More Related Content
Recently uploaded (9)
Featured (20)
SEKRETARIS MAHASKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
- 2. SEKRETARIS
- 3. Sekretaris I Prasasti Pamawas Tuti (P. IPA 2018)
- 4. Muqoddimah 悋 悒悋 悋悽惘 愕 悋 悋 愆悋悄 悋 悋 惡愕 悋 悒悋 悋愕悄 惶惘 悋 悋 愆悋悄 悋 悋 惡愕 惺悸 悋 悋 悋 愆悋悄 悋 悋 惡愕 悋 惡悋 悒悋 悸 悋 忰 悋 悋 愆悋悄 $ 悋 悋 惡愕
- 5. Sekretaris Bidang dan BSO No. Nama Prodi Angkatan Amanah Status Keaktifan 1. Putri Dea Depany P. Fisika SekBid Pembinaan 2019 Aktif 2. Marsita Nur Jayanti P. Biologi SekBid Kaderisasi 2019 Aktif 3. Andini Jihan Ningrum P. Matematika SekBid Pelayaanan Umat 2019 Aktif 4. Shafira Faira Huwaida Statistika SekBid Media 2019 Aktif 5. Ai Aas Siti Asiyah Matematika SekBid Jaringan 2019 Aktif 6. Finci Khoirunnisa Fisika SekBid Kemuslimahan 2019 Aktif 7. Arina Zulfa Biologi Sek. BSO LJ 2019 Aktif 8. Indana Sulistyaningrum Kimia Sek. BSO HSC 2019 Aktif 9. Annisatul Marifah Biologi Sek. BSO MEC 2019 Aktif 10. Kholida Nailil Muna Matematika Sek. BSO TAKSI 2019 Aktif
- 7. Sekretaris I 1. Mengontrol dan mengatur surat keluar-masuk beserta penomorannya. 2. Mengoordinasi pemusnahan arsip yang tidak terpakai bersama Pengurus Harian yang bersangkutan di awal kepengurusan 3. Melakukan koordinasi dengan sekretaris bidang, BSO, sekretaris kegiatan dan birokrasi FMIPA UNY. 4. Bersama bendahara menyusun standar administrasi lembaga dan keuangan 5. Menyusun LPJ akhir HASKA JMF FMIPA UNY. 6. Mengontrol pembuatan Proposal dan LPJ kegiatan secara keseluruhan. 7. Membuat dan menyusun matrikulasi proker bersama Bidang/BSO. 8. Membuat informasi tentang kepengurusan organisasi. 9. Membuat notulensi rapat Pengurus Harian. 10. Membuat database pengurus. 11. Mengadakan dan membuat surat keputusan, surat keterangan yang berhubungan dengan organisasi atau pengarsipan. 12. Teknis pembagian tugas diserahkan kepada Sekretaris I dan II Arahan Kerja GBHK
- 8. Program Kerja Program Kerja Status Keterlaksanaan Pengontrolan Surat keluar TERLAKSANA Bank Arsip dan Pemusnahan Arsip TERLAKSANA Sosialisasi Kesekretariatan TERLAKSANA Pembuatan Matriks Proker TERLAKSANA Kalender Kegiatan Haska TERLAKSANA Database Pengurus TERLAKSANA LPJ Mahaska TERLAKSANA
- 9. 1. Pengontrolan Surat Keluar Waktu dan tempat pelaksanaan Insidental selama kepengurusan Kendala Beberapa sekretaris bidang dan BSO yang kurang memahami alur dan format persuratan Haska JMF FMIPA sehingga beberapa surat tidak ada arsip dalam bentuk fisik (hardfile), Seringkali surat-surat dibuat mendadak sehingga berakibat pada keterlambatan pelaksaan agenda, Pada masa peralihan dari pembelajaran biasa di kampus dengan pembelajaran daring selama pandemi ini (paruh pertama) terdapat beberapa kegiatan yang dilaksanakan tanpa menggunakan surat pengantar melainkan hanya melalui chat menggunakan WhatsApp. Hal ini dinilai kurang baik, terlebih jika berhubungan dengan pihak luar, Terdapat beberapa sekretaris bidang dan BSO yang masih bingung dengan kebijakan baru dalam administrasi di birokrasi FMIPA UNY, Beberapa PIPH kurang berperan dalam mengecek surat-surat yang dibuat oleh sekretaris bidang serta mengingatkan sekretaris bidang mengenai keterbutuhan surat-surat dalam agenda yang diselenggarakan. HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif Semua (100%) surat yang dikeluarkan Haska JMF dan presensi proker-proker Haska terkontrol dan terekap. Diperoleh data jumlah surat keluar Haska JMF FMIPA UNY sejumlah 294 surat (update tgl: 23 Desember 2020). Kualitatif Semua surat yang dikeluarkan oleh Haska JMF FMIPA UNY terkontrol dan terpantau sesuai dengan SOP persuratan yang berlaku.
