際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Short Term Assignments

Mercer (Nederland) B.V. - Talent - Health - Retirement - Investments
Mercer (Nederland) B.V. - Talent - Health - Retirement - Investments

Een moeilijke groep werknemers om grip op te krijgen is de Short Term Assignees. Een kort project over de grens van een paar weken wordt zomaar als gevolg van het belang voor de business verlengd tot een paar maanden. Vaak zijn de short termers niet bekend bij HR dan wel de fiscale afdeling. In het buitenland is of zou wel de fiscale, juridische en immigratiewetgeving van het betreffende land van toepassing kunnen zijn. Hoe zorgt u er voor dat uw organisatie ook voor deze groep werknemers compliant is op belasting, sociale zekerheid, immigratie en payroll gebied en aan alle formaliteiten voldoet zodat geen risico wordt gelopen? Wat zijn de trends op basis van de policies voor deze specifieke groep en wat zijn de uitdagingen en mogelijkheden? Hoe ga je om met onkosten en hogere kosten van levensonderhoud?

1 of 55
Global Mobility Roundtable Short Term Assignments 14 June 2012 Mercer, Amstelveen
Short Term Assignments NL Roundtable Global Mobility -14 juni 2012 Marijke Have Sr. Consultant Global Mobility Mercer Benelux, Amstelveen
Agenda 1. STA policy & practice 2. Mobility & Hardship 3. Company Car & Tickets Home 4. Living Expenses in host city MERCER 2
Current Trends in Global Mobility
Expatriate movements Increasing complexity.. Where are they ? MERCER 4
Perpetual balancing act World Economy & Assignment Policies Scarcity of Costs too high Scarcity of Costs too high candidates candidates Higher Less generous Higher Less generous incentives packages incentives packages More generous More combination More generous More combination packages packages packages packages More Repatriation More Repatriation exceptions Termination exceptions Termination Localization Localization Less exceptions Less exceptions MERCER 5
Historisch perspectief: van een eenduidige aanpak naar vele opties 1990 2000 2012 Traditional expatriates Expatriates Expatriates Global nomads vs Locals Transfers Locals Short-term Employee-initiated moves Local Local +(+) One size fits all? Foreigners hired locally Junior Commuters Lets employees ? (cross- border or regional) localise! TCNs ? Multiple types of short- terms/project assignments New sending countries in the market MERCER
Pay approaches vary by purpose tax tax tax x x $ $ Home Inter- Hybrid/ Home HQ Net Local Local Salary national Expat Salary Build-Up Base Salary Plus Salary Scale Light Extended Business Trips Global Nomads/Career Expats Localised Expatriates HQ Secondments Locally Hired Foreigners Short-term Assignments Prevailing Wage Assignments Returnees Long-term Assignments Permanent Transfers MERCER 77
The Key Challenges for companies More assignees Emerging v More diversity developed countries amongst Tolerance of pay Greater variety of differences assignment lengths assignees and types: Male/female Short-term, Range of Commuter, Rotational nationalities Greater range of Focus on Cost Increasing Management resistance destinations to mobility due to: including some with Dual-career concerns significant security Work-life balance and hardship issues Family issues Concerns about Focus on talent Return on management, investment recruitment and retention MERCER 8
Wat be誰nvloedt internationale mobiliteit binnen organisaties ? Wereldwijd toenemende internationale mobiliteit maar andere patronen Kosten gestuurd Verschillende arbeidsvoorwaarden voor verschillende soorten uitzendingen Segmentation: Anglo Saxon vs continental European bedrijven Families: opgesplitst Talent management en loopbaanvragen MERCER 9
Short Term Assignment Policy & Practice
Meest voorkomende redenen voor een Short Term Assignment: Opstart van nieuwe activiteit - Troubleshooting - Kennisoverdracht - Tekort aan de juiste mensen lokaal - Opleiding & ontwikkeling - Alternatief voor LTA wegens persoonlijke/familie omstandigheden - Projectbasis en flexibel MERCER 11
Short-Term Assignments 0 3 Months 12 Months 18 Months Assignment Duration Business Short-Term Assignment Trip MERCER 12
Short-Term Assignment: typische kenmerken Tussen 2/3 12/18 maanden Familie gaat niet mee, centrum levensonderhoud blijft home country Salaris doorbetaald in home country Gratis huisvesting in host city (single) Transport van/naar werk vergoed 1. Mobility premium ? Hardship allowance ? 2. Family mee? Home leave ? 3. Vergoeding voor extra uitgaven d.m.v. vast bedrag per dag/maand: hoe wordt dit berekend? MERCER 13
