�ݺ�ߣ

VII Jornades de Signatura Electrònica
Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar,
conservar
1 de 24
El Projecte 3 en 1:
digitalitzar, autenticar, conservar
Roser Latorre Tafanell
Departament d’Arxiu i Documentació
Ajuntament de Sant Boi de Llobregat
VII Jornades de Signatura electrònica
Barcelona, 28 d’octubre de 2010

conservar
2 de 24
El Projecte 3 en 1:
• 3 funcions:
• Digitalitzar
• Autenticar
• Conservar
• 3 actors:
• Agència Catalana de Certificació CATCert
• Empresa prestadora de serveis
• Ajuntament de Sant Boi de Llobregat
• 1 objectiu:
Aconseguir còpies electròniques autèntiques de documents
emesos originalment en suport paper, de forma
automatitzada, i conservar-les en un repositori segur.

conservar
3 de 24
Les tres funcions:
1. Digitalitzar
• Preservació
• Accessibilitat
• Informació
2. Autenticar
• Autenticitat
• Validesa legal
• Validesa administrativa
• Seguretat de la informació
3. Conservar
• Conservació permanent
• Perdurabilitat
• Control d’accessos / Identificació d’usuaris
• Processos de migració

conservar
4 de 24
Marc normatiu
• Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim jurídic de les Administracions
Públiques i del procediment administratiu comú, art. 45 i 46.
• Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, art. 5.
• Llei 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica.
• BOP 03/02/2007: Anunci de l’Organisme de Gestió Tributària -tramitació
electrònica-.
• Ordenances municipals per a l’impuls de l’administració electrònica –Localret i
ajuntaments-.
• Llei 11/2007,de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics.
• Guia de digitalització segura, Agència Catalana de Certificació, 30/06/2008.
• Aprovació del SGD, Ajuntament de Sant Boi de Llobregat, Ple de 21/07/2008.
• Ordenança reguladora del procediment i l'aplicació informàtica per a la producció
de còpies electròniques autèntiques mitjançant procediments de digitalització i
autenticació segurs", Ple de l’Ajuntament, 20/10/2008.

conservar
5 de 24
Ordenança digitalització/autenticació
• Preàmbul: expressa la voluntat d’impulsar l’administració
electrònica
• Objecte: aprovació de les aplicacions i dels procediments per a la
producció de còpies electròniques autèntiques de documents en
suport paper.
• Àmbit d’aplicació: tots els documents, segons SGD
• Programes i aplicacions informàtiques: aprovació de
l’aplicació, elements, signatura
• Procediment individualitzat: captura per operador, repositori
provisional, signatura i autenticació per funcionari públic.
• Procediment automatitzat: captura i certificat digital
d’aplicació, mòduls signats, control de qualitat; tractament de les
imatges, validació de certificat, correccions, pista d’auditoria,
autenticació amb el segell d’òrgan amb data i hora.
• Arxivatge i conservació –eliminació-

conservar
6 de 24
Procés de digitalització i autenticació
Procés individualitzat:
• Captura per operador, repositori provisional, signatura i
autenticació per funcionari.
Procés automatitzat:
• Preparació de documents: estudi, depuració, integració SGD.
• Captura de documents amb certificat digital d’aplicació –2
objectes digitals-: imatges originals.
• Control de qualitat i tractament de la imatge: imatges finals
signades sense segell de temps.
• Validació de signatura i procés d’imatges i documentació.
• Sistema d’agrupació d’imatges i control de qualitat.
• Segell d’òrgan amb data i hora.
• PDF signats, amb segell de temps i pista d’auditoria.

conservar
7 de 24

conservar
8 de 24

conservar
9 de 24
Cronologia del Projecte 3 en 1:
• Inici: 1a reunió plenària el 26/04/2007
• Reunions plenàries, total: 5
• Reunions tècniques, CATCert i empresa: 3
• Reunions Ajuntament: 6
• Presentació del Projecte a les IV Jornades de Signatura
electrònica, 29/10/2007.
• Ordenança: Aprovació del Ple el 20/10/2008
• Publicació de l’ordenança: BOP del 18/03/2009
• Procés de digitalització: desembre 2008 - gener 2009
• Tractament, controls i autenticació dels documents: març/juny
2009
• Primer document digitalitzat/autenticat: 23/06/2009

