Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
•
0 likes•316 views
SharePoint als ECM pakket heeft vele functies en elementen in zich die raken aan andere bedrijfsfuncties. Collega’s uit het primaire proces, ICT, management en document- en recordsmanagers zullen gezamenlijk het eigenaarschap van het systeem moeten beleggen. Consistentie in regels, processen en gedrag is de sleutel tot succes. Tijdens zijn workshop gaat Eric Burger uitgebreid in op de vele mogelijkheden die SharePoint biedt bij ondersteuning van document- en recordsmanagement.
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
- 1. Recordsmanagement en governancein SharePoint 2010Eric BurgerKBenP zomerevent 23 juni 2010
- 2. AgendaWie is Eric BurgerWaarom een cursus over ‘recordsmanagement en governance in SharePoint 2010’?SharePoint 2010: componenten en toepassingsmogelijkheden overviewFunctionaliteiten voor recordsmanagementWat kan niet met out-of-the-box SharePoint 2010?Governance: waarom is het zo belangrijk?Archiefwet en certificering
- 3. eric burger document managementWie is Eric Burger?Document management specialistTwintigjaar actief in vakgebiedVan Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseurNu zes jaar ‘eric burger document management’ Sinds 2007 gevestigd te Aalten (Gld.)Kenmerken: onafhankelijk, snel, gestructureerd, betrokkenActiviteiten: projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering
- 4. eric burger document managementVoerde opdrachten uit voor o.a.:Stadsdeel Centrum, Gemeente AmsterdamStaatsbosbeheerCentraal Fonds VolkshuisvestingBouwfonds REIMMinisterie van OCWRijkswaterstaat, Noord -HollandDe Nederlandsche BankNationaal ArchiefStadkwadraat BVhttp://www.ericburger.nl/site/blog/www.twitter.com/spiekerdijk6
- 5. Waarom een cursus…?SharePoint en recordsmanagement:‘… and stillorganizationsplungeheadfirstinto SharePoint likethere’s NO tomorrow…’SharePoint en governance:A good Governance Plan is ‘necessary but not sufficient’ to ensure success, so be advised: a Governance Plan alone will not guarantee the success of your solution. You still have to ensure that the Governance Plan is applied. However, not having a Governance Plan or having a plan that is either impractical or unrealistic is a clear recipe for disaster.
- 6. A clearrecipefor disaster?We hebben de licenties toch al in huis dus laten we maar starten met implementerenWe zetten het gewoon naast ons o-zo-ingewikkelde-DMS/RMA-dat-bijna-niet-wordt-gebruiktZo mooi: iedereen kan zijn eigen site en bibliotheken inrichten naar eigen wensEerst maar eens experimenteren, het beheer pakken we later wel op met interne communicatie en DIV
- 7. Waarom toch SharePoint?Om drie redenen:GebruikersGebruikersGebruikers (vrij naar mijn makelaar)En serieus: Geintegreerde oplossing voor documentmanagement, portal en collaborationEenvoudige menugestuurde configuratieMSOffice integratieFlexibiliteit en eenvoud
- 9. Records management functionaliteiten‘In-place’ records of gebruik ‘records center’Unieke identifier (permanente URL)Content typesDocument setsInformation management policyBewaartermijnenArchiveringsstadiaHolds
- 10. Verschilolen tussen een records archive en in-place records
- 11. Klaar met SharePoint out-of-the-box?In de meeste organisaties zullen aanvullende oplossingen nodig zijn voor:Scanning/captureE-mail archivering, bv. met ColligoContributor
- 12. 14 december 2005Email kan je slepen naar een Sharepoint locatie
- 13. 14 december 2005Er verschijnt dan een registratiescherm voor metadata. Deze kan je uitbreiden met extra metadata. Automatisch kunnen de waarden to, from, date sent, date received opgenomen worden
- 14. 14 december 2005E-mail is direct terug te vinden in Sharepoint
- 15. GovernanceRisico’s van gebrekkige governance:Conflicten over beheer – die je bij een separaat portal en DMS/RMA niet zou hebbenOngebreideld metadata gebruik – met gevolgen voor eenduidige zoekresultatenBeveiliging niet dekkend of verschillend geregeld – documenten onbedoeld toegankelijkVerschillende bewaartermijnen – stukken blijven onbedoeld bewaard of worden onbedoeld verwijderdGeen gebruik maken van mogelijkheden van hiërarchie in bv. contenttypes, sites, bibliotheken – maakt eenduidig beheer en autorisatie lastiger
- 16. GovernanceMaak een governance plan vóórdat je implementeert!Regel tijdig:Content governanceClassificatie governanceFunctionele governanceBeveiliging governanceRetentie governance
- 17. Certificering en ArchiefwetOnderscheid kwaliteit product en kwaliteit implementatie wordt vaak niet gemaakt.‘Wij hebben audit-trail uitgezet, anders is ons RMA niet vooruit te branden’‘Wij hebben nog nooit dossiers vernietigd in ons RMA’‘Ons DMS heeft een digitaal archief maar we heben nog nooit documenten overgebracht’‘Je kan geloof ik wel bewaartermijnen toepassen, maar niemand weet precies hoe het werkt’‘Product X is tenminste nog gecertificeerd’
- 18. ArchiefwetSharePoint 2010 beschikt over:Hierarchischfile-planDossiers Stadia voor retentieRetentie op dossier- (documentset) en document (documenttype) niveau
- 19. Certificering
- 20. CertificeringMOSS2007 is - alleen - in combinatie met het DoD 5015.2 Record Management Pack, gecertificeerd door ECB volgens de normering NEN 2082.SP 2010 is NIET gecertificeerd cf. NEN2082Eén SP 2010 IMPLEMENTATIE (voor gemeente Nieuwegein) is WEL gecertificeerd door ECB
- 21. CertificeringHet DoD 5015.2 Service Pack voor MOSS 2007 werd beschikbaar gesteld als ‘as is’ code via internet en kon alles of niets worden geïnstalleerd.Voor SharePoint 2010 ontwikkelt GimmalSoft aanvullende software voor DoDcompliance waarmee een keuze kan worden gemaakt uit componenten
- 23. Meer informatie over deze twee-daagse cursus?wo. 5 en wo. 26 oktober 2011wo. 2 en wo. 16 november 2011http://goopleidingen.nl/info-spa-rm