Hoe wordt de administratie van STAs intern geregeld: No rth A m e ric a L atin A m e ric a E uro p e A s ia P ac if ic A ll R e g io ns 0 10 20 30 40 50 60 70 O ther Managed c om pletely by hom e and hos t offic es (w ithout involving a c entraliz ed international m obility team ) S haring of adm inis trative res pons ibilities betw een the c entral international m obility team and regional offic es E verything is taken c are of by a c entraliz ed unit (e.g. international m obility team ) w ithin a c orporate c enter MERCER 14
Mobility premium & Hardship allowance Short term Assignments
Betalen Europese bedrijven een vergoeding voor het mobiel zijn, weg zijn van familie tijdens STAs ? mobility premium, foreign service premium, ongemakkentoeslag 48% Nee, niet voor STA 30% Ja, in alle gevallen 10% Soms, afhankelijk van het doel van de uitzending < 5% Soms, afhankelijk van home/host combination, <5% Case by case, anders. Indien Ja: 51,5% dezelfde aanpak als voor LTA maar pro-rata 42,5% ontworpen voor STAs 6% overig Uitkomsten verschillen per regio en sector! MERCER 16
Verschil tussen Europese en Noord-Amerikaanse aanpak: Mobility/foreign service premium voor STA's? Yes, in all cases 80 70 No, w e do not provide mobility/foreign- service premiums to our short-term 60 assignees It depends on the purpose of the 50 assignment 40 It depends on the home/host location transfer combination 30 Case by case 20 10 Other 0 All Europe Latin North Asia Regions America America Pacific MERCER 17
Verschil in aanpak op sectorniveau: 90 Yes, in all cases 80 70 60 50 40 30 No, we do not provide 20 mobility/foreign-service 10 premiums to our short-term 0 assignees Professional Industry Consumer Engineering Chemicals/Pharma/ Shipping / Airlines Energy / Services It depends on the purpose of the Health Care assignment It depends on the home/host location transfer combination MERCER 18
Betalen Europese bedrijven een vergoeding voor verschil in levensomstandigheden in host location tijdens STAs ? Hardshipvergoeding, Quality of Living Allowance, .. 42% Nee 53% Ja 5% Case by case Uitkomsten verschillen per regio en sector, bijvoorbeeld: Pharma/Chemical 70% 30% Consumer 44% 57% Professional Services 30% 70% 10% Financial 17% 77% 6% MERCER 19
Company Car & Home Leave Tickets Short term Assignments
Wat is het beleid voor transportation/ company car? Europe All Regions Transportation costs are included in the 8,3 14,5 per diem or cost-of-living allowance We cover car rental costs 28,3 29,8 Assignees are entitled to a car if required 18,3 18,5 for business needs Public transport (including taxis) is 13,3 12,1 reimbursed It depends on position level 13,3 8,1 It depends on host location 6,7 7,3 Other 11,7 9,7 MERCER 21
Wat is het beleid voor home leave tickets? Europe All Regions We do not grant home leave 7,2 20,1 We pay for travel fare to home location 62,3 60,4 We provide a budget or flat amount that the 4,3 4,5 employee can use for any destination We provide a budget or flat amount that the employee can use to return to home country 13 6,5 only Case by case 7,2 5,2 Other 5,8 3,2 MERCER 22
Hoeveel home leave tickets geven Europese bedrijven per jaar? unaccompanied 1 2 3 4 6 accompanied 12 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 MERCER 23
Mag de familie meegaan op STA? Europe No, we never do Case by case Yes, always Yes, if STA > 6 months Yes, if STA > 12 months It depends on host location Other ruimere accommodatie, geen hogere vergoeding voor kosten levensonderhoud. Indien wel hogere vergoeding dan gebruikelijk om dit te bepalen o.b.v prijsverschillen tussen home-host (COLA), niet een hogere per diem MERCER 24
Living expenses at host location Short term Assignments
Wie betaalt het vullen van deze halve koelkast in de host country? In hotel of appartement? Welke aanpak kiest uw organisatie? Hoe wordt vast dagbedrag bepaald? MERCER 26
Hoe bepalen bedrijven de beloning voor STAs? Europese bedrijven Home salary plus daily allowance (per diem) COL differential payment similar to the LTA one COL differential payment especially designed for STAs No allowance is provided (same conditions as in home country) Actual costs reimbursed Case by case Other MERCER 27
