際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Sessie 1 Communiceren vanuit de sneltrein Hanneke Mesu en Jesse Sprokholt

Epic UGM nl
Epic UGM nl

1. Communiceren vanuit de sneltrein Sprekers: Hanneke Mesu/Jesse Sprokholt Zaal: Auditorium, 296 Tijdvak sessie: 2

1 of 19
Downloaded 12 times
Communiceren vanuit de sneltrein Hoe kun je communicatiemiddelen inzetten om de organisatie tijdig bewust te maken van de verandering die Epic teweeg brengt? Jesse Sprokholt en Hanneke Mesu
PHASE 5 PHASE 6PHASE 3 PHASE 4PHASE 2PHASE 0 PHASE 1 Education, Analysis & Design Adoption & TransformationImplementation Project Definition & Direction Setting Discovery & Project Scope Validation System Build & End- User Adoption Testing, Training, & Go-Live Post-Live Support & Optimization Rollouts & Upgrades Implementatie Overview april 2012 mei juli augustus - december januari-maart 2013 april -oktober november januari 2014 continue Contract 16 april Bemensing projectteam Training en certificering projectteams Scope PID Validatiesessies 1 28, 29, 30 augustus Validatiesessies 2 9,10,11oktober Validatiesessies 3 6,7,8 november Specialisme Analyse Sessies (SAS) Broomweeks 4, 5 18 en 19 december Start Readiness programma Specialisme Analyse Sessie 3, 4 (SAS) Inrichten Epic Workflow Walk Through Maart Unit testen Integratietesten Training super users september Training eindgebruikers September oktober Go-Live 27 oktober 2013 Ondersteuning op werkvloer Optimalisatie Optimalisatie
Education, Analysis & Design Adoption & TransformationImplementation Project Definition & Direction Setting Discovery & Project Scope Validation System Build & End- User Adoption Testing, Training, & Go-Live Post-Live Support & Optimization Rollouts & Upgrades Interactie intensiteit Enthousiasmeren Betrokkenheid verhogen Informeren en steunen Leiderschap aanspreken Iedereen maakt kennis Verwachtingen managen Herpakken Laag Midden Hoog = intensiteit programma = intensiteit communicatie
Project initi谷ren en afbakenen Team samenstellen Medewerkers certificeren Site visits eerste interactie met de afdelingen Kennis van de aanpak ligt bij leverancier en wordt gefragmenteerd gedeeld De informatiebehoefte vanuit de organisatie is groot Net als het ongeloof dat jij het niet weet Enthousiast van start
Tips voor starters Proof of Concept voor publiek Zorg voor een goede basis, hou het simpel Intranet, nieuwsbrief, ervariumsessie Ben transparant Maak jezelf belangrijk. Zorg dat iedereen weet dat dit de allergrootste verandering is die de organisatie ooit heeft meegemaakt Laat dit door de RvB uitdragen, bijvoorbeeld in de nieuwjaarstoespraak
Betrokken valideren Veel demos van een klein stukje Epic Stemmen Transparant delen van resultaten op intranet Eerste bewustwording van komende veranderingen Orderen staat centraal in Epic Arts moet veel aan de knoppen Veel aanpassingen in de werkwijze
