momento, c'è bisogno di incontrarsi? Tuttavia, la comunicazione dal vivo, che si tratti di una riunione faccia a faccia o di una chiamata online, rimane fondamentale per un feedback efficace. Solo durante una conversazione dal vivo i membri del team possono porre e rispondere a domande aperte. Queste conversazioni incoraggiano l'auto-riflessione e hanno implicazioni dirette per la produttività. Come sempre, una precondizione per la fornitura e l'integrazione del feedback è la capacità di farlo in modo costruttivo - un'abilità che non viene naturale e potrebbe richiedere una formazione dedicata. 3. Comunicazione e feedback
  • 29. post pandemic empowerment programme Salvataggio della comunicazione informale / chiacchiere In un ambiente ibrido, la comunicazione informale è la prima vittima. Anche i dipendenti che sono presenti di persona potrebbero essere costretti a trascorrere l'intera giornata davanti a uno schermo in riunioni online. Come mantenere il vitale scambio informale di informazioni e il senso di impegno e appartenenza che ne deriva? Alcune aziende ricorrono alla presenza obbligatoria dell'ufficio almeno un giorno della settimana in modo che i dipendenti abbiano la possibilità di incontrarsi. Se i locali spesso ridotti non lo consentono, altri organizzano eventi informali più frequenti per l'intero team. Questi potrebbero essere legati al lavoro, ad esempio sessioni di brainstorming o scambio di conoscenze. Infine, gli eventi incentrati su argomenti informali possono essere tenuti anche in un ambiente puramente online, anche se questo è visto come una misura eccezionale, in quanto aumenta il già considerevole tempo sullo schermo. 3. Comunicazione e feedback
  • 30. post pandemic empowerment programme Buona pratica: Slack Un HQ digitale Slack si presenta come un quartier generale digitale: un unico spazio virtuale per connettere persone, strumenti, clienti e partner di un'organizzazione. Permette un’abilitazione della cooperazione asincrona. • semplifica la comunicazione in tutta l'organizzazione utilizzando canali pubblici, privati o esterni consente ai team di chattare istantaneamente tramite audio o video si integrazione con lo stack tecnologico esistente dell'organizzazione automatizza i processi di routine in modo non tecnico crea dei brevi video per tenere aggiornati i team Un modo più semplice, anche se meno elegante di guardarlo, è che si tratta di un'app di messaggistica per le aziende che collega le persone alle informazioni di cui hanno bisogno. Puoi saperne di più qui.
  • 31. post pandemic empowerment programme Auto riflessione Migliorare la comunicazione Dove vedi le maggiori lacune nella comunicazione nella tua azienda? Come si sono verificate? È una limitazione del tempo, del software utilizzato o una mancanza di competenze? Quale tipo di intervento potrebbe avere il maggiore impatto sul miglioramento della comunicazione dei dipendenti? Una nuova iniziativa? Un insieme di processi? Un nuovo strumento? Oppure è necessario un workshop di formazione dedicato? A livello personale, come puoi migliorare la tua comunicazione con i tuoi colleghi? Esempi: sfide di comunicazione I dipendenti possono essere riluttanti ad avvicinarsi a un superiore con domande, ma anche a un pari perché temono di essere percepiti come incompetenti. ● Una rigorosa politica di non divulgazione può scoraggiare i dipendenti dal discutere di problemi legati al lavoro. Le differenze nel linguaggio del corpo o la sua mancanza nelle riunioni ibride potrebbero portare a fraintendimenti. I dipendenti eccessivamente espressivi potrebbero dominare le riunioni del team. La pressione del tempo potrebbe portare a un ridotto scambio di feedback. I messaggi con tempi scadenti potrebbero essere ignorati. L'utilizzo del canale di comunicazione sbagliato potrebbe portare a intasare il flusso di informazioni vitali con dati non necessari.