conservar
10 de 24
Documents tractats:
• Llibres d’actes de Plens Municipals
• Llibres d’actes de les Juntes de Govern i
Comissions Municipals
• Llicències d’Obres
• Fulls de Renovació Padronal
• Altes i Canvis de domicili al Padró Municipal
d’Habitants

conservar
11 de 24
Guanys colaterals i properes
actuacions:
• L’Arxiu s’ha potenciat com a Servei per a la gestió
• L’Arxiu, impulsor de processos i projectes de millora relacionats
directament amb l’administració electrònica i les noves
tecnologies.
• Hem parlat més d’administració electrònica.
• Procés de conservació de documents electrònics: iArxiu i repositori
segur de documents electrònics.
• Possibilitat d’eliminar documents en paper i això interessa.
• Procés d’eliminació de documents originals emesos en suport
tradicional.
• Ara cal una integració: al final i a l’inici del procés

conservar
12 de 24
Productes lliurats:

conservar
13 de 24
Properes actuacions:
• Projecte 3x1 2a part: Tractament integral dels documents
padronals –Subvenció de l’AOC-.
• Trasllat dependències municipals: oportunitats
• Repositoris electrònics: iArxiu i Documentum
• Metadades
• Reglament de l’Arxiu Municipal
• Comissió d’accés, seguretat i avaluació de la
informació i els documents
• Descripció sèries documentals i expedients
• Procediment per a l’eliminació de documents originals en
suport paper
• POD: Plans d’Ocupació per a la digitalització

conservar
14 de 24
Tractament integral del Padró
d’Habitants: pel davant i pel darrera
• Subvenció Administració Oberta de Catalunya –AOC-
• Tractament dels documents des de l’Oficina d’Atenció al
Ciutadà
• Tractament dels documents dipositats a l’Arxiu Central:
• X504 Altes al Padró d’Habitants
• X505 Baixes al Padró d’habitants
• X506 Modificacions del Padró d’Habitants
• X516 Renovacions Padronals
• Fitxes descriptives de cada sèrie aprovades per la Comissió
de seguretat, accés i avaluació de documents
• Determinació de les actuacions a realitzar

conservar
15 de 24
Requeriments: el Reglament de l’Arxiu
• DECRET 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius
del Sistema d'Arxius de Catalunya, del procediment d'integració i
del Registre d'Arxius de Catalunya. DOGC núm. 5524 de
11/12/2010.
• Requisits:
• Tècnics: Aplicar el SGD –QdC, descripció, calendaris de
conservació i eliminació.
• D'instal·lacions i equipaments / Requisits ambientals
• De seguretat: de les persones i dels fons –extinció d’incendis-
(i la seguretat electrònica?).
• De funcionament: reglament intern de funcionament que
defineixi el SGD, règim d’accés i consulta, serveis

conservar
16 de 24
Comissió de seguretat, accés i avaluació
dels documents i la informació
• ADSCRIPCIÓ: Àrea de Serveis interns o generals
• OBJECTIUS: avaluar, estudiar i informar amb referència a les polítiques,
plans i assignació de recursos envers la seguretat, l’accés, la disposició, i la
conservació de la informació i els documents municipals en qualsevol tipus
de suport.
• COMPOSICIÓ:
• Presidència: Secretaria general
• Cap del Departament d’Arxiu i Documentació, que actuarà com a
secretària
• Cap d’Informàtica
• Cap d’Organització
• Un advocat a proposta de l’Assessoria jurídica
• Un tècnic d’arxiu
• El/s gestor/s segons els documents i la informació a tractar

conservar
17 de 24
Comissió de seguretat, accés i
avaluació dels documents i la
informació: funcions
• Elaborar el Pla estratègic de desenvolupament de seguretat i
anàlisi de la informació i les seves actualitzacions
• Estudiar i fer informe de les propostes d’avaluació de les sèries
documentals
• Elevar les propostes d’avaluació a l’òrgan competent
• Elevar les propostes d’eliminació de documents originals en suport
paper havent obtingut còpies electròniques autèntiques
• Establir la política de seguretat envers la protecció de les dades de
caràcter personal i vetllar per la seva correcte implantació i
funcionament.