Tips tijdens validatie Zorg dat intranet op orde is Zorg dat de organisatie rondom intranet op orde is Accepteer de vormgeving en werkwijze van Epic. Red Red Red Yellow Yellow Yellow Green Green Green Blue Blue Blue N/A N/A N/A Total Assessed Total Total 120 Day Counts 90 Day Counts 60 Day Counts 120 Day GLRA 90 Day GLRA 60 Day GLRA 639 79 267 183 134 7 670 72 277 164 110 16 684 50 215 197 212 10 11% 43%26% 17% 3% Red Yellow Green Blue N/A 12% 40% 27% 20% 1% Red Yellow Green Blue N/A 7% 31% 29% 31% 2% Red Yellow Green Blue N/A
Introverte lange projectfase Veel inhoudelijk contact met ervaringsdeskundige Workflow Walkthrough en roadshow met demo Verwachtingsvol inrichten en testen
Tijd voor iets leuks Maak de harde processen wat zachter, kom met iets leuks Nodig gebruikers van andere Epic ziekenhuizen uit Gebruik deze periode om de trainingsfase en Go live voor te bereiden
Go Live Readiness Assesment (GLRA) 120-90-60-30 Maandelijkse Readiness bijeenkomsten Readiness teams per afdeling afdeling Beroep op leiderschap (door RvB) Verwachtingsmanagement Readiness en transparantie
Een verandertraject met keiharde deadlines
9000 deelnemers, 20 lokalen en 8 weken Iedereen aan de knoppen, zeer extraverte periode Heldere communicatie over het inschrijfproces, wie wordt waar en wanneer getraind Trainingsmateriaal, Quick start guides, tipsheets, e-learnings Oefenomgeving Technical Dress Rehearsal en de End User Dress Rehearsal Kennismaken tijdens training
Tips voor bij de trainingen Zorg voor een goede trainingslocatie, ook dit is een communicatiemiddel Reserveer tijd voor verwachtingsmanagement en detailvragen: parkeren, catering, en zoek desgewenst een kolfruimte Investeer in contact met de buurt Als het nu niet leeft in de organisatie dan ben je te laat!
Adrenaline tijdens Go live Zeer dynamische periode waar veel energie van uitgaat 24/7 een commandocentrum door Radboudumc en Epic Overdrachtsmomenten voor floorsupport van buitenaf Dagelijkse superuser bijeenkomsten Korte lijntjes met calamiteitenorganisatie en Raad van Bestuur Strakke communicatielijnen, communicatie over issues en oplossingen Tipsheets Goede registratie van vragen, foutjes in het systeem
Tips bij Go live Er is niets belangrijker dan de Go Live, voor niemand in de organisatie Snelle en flexibele berichtgeving op homepage intranet sfeerimpressie via dagelijkse journaal berichten op homepage intranet Vergeet pati谷nten en verwijzers niet, voor hen verandert er weinig maar ze moeten zich in deze hectiek veilig blijven voelen Doorloop het calamiteitenplan en zorg dat alle telefoonnummers gecontroleerd zijn Hou je aan het schema, blijf niet langer. Daarvoor betaal je later de prijs
Herpakken bij nazorg en optimalisatie Heb oog voor het welbevinden van het team en zorg dat ze hun enthousiasme terugkrijgen Betrek de organisatie bij het maken van keuzes Wat is een fout, wat is een wens, wat heeft prioriteit Echte aanpassingen pas na drie maanden Men is in het begin zeker niet tevreden met het systeem Rouwcurveduurt een jaar
Sessie 1 Communiceren vanuit de sneltrein Hanneke Mesu en Jesse Sprokholt
Tips Nazorg en optimalisatie Benoem issues, maak prioritering duidelijk en laat voortgang zien Verwachtingsmanagement belangrijker dan ooit Vervolgtrainingen Probeer de tipsheets (>300) zo te ordenen dat ze gevonden worden
Vragen?

