Questetra ハンズオンセミナー ビギナー向け業務プロセス設計 2016/09/14
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『Questetra BPM Suite』は、「自動PDF生成」や「外部接続」等をサポートする高機能なクラウド型ワークフロー製品（SaaS製品）です。「申請手続」「稟議承認」「文書翻訳」といったシンプルな業務だけでなく、「サービス提供プロセス」や「受注報告から請求に至る一連の業務プロセス」といった複雑な業務に至るまで、様々な社内プロセスを幅広くオンライン化することができます。（BPM: Business Process Management） 最大の特徴は「業務の流れ」をマウス操作で改変できるところにあり、業務のあるべき姿を知るプロセスオーナー自身が日々の業務の中で少しずつプロセスの改善サイクルを回し続けることが可能となります。（10ユーザ無料）
Questetra ハンズオンセミナー ビギナー向け業務プロセス設計 2016/09/14
- 1. 1Copyright ? Questetra,Inc. All right Reserved. Questetra ハンズオンセミナー ビギナー向け業務プロセス設計 Wifi に接続し、https://seminar-ja.questetra.net に 接続できることを確認してください
- 2. アジェンダ 1. 既成のプロセスモデルで試す 2. プロセスモデルの設計 3. 他の人に仕事を 4. タスク処理画面の高度な設定 5. 処理画面の設定で、組織を活用する 6. 処理担当者で、上司を設定する 7. フローを分岐させる
- 3. Questetra BPM Suite とは Questetra BPM Suite ワークフロー アプリケーション ワークフロー アプリケーション 作成する人 利用する人 ワークフローアプリケーションを作成できる 作成したワークフローアプリケーションを利用できるプラットフォーム
- 4. ワークフローアプリケーションとは ? ユーザはフォームにデータを入力 ? アプリケーションの設定に従って、ユーザからユーザへ 受け渡していく ? 途中で外部システムにデータを渡したり、 データを受け取ったりということもできる
- 5. プロセスモデルとプロセス プロセスモデル ? ワークフローアプリケーショ ン（の設定）そのもの ? 組織の業務ルールを実現 している プロセス（インスタンス） ? アプリケーション上で行わ れている、実際の1つ1つの 業務 ? 特定の「稟議」「案件」「問い 合わせ対応」など 業務が従っている 設定／ルール アプリケーション上で 動く実際の業務
- 7. ユーザと組織 ? https://seminaｒ-ja.questetra.net ? 以下のいずれかのユーザで ログインしてください ? 他の人と違うユーザを 選択してください ? Galapagos@questetra.com – パスワードは ‘g’ が8つ ? Oahu@questetra.com – パスワードは ‘o’ が8つ ? Solomon@questetra.com – パスワードは ‘s’ が8つ ? Midway@questetra.com – パスワードは ‘m’ が8つ ? 営業部 – Hawaii ? 営業1課 – Galapagos – Oahu ? 営業2課 – Solomon – Midway 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部 ? 全社 – SouthPole ? 管理部 – Sumatera – Maldives ? 開発部 – Canarias – SaintHelena
- 8. プロセスモデルを見る 1/3 1. （右上のユーザ名） →「プロセスモデル設定」 2. 「プロセスモデル一覧」にある、「作業依頼フロー」の 虫眼鏡アイコンをクリックして、詳細ページに移動
- 11. プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 1/4 1. 「ワークフロー」 →「新規開始」 2. 一覧から「作業依頼フロー」 を見つけて、左から2つ目の ボタン – 「作業依頼フロー」の「１．依頼 作業の入力」の処理画面が開 きます 3. 「依頼先」で、他のユーザBを 指定 →他を入力して、「『１．依頼 作業の入力』処理完了」
- 12. プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 2/4 4. 先に「依頼先」で指定したユーザBで ログイン – 別のブラウザを使うと楽です 5. 「マイタスク」（左メニュー） →一覧から「作業依頼フロー」の 「2.再確認／完了報告」を見つけて 左から2つ目のボタン →「2.再確認／完了報告」の処理画 面が開きます 6. 処理画面で何か入力して「再確認」 – 「完了」を押さないで 7. 最初のユーザでログイン 8. 「マイタスク」（左サイド） →一覧に「作業依頼フロー」の「1. 再確認への対応」があることを確認
