際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Sharing Pedoman Kerahasiaan Informasi Pelanggan.pdf

Patar P Simamora
Patar P Simamora

Confidentiality Kerahasiaan

1 of 28
Download to read offline
PEDOMAN PELAKSANAAN KERAHASIAAN INFORMASI (Confidentiality) Komite Confidentiality
Perlindungan Kekayaan Intelektual Desain dan Pengembangan Produk Proses Manufacturing dan Know How Informasi Rantai Pasok Informasi Finansial Rencana Strategis dan Informasi Bisnis Persyaratan khusus Pelanggan Personal dan Data Pribadi Confidentiality Customer https://preteshbiswas.com/ 2/26 IATF 8.1.2 Confidentiality Organisasi harus memastikan kerahasiaan produk dan proyek yang dikontrak pelanggan yang sedang dikembangkan, termasuk informasi produk terkait. QAS 5th Ed 6.7 Pengendalian Sistem Kerahasiaan Memastikan supplier membuat, menerapkan, dan mengevaluasi aturan dan sistem penanganan terhadap informasi rahasia yang diperoleh dari PT AHM, sehingga peredaran dan penggunaan informasi rahasia dapat dikontrol dan digunakan sesuai batasan yang ditentukan PT AHM .
Latar Belakang Aktivitas Confidentiality Konsep Confidentiality Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Aktivitas Manajemen Confidentiality Content : Komite Confidentiality 1 2 3 4 3/26
1. Persyaratan/ requirement IATF16949:2026 (Klausul 8.1.2 Confidentiality) 2. Persyataran/ requirement dari customer mengenai aktivitas kerahasiaan informasi di internal dan di supplier (QAS 5th Ed 6.7 Pengendalian Sistem Kerahasiaan) 3. Mencegah kebocoran data dan informasi dapat berupa : foto part, drawing, dan kode/ model, dan lain-lain. 4. Sanksi yang dapat diterapkan oleh customer, apabila terbukti adanya kebocoran informasi, berupa tidak diberikannya project/ new model, sehingga dapat mengurangi peluang bisnis. 1 Latar Belakang Aktivitas Confidentiality 4/26 Komite Confidentiality
Hasil yang ditimbulkan akibat bocornya rahasia yaitu menimbulkan keresahan pada customer/ kompetitor yang dapat merugikan perusahaan 2 Konsep Confidentiality Berpengaruh terhadap rekanan bisnis perusahaan 2.1 Lingkup Kerahasiaan : 2.2 Efek Kebocoran Informasi Kerahasiaan : Komite Confidentiality 5/26
1. Terapkan prinsip Need-to-Know ingin tahu 2. Buat dan terapkan aturan penanganan informasi rahasia 3. Lakukan edukasi untuk meningkatkan kesadaran user (pengguna) 4. Laporkan setiap kasus kebocoran dan tindakan pelanggaran 3 Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 6/26
3.1 Terapkan prinsip Need-to-Know Sampaikan informasi rahasia kepada pihak YANG MEMBUTUHKAN dan SESUAI KEBUTUHAN Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 7/26 3
3.2 Buat dan Terapkan Aturan Penanganan Informasi Rahasia Aturan dibuat dan dievaluasi secara berkala untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan mengusulkan penyempurnaan agar sesuai kebutuhan 3 Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 8/26
3.3 Lakukan Edukasi untuk Meningkatkan Kesadaran User Aktivitas edukasi untuk meningkatkan kesadaran user harus senantiasa dilakukan seiring dengan perubahan pada lingkungan kerja 3 Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 3
3.4 Laporkan Setiap Kasus Kebocoran dan Tindakan Pelanggaran Lakukan tindakan corrective untuk mencegah kebocoran dan lakukan pengechekan secara continue 3 Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 10/26