- 10. 1. Pengontrolan Surat Keluar EVALUASI Kurang terarsipnya bentuk fisik (hardfile) surat-surat keluar Haska JMF dengan baik pada paruh pertama kepengurusan, Kurangnya kepekaan sekretaris I dan II mengenai kondisi selama masa peralihan dari pembelajaran biasa di kampus dengan pembelajaran daring selama pandemic Kurangnya antusiasme PIPH untuk turut serta mengordinasi sekretaris bidang. REKOMENDASI Sekretaris I dan II lebih aktif lagi dalam memantau dan menghubungi sekretaris bidang/BSO, PIPH, dan pihak birokrasi FMIPA UNY terkait administrasi kesekretariatan.
- 12. 2. Sosialisasi Kesekretariatan Waktu dan tempat pelaksanaan Jumat, 6 Maret 2020 R. Tengah IEC lt. 2 Kendala Selama perjalanan kepengurusan Haska, masih ada sekretaris bidang dan BSO yang bingung dalam hal kesekretariatan, PH bidang dan BSO masih kurang andil untuk memastikan sekretaris bidangnya menyelesaikan tugasnya sesuai SOP, Masih banyak sekretaris bidang yang pasif dan harus ditanyai terlebih dahulu untuk masalah administrasi. HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif a. Sekretaris Bdang & BSO : 10 orang b. PIPH : 27 orang Kualitatif a. Sebagian sekretaris bidang dan BSO serta PIPH Haska JMF 2020 memahami cara pembuatan dan pengarsipan berkas-berkas penting bidang.
- 13. 2. Sosialisasi Kesekretariatan EVALUASI Kurangnya pertemuan rutin antar anggota sekretaris REKOMENDASI Perlu diadakannya pertemuan rutin antaranggota sekretaris baik secara langsung maupun melalui media sosial untuk mengomunikasikan hal-hal yang menjadi kendala dalam hal kesekretariatan serta untuk menjalin komunikasi yang baik dan mengukuhkan ukhuwah.
- 14. 3. Pembuatan Matriks Program Kerja Waktu dan tempat pelaksanaan Raker PIPH 1 Raker PIPH 2 Kendala Pada awal pembuatan matriks tidak ada kendala yang berarti, hanya butuh ketelitian dan kesabaran agar tidak ada jadwal proker yang saling tumpang tindih. Di seperempat pertama periode kepengurusan ada perubahan kebijakan dari birokrasi UNY terkait pelaksanaan proker-proker Ormawa dan UKM, sehingga mengharuskan adanya beberapa perubahan jadwal pada matriks proker Haska JMF 2020. HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif Tersusunnya 1 matriks proker Haska JMF 2020 Kualitatif Terkumpulnya program kerja Haska JMF dalam satu matriks. Tidak adanya matriks Haska yang tumpang tindih
- 15. 3. Pembuatan Matriks Program Kerja EVALUASI Adanya perubahan kebijakan dari birokrasi UNY yang mengharuskan adanya penyusunan ulang matriks proker Haska JMF 2020 REKOMENDASI Dalam penyusunan rencana program kerja dibuat minimal 2 plan, baik plan tanggal maupun teknis pelaksanaan (offline dan online).
- 17. 4. Kalender Kegiatan Haska Waktu dan tempat pelaksanaan Insidental selama kepengurusan Kendala Kalender hanya baru diberitahukan di grup besar Haska JMF dan melalui Google Calendar, namun terkendala beberapa yang tidak bisa mengakses karena tidak semua pengurus Haska JMF 2020 menggunakan email yang terintegrasi dengan google serta tidak semua pengurus Haska JMF rutin mengecek inbox yang masuk ke email mereka, Kurangnya notifikasi dan ajakan kepada pengurus untuk menghadiri program kerja Haska, Tidak adanya kalender Haska yang dicetak dan/atau dipublikasikan secara eksternal Kurangnya kesadaran pengurus untuk hadir dalam program kerja Haska, Seringkali publikasi program kerja Haska dilakukan mendadak, Sebagian besar matrikulasi pada program kerja pengurus inti tidak memiliki tanggal pelaksanaan. Kurang adanya koordinasi antara PIPH dengan sekretaris terkait adanya perubahan jadwal pelaksaan kegiatan bidang/BSOnya. Terdapat beberapa perubahan jadwal agenda Haska dikarenakan adanya kebijakan dari birokrasi UNY yaitu kuliah daring selama masa pandemi. HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif a. Telah tersusun satu kalender kegiatan Haska terhitung sejak bulan Maret-Desember 2020. Kualitatif a. Pengurus Haska JMF FMIPA 2020 belum sepenuhnya mampu mengakses Google Calendar yang berisi proker- proker Haska.