- 13. プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 3/4 9. 「1x. 再確認への対応」の 虫眼鏡ボタン 10. 以下の情報が表示されています – 概要 – 関連する会話（社内SNS） – 処理記録および現在の状態 – プロセスデータ（入力データ） – 状態
- 14. プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 4/4 トークン 特定のプロセスにおいて、どの工程まで業務が進んでいるか表す 原則、１つのプロセスに１つだが、複数になる場合もある 全てのトークンが終了イベントに到達すると、プロセスは終了する ? 先ほど見たプロセスモデルと同じであることを確認してください ? 個々のプロセスは、プロセスモデルに従って動作します ? １つ１つのタスクを処理していけば、トークンが動いていきます ? 通った経路（フロー）は、赤色になっています。 ? タスクにあるアイコンは、直近の処理担当者を表します。 各ユーザがアイコンを設定していると、それぞれのアイコンになります。
- 15. Questetra BPM Suite の基本概念② プロセスモデル ? 組織が特定の業務を遂行する上に おいて、守るべきルール ? 「業務ルール」「規定」など タスク ? プロセスモデル内で、 人が処理すると定めた工程 ? 自動処理される工程もある – イベント、サービスタスクなど プロセス（インスタンス） ? ルールに従って実際に行われる、 一連の仕事 ? 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い 合わせ対応」など トークン ? 特定のプロセスにおいて、どの工程 まで業務が進んでいるか表す 従うべきルール ルールにそって動く 実際の業務
- 17. Questetra BPM Suite の基本概念③ プロセスモデルの３要素 ? プロセス図（業務フロー図） – 工程、および工程の前後関係 ? データ項目 – 取り扱うデータ – タスク処理画面（フォーム） ? 処理担当者 – 誰が各タスクを処理するか
- 18. フォームを作る 1/7 1. （右上のユーザ名） →「プロセスモデル設定」 2. 「プロセスモデル新規作成」 3. プロセスモデル名は任意で、 そのまま「新規作成」
- 19. フォームを作る 2/7 ? 以下のプロセス図を作成してください ? http://youtu.be/jHK9juTN0eg ? モデラー内でも、「ファイル」→「チュートリアル」から参照可能です ? タスクをダブルクリックして、名前を変更
- 21. フォームを作る 3/7 ? プロセスデータ項目で以下を追加 – 数値 – 日付
- 22. フォームを作る 4/7 ? データ編集許可設定を、以下のように – “入力”タスクは、全データを「編集可」に – “確認”タスクは、全データを「表示のみ」に
- 23. 編集許可設定とは ? 各工程で、データ項目が編集可能かどうか設定するもの 工程1 工程1x 工程2 工程3 データA 編集可 編集可 編集可 表示のみ データB 編集可 編集可 表示のみ 表示のみ データC 編集可 編集可 表示のみ 表示のみ
- 24. ? 「保存」→「閉じる」 ? 「開発中のバージョン1の リリース」 ? バージョンメモは空で、 「リリース」を押してくださ い ? プロセスを開始できる状 態になったので、 プロセスを開始します フォームを作る 5/7
- 25. フォームを作る 6/7 1. 「ワークフロー」 →「新規開始」 2. 一覧からプロセスモデルを見つ けて、プロセスを開始＆先頭タ スクを処理 3. 次の工程「確認」に進んでいる はずなので、それを探します 「ワークフロー」→「マイタスク」 4. 一覧から先に開始したプロセス の「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理 定義したデータ項目が、タスク処理画面に表示される 設定に応じて、「入力」「確認」での、各項目の編集可否が変わる
- 26. フォームを作る 7/7 ? データ編集許可設定 – 編集可 ：値の閲覧可能。および編集可能 – 表示のみ：値の閲覧可能。編集はできない。 – 「-」 （なし）：値の閲覧も、項目の閲覧もできない。 ? データの種類 – 文字（単一行／複数行） – 数値 – 選択（ラジオ／チェック／セレクトボックス／検索セレクト） – 日付（年月日／年月／月日／年）／日時 – ファイル – ユーザ／組織 – 掲示板 – テーブル