More Related Content

Sessie 1 Communiceren vanuit de sneltrein Hanneke Mesu en Jesse Sprokholt

  • 1. Communiceren vanuit de sneltrein Hoe kun je communicatiemiddelen inzetten om de organisatie tijdig bewust te maken van de verandering die Epic teweeg brengt? Jesse Sprokholt en Hanneke Mesu
  • 2. PHASE 5 PHASE 6PHASE 3 PHASE 4PHASE 2PHASE 0 PHASE 1 Education, Analysis & Design Adoption & TransformationImplementation Project Definition & Direction Setting Discovery & Project Scope Validation System Build & End- User Adoption Testing, Training, & Go-Live Post-Live Support & Optimization Rollouts & Upgrades Implementatie Overview april 2012 mei juli augustus - december januari-maart 2013 april -oktober november januari 2014 continue Contract 16 april Bemensing projectteam Training en certificering projectteams Scope PID Validatiesessies 1 28, 29, 30 augustus Validatiesessies 2 9,10,11oktober Validatiesessies 3 6,7,8 november Specialisme Analyse Sessies (SAS) Broomweeks 4, 5 18 en 19 december Start Readiness programma Specialisme Analyse Sessie 3, 4 (SAS) Inrichten Epic Workflow Walk Through Maart Unit testen Integratietesten Training super users september Training eindgebruikers September oktober Go-Live 27 oktober 2013 Ondersteuning op werkvloer Optimalisatie Optimalisatie
  • 3. Education, Analysis & Design Adoption & TransformationImplementation Project Definition & Direction Setting Discovery & Project Scope Validation System Build & End- User Adoption Testing, Training, & Go-Live Post-Live Support & Optimization Rollouts & Upgrades Interactie intensiteit Enthousiasmeren Betrokkenheid verhogen Informeren en steunen Leiderschap aanspreken Iedereen maakt kennis Verwachtingen managen Herpakken Laag Midden Hoog = intensiteit programma = intensiteit communicatie
  • 4. Project initi谷ren en afbakenen Team samenstellen Medewerkers certificeren Site visits eerste interactie met de afdelingen Kennis van de aanpak ligt bij leverancier en wordt gefragmenteerd gedeeld De informatiebehoefte vanuit de organisatie is groot Net als het ongeloof dat jij het niet weet Enthousiast van start
  • 5. Tips voor starters Proof of Concept voor publiek Zorg voor een goede basis, hou het simpel Intranet, nieuwsbrief, ervariumsessie Ben transparant Maak jezelf belangrijk. Zorg dat iedereen weet dat dit de allergrootste verandering is die de organisatie ooit heeft meegemaakt Laat dit door de RvB uitdragen, bijvoorbeeld in de nieuwjaarstoespraak
  • 6. Betrokken valideren Veel demos van een klein stukje Epic Stemmen Transparant delen van resultaten op intranet Eerste bewustwording van komende veranderingen Orderen staat centraal in Epic Arts moet veel aan de knoppen Veel aanpassingen in de werkwijze
  • 7. Tips tijdens validatie Zorg dat intranet op orde is Zorg dat de organisatie rondom intranet op orde is Accepteer de vormgeving en werkwijze van Epic. Red Red Red Yellow Yellow Yellow Green Green Green Blue Blue Blue N/A N/A N/A Total Assessed Total Total 120 Day Counts 90 Day Counts 60 Day Counts 120 Day GLRA 90 Day GLRA 60 Day GLRA 639 79 267 183 134 7 670 72 277 164 110 16 684 50 215 197 212 10 11% 43%26% 17% 3% Red Yellow Green Blue N/A 12% 40% 27% 20% 1% Red Yellow Green Blue N/A 7% 31% 29% 31% 2% Red Yellow Green Blue N/A
  • 8. Introverte lange projectfase Veel inhoudelijk contact met ervaringsdeskundige Workflow Walkthrough en roadshow met demo Verwachtingsvol inrichten en testen
  • 9. Tijd voor iets leuks Maak de harde processen wat zachter, kom met iets leuks Nodig gebruikers van andere Epic ziekenhuizen uit Gebruik deze periode om de trainingsfase en Go live voor te bereiden
  • 10. Go Live Readiness Assesment (GLRA) 120-90-60-30 Maandelijkse Readiness bijeenkomsten Readiness teams per afdeling afdeling Beroep op leiderschap (door RvB) Verwachtingsmanagement Readiness en transparantie
  • 11. Een verandertraject met keiharde deadlines
  • 12. 9000 deelnemers, 20 lokalen en 8 weken Iedereen aan de knoppen, zeer extraverte periode Heldere communicatie over het inschrijfproces, wie wordt waar en wanneer getraind Trainingsmateriaal, Quick start guides, tipsheets, e-learnings Oefenomgeving Technical Dress Rehearsal en de End User Dress Rehearsal Kennismaken tijdens training
  • 13. Tips voor bij de trainingen Zorg voor een goede trainingslocatie, ook dit is een communicatiemiddel Reserveer tijd voor verwachtingsmanagement en detailvragen: parkeren, catering, en zoek desgewenst een kolfruimte Investeer in contact met de buurt Als het nu niet leeft in de organisatie dan ben je te laat!
  • 14. Adrenaline tijdens Go live Zeer dynamische periode waar veel energie van uitgaat 24/7 een commandocentrum door Radboudumc en Epic Overdrachtsmomenten voor floorsupport van buitenaf Dagelijkse superuser bijeenkomsten Korte lijntjes met calamiteitenorganisatie en Raad van Bestuur Strakke communicatielijnen, communicatie over issues en oplossingen Tipsheets Goede registratie van vragen, foutjes in het systeem
  • 15. Tips bij Go live Er is niets belangrijker dan de Go Live, voor niemand in de organisatie Snelle en flexibele berichtgeving op homepage intranet sfeerimpressie via dagelijkse journaal berichten op homepage intranet Vergeet pati谷nten en verwijzers niet, voor hen verandert er weinig maar ze moeten zich in deze hectiek veilig blijven voelen Doorloop het calamiteitenplan en zorg dat alle telefoonnummers gecontroleerd zijn Hou je aan het schema, blijf niet langer. Daarvoor betaal je later de prijs
  • 16. Herpakken bij nazorg en optimalisatie Heb oog voor het welbevinden van het team en zorg dat ze hun enthousiasme terugkrijgen Betrek de organisatie bij het maken van keuzes Wat is een fout, wat is een wens, wat heeft prioriteit Echte aanpassingen pas na drie maanden Men is in het begin zeker niet tevreden met het systeem Rouwcurveduurt een jaar
  • 18. Tips Nazorg en optimalisatie Benoem issues, maak prioritering duidelijk en laat voortgang zien Verwachtingsmanagement belangrijker dan ooit Vervolgtrainingen Probeer de tipsheets (>300) zo te ordenen dat ze gevonden worden