Vaste STA vergoeding (ter vervanging kostendeclaratie): Per diem vergoeding voor het aanschaffen van producten/diensten in host city (HOST): wat wel/niet redelijk? Cost of living allowances zoals die ook voor LTA wordt berekend (LTA HOME-HOST) Aangepaste COL allowance obv verschil in prijzen van beperkt aantal produkten en 1 persoons spendable income (STA HOME-HOST) Variatie mogelijk afhankelijk van: Prijsniveau / index type (laag/midden/hoge prijzen) - Type accommodatie: hotel/apartement MERCER 28
Verschil in de Cost of living basket LTA vs STA uitgaven: Long Term Assignments Short Term Assignment Food away from home Food away from home Food at home Food at home Alcohol & Tabacco Alcohol & Tabacco (?) Personal Care Personal Care Domestic appliances & products Furniture Sport & Entertainment Entertainment (reduced) Transportation (public - private) Transport (reduced) Medical Care Domestic services Utilities MERCER 29
Het bepalen van een vaste vergoeding Twee benaderingen met verschillende uitkomsten, een voorbeeld: Home-Host approach Host approach Amsterdam to Paris Amsterdam to Paris: 60K gross Prijzen Parijs: food away from home, transport, Nlse hypo tax = personal care, food at home net spendable home, etc: income EUR 50-130 per day * 1 persoon COL index 106 Geneva to Paris: Prijzen Parijs: food away Geneva to Paris: from home, transport, CHF 110K gross personal care, food at Zwitsers hypo tax = home, etc: home net spendable EUR 50-130 per day* income 1 person COL index 78 *) afhankelijk van welke items in de daggeld basket opgenomen worden MERCER 30
MERCER 31
Stellingen: STA zijn eenvoudiger te managen dan LTA Wat werkte wel/niet - proces, communicatie? Lange zakenreizen blijken dikwijls langer te duren en STAs te worden Hoe wordt hiermee omgegaan: gouden tip? STA zijn over het algemeen succesvoller in het bereiken van de business doelen dan traditionele LTAs Worden er doelen gesteld en hoe? gouden tip? Het promoten van een split family : werkgever heeft geen verantwoordelijkheid voor welzijn expat en gezin. *) Mercer International Assignment Survey 2010 MERCER 32
More information about how Mercer can help to improve your global mobility programme: Marijke Have Senior Consultant Global Mobility Mercer Benelux, Amstelveen Tel +31-20-4313789 Mob +31-631042673 marijke.have@mercer.com
Short Term Assignments
Global Mobility Roundtable June 14, 2012 / Marion 旦rman Lyke Apontoweil MERCER 35
BOX 族 Short Term Assignments Agenda risicos en compliancy Hoe krijg ik als internationaal bedrijf grip op de risicos en compliancy ten aanzien van short term assignments? Over welke werknemers hebben we het? Welke risicos moet ik aan denken? Risicos en compliancy op het gebied van immigratie Risicos en compliancy op het gebied van tax Over welke werknemers hebben we het? Risicos en compliancy op het gebied van sociale zekerheid Risicos en compliancy op het gebied van travel en declaratie policy Hoe krijg ik zicht? Hoe krijg ik grip? MERCER 36
BOX 族 Short Term Assignments Wat verstaan we onder short term assignments? Veel verschillende definities van short term assignments: (Extended) business travelers Kort durende uitzending : < 12 maanden Project worker: langer dan 4 weken (maar weekenden thuis) Short term assignments 3-12 maanden Commuters 0-2 jaar Short term: tot 6 maanden of 6 maanden tot 1 jaar Expats tot 1 jaar Rotational expat MERCER 37
BOX 族 Short Term Assignments Waarom is juist deze groep zo moeilijk voor bedrijven? Geen eenduidige definitie van deze groep werknemers Vaak geen of een beperkte policy voor deze groep werknemers Wie zijn het? Hoe krijg ze op de radar? Vaak beginnen short term assignments met business trips MERCER 38
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy voor short term assignments is ingewikkeld! MERCER 39
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op verschillende vlakken Immigratie Tax: inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, vaste inrichting, en transfer pricing Sociale zekerheid Medical insurance Travel policy MERCER 40
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van immigration Visa Vrije inreis / niet visum-plichtig Business visa Verblijfsduur Aandachtspunten Werken Entiteit Verblijf werken Nationaliteit Vrije activiteiten? Familie situatie Verblijfsvergunning Activiteiten MERCER 41