- 27. Questetra BPM Suite の基本概念④ ? プロセスモデルに バージョンの概念 ? 各プロセスは、開始したタイミン グのプロセスモデルのバージョン に紐付いている – プロセスは、その時点での最新 バージョンでしか開始できない ? リリースすると、 開発中だったものが 最新バージョンになる バージョン１ バージョン2 バージョン3（最新） バージョン3（開発中） リリース
- 30. 他の人に仕事を 2/10 以下のプロセス図に変更してください 1. スイムレーンをドラック＆ドロップで追加 2. 「確認」「終了」を追加したスイムレーンに、 ドラッグ＆ドロップで移動 3. スイムレーンの名称変更 – プロパティダイアログから変更
- 31. 他の人に仕事を 3/10 ? 処理担当者の設定画面に移動 ? “担当者2” にて、以下の設定 – 「ユーザ: 〇〇」を選択して、「編集」ボタン ? 他のユーザに変更して「確定」 – 「候補者の表示」で、選択したユーザが 表示されることを確認 プロセスモデル保存後、 「開発中のバージョン○のリリース」
- 32. 他の人に仕事を 4/10 1. 「ワークフロー」 →「新規開始」 2. 一覧からプロセスモデルを見つ けて、プロセスを開始＆先頭タ スクを処理 3. 別ユーザでログインしなおして、 「ワークフロー」→「マイタスク」 4. 一覧から先に開始したプロセス の「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理 担当者設定で指定したユーザに、「確認」タスクが割りあたるようになる
- 33. 少し脱線 開始したプロセスの状況を確認する ? 「開始したプロセス」か「処理したタスク」 ? 「処理したタスク」は、他ユーザが開始したプロセスで、 途中の工程に関わったものも見える – 「開始したプロセス」より見える範囲が広い ? タスクとプロセスの違いは 工程のレベルで見るか、全体で見るかの違いもある – １つのプロセスで２工程処理していれば、 「処理したタスク」では２つ出てくる
- 35. “担当者2” にて、設定を「追加」 ? 先ほどとは異なるユーザを選択して「確定」 他の人に仕事を 6/10 プロセスモデル保存後、 「開発中のバージョン○のリリース」
- 36. 他の人に仕事を 7/10 1. 「ワークフロー」 →「新規開始」 2. 一覧からプロセスモデルを見つ けて、プロセスを開始＆先頭タ スクを処理 3. プロセスモデルで指定した、 ２人のユーザそれぞれで ログイン 「マイタスク」ではなく、「引き受け待ち」に「確認」タスクが入る
- 37. Questetra BPM Suite の基本概念⑤ ? 設定に該当するユーザ が１人しかいない場合 ? 仕事は、自動的にそのユ ーザのものとなる ? 設定に該当するユーザ が２人以上いる場合 ? 仕事は「誰かが引き受け てくれるのを待つ」（引き 受け待ち）状態に – 対象ユーザに依頼メール ? 仕事は、引き受けたユー ザのものとなる
- 38. 他の人に仕事を 8/10 1. 「引き受け待ち」にある 「確認」タスクで、虫眼鏡アイコン 2. 「詳細」ページの 「処理記録および現在の状態」 から、「候補者」ボタン – 処理担当の候補者が表示される – プロセスモデルで指定した ２人のユーザ 3. 「引き受ける」 または「引き受けて処理開始」 からタスク処理が可能 引き受けた時点で、他の候補者の「引き受け待ち」リストからは消える
- 39. 他の人に仕事を 9/10 ? 現在、もう１人のユーザではプロセスを開始できない ? 開始イベントのあるスイムレーンでは、担当者設定の意味が異なる ? 「該当業務のプロセスを開始できるのは誰か」という意味に ? それ以外のスイムレーンでは、 「そのスイムレーンで発生した仕事を処理できるのは誰か」 担当者１の「担当者設定」で、もう１人のユーザを追加してやると、 そのユーザもプロセスを開始できるようになる
- 40. 他の人に仕事を 10/10 ? 組織で指定 – 〇〇に直接所属するリーダまたはスタッフ／リーダ – 〇〇の下位組織に所属するリーダまたはスタッフ／リーダ ? ユーザで指定 ? プロセスデータで指定 – 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織 ? スイムレーンを用いた相対的な指定 – スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織のリーダなど ? ロールで指定