- 18. 4. Kalender Kegiatan Haska EVALUASI Kurangnya kepekaan pengurus Haska mengenai adanya Kalender Haska 2020, Berkoordinasi dengan PH setiap bidang dan BSO untuk memastikan jadwal pelaksanaan agenda Haska, Sebagian besar program kerja pengurus inti tidak memiliki tanggal pelaksanaan. REKOMENDASI Meningkatkan koordinasi antara PIPH dengan PI terkait adanya perubahan jadwal kegiatan, Istiqamah untuk memberikan notifikasi di grup sebagai pengingat adanya proker yang akan dilaksanakan Istiqomah membagikan kalender kegiatan Haska yang bersifat eksternal ke pengurus Haska dan khalayak umum sebagai pemberitahuan dan sebagai sarana ajakan untuk mengikuti agenda yang diselenggarakan Haska JMF 2020
- 20. 5. Database Pengurus Waktu dan tempat pelaksanaan Awal kepengurusan Kendala Terdapat beberapa pengurus yang mengisi form sewaktu pendaftaran Haska JMF di awal tidak sesuai dengan ketentuan. Terdapat perubahan biodata pada beberapa pengurus Haska JMF FMIPA HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif Telah terarsipkannya biodata 119 pengurus Haska JMF 2020. Kualitatif Tidak semua pengurus Haska JMF 2020 sudah mengenal dengan baik seluruh pengurus Haska JMF 2020.
- 21. 5. Database Pengurus EVALUASI Terdapat biodata pengurus yang tidak lengkap. REKOMENDASI Melakukan pembaharuan database pengurus Haska JMF.
- 22. 6. LPJ Mahaska Waktu dan tempat pelaksanaan November-Desember 2020 Kendala - HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif Seluruh kegiatan Haska JMF 2020 telah dilaporkan pertanggungjawabannya yang terkumpul dalam satu file LPJ. Kualitatif Telah tersusun LPJ Mahaska, tetapi belum beserta dengan lampirannya.
- 23. 6. LPJ Mahaska EVALUASI - REKOMENDASI Persiapan dan penyusunan LPJ akhir tahun Haska JMF dilakukan 賊1,5 bulan lebih awal.
- 25. Khatimah 惺惡惆 忰惆惓悋 悽惆 惡 悋惷忰悋 忰惆惓悋 悋愕惺 悋悋忰惆 惺惡惆 惡 悋 忰惆惓悋 惺悋悵 惺 惘悸 惡 惓惘 惺 惺惘惡 悖惡 惡 惶悋忰 忰惆惓 悴惺惘 惡 悋忰惆 悋 悋 悛悽惘 悋 :愕 1 惺 悋 惶 悋 惘愕 悋 :悋 悴惡 惡 悋悴悸 惆悽 1 悋 悒悋 悒 Telah menceritakan kepada kami Malik bin Abdul Wahid Al Mismai, telah menceritakan kepada kami Adh Dhahak bin Makhlad, telah menceritakan abdul Hamid bin Jafar, telah menceritakan kepada kami Shalih bin Abu Arib, dari Katsir bin Murrah, dari Muadz bin Jabal, dia berkata, Rasulullah 鏃財 bersabda: Barangsiapa yang akhir ucapannya Laa Ilaaha Illallaah, maka dia akan masuk surga. (HR. Abu Dawud no. 3116).
- 26. Sekretaris II Utami Faturrohmi (P. Biologi 2019)
- 27. Muqoddimah Selesaikanlah apa yang sudah kamu mulai
- 28. Program Kerja Program Kerja Status Keterlaksanaan Membantu sekretaris I dalam melaksanakan tugas TERLAKSANA Pemantauan pembuatan surat masuk, proposal dan LPJ BSO TERLAKSANA Informasi kepengurusan organisasi BELUM TERLAKSANA Pengelolaan inventaris TERLAKSANA Jadwal piket sekre TERLAKSANA Membantu sekretaris I dalam melaksanakan tugas TERLAKSANA Pemantauan pembuatan surat masuk, proposal dan LPJ BSO TERLAKSANA
- 29. 1. Membantu Sekretaris I dalam Melaksanakan Tugas Waktu dan tempat pelaksanaan Insidental selama kepengurusan Kendala Miscommunication yang terjadi sering kali menjadi kendala sekretaris 1 dan sekretaris 2 dalam berbagai hal terkait administrasi kesekretariatan Haska, terlebih setelah dilaksanakannya kuliah daring komunikasi antara sekretaris I dan II hanya berlangsung melalui media sosial dan seringkali terkendala sinyal, Sekretaris I seringkali memberi informasi dan berkoordinasi dengan sekretaris II secara mendadak dikarenakan sekretaris I pelupa, Jadwal piket sekre Haska sudah terbentuk namun tidak dapat segera terlaksana dikarenakan adanya kebijakan kuliah daring selama pandemi berlangsung. HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif 1. Pengurus : 20 PH dan 10 sekretaris bidang memahami alur dan cara penyusunan surat, proposal dan LPJ yang sesuai dengan SOP. 2. Non-Pengurus: 1 sekretaris kepanitiaan memahami cara penyusunan surat, proposal dan LPJ yang sesui dengan SOP Kualitatif Membantu sekretaris I koordinasi dengan sekretaris bidang, BSO, sekretaris kepanitiaan dan birokrasi FMIPA UNY, Membantu sekretaris I mengontrol pembuatan proposal dan LPJ kepanitian, Bekerja sama dengan sekretaris I membuat Kalender Haska, Membantu sekretaris I membuat Jadwal Piket sekre, Membantu sekretaris I menyelesaikan matrikulasi program kerja, PIPH, sekretaris bidang dan sekretaris kepanitiaan dapat memahami alur dan cara penyusunan surat, proposal dan LPJ yang sesui dengan SOP.