conservar
18 de 24
L’accés
• L’estat dels documents
• L’existència o no del document
• Condicions d’accés segons:
• tipus d’usuaris:
• Pròpia administració: Unitat gestora / Punt d’informació /
Altres unitats / Càrrecs públics
• Altra administració: funcions
• Extern a l’administració:
• Interessat / Ciutadà / Investigador/a
• Tipus d’accés: Modificació / Lectura / Accés denegat
• Fase de la documentació
• Activa
• Semiactiva
• Inactiva

conservar
19 de 24
L’accés: la normativa
• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
BOE núm. 155 de 29/06/1985.
• Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Protección Civil del
Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia
Imagen.
• LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de
Datos de Carácter Personal. BOE, 14/12/1999, núm. 298.
• INSTRUCCIÓN 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española
de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales
con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o
videocámaras. BOE, 12/12/2006, núm. 296.
• Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se
aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999,
de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
BOE, 19/01/2008, núm. 17.
• Llei 10/2001,de 13 de juliol,d’arxius i documents, DOGC 3437,
24/07/01.

conservar
20 de 24
Decret 13/2008 sobre accés,avaluació i tria de
documents
• Accés: La visualització de la informació continguda en un document”, art.2.
• 4.2 La Comissió ha de fer constar el règim aplicable a l’accés als documents que
s’hagin de conservar, en resoldre les sol·licituds d’avaluació de documents públics.
• 7.3 És competència de la CNAD decidir els casos en els quals l’existència d’una còpia
o suport de substitució de documents pot permetre l’eliminació de documents amb
valor jurídic, informatiu o cultural. La còpia o suport de substitució ha de garantir,
(...) l’autenticitat, integritat i conservació dels continguts. En cap cas se’n pot
autoritzar l’eliminació per aquesta via quan els suports dels documents originals
tinguin un valor cultural o altres característiques que aconsellin la seva conservació.
• 7.4 No es poden eliminar els documents mentre subsisteixi el seu valor probatori de
drets i obligacions de persones físiques o jurídiques o mentre no hagin transcorregut
els terminis que la legislació estableix per a la seva conservació.

conservar
21 de 24
L’avaluació: eliminem documents originals en
suport paper amb documents de substitució?
• LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos. BOE núm. 150 de
23/06/2007.
• Art. 30.4. En los supuestos de documentos emitidos
originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado
copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este
artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en
los términos y con las condiciones que por cada Administración
Pública se establezcan.
• Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se
desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. BOE núm.
278 de 18112009. Artículo 46. Destrucción de documentos en
soporte no electrónico.
• Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de
documents. DOGC núm. 5056 de 25012008. Art. 7.3.

conservar
22 de 24
El que hem fet l’equip:
• Neteja física d’expedients: condicionament del paper perquè pugui ser
escanejat.
• Desclavat de llibres de renovacions padronals.
• Desengomat i deslligat de llibres de renovació padronal.
• Depuració: tria i separació dels documents que s’han de digitalitzar
dels que no, en funció d’uns criteris preestablerts.
• Descripció: inventari de la documentació.
• Digitalització: canvi de suport, de paper a electrònic, signat i validat.
• Instal·lació: arxivatge de la documentació en capses d’arxiu al dipòsit.
• Preparació dels documents per al seu trasllat
• Validació de signatures.
• Control de qualitat.
• Coordinació del grup de treball.

conservar
23 de 24
El que hem fet l’equip:
• Unitats bytes generades: 69 GB
• 68.827 imatges digitals A4
• 68.827 signatures digitals
• 11.340 imatges digitals A0
• 302.500 imatges digitals fitxes
• Documents digitalitzats
• Altes i canvis de domicili 1996 a 2006 -tot-
• Renovacions padronals 1975, 1981 i 1986 –en procés-
• Fitxes de buidatge padronal: 1970 i 1975
• Metres lineals depurats per eliminar: 4,77
• Metres lineals de documents originals (per eliminar)?: 18,00
• Llibres per eliminar: 54

conservar
24 de 24
Moltes gràcies
per la vostra atenció
Roser Latorre Tafanell
www.santboi.cat / Ajuntament /
Arxiu administratiu
arxiu@santboi.cat
Ajuntament de
Sant Boi de Llobregat
Barcelona, 28 d’octubre 2010

�ݺ�ߣ

Roser Latorre

Convert to study guideBETA

More Related Content

Roser Latorre