- 44. フォームの高度な設定 3/10 ? 左側の項目一覧でデータ項目 右上のプロセス図で工程を選択可能 – いずれも複数選択可能 ? 右下の表に、選択したデータ項目／工程についての、データ編集許可設 定が表示 – 編集も可能 ? 「入力」工程はすべて「編集可」に 「確認」工程はすべて「表示のみ」に ? 終了したら「戻る」
- 46. フォームの高度な設定 4/10 ? 段組設定を変更 ? 項目の順番も変更 ? 複数の項目を選択し、まとめて段組設定／順番変更もできます
- 47. フォームの高度な設定 5/10 ? 「数値」データを変更 ? 「必須」に ? 「説明」を追加 – 10以上20以下にしてください ? 接頭文字を「＄」に ? 最小値を “10” に ? 最大値を “20” に
- 48. フォームの高度な設定 6/10 ? 「選択」データを変更 ? 表示ラベルを「はい」と「いいえ」に ? 初期値を「いいえ」に ? 表示ラベルが変わっても、選択肢 ID が同じであれば、検索や集計で同じ 選択肢と扱われる
- 49. フォームの高度な設定 7/10 ? 「ユーザ」データを変更 ? 「必須」に ? 初期値を「プロセス開始ユーザ」に（編集ボタンを押した先で変更） ? 初期値は、プロセスを開始したタイミングで設定される値 – ここでは、プロセスを開始したユーザが設定されるという意味
- 50. フォームの高度な設定 8/10 ? 「テーブル」データを変更 ? 「テーブル項目を追加」で、数値を３つ追加 ? テーブル項目名を変更「文字」「数値1」「数値2」「数値3」 ? 「文字」を「必須」に ? 「数値3」の編集ボタンから（次へ続く）
- 51. フォームの高度な設定 9/10 ? 「数値3」のテーブル項目を変更 ? 「ふたつの項目の積が入る 数値1×数値2」に ? 「テーブルの下に集計が表示される」に
- 52. フォームの高度な設定 10/10 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」 タスク処理画面の動きを確認してください ? 「数値」の入力値チェック ? 「選択」の選択肢と初期値 ? 「ユーザ」の UI と初期値 ? 「ファイル」の UI ? 「テーブル」での自動演算
- 54. ユーザと組織?ロール ? Questetra には「ユーザ」「組織」「ロール」の概念 – 組織とロールは、複数のユーザをグループ化するためのもの – 組織とロールは、プロセスモデルの担当者設定で使用する ? 組織はツリー構造で、ルートは１つ – 企業の組織構造を、そのまま反映させる前提 ? ロールはツリー構造を持たない – 企業の組織とは異なった、グループを作るためのもの – 例えば組織横断的なグループなど、組織を補助する目的 ? 全ユーザは、いずれかの組織に所属しなければならない – 所属しなければ、ワークフローの各機能が使用できない ? 組織への所属に際して、「リーダ」「メンバ」の属性がある – 「リーダ」「メンバ」の属性も、プロセスモデルの「担当者設定」で使用 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 55. ユーザと組織 ? 所属は右の通り ? １人目がリーダ ? 営業部 – Hawaii ? 営業1課 – Galapagos – Oahu ? 営業2課 – Solomon – Midway 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部 ? 全社 – SouthPole ? 管理部 – Sumatera – Maldives ? 開発部 – Canarias – SaintHelena
- 57. 担当者設定で、「管理部」 のスイムレーンの設定 1. 自分を指し示すものを選択して、「編集」 2. 「組織」「管理部」「直接所属するリーダまたはスタッフ」にして「確定」 「候補者の表示」で、設定に該当するユーザを確認できます。 処理担当者の設定で、組織を活用する
- 58. 処理担当者の設定で、組織を活用する 担当者設定で、「申請者」 のスイムレーンの設定 1. 自分を指し示すものを選択して、「編集」 2. 「組織」「全社」「直接所属するリーダまたはスタッフ」にして「確定」 「候補者の表示」で、「サウスポール」しか出てこない
- 59. 処理担当者の設定で、組織を活用する ? 「組織：全社 に直接所属しているリーダまたはスタッフ」は 「全社」組織に所属しているユーザ“のみ”が対象 ? 「組織： 全社より下位組織に所属しているリーダまたはスタッフ」は 「開発部」「営業部」「管理部」…に所属しているユーザが対象 – 「全社」は除かれる ? この２つを組み合わせると、全ユーザが対象になる 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 60. 処理担当者の設定で、組織を活用する 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、 誰でも開始できること、管理部に「確認」工程がいくこと を確認してください 1. 「申請者」 のスイムレーンで「追加」 2. 「組織」「全社」「より下位組織に所属するリーダまたはスタッフ」にして 「確定」 「候補者の表示」で、全ユーザが出てくるようになる