1. Ruang Lingkup Kerahasiaan 2. Pembagian Area 3. Peraturan Menjaga Kerahasiaan 4. Tahapan Pelaksanaan 5. Pemeriksaan Mendadak 6. Peran Komite Confidentiality 7. Pemahaman Mendasar Tentang Confidentiality bagi Setiap Karyawan 8. Aktivitas di Lingkungan Kerja Aktivitas Manajemen Confidentiality 4 Komite Confidentiality 11/26
1. Semua informasi mengenai model baru, dapat berupa: Drawing soft file maupun hard copy, mulai dari development sampai mass production, termasuk di dalamnya development instruction, master schedule, dan informasi dokumen lainnya. Unit product part beserta part komponennya 2. Informasi berupa drawing atau produk pada nomor 1 adalah bersifat RAHASIA PERUSAHAAN, yang artinya tidak diperkenankan untuk dibicarakan, dibocorkan, diperlihatkan sebagian maupun secara keseluruhan kepada pihak lain, KECUALI kepada pihak yang diberikan kewenangan untuk itu. 4.1 Ruang Lingkup Kerahasiaan 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 12/26
4.2 Pembagian Area RED ZONE Area confidential, di mana terdapat proses produksi atau terdapat dokumen hardcopy dan/ atau soft copy perangkat untuk mengelola dokumen bisnis yang terkandung di dalamnya informasi yang bersifat rahasia seperti; gambar, cuplikan gambar produk, data karyawan, laporan keuangan, dan lain-lain. 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality
4.3 Peraturan Menjaga Kerahasiaan 1. Semua karyawan dilarang membawa kamera, handycam atau sejenisnya, dan perangkat elektronik yang berkamera ke dalam area Red Zone 2. Dilarang melakukan aktivitas berupa pengambilan foto atau merekam video di area Red Zone, kecuali : Manajemen level direksi dan kepala divisi Karyawan yang memperoleh ijin mengambil foto atau merekam video (diberikan label dan identitas khusus) 3. Kebijakan ini juga berlaku bagi tamu/ subcontractor/ supplier yang berada di PT CNC dan sanksi dapat berupa pemutusan kontrak kerja. 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 14/26
4.4 Tahapan Pelaksanaan 1. Semua karyawan dilarang membawa kamera, handycam atau sejenisnya, perangkat elektronik yang berkamera ke dalam area Red Zone 2. Dilarang melakukan aktifitas berupa pengambilan foto atau merekam video di area Red Zone, kecuali : Manajemen level direksi dan kepala divisi Karyawan yang memperoleh ijin mengambil foto atau merekam video (diberikan label dan identitas khusus) 3. Kebijakan ini juga berlaku bagi tamu/subcontractor/supplier yang berada di PT CNC dan sanksi dapat berupa pemutusan kontrak kerja. 4. Bagi karyawan yang membawa HP berkamera, maka karyawan DIWAJIBKAN untuk menutup seluruh kamera handphone dengan sticker dari perusahaan. 5. Masa ketentuan ini berlangsung mulai Semester 1 tahun 2019 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 15/26
Perusahaan akan melakukan pemeriksaan mendadak (sidak) sewaktu-waktu . Apabila ada karyawan yang melanggar kebijakan ini akan dikenakan sanksi sesuai peraturan yang berlaku. 4 4.5 Pemeriksaan Mendadak Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 16/26
