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Open Text

• Leader di mercato
nell’ECM
• fatturato 2012 >$1.200M
• 46.000 clienti in 114
paesi, 5.000 dipendenti
• Dal 2007 ha un rapporto
di resale con SAP per
specifiche soluzioni
rivolte ai clienti SAP

© 2012 Mitech Srl

ECM Suite for SAP Solutions

© 2012 Mitech Srl

SAP ECM Suite

SAP DOCUMENT ACCESS

SAP Document Access by Open Text

• Fornisce tutti gli strumenti per le attività legate alla gestione dei documenti di
business in SAP ECC
• Scansione: Enterprise Scan
• Acquisizione da file system ed email: DesktopLink, ExchangeLink/NotesLink
• Archiviazione: Archive Server
• Visualizzazione: Open Text Viewer
• Piattaforma di sviluppo: DocuLink

• Permette di implementare tutti gli scenari di archiviazione standard di SAP
• documenti in ingresso (con bar code, con workflow, archiviazione manuale)
• documenti in uscita (da customizing messaggi di output)
• print list
• file documenti DMS

• Rende i file archiviati accessibili come allegati degli oggetti di business di SAP
• Consente di creare applicazione avanzate per la ricerca e consultazione dei
documenti in una logica di processo

© 2012 Mitech Srl 5

Archiviazione documenti in uscita


Archiviazione con workflow


Archiviazione con workflow (2)


Archiviazione con bar code

Al salvataggio della registrazione
l’utente inserisce il bar code tramite
lettore ottico


Archiviazione con bar code (2)

I documenti cartacei vengono
acquisiti da scanner attraverso
Enterprise Scan ed archiviati


Archiviazione con DesktopLink


Archiviazione email con ExchangeLink


Accesso ai file archiviati


ArchiveLink Plus


Indicizzazione e ricerca full-text


SAP Document Access by Open Text DocuLink

• Piattaforma per lo sviluppo di viste per processo
dei documenti di SAP e dei loro allegati
• Accessibile tramite SAP GUI e interfaccia Web
integrabile in SAP NetWeaver Portal
• Accesso alle viste direttamente dalle transazioni
SAP tramite GOS (Generic Object Services)
• Permette di creare applicazioni basate su
oggetti standard e su oggetti custom


DocuLink – applicazione al ciclo attivo

Accesso a
transazioni SAP

Informazioni sul
documento SAP

Accesso ai
documenti Visualizzazione
scansiti file documenti

Accesso a file
ed email allegati

Accesso ai
messaggi di
stampa di SAP

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Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.

DocuLink – applicazione al ciclo passivo


DocuLink – interfaccia Web


SAP Document Access: principali benefici

• Archiviazione sistematica, sicura ed affidabile
dei contenuti
• Collegamento automatico ai documenti di
business di SAP
• Rintracciabilità immediata dei contenuti da SAP
GUI
• Consultazione dei contenuti in una logica di
processo
• Garanzia di una piattaforma tecnologica di
classe enterprise ed allineata con l’evoluzione di
SAP ECC


SAP ECM Suite

SAP EXTENDED ECM

SAP Extended ECM by Open Text


SAP Extended ECM by Open Text - Workspace


SAP Extended ECM by Open Text - Interfacce


SAP ECM Suite

SAP INVOICE MANAGEMENT

Problemi legati alla gestione delle fatture fornitore

 Troppi documenti cartacei ed  Frammentazione eccessiva ed
eccessivo dispendio di energie inefficienza
per la loro gestione
 Processi non standardizzati e
 Costo eccessivo delle singole non strutturati
fatture Risultato:
Costi elevati per le
operazioni contabili
 Controllo inadeguato dei  Impiego di sistemi
Scarsa visibilità e
processi di contabilità indipendenti non integrati
fornitori (rischio di mancata strutturazione dei
uniformità) processi  Impossibilità di gestione del
flusso di lavoro
 Visibilità limitata sui passivi

 Mancato controllo di eventuali  Mancata integrazione con i
colli di bottiglia sistemi di contabilità


SAP Invoice Management by Open Text

 Soluzione per la gestione delle fatture fornitore
(acquisizione, gestione eccezioni,
approvazione, registrazione e rilascio in
pagamento)
 Automatizza l’acquisizione delle fatture, la
classificazione e l’estrazione dei dati
 Dispone di un componente OCR specializzato
nell’estrazione dei dati di fattura
 Completamente integrato in SAP, implementato
come add-on ABAP, utilizza il modulo SAP
Workflow