- 62. 担当者設定の種類 ? 組織で指定 – 〇〇に直接所属するリーダまたはスタッフ／リーダ – 〇〇の下位組織に所属するリーダまたはスタッフ／リーダ ? ユーザで指定 ? プロセスデータで指定 – 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織 ? スイムレーンを用いた相対的な指定 – スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織のリーダなど ? ロールで指定 – ロール〇〇に所属する人
- 63. 課題 次のような、簡単な出張の申請業務を、クエステトラ上に実装してください （先のプロセスモデルを改良してください） 申請内容は ? 申請者（代理申請はＮＧ） ? 出張期間（開始日と終了日） ? 費用 ? 内容（出張先など） 必ず、上司の承認が必要 最後は管理部が確認する つまり「申請」「上司の承認」「管理部による確認」の3ステップ 「上司の承認」の処理担当者の設定以外について、取り組んでください （差し戻しできないとか、細かいことは無視してください）
- 64. 「上司の承認」の処理担当者設定 以下、２つの方法、それぞれで試してみます ? プロセスデータで指定 – 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織 ? スイムレーンを用いた相対的な指定 – スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織のリーダなど
- 65. 1. 「上司」に相当するユーザ型データ項目を追加 2. 「申請」タスクで、追加したデータ項目を「編集可」に 3. 「上司」スイムレーンの担当者設定を変更 1. 自分を指し示すものを選択して、「編集」 2. 「プロセスデータで指定」、追加したデータ項目を選択して、「確定」 「上司」をプロセスデータで指定 1/2 「上司の承認」は、 データで指定した ユーザに割りあたることを 確認してください
- 66. 「上司」をプロセスデータで指定 2/2 ○ ? 解りやすい ? あらゆる場合に対応できる × ? 厳格にルールを適応できない – 間違った「承認者」を指定することも可能
- 68. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 2/4 ? Oahu@questetra.com – パスワードは ‘o’ 8つ ? Galapagos@questetra.com – パスワードは ‘g’ 8つ ? Midway@questetra.com – パスワードは ‘m’ 8つ ? Solomon@questetra.com – パスワードは ‘s’ 8つ ? 営業部 – Hawaii ? 営業1課 – Galapagos – Oahu ? 営業2課 – Solomon – Midway 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部 ? 全社 – SouthPole ? 管理部 – Sumatera – Maldives ? 開発部 – Canarias – SaintHelena Oahu で申請すると、 Galapagos が承認者に Midway で申請すると、 Solomon が承認者になる
- 69. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 3/4 「同じ組織のリーダ」を指定したが、他に５パターン 営業２課のユーザから見ると ? 同じ組織（営業２課） ? 親組織（営業部） ? より上位組織（営業部と全社） それぞれ「リーダまたはスタッフ」「リーダ」の２パターン 全部で ３×２＝６パターン 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 70. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 4/4 ○ ? 厳格にルールを適応できる × ? 「同じ組織のリーダ」という指定だと、リーダの人が申請する と、自分自身が「上司として承認」することになる （そのような業務ルールであれば、問題ない） – リーダの申請に対して、「親組織のリーダ」に承認させるためには、 プロセスモデルを分けるなどの工夫が必要 ? 「部長」や「課長」といった特定のポジションを指定できない – 組織にレベルの概念が無いため – さらに複雑な設定を行えば可能