4.6 Peran Komite Confidentiality Memastikan dibuatkannya aturan dan rambu-rambu terkait confidentiality di supplier melalui dukungan dari top management supplier Melakukan proses edukasi dan peningkatan kesadaran karyawan akan pentingnya penjagaan kerahasiaan. Memastikan diselenggarakannya aturan confidentiality oleh seluruh jajaran di supplier dan rekanan bisnis melalui mekanisme audit. Apabila terjadi kasus kebocoran informasi rahasia, segera mengkoordinasikan tindak lanjut untuk mencegah efek penyebaran sekunder (yang lebih luas). Selanjutnya merumuskan tindakan pencegahan agar kasus tersebut tidak berulang. Memastikan diterapkannya sanksi atas tindakan pelanggaran terhadap aturan confidentiality. Sebagai windows person terkait urusan confidentiality dengan PT CNC. 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 17/26
4.7 Pemahaman Mendasar tentang Confidentiality bagi Setiap Karyawan Setiap informasi yang didapat dari proses kerja adalah informasi rahasia. Karyawan harus berkomitmen untuk tidak memaparkan informasi yang didapat dari proses kerja kepada pihak di luar perusahaan secara tidak berwenang. Kebocoran informasi rahasia berawal dari kecerobohan yang dilakukan dalam tindakan sehari-hari Setiap karyawan harus bertindak dengan pemahaman yang jelas akan pentingnya manajemen confidentiality 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 18/26
4.8 Aktivitas di Perusahaan 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 19/26
4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 20/26
PC Drawing dan Perlakuan Terhadap Drawing Soft Copy Hal ini dapat dikonsultasikan dengan Departemen IT E-mail 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 21/26
Meeting dan Pengendalian Informasi Terkait Project New Model Meeting dan informasi terkait project new model dialokasikan di ruang khusus project (sangat direkomendasikan) atau ruang lain yang tertutup (tidak tembus pandang) 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 22/26
Part Sample New Model 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 23/26
Handling dan Penyimpanan Part Sample (Sample, Trial, PP1, PP2) 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Komite Confidentiality 24/25 Aktivitas Manajemen Confidentiality
Handling dan Penyimpanan Part Project (mass-pro perdana) 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Komite Confidentiality Aktivitas Manajemen Confidentiality 25/26
Thank You Komite Confidentiality
L1 Struktur Organisasi Komite Confidentiality
Selamat Datang Sharing Session Pedoman Confidentiality Komite Confidentiality

More Related Content

Sharing Pedoman Kerahasiaan Informasi Pelanggan.pdf

  • 2. Perlindungan Kekayaan Intelektual Desain dan Pengembangan Produk Proses Manufacturing dan Know How Informasi Rantai Pasok Informasi Finansial Rencana Strategis dan Informasi Bisnis Persyaratan khusus Pelanggan Personal dan Data Pribadi Confidentiality Customer https://preteshbiswas.com/ 2/26 IATF 8.1.2 Confidentiality Organisasi harus memastikan kerahasiaan produk dan proyek yang dikontrak pelanggan yang sedang dikembangkan, termasuk informasi produk terkait. QAS 5th Ed 6.7 Pengendalian Sistem Kerahasiaan Memastikan supplier membuat, menerapkan, dan mengevaluasi aturan dan sistem penanganan terhadap informasi rahasia yang diperoleh dari PT AHM, sehingga peredaran dan penggunaan informasi rahasia dapat dikontrol dan digunakan sesuai batasan yang ditentukan PT AHM .