BOX族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Hoofdregel: werknemer is belast in werkstaat Uitzondering: 183 dagenregeling Een werknemer blijft exclusief in de woonstaat belast indien aan 3 voorwaarden wordt voldaan: 1. Verblijf in de werkstaat is niet meer dan 183 dagen binnen een 12- maandsperiode (of belasting- c.q. kalenderjaar) 2. Beloning wordt niet door of namens een in de werkstaat gevestigde werkgever betaald 3. Beloning komt niet ten laste van een vaste inrichting (VI) van de werkgever in de werkstaat Let op, alleen van toepassing bij verdragslanden. Bij geen verdrag, veel sneller sprake van belastingheffing. MERCER 42
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Definitie van werkgever in belastingverdragen Interpretatie van werkgever in belastingverdragen verschilt per land Formeel of materieel/economisch werkgeverschap? Formeel: wie is de formele juridische werkgever, kostendoorbelasting niet relevant Materieel: gezagsverhouding, voor wiens risico en rekening, kostendoorbelasting wel relevant Hoe relevant is (feitelijke) kostendoorbelasting? MERCER 43
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Voorbeeld casus A Duitsland Nederland (woonland) (werkland) GmbH BV Korte tewerkstelling /uitzending MERCER 44
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Voorbeeld casus B Nederland China (woonland) (werkland) BV Client van de BV Korte tewerkstelling /uitzending MERCER 45
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Gevolgen van belastingplicht in het werkland Inhoudingsplicht Verplichting om te registreren als inhoudingsplichtige Opzetten salarisadministratie Verplichting tot indienen aangifte inkomstenbelasting Aanvragen van een fiscaalnummer of andere vorm van registratie van de werknemer Aanvragen van zogenaamde expat regelingen Impact op het netto inkomen van de werknemer Impact op de totale kosten van een project (budget) MERCER 46
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van sociale zekerheid 183 dagenregeling speelt niet bij sociale zekerheid Inwonerschap en locatie werkgever zijn belangrijk EU- verordening en SV-verdragen Let op bij landen buiten de EU en zonder SV-verdrag beoordeling is afhankelijk van nationale wet van de betrokken landen MERCER 47
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van sociale zekerheid Wat zijn de risicos als een werknemer niet (goed) verzekerd is? Geen recht op uitkeringen risicoverzekeringen Verminderde opbouw van aanspraken opbouwverzekeringen Non compliance voor de afdrachten Reputatieschade MERCER 48
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van medical insurance Is thuisland medische kosten verzekering geldig? In gastland? Bij evacuatie? Collectieve reisverzekering? Is de dekking afdoende? Financieel Expat verzekering? Niveau van zorg (gezin) Inentingen MERCER 49
BOX 族 Short Term Assignments (Interne) Risicos en compliancy op het gebied van Travel Policy en Declaratie Policy Wat zijn de richtlijnen voor travel? Heen en terugreis? Home leave? Assignee Familie Declaratie Wat zit in de dagvergoeding? Wat te declareren? Waar / overzicht? MERCER 50
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy: gevolgen Immigratie heeft de grootste impact persoonlijke gevolgen (boetes, deportatie, gevangenisstraf) hoge boetes voor de werkgever vertragen of onmogelijk maken van het doen van business SV is moeilijk te herstellen vervelende consequenties voor medewerkers werkgever is financieel aansprakelijk (arbeidsongeschiktheid, overlijden) correcties achteraf zijn vaak niet mogelijk of zijn heel lastig te realiseren Tax is vaak achteraf nog te herstellen; correcties kunnen lopen via loonheffing of aangifte inkomstenbelasting boetes vallen veelal mee gezien het lage bedrag aan loon wat belast zou zijn in het geval van een short term assignment MERCER 51
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliance: hoe krijg ik zicht? Hoe krijg ik deze grensoverschrijdende groep werknemers op mijn radar? Gebruik 1 reisbureau bij alle boekingen van vluchten Laat werknemers een (on-line) travel calendar bijhouden Werklocatie laten opnemen in urenregistratie Via het declaratie proces Automatische tracking device in mobiele telefoon of Blackberry MERCER 52
BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliance: hoe krijg ik grip? Indentificeer wie (eind)verantwoordelijk is voor deze groep werknemers Maak een policy speciaal voor short term assignments Zorg voor een goede samenwerking tussen HR en andere stakeholders Maak specialistische kennis toegankelijk voor business managers & HR zodat mensen zich bewust zijn van de risicos Ga op zoek naar technologie die het gemakkelijk kan maken om deze groep te managen MERCER 53
QUESTIONS?? www.boxx-expat.eu MERCER 54

More Related Content

Short Term Assignments

  • 1. Global Mobility Roundtable Short Term Assignments 14 June 2012 Mercer, Amstelveen
  • 2. Short Term Assignments NL Roundtable Global Mobility -14 juni 2012 Marijke Have Sr. Consultant Global Mobility Mercer Benelux, Amstelveen
  • 3. Agenda 1. STA policy & practice 2. Mobility & Hardship 3. Company Car & Tickets Home 4. Living Expenses in host city MERCER 2
  • 4. Current Trends in Global Mobility
  • 5. Expatriate movements Increasing complexity.. Where are they ? MERCER 4
  • 6. Perpetual balancing act World Economy & Assignment Policies Scarcity of Costs too high Scarcity of Costs too high candidates candidates Higher Less generous Higher Less generous incentives packages incentives packages More generous More combination More generous More combination packages packages packages packages More Repatriation More Repatriation exceptions Termination exceptions Termination Localization Localization Less exceptions Less exceptions MERCER 5
  • 7. Historisch perspectief: van een eenduidige aanpak naar vele opties 1990 2000 2012 Traditional expatriates Expatriates Expatriates Global nomads vs Locals Transfers Locals Short-term Employee-initiated moves Local Local +(+) One size fits all? Foreigners hired locally Junior Commuters Lets employees ? (cross- border or regional) localise! TCNs ? Multiple types of short- terms/project assignments New sending countries in the market MERCER
  • 8. Pay approaches vary by purpose tax tax tax x x $ $ Home Inter- Hybrid/ Home HQ Net Local Local Salary national Expat Salary Build-Up Base Salary Plus Salary Scale Light Extended Business Trips Global Nomads/Career Expats Localised Expatriates HQ Secondments Locally Hired Foreigners Short-term Assignments Prevailing Wage Assignments Returnees Long-term Assignments Permanent Transfers MERCER 77
  • 9. The Key Challenges for companies More assignees Emerging v More diversity developed countries amongst Tolerance of pay Greater variety of differences assignment lengths assignees and types: Male/female Short-term, Range of Commuter, Rotational nationalities Greater range of Focus on Cost Increasing Management resistance destinations to mobility due to: including some with Dual-career concerns significant security Work-life balance and hardship issues Family issues Concerns about Focus on talent Return on management, investment recruitment and retention MERCER 8
  • 10. Wat be誰nvloedt internationale mobiliteit binnen organisaties ? Wereldwijd toenemende internationale mobiliteit maar andere patronen Kosten gestuurd Verschillende arbeidsvoorwaarden voor verschillende soorten uitzendingen Segmentation: Anglo Saxon vs continental European bedrijven Families: opgesplitst Talent management en loopbaanvragen MERCER 9
  • 12. Meest voorkomende redenen voor een Short Term Assignment: Opstart van nieuwe activiteit - Troubleshooting - Kennisoverdracht - Tekort aan de juiste mensen lokaal - Opleiding & ontwikkeling - Alternatief voor LTA wegens persoonlijke/familie omstandigheden - Projectbasis en flexibel MERCER 11
  • 13. Short-Term Assignments 0 3 Months 12 Months 18 Months Assignment Duration Business Short-Term Assignment Trip MERCER 12
  • 14. Short-Term Assignment: typische kenmerken Tussen 2/3 12/18 maanden Familie gaat niet mee, centrum levensonderhoud blijft home country Salaris doorbetaald in home country Gratis huisvesting in host city (single) Transport van/naar werk vergoed 1. Mobility premium ? Hardship allowance ? 2. Family mee? Home leave ? 3. Vergoeding voor extra uitgaven d.m.v. vast bedrag per dag/maand: hoe wordt dit berekend? MERCER 13
  • 15. Hoe wordt de administratie van STAs intern geregeld: No rth A m e ric a L atin A m e ric a E uro p e A s ia P ac if ic A ll R e g io ns 0 10 20 30 40 50 60 70 O ther Managed c om pletely by hom e and hos t offic es (w ithout involving a c entraliz ed international m obility team ) S haring of adm inis trative res pons ibilities betw een the c entral international m obility team and regional offic es E verything is taken c are of by a c entraliz ed unit (e.g. international m obility team ) w ithin a c orporate c enter MERCER 14