- 30. 1. Membantu Sekretaris I dalam Melaksanakan Tugas EVALUASI Kurangnya kepekaan dan jalinan komunikasi yang baik satu sama lain. REKOMENDASI Meningkatkan kepekaan satu sama lain dan menjalin komunikasi dengan baik serta meningkatkan semangat belajar sehingga tidak mudah lupa.
- 31. 2. Pengontrolan Surat Masuk dan Presensi Syuro Bidang, BSO, PI, dan PIPH Waktu dan tempat pelaksanaan Insidental selama kepengurusan Kendala Menumpuknya surat masuk Haska di papan informasi yang belum diambil dan dilakukan pengarsipan, terlebih setelah adanya kebijakan kuliah daring, sehingga surat-surat yang ada di papan informasi Haska terlambat diarsipkan. Intensitas sekretaris berkunjung ke sekretariat Haska masih kurang, sehingga pengecekan dan pengontrolan surat masuk Haska masih kurang. HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif Tidak semua surat yang masuk ke Haska dan presensi syuro bidang, BSO, PI, dan PIPH dapat terekap. Kualitatif Surat yang masuk dapat terdata nomor surat, pengirim, tujuan surat, dan tanggal acara. Surat-surat masuk Haska belum sempat terscan dikarenakan adanya kebijakan kuliah daring selama masa pandemi
- 32. 2. Pengontrolan Surat Masuk dan Presensi Syuro Bidang, BSO, PI, dan PIPH EVALUASI Surat masuk Haska belum terekap dengan baik. REKOMENDASI Setiap ada surat yang masuk ke Haska langsung segera dilakukan pendataan dan segera discan untuk direkap. Untuk surat yang masuk dalam bentuk softfile langsung segera didownload dan didata secepatnya
- 34. 3. Pengelolaan Inventaris Waktu dan tempat pelaksanaan Insidental selama kepengurusan Kendala Kegiatan inventarisasi baru bisa dilakukan setelah adanya kebijakan new normal. Kurangnya personil yang berkenan dan bisa ikut membantu inventarisasi. HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif Barang sudah terinventarisasi. Kualitatif Barang-barang di sekre Haska sudah terarsipkan. Barang-barang terpantau kondisinya baik
- 35. 3. Pengelolaan Inventaris EVALUASI - REKOMENDASI Inventarisasi dibantu lebih banyak orang lagi agar cepat selesai.
- 36. 4. Pembuatan Jadwal Piket Sekre Waktu dan tempat pelaksanaan Selama kepengurusan Kendala Kegiatan piket sekre Haska belum dapat dilaksanakan secara maksimal, karena kegiatan yang bersifat offline terpotong dengan adanya kebijakan kuliah daring selama pandemi berlangsung. Sehingga hanya dilakukan dua kali pembersihan akbar sekretariat Haska dan dibersihkan secara berkala bergantung pada ada dan tidaknya pengurus Haska yang berkunjung ke sekretariat Haska. HASIL KETERCAPAIAN Kuantitatif Telah tersusun jadwal piket Haska selama satu periode kepengurusan terhitung dari bulan Maret hingga Desember 2020 Kualitatif Kegiatan piket sekre Haska belum dapat dilaksanakan, karena kegiatan yang bersifat offline terpotong dengan adanya kebijakan kuliah daring selama pandemi berlangsung.
- 37. 4. Pembuatan Jadwal Piket Sekre EVALUASI Kegiatan piket sekre Haska belum dapat dilaksanakan secara maksimal, karena kegiatan yang bersifat offline terpotong dengan adanya kebijakan kuliah daring selama pandemi berlangsung. REKOMENDASI Beberapa pengurus Haska JMF 2020 yang bisa mengunjungi secretariat bisa sesekali membersihkan sekre dengan sukarela.