  • 33. post pandemic empowerment programme La nuova norma? Manmano che la routine dei team cambia e viene introdotta una maggiore flessibilità, inevitabilmente alcuni dipendenti non possono essere presenti a una riunione. Forse sono in un ufficio, a casa, o in viaggio, o con sede in un luogo diverso, ma è probabile che i partecipanti online saranno presenti per la maggior parte delle riunioni future. Ma come rendere efficaci questi incontri? Due ovvi pericoli si profilano davanti - concentrarsi sui partecipanti che sono fisicamente presenti a spese di quelli online o trattare l'intera riunione come un affare online, a svantaggio dei membri del team che si sforzano di presentarsi di persona. Come rendere le riunioni accessibili a tutti e senza prendere in prestito il peggio di entrambi i mondi? Diamo prima un'occhiata all'esperienza dei partecipanti online. Da un lato, godono dei vantaggi di una maggiore flessibilità, ma, dall'altro, partecipano in modo decisamente unilaterale - hanno un campo visivo limitato, non possono impegnarsi in chiacchiere e non possono prendere parte ad attività pratiche. Il peggiore di tutti, tuttavia, è l'affaticamento dello zoom. 4. Riunioni ibride efficaci
  • 34. post pandemic empowerment programme Affaticamento da Zoom L'affaticamento da Zoom descrive l'affaticamento che si verifica dopo numerose riunioni virtuali durante il giorno e durante la settimana. I partecipanti frequenti alle riunioni online spesso si lamentano di quanto segue: ● concentrazione ridotta; impazienza; sensazione di irritabilità; mancanza di equilibrio; mal di testa; mal di schiena. La mancanza di segnali non verbali è ampiamente riconosciuta come un driver stressato, così come la mancanza di chiacchiere e la mancanza di networking. Ulteriori fattori di stress includono la mancanza di pause, così come la tempistica delle riunioni. 4. Riunioni ibride efficaci
  • 35. post pandemic empowerment programme Come migliorare le riunioni ibride L'Istituto tedesco per l'occupazione e l'occupabilità ha condotto un'indagine identificando alcune delle misure più efficaci per organizzare migliori riunioni online. Le prime tre risposte includevano: ● pause (circa 10 minuti) tra una riunione virtuale e l'altra; ● Limitazione dell'orario della riunione moderazione umoristica delle riunioni virtuali. Ulteriori suggerimenti inclusi: ● pause artificiali (5-10 minuti) in riunioni virtuali; moderazione degli incontri virtuali che coinvolgono tutti i partecipanti; fasce orarie per gli argomenti della riunione virtuale; strumenti che creano la percezione che tutti siano seduti nella stessa stanza; strumenti che correggono la direzione dello sguardo di una persona. Fonte: Rump, J.; Brandt, M. IBE-Studie: "Zoom-Fatigue" Ludwigshafen, September 2020 4. Riunioni ibride efficaci
  • 36. post pandemic empowerment programme La componente ibrida Se una riunione include sia partecipanti di persona che online, il riflesso naturale della maggior parte delle persone è quello di concentrarsi su quelli presenti. Come consentire una migliore partecipazione per le persone che sono online? Il modo migliore per rendere le riunioni più efficaci è eliminare quelle che non sono strettamente necessarie. Gli strumenti di collaborazione virtuale consentono modalità di cooperazione asincrone in grado di risolvere efficacemente molti problemi. Poiché è improbabile che i partecipanti lontani siano disponibili sempre e in maniera spontanea, la corretta pianificazione e pianificazione diventano più importanti. Le riunioni dovrebbero avere un ordine del giorno chiaro e pre-pianificato e la partecipazione dei membri del team dovrebbe essere considerata in anticipo. Inoltre, molte soluzioni software consentono un facile accesso ai documenti di lavoro necessari. 4. Riunioni ibride efficaci
  • 37. post pandemic empowerment programme Consentire la partecipazione dei dipendenti online Per tenere conto della natura ibrida delle riunioni, lo spazio fisico deve essere un punto di particolare attenzione. I nuovi modelli di microfoni montati a soffitto o da scrivania possono eliminare il rumore di fondo e distinguere chi sta parlando. Uno schermo centrale nella sala riunioni potrebbe fornire l'alternativa di ogni dipendente nascosto dietro uno schermo. I materiali scritti utilizzati dovrebbero essere leggibili su uno schermo piccolo, quindi è consigliabile un carattere grande. Inoltre, un'attenta moderazione può stimolare i partecipanti online ad essere attivi e potrebbe fare uso della comunicazione informale e dell'umorismo per farli diventare più coinvolti emotivamente. Se è necessaria la collaborazione, vale la pena convincere tutti i partecipanti a utilizzare gli stessi strumenti software, in modo che tutti siano sullo stesso piano. Questa operazione deve essere eseguita solo quando necessario, in quanto trasferisce lo stato attivo della riunione all'ambiente online. 4. Riunioni ibride efficaci
  • 38. post pandemic empowerment programme Buone pratiche: riunioni migliori Misure tecniche ● investire in apparecchiature audio di migliore qualità, come i microfoni; utilizzare un microfono portatile; introdurre nuove forme di tecnologia di videoconferenza ottimizzate per l'esperienza ibrida; utilizzare schermi di grandi dimensioni per rendere i partecipanti virtuali a grandezza naturale; pre-testare tutti gli strumenti e le attività prima dell'inizio delle riunioni; utilizzare strumenti di feedback basati su audio per mettere tutti i partecipanti su un piano di parità; utilizzare le lavagne online per rendere le note disponibili a tutti. Misure organizzative ● consentire ai partecipanti virtuali di "muoversi" nella stanza fisica e osservare i poster appesi ai muri senza limitare i partecipanti dal vivo ai loro laptop; avere un membro dello staff che funge da rappresentazionte fisico del partecipante virtuale - spostando oggetti quando necessario, assicurandosi che la telecamera sia sempre puntata dove necessario, che le persone parlino, ecc. far sì che il facilitatore coinvolga attivamente i partecipanti virtuali, aiutando le loro voci ad essere ascoltate Fonte: Cosa serve per gestire una grande riunione ibrida di Bob Frisch e Cary Greene. Harvard Business Review 2021.