  • 3. Latar Belakang Aktivitas Confidentiality Konsep Confidentiality Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Aktivitas Manajemen Confidentiality Content : Komite Confidentiality 1 2 3 4 3/26
  • 4. 1. Persyaratan/ requirement IATF16949:2026 (Klausul 8.1.2 Confidentiality) 2. Persyataran/ requirement dari customer mengenai aktivitas kerahasiaan informasi di internal dan di supplier (QAS 5th Ed 6.7 Pengendalian Sistem Kerahasiaan) 3. Mencegah kebocoran data dan informasi dapat berupa : foto part, drawing, dan kode/ model, dan lain-lain. 4. Sanksi yang dapat diterapkan oleh customer, apabila terbukti adanya kebocoran informasi, berupa tidak diberikannya project/ new model, sehingga dapat mengurangi peluang bisnis. 1 Latar Belakang Aktivitas Confidentiality 4/26 Komite Confidentiality
  • 5. Hasil yang ditimbulkan akibat bocornya rahasia yaitu menimbulkan keresahan pada customer/ kompetitor yang dapat merugikan perusahaan 2 Konsep Confidentiality Berpengaruh terhadap rekanan bisnis perusahaan 2.1 Lingkup Kerahasiaan : 2.2 Efek Kebocoran Informasi Kerahasiaan : Komite Confidentiality 5/26
  • 6. 1. Terapkan prinsip Need-to-Know ingin tahu 2. Buat dan terapkan aturan penanganan informasi rahasia 3. Lakukan edukasi untuk meningkatkan kesadaran user (pengguna) 4. Laporkan setiap kasus kebocoran dan tindakan pelanggaran 3 Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 6/26
  • 7. 3.1 Terapkan prinsip Need-to-Know Sampaikan informasi rahasia kepada pihak YANG MEMBUTUHKAN dan SESUAI KEBUTUHAN Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 7/26 3
  • 8. 3.2 Buat dan Terapkan Aturan Penanganan Informasi Rahasia Aturan dibuat dan dievaluasi secara berkala untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan mengusulkan penyempurnaan agar sesuai kebutuhan 3 Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 8/26
  • 9. 3.3 Lakukan Edukasi untuk Meningkatkan Kesadaran User Aktivitas edukasi untuk meningkatkan kesadaran user harus senantiasa dilakukan seiring dengan perubahan pada lingkungan kerja 3 Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 3
  • 10. 3.4 Laporkan Setiap Kasus Kebocoran dan Tindakan Pelanggaran Lakukan tindakan corrective untuk mencegah kebocoran dan lakukan pengechekan secara continue 3 Prinsip Dasar Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 10/26
  • 11. 1. Ruang Lingkup Kerahasiaan 2. Pembagian Area 3. Peraturan Menjaga Kerahasiaan 4. Tahapan Pelaksanaan 5. Pemeriksaan Mendadak 6. Peran Komite Confidentiality 7. Pemahaman Mendasar Tentang Confidentiality bagi Setiap Karyawan 8. Aktivitas di Lingkungan Kerja Aktivitas Manajemen Confidentiality 4 Komite Confidentiality 11/26
  • 12. 1. Semua informasi mengenai model baru, dapat berupa: Drawing soft file maupun hard copy, mulai dari development sampai mass production, termasuk di dalamnya development instruction, master schedule, dan informasi dokumen lainnya. Unit product part beserta part komponennya 2. Informasi berupa drawing atau produk pada nomor 1 adalah bersifat RAHASIA PERUSAHAAN, yang artinya tidak diperkenankan untuk dibicarakan, dibocorkan, diperlihatkan sebagian maupun secara keseluruhan kepada pihak lain, KECUALI kepada pihak yang diberikan kewenangan untuk itu. 4.1 Ruang Lingkup Kerahasiaan 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 12/26
  • 13. 4.2 Pembagian Area RED ZONE Area confidential, di mana terdapat proses produksi atau terdapat dokumen hardcopy dan/ atau soft copy perangkat untuk mengelola dokumen bisnis yang terkandung di dalamnya informasi yang bersifat rahasia seperti; gambar, cuplikan gambar produk, data karyawan, laporan keuangan, dan lain-lain. 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality
  • 14. 4.3 Peraturan Menjaga Kerahasiaan 1. Semua karyawan dilarang membawa kamera, handycam atau sejenisnya, dan perangkat elektronik yang berkamera ke dalam area Red Zone 2. Dilarang melakukan aktivitas berupa pengambilan foto atau merekam video di area Red Zone, kecuali : Manajemen level direksi dan kepala divisi Karyawan yang memperoleh ijin mengambil foto atau merekam video (diberikan label dan identitas khusus) 3. Kebijakan ini juga berlaku bagi tamu/ subcontractor/ supplier yang berada di PT CNC dan sanksi dapat berupa pemutusan kontrak kerja. 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 14/26