Benefici derivanti dall’implementazione di SAP Invoice
Management

 Archiviazione digitale delle fatture  Automatismi e processi
con possibilità di procedere alla standardizzati
conservazione sostitutiva  Semplificazione dei processi
manuali e cartacei
 Approccio sistematico e basato
sulla collaborazione per la Risultato:  Flussi di lavoro che
gestione della fatture minimizzano i tempi di
Operazioni efficienti riconciliazione
Costi ridotti
 Visibilità complessiva ed Miglioramento della  Processi e sistemi integrati
immediata sui passivi visibilità del processo in un unico scenario
basata su strumenti di applicativo
ricerca puntuale e report
 Archiviazione univoca e
personalizzabili
sicura dei file
 Audit completo del processo
 Completa integrazione con
SAP ECC (MM e FI)


Scenario applicativo di SAP Invoice Management

EDI Portale
fornitori

Acquisizione Estrazione Monitoraggio Collaborazione Registrazione Pagamento
immagini informazioni documenti

Fatture
cartacee ACQUISIZIONE TRASFORMAZIONE CONTROLLO WORKFLOW CONTROLLO AP / FI

Scansione / acq. Interpretazione Controllo Inoltro e inser. Rilascio in
da file fatture commenti Approvazione pagamento
Post Backend
Elaborazione Risoluzione
Archiviazione Elaborazione OCR eccezione Registrazione
eccezioni
File fatture
In formato
digitale Enterprise Scan ICC Validation Client SAP IM - Invoice Cockpit SAP ECC

Archiviazione Conservazione
Open Text – Archive Server Sostitutiva


Inoltro trasparente per organizzazioni con struttura
geograficamente distribuita
Centro servizi condivisi
Fattura ricevuta a Addetto Contabilità fornitori in
Londra, UK Russia
 Scansione  Inoltro ad addetto acquisti negli
 Flusso di lavoro USA
avviato in SSC in  Inoltro all'addetto approvazioni
Russia Argentina

1
L'addetto acquisti
negli USA
risolve l'eccezione 2

3
Il responsabile
approvazioni in
Argentina approva il
processo


Validazione documenti con Invoice Capture Center –
Validation Client

Miglioramento della produttività
attraverso l’accesso coordinato ad
immagini e dati


Lingue supportate per il riconoscimento OCR dei dati della
fattura

• Cinese • Italiano
• Ceco • Giapponese
• Inglese • Norvegese
• Danese • Polacco
• Olandese • Portoghese
• Finlandese • Russo
• Francese • Spagnolo
• Tedesco • Svedese
• Ungherese


Integrated Invoice Cockpit


VIM Workplace


Visualizzazione fatture tramite Web Viewer


Elaborazione dei documenti - Controllo duplicati

Aspetto e
impressione
generale
familiari per gli
utenti SAP

Inserimento dati
automatico o
manuale

Convalida
immediata dei
dati

Rilevamento
anticipato e
automatico dei
duplicati


Elaborazione delle eccezioni - Differenze di prezzo

Accesso con un
clic alle
informazioni di
supporto

Opzioni operative
basate sui ruoli

Inoltro
Migliori pratiche trasparente,
per la gestione basato sui ruoli
delle eccezioni

Storico
completo


Approvazione della fattura con attribuzione
delle informazioni contabili
Approvazione
nell'interfaccia
utente preferita - Un unico clic per
Portale o SAPGUI richiamare le
informazioni
supplementari

Informazioni
concise e
facilmente
comprensibili

Semplice delega
per l'accesso alle
funzioni contabili

Convalida
immediata
dei dati
Storico
approvazioni
immediato

Approvazione
o rifiuto con un
unico clic


Approvazione tramite Approval Portal


Approvazione da Mobile Portal


Analisi e monitoraggio

Analisi con più di
50 criteri
Valuta di
reporting a
scelta

Pieno accesso
alle funzioni SAP

Riepilogo
completo di
tutte le fatture
elaborate
Accesso con un
unico clic ai
dettagli della
fattura


Reporting delle passività

Analisi delle
passività per
pianificazione
cash flow

Valutazione dei
passivi in base a
Co.Ge e oggetto di
costo


KPI Dashboard


SAP ECM Suite

CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA

Processo di conservazione sostitutiva

1. Acquisizione documenti in formato
adeguato (TIFF/PDF)
2. Archiviazione e collegamento a
registrazioni contabili
3. Estrazione periodica dei file
archiviati e dei relativi metadati
4. Creazione dei volumi di
conservazione sostitutiva
5. Tenuta volumi di conservazione
sostitutiva

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Conservazione sostitutiva in outsourcing

BENEFICI:
– Il service provider diventa responsabile della
conservazione sostitutiva
– Il service provider provvede alla formazione dei
volumi di conservazione sostitutiva
– Il service provider provvede alla tenuta dei volumi di
conservazione sostitutiva, svolge le verifiche
periodiche e li rende disponibili per la consultazione,
stampa ed esportazione in caso di verifiche
– Nessuna investimento in infrastrutture
hardware/software

© 2012 Mitech Srl

Grazie per l’attenzione!
Gian Marco Mazzocchi
gianmarco.mazzocchi@mitechsrl.it
www.mitechsrl.it

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