  • 16. Mobility premium & Hardship allowance Short term Assignments
  • 17. Betalen Europese bedrijven een vergoeding voor het mobiel zijn, weg zijn van familie tijdens STAs ? mobility premium, foreign service premium, ongemakkentoeslag 48% Nee, niet voor STA 30% Ja, in alle gevallen 10% Soms, afhankelijk van het doel van de uitzending < 5% Soms, afhankelijk van home/host combination, <5% Case by case, anders. Indien Ja: 51,5% dezelfde aanpak als voor LTA maar pro-rata 42,5% ontworpen voor STAs 6% overig Uitkomsten verschillen per regio en sector! MERCER 16
  • 18. Verschil tussen Europese en Noord-Amerikaanse aanpak: Mobility/foreign service premium voor STA's? Yes, in all cases 80 70 No, w e do not provide mobility/foreign- service premiums to our short-term 60 assignees It depends on the purpose of the 50 assignment 40 It depends on the home/host location transfer combination 30 Case by case 20 10 Other 0 All Europe Latin North Asia Regions America America Pacific MERCER 17
  • 19. Verschil in aanpak op sectorniveau: 90 Yes, in all cases 80 70 60 50 40 30 No, we do not provide 20 mobility/foreign-service 10 premiums to our short-term 0 assignees Professional Industry Consumer Engineering Chemicals/Pharma/ Shipping / Airlines Energy / Services It depends on the purpose of the Health Care assignment It depends on the home/host location transfer combination MERCER 18
  • 20. Betalen Europese bedrijven een vergoeding voor verschil in levensomstandigheden in host location tijdens STAs ? Hardshipvergoeding, Quality of Living Allowance, .. 42% Nee 53% Ja 5% Case by case Uitkomsten verschillen per regio en sector, bijvoorbeeld: Pharma/Chemical 70% 30% Consumer 44% 57% Professional Services 30% 70% 10% Financial 17% 77% 6% MERCER 19
  • 21. Company Car & Home Leave Tickets Short term Assignments
  • 22. Wat is het beleid voor transportation/ company car? Europe All Regions Transportation costs are included in the 8,3 14,5 per diem or cost-of-living allowance We cover car rental costs 28,3 29,8 Assignees are entitled to a car if required 18,3 18,5 for business needs Public transport (including taxis) is 13,3 12,1 reimbursed It depends on position level 13,3 8,1 It depends on host location 6,7 7,3 Other 11,7 9,7 MERCER 21
  • 23. Wat is het beleid voor home leave tickets? Europe All Regions We do not grant home leave 7,2 20,1 We pay for travel fare to home location 62,3 60,4 We provide a budget or flat amount that the 4,3 4,5 employee can use for any destination We provide a budget or flat amount that the employee can use to return to home country 13 6,5 only Case by case 7,2 5,2 Other 5,8 3,2 MERCER 22
  • 24. Hoeveel home leave tickets geven Europese bedrijven per jaar? unaccompanied 1 2 3 4 6 accompanied 12 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 MERCER 23
  • 25. Mag de familie meegaan op STA? Europe No, we never do Case by case Yes, always Yes, if STA > 6 months Yes, if STA > 12 months It depends on host location Other ruimere accommodatie, geen hogere vergoeding voor kosten levensonderhoud. Indien wel hogere vergoeding dan gebruikelijk om dit te bepalen o.b.v prijsverschillen tussen home-host (COLA), niet een hogere per diem MERCER 24
  • 26. Living expenses at host location Short term Assignments
  • 27. Wie betaalt het vullen van deze halve koelkast in de host country? In hotel of appartement? Welke aanpak kiest uw organisatie? Hoe wordt vast dagbedrag bepaald? MERCER 26
  • 28. Hoe bepalen bedrijven de beloning voor STAs? Europese bedrijven Home salary plus daily allowance (per diem) COL differential payment similar to the LTA one COL differential payment especially designed for STAs No allowance is provided (same conditions as in home country) Actual costs reimbursed Case by case Other MERCER 27
  • 29. Vaste STA vergoeding (ter vervanging kostendeclaratie): Per diem vergoeding voor het aanschaffen van producten/diensten in host city (HOST): wat wel/niet redelijk? Cost of living allowances zoals die ook voor LTA wordt berekend (LTA HOME-HOST) Aangepaste COL allowance obv verschil in prijzen van beperkt aantal produkten en 1 persoons spendable income (STA HOME-HOST) Variatie mogelijk afhankelijk van: Prijsniveau / index type (laag/midden/hoge prijzen) - Type accommodatie: hotel/apartement MERCER 28