  • 15. 4.4 Tahapan Pelaksanaan 1. Semua karyawan dilarang membawa kamera, handycam atau sejenisnya, perangkat elektronik yang berkamera ke dalam area Red Zone 2. Dilarang melakukan aktifitas berupa pengambilan foto atau merekam video di area Red Zone, kecuali : Manajemen level direksi dan kepala divisi Karyawan yang memperoleh ijin mengambil foto atau merekam video (diberikan label dan identitas khusus) 3. Kebijakan ini juga berlaku bagi tamu/subcontractor/supplier yang berada di PT CNC dan sanksi dapat berupa pemutusan kontrak kerja. 4. Bagi karyawan yang membawa HP berkamera, maka karyawan DIWAJIBKAN untuk menutup seluruh kamera handphone dengan sticker dari perusahaan. 5. Masa ketentuan ini berlangsung mulai Semester 1 tahun 2019 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 15/26
  • 16. Perusahaan akan melakukan pemeriksaan mendadak (sidak) sewaktu-waktu . Apabila ada karyawan yang melanggar kebijakan ini akan dikenakan sanksi sesuai peraturan yang berlaku. 4 4.5 Pemeriksaan Mendadak Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 16/26
  • 17. 4.6 Peran Komite Confidentiality Memastikan dibuatkannya aturan dan rambu-rambu terkait confidentiality di supplier melalui dukungan dari top management supplier Melakukan proses edukasi dan peningkatan kesadaran karyawan akan pentingnya penjagaan kerahasiaan. Memastikan diselenggarakannya aturan confidentiality oleh seluruh jajaran di supplier dan rekanan bisnis melalui mekanisme audit. Apabila terjadi kasus kebocoran informasi rahasia, segera mengkoordinasikan tindak lanjut untuk mencegah efek penyebaran sekunder (yang lebih luas). Selanjutnya merumuskan tindakan pencegahan agar kasus tersebut tidak berulang. Memastikan diterapkannya sanksi atas tindakan pelanggaran terhadap aturan confidentiality. Sebagai windows person terkait urusan confidentiality dengan PT CNC. 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 17/26
  • 18. 4.7 Pemahaman Mendasar tentang Confidentiality bagi Setiap Karyawan Setiap informasi yang didapat dari proses kerja adalah informasi rahasia. Karyawan harus berkomitmen untuk tidak memaparkan informasi yang didapat dari proses kerja kepada pihak di luar perusahaan secara tidak berwenang. Kebocoran informasi rahasia berawal dari kecerobohan yang dilakukan dalam tindakan sehari-hari Setiap karyawan harus bertindak dengan pemahaman yang jelas akan pentingnya manajemen confidentiality 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 18/26
  • 19. 4.8 Aktivitas di Perusahaan 4 Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 19/26
  • 20. 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 20/26
  • 21. PC Drawing dan Perlakuan Terhadap Drawing Soft Copy Hal ini dapat dikonsultasikan dengan Departemen IT E-mail 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 21/26
  • 22. Meeting dan Pengendalian Informasi Terkait Project New Model Meeting dan informasi terkait project new model dialokasikan di ruang khusus project (sangat direkomendasikan) atau ruang lain yang tertutup (tidak tembus pandang) 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 22/26
  • 23. Part Sample New Model 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Aktivitas Manajemen Confidentiality Komite Confidentiality 23/26
  • 24. Handling dan Penyimpanan Part Sample (Sample, Trial, PP1, PP2) 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Komite Confidentiality 24/25 Aktivitas Manajemen Confidentiality
  • 25. Handling dan Penyimpanan Part Project (mass-pro perdana) 4 4.8 Aktivitas di Perusahaan Komite Confidentiality Aktivitas Manajemen Confidentiality 25/26
  • 27. L1 Struktur Organisasi Komite Confidentiality
  • 28. Selamat Datang Sharing Session Pedoman Confidentiality Komite Confidentiality