- 71. 「上司の承認」の設定についてのまとめ ? プロセスデータで指定 ? スイムレーンを用いた相対的な指定 ? （スイムレーンを用いた相対的な指定 とロールの組み合わせ） ? （厳密に、承認者を計算する方法） 現状、「これさえ知っておけば完璧」「設定も簡単」という方法は ありません。 最初は、厳密性よりも、設定が容易な方をお勧めします。 厳 密 で 穴 が 少 な い 設 定 が 容 易
- 73. フローを分岐させる 1/7 大きく２種類ありますが、まず１つ目 タスク処理の際、次のトークンの遷移先を指定する方法です。 先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動してください。 ① ② ③
- 74. フローを分岐させる 2/7 上司が「却下」できるようにします 以下のように、プロセス図に変更してください 1. 終了イベントを上司のスイムレーンに追加 2. 承认タスクから终了イベントへのフローを追加
- 75. フローを分岐させる 3/7 1. 「承認」タスクの「分岐」設定に移動 2. 「分岐タイプ」はそのまま 3. 「遷移先の決定」の「ボタン名」を変更 ? 「確認」へ遷移するボタンを「承認」に ? 「終了」へ遷移するボタンを「却下」に 分岐条件で設定した２つのボタンが表示される いずれかのボタンを押すとタスクが完了し、設定した先にトークンが移動する
- 76. 少し脱線 滞留状況を見る ? 「ヒートマップ」から特定のプロセスモデルを選択 ? 一般ユーザは自分が処理に関わったプロセスが 集計対象 ? 権限を持つユーザは全プロセスが集計対象
- 78. フローを分岐させる 5/7 金額が100万円を超える場合は、社長の確認も必要にします 以下のように、プロセス図に変更してください 1. 「社長」のスイムレーンを追加 2. 「社長」のスイムレーンに「確認」タスクを追加 3. 「排他ゲートウェイ」と「結合ゲートウェイ」を追加し「承認」タスク以降を変更 – Advanced パレットに、2つのゲートウェイがあります 4. 「社長」のスイムレーンの担当者設定を「全社に直接所属するリーダ」に
- 79. フローを分岐させる 6/7 1. 「分岐」ゲートウェイのプロパティに移動 2. 分岐タイプはそのまま 3. 「合流」へ遷移する条件を削除（「ー」ボタンで） 4. 「デフォルトフロー」の遷移先を「合流」に
- 80. フローを分岐させる 7/7 5. 遷移先が「確認」である条件式の条件名を編集「100万円以上」 6. 同じ行の条件式のアイコンをクリック 7. 「条件式設定」で「詳細な条件を設定する」を選択 8. 「費用」「右の値以上」を選択し、「1000000」を入力 9. 「閉じる」で条件式が「費用>= 1000000」になっていることを確認 「費用」が1000000以上であれば、「確認」タスクへトークンが自動的に移動
- 81. 分岐のまとめ タスクでの分岐 ? タスク処理の際、次のトークンの遷移先を指定する ? 最初に条件を満たした、１つのフローのみにトークンを流す（ と同じ） ゲートウェイでの分岐 ? 最初に条件を満たした、１つのフローのみにトークンを流す ? トークンを複製し、全てのフローにトークンを流す ? トークンを複製し、条件を満たしたフローのみにトークンを流す ? 複数のフローを１つに集約する トークンが複数になっている場合は、１つにまとめる
- 82. まとめ プロセスモデル ? 組織が特定の業務を遂行する上に おいて、守るべきルール ? 「業務ルール」「規定」など タスク ? プロセスモデル内で、人が処理する と定めた工程 プロセス（インスタンス） ? ルールに従って実際に行われる、一連の 仕事 ? 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わ せ対応」など トークン ? 特定のプロセスにおいて、どの工程 まで業務が進んでいるか表す 従うべきルール ルールにそって動く 実際の業務 プロセスモデル（3要素）の実装が肝 ?プロセス図 ?データ項目 ?処理担当者
- 85. 標準の通知機能 ? いくつかのタイミングで通知 – オファーされた時（「引き受け待ち」のタスクが発生したとき） – 割り当てられた時（「マイタスク」が発生したとき） – 締め切り１日前／１時間前／締め切り後○時間おき ? 通知方法が2種類 – メール／Questetra BPM Suite上 – ユーザ自身が受け取りタイミングを制御 – プロセスモデルの設計者が、ユーザの設定を無視して通知する方法も