  • 30. Verschil in de Cost of living basket LTA vs STA uitgaven: Long Term Assignments Short Term Assignment Food away from home Food away from home Food at home Food at home Alcohol & Tabacco Alcohol & Tabacco (?) Personal Care Personal Care Domestic appliances & products Furniture Sport & Entertainment Entertainment (reduced) Transportation (public - private) Transport (reduced) Medical Care Domestic services Utilities MERCER 29
  • 31. Het bepalen van een vaste vergoeding Twee benaderingen met verschillende uitkomsten, een voorbeeld: Home-Host approach Host approach Amsterdam to Paris Amsterdam to Paris: 60K gross Prijzen Parijs: food away from home, transport, Nlse hypo tax = personal care, food at home net spendable home, etc: income EUR 50-130 per day * 1 persoon COL index 106 Geneva to Paris: Prijzen Parijs: food away Geneva to Paris: from home, transport, CHF 110K gross personal care, food at Zwitsers hypo tax = home, etc: home net spendable EUR 50-130 per day* income 1 person COL index 78 *) afhankelijk van welke items in de daggeld basket opgenomen worden MERCER 30
  • 32. MERCER 31
  • 33. Stellingen: STA zijn eenvoudiger te managen dan LTA Wat werkte wel/niet - proces, communicatie? Lange zakenreizen blijken dikwijls langer te duren en STAs te worden Hoe wordt hiermee omgegaan: gouden tip? STA zijn over het algemeen succesvoller in het bereiken van de business doelen dan traditionele LTAs Worden er doelen gesteld en hoe? gouden tip? Het promoten van een split family : werkgever heeft geen verantwoordelijkheid voor welzijn expat en gezin. *) Mercer International Assignment Survey 2010 MERCER 32
  • 34. More information about how Mercer can help to improve your global mobility programme: Marijke Have Senior Consultant Global Mobility Mercer Benelux, Amstelveen Tel +31-20-4313789 Mob +31-631042673 marijke.have@mercer.com
  • 36. Global Mobility Roundtable June 14, 2012 / Marion 旦rman Lyke Apontoweil MERCER 35
  • 37. BOX 族 Short Term Assignments Agenda risicos en compliancy Hoe krijg ik als internationaal bedrijf grip op de risicos en compliancy ten aanzien van short term assignments? Over welke werknemers hebben we het? Welke risicos moet ik aan denken? Risicos en compliancy op het gebied van immigratie Risicos en compliancy op het gebied van tax Over welke werknemers hebben we het? Risicos en compliancy op het gebied van sociale zekerheid Risicos en compliancy op het gebied van travel en declaratie policy Hoe krijg ik zicht? Hoe krijg ik grip? MERCER 36
  • 38. BOX 族 Short Term Assignments Wat verstaan we onder short term assignments? Veel verschillende definities van short term assignments: (Extended) business travelers Kort durende uitzending : < 12 maanden Project worker: langer dan 4 weken (maar weekenden thuis) Short term assignments 3-12 maanden Commuters 0-2 jaar Short term: tot 6 maanden of 6 maanden tot 1 jaar Expats tot 1 jaar Rotational expat MERCER 37
  • 39. BOX 族 Short Term Assignments Waarom is juist deze groep zo moeilijk voor bedrijven? Geen eenduidige definitie van deze groep werknemers Vaak geen of een beperkte policy voor deze groep werknemers Wie zijn het? Hoe krijg ze op de radar? Vaak beginnen short term assignments met business trips MERCER 38
  • 40. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy voor short term assignments is ingewikkeld! MERCER 39
  • 41. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op verschillende vlakken Immigratie Tax: inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, vaste inrichting, en transfer pricing Sociale zekerheid Medical insurance Travel policy MERCER 40
  • 42. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van immigration Visa Vrije inreis / niet visum-plichtig Business visa Verblijfsduur Aandachtspunten Werken Entiteit Verblijf werken Nationaliteit Vrije activiteiten? Familie situatie Verblijfsvergunning Activiteiten MERCER 41
  • 43. BOX族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Hoofdregel: werknemer is belast in werkstaat Uitzondering: 183 dagenregeling Een werknemer blijft exclusief in de woonstaat belast indien aan 3 voorwaarden wordt voldaan: 1. Verblijf in de werkstaat is niet meer dan 183 dagen binnen een 12- maandsperiode (of belasting- c.q. kalenderjaar) 2. Beloning wordt niet door of namens een in de werkstaat gevestigde werkgever betaald 3. Beloning komt niet ten laste van een vaste inrichting (VI) van de werkgever in de werkstaat Let op, alleen van toepassing bij verdragslanden. Bij geen verdrag, veel sneller sprake van belastingheffing. MERCER 42