  • 39. post pandemic empowerment programme Auto riflessione Riunioni migliori Cos’hai fatto finora per migliorare le riunioni in azienda? Cosa ha funzionato e cosa non è stato così efficace? Cosa vorresti cambiare? Pensi che una ristrutturazione complessiva delle riunioni nella tua azienda sarà vantaggiosa, rivalutando la possibilità di passare alcune forme di cooperazione a una modalità asincrona? Dovresti investire in migliori capacità tecniche? C'è bisogno di introdurre nuove regole e farle conoscere a tutto il team?
  • 40. post pandemic empowerment programme I quadri intermedi sono agenti chiave nel fare in modo che anche con team ibridi si possa lavorare bene ed efficacemente. Si tratta di impostare dei processi corretti, selezionare strumenti di gestione del carico di lavoro adeguati, garantire una comunicazione efficace e rispettare le esigenze dei dipendenti (on line e offline) nelle riunioni. RIASSUNTO DELL’UNITA’ 4
  • 41. post pandemic empowerment programme Il più grande problema nella comunicazione è l'illusione che abbia avuto luogo. George Bernard Shaw
  • 42. post pandemic empowerment programme Ti offriamo un breve questionario per l'autovalutazione della misura in cui hai compreso il contenuto. L'obiettivo è rafforzare ciò che hai imparato. Puoi fare il quiz tutte le volte che vuoi. Ricorda, il quiz è solo una parte del processo di apprendimento di cose nuove! QUESTIONARIO DI AUTOVALUTAZIONE
  • 43. post pandemic empowerment programme Leadex. “The Ultimate Guide to Middle Management Training Programs”: https://leadx.org/articles/middle-management-training/ Epilogue Systems, 2022 “How Can You Choose Your Best Workload Management Tools?”: https://www.epiloguesystems.com/blog/how-can-you-choose-your- best-workload-management-tools/ Timeular, 2022 “How to improve team communication: A step-by-step guide”: https://timeular.com/blog/how-improve-team-communication/ Harvard Business Review, 2021 “What It Takes to Run a Great Hybrid Meeting”: https://hbr.org/2021/06/what-it-takes-to-run-a-great-hybrid-meeting Letture/video/contenuti audio aggiuntivi
  • 44. post pandemic empowerment programme Capitolo 1: MDPI, 2021 “The Good, the Bad and the Blend: The Strategic Role of the “Middle Leadership” in Work-Family/Life Dynamics during Remote Working”: https://www.mdpi.com/2076-328X/11/8/112 Capitolo 2: Runn, 2022 “Everything You Need to Know About Workload Management”: https://www.runn.io/blog/workload-management Topic 3: Kompetenznetz Public Health COVID-19, 2020 “Gesundheitsfördernde Führung von Teams im Homeoffice”: https://www.researchgate.net/publication/342381004_Gesundheitsfordernde_Fuh rung_von_Teams_im_Homeoffice Capitolo 4: IBE-Ludwigshafen, 2020 “Zoom-Fatigue”: https://www.ibe- ludwigshafen.de/zoom_fatigue/ Kadence “5 steps to make your hybrid meetings more inclusive”: https://kadence.co/news/hybrid-meetings/ Le immagini usate in questa unità sono state scaricate da Pexels.com Sitografia
  • 45. post pandemic empowerment programme Gli strumenti digitali offrono molti modi per migliorare la cooperazione dei team digitali, ma nascondono anche una serie di insidie: possono compromettere i preziosi dati dell'azienda e dei suoi collaboratori. Come proteggersi da questo? Lo imparerai nella prossima unità. PASSAGGIO ALL’UNITA’ 5
  • 46. post pandemic empowerment programme Puoi trovarci su: ● https://prosper-project.eu/ ● https://www.facebook.com/Workplace.SMEs.EU ● https://www.linkedin.com/company/workplace-smes/ Grazie per aver imparato con noi! www.prosper-project.eu