- 86. タスクの締め切り ? タスクごとに「締め切り日時」を設定可能 – 一覧表示や、通知で活用される ? 締め切り日時の指定方法 – データ項目で指定 – プロセスが開始してから – タスクが発生してから ? 該当タスクにトークンが 到達してから ? 締め切り時の処理 – 何もしない（通知するだけ） – タスクを異常終了させる （トークンはタイマー境界イベントに移動）
- 87. タスクの締め切り みなさんのQuestetra BPM Suite に戻ってください 「タスク処理画面の高度な設定」で作成したプロセスモデルを再編集します ① ② ③
- 88. タスクの締め切り 1. 「確認」タスクの「締め切り／通知」設定に移動 2. 「締め切り日時」を、「日時」データで指定された日時に 3. 締め切り到達時の処理はそのまま 以下を確認してください ? マイタスクや引き受け待ちの一覧で、 締め切り日時が表示されること
- 89. ユーザの設定を上書きしての通知 ? ユーザが「受け取らない」設定にして いても、メール通知することができる ? 通知が必須である ヒューマンタスクで使用 ? 設定はユーザ側の通知受信の設定 に対応 – オファーされた時 – 割り当てられた時 – 締め切り１日前／１時間前／ 締め切り後○時間おき ユーザの設定に関わらず、 メール通知される
- 91. Questetra BPM Suite には、自動処理を行う アイテムが多数ある プロセスを自動開始するアイテム 定期的にプロセスを開始する等 トークンが到達したら、自動処理を行うアイテム 外部サービスに HTTP リクエストを投げる等 自動処理のアイテム
- 92. プロセスの途中で、メールを送る 1/3 「タスク処理画面の高度な設定」 を再編集し、以下のプロセス図に してください ? 「送信」で使用しているアイテムは、 「メッセージ送信中間イベント（メール）」 ? Advanced のタブ内にあります ? トークンが到達すると、自動的にメールを送信
- 93. プロセスの途中で、メールを送る 2/3 ? 「送信」の設定を以下の通りに ? アンダーバーがついている変数の部分は、「データ埋込」のところから選択して、 コピー＆ペースト ? 宛先にある固定アドレスは、適当なものを プロセスを動かして、変数の部分が置き換わって、 メールが届くことを確認してください
- 94. プロセスの途中で、メールを送る 3/3 メッセージ送信中間イベントを、標準の通知機能の代わりに 使うことも可能だが、一長一短ある 「標準の通知機能」のメリット／デメリット ? タスクの処理担当者に、メールを送ることができる ? セキュリティを考慮した内容になっている （見えるべきでないデータが、メールに含まれることはない） ? メールの内容を、細かくカスタマイズすることができない 「メッセージ送信中間イベント」のメリット／デメリット ? メールの内容を、細かくカスタマイズすることができる ? セキュリティの考慮は、設計者任せ ? 標準の通知機能でできることの中に、実現できないこともある
- 95. プロセスの途中で、PDF の自動生成 1/4 「タスク処理画面の高度な設定」 を再編集し、以下のプロセス図に 変更してください ? 「サービス」で使用しているアイテムは、 「サービスタスク（PDF生成）」 ? Advanced のタブ内にあります ? トークンが到達すると、テンプレートのPDF に データを埋め込み、新しい PDF を作成
- 96. プロセスの途中で、PDFを自動生成 2/4 「サービス」の設定を以下の通りに ? 「テンプレートとするPDFフォーム」は、「プロセスモデルファイル」を選択し 「sample.pdf」を入力 ? 「PDFファイルを保存するファイル型データ項目」は「ファイル」 ? 「保存する際のファイル名を指定する文字型データ項目」は「文字」 ? 「自動生成」ボタンを押し、ファイルを保存 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」 プロセスの新規開始は待ってください
- 97. プロセスの途中で、PDFを自動生成 3/4 自動生成された PDF は以下のようなもの ? PDF のフィールドに、データが埋め込まれる ? これをベースに、独自のPDF テンプレートを作成しても構わない
- 98. プロセスの途中で、PDFを自動生成 4/4 ? 詳細ページの 「プロセスモデル」メニューから 「プロセスモデルファイルの管理」 ? 「プロセスモデルファイルの管理」ページで、ファイルを保存 – 種類は「サービスタスク(PDF生成) で使用する PDFフォーム」 – ファイル名は「sample.pdf」 – ファイルは、先ほどダウンロード したファイル プロセスを動かして、データが埋め込まれた PDF が 作成されることを確認してください