  • 44. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Definitie van werkgever in belastingverdragen Interpretatie van werkgever in belastingverdragen verschilt per land Formeel of materieel/economisch werkgeverschap? Formeel: wie is de formele juridische werkgever, kostendoorbelasting niet relevant Materieel: gezagsverhouding, voor wiens risico en rekening, kostendoorbelasting wel relevant Hoe relevant is (feitelijke) kostendoorbelasting? MERCER 43
  • 45. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Voorbeeld casus A Duitsland Nederland (woonland) (werkland) GmbH BV Korte tewerkstelling /uitzending MERCER 44
  • 46. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Voorbeeld casus B Nederland China (woonland) (werkland) BV Client van de BV Korte tewerkstelling /uitzending MERCER 45
  • 47. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van tax Gevolgen van belastingplicht in het werkland Inhoudingsplicht Verplichting om te registreren als inhoudingsplichtige Opzetten salarisadministratie Verplichting tot indienen aangifte inkomstenbelasting Aanvragen van een fiscaalnummer of andere vorm van registratie van de werknemer Aanvragen van zogenaamde expat regelingen Impact op het netto inkomen van de werknemer Impact op de totale kosten van een project (budget) MERCER 46
  • 48. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van sociale zekerheid 183 dagenregeling speelt niet bij sociale zekerheid Inwonerschap en locatie werkgever zijn belangrijk EU- verordening en SV-verdragen Let op bij landen buiten de EU en zonder SV-verdrag beoordeling is afhankelijk van nationale wet van de betrokken landen MERCER 47
  • 49. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van sociale zekerheid Wat zijn de risicos als een werknemer niet (goed) verzekerd is? Geen recht op uitkeringen risicoverzekeringen Verminderde opbouw van aanspraken opbouwverzekeringen Non compliance voor de afdrachten Reputatieschade MERCER 48
  • 50. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy op het gebied van medical insurance Is thuisland medische kosten verzekering geldig? In gastland? Bij evacuatie? Collectieve reisverzekering? Is de dekking afdoende? Financieel Expat verzekering? Niveau van zorg (gezin) Inentingen MERCER 49
  • 51. BOX 族 Short Term Assignments (Interne) Risicos en compliancy op het gebied van Travel Policy en Declaratie Policy Wat zijn de richtlijnen voor travel? Heen en terugreis? Home leave? Assignee Familie Declaratie Wat zit in de dagvergoeding? Wat te declareren? Waar / overzicht? MERCER 50
  • 52. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliancy: gevolgen Immigratie heeft de grootste impact persoonlijke gevolgen (boetes, deportatie, gevangenisstraf) hoge boetes voor de werkgever vertragen of onmogelijk maken van het doen van business SV is moeilijk te herstellen vervelende consequenties voor medewerkers werkgever is financieel aansprakelijk (arbeidsongeschiktheid, overlijden) correcties achteraf zijn vaak niet mogelijk of zijn heel lastig te realiseren Tax is vaak achteraf nog te herstellen; correcties kunnen lopen via loonheffing of aangifte inkomstenbelasting boetes vallen veelal mee gezien het lage bedrag aan loon wat belast zou zijn in het geval van een short term assignment MERCER 51
  • 53. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliance: hoe krijg ik zicht? Hoe krijg ik deze grensoverschrijdende groep werknemers op mijn radar? Gebruik 1 reisbureau bij alle boekingen van vluchten Laat werknemers een (on-line) travel calendar bijhouden Werklocatie laten opnemen in urenregistratie Via het declaratie proces Automatische tracking device in mobiele telefoon of Blackberry MERCER 52
  • 54. BOX 族 Short Term Assignments Risicos en compliance: hoe krijg ik grip? Indentificeer wie (eind)verantwoordelijk is voor deze groep werknemers Maak een policy speciaal voor short term assignments Zorg voor een goede samenwerking tussen HR en andere stakeholders Maak specialistische kennis toegankelijk voor business managers & HR zodat mensen zich bewust zijn van de risicos Ga op zoek naar technologie die het gemakkelijk kan maken om deze groep te managen MERCER 53
  • 55. QUESTIONS?? www.boxx-expat.eu MERCER 54