ºÝºÝߣ

ºÝºÝߣShare a Scribd company logo

Sistem fail prasekolah (penerangan kandungan)

•Download as PPT, PDF•
•
Sektor Pengurusan Akademik JPN Pahang
Sektor Pengurusan Akademik JPN Pahang
1 of 17
Downloaded 185 times
Sistem fail prasekolah (penerangan kandungan)
DEFINISI FAIL Proses menyimpan rekod dan butir-butir untuk simpanan yang selamat.
Tiap-tiap buah sekolah mempunyai sistem fail sendiri,berbeza di antara sebuah sekolah dengan sekolah yang lain. Sesetengah daripada kelainan ini adalah seperti berikut: (i) Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil, (ii) Nomber fail untuk satu-satu tajuk berbeza di antara sekolah (iii) Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk dan (iv) Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin dari fail tegak,lipat,spring dll.
Oleh sebab-sebab ini menjadi perkara biasa di sekolah : (i)  Sukar hendak mengesan/mencari fail . (ii)  Ada kecenderongan menambah nomber fail baru kepada nombor yang telah ada. Ini dibuat jika ada timbul sesuatu perkara/tajuk baru. Misalnya jika sebuah sekolah ini mempunyai 100 buah fail,akan ditambah nomber 101,102 dan seterusnya tanpa mengambil tajuk/perkara tersebut.Dengan ringkasnya tiada sistem/yang tersusun baik atau tidak mengikut prinsip- prinsip sistem fail memail.
Prinsip-Prinsip Sistem Fail-Memail : (i) Tidak banyak menggunakan ruang. Fail berkulit nipis lebih baik dari berkulit keras. (ii) Mudah disediakan dan disimpan. (iii) Mudah dan murah diperolehi. (iv) Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan (Aktif). (v) Rekod mudah dicari bila diperlukan,tanpa membuang masa banyak. (vi) Beri cross-reference (vii) Beri tanda bila dikeluarkan.
Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistem fail yang kurang memuaskan, ia boleh menimbulkan banyak masalah. Di antaranya: (i) Penyimpanan rekod yang kurang kemas/teratur (ii) Susah hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari daftar fail dan (iii) Pengetua/kakitangan baru terpaksa mengambil masa memahami sistem/nomber fail sesebuah sekolah. Proses ini berulang jika berlaku pertukaran pengetua dan pegawai di sekolah baru .Pengetua terpaksa mengambil masa memahami isi kandungan surat kerana jika ada kod/nomber fail yang surupa bagi semua sekolah. Pengetua akan tahu dengan segera maksud sesuatu surat dengan melihat nomber failnya sahaja.
Salah satu daripada cara-cara bagi melicinkan pentadbiran sekolah ialah dengan adanya suatu sistem fail yang baik dan seragam. Ini perlu dibuat walau ada juga guru besar/ pengetua berpendapat tidak perlu diubah sistem fail yang telah ada. Menurut mereka selama ini sekolah dapat berfungsi dengan menggunakan sistem yang ada. Sikap nagatif seperti ini tidak wajar diteruskan lagi.
Mengelaskan dan Menomborkan Fail: Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nomber kod yang sesuai. ( cth: CBA 4012/05 ….) Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau dikatakan Level Pertama. Tiap -tiap satu leval pertama dipecahkan kepada tajuk kecil- Level Kedua dan seterusnya tajuk-tajuk yang kecil level kedua boleh dipecahkan lagi pada tajuk-tajuk lebih kecil (Level Ketiga).
Dicadangkan ada 9 tajuk (Level Pertama) dan ditulis mengikut abjad seperti berikut : 04 - Kewangan 07 - Pentadbiran Am 01 - Asrama dan Akaun. Sekolah. 02 - Hal 08 - Perhubungan 05 - Ko Ehwal Masyarakat. Kurikulum. Pelajar. 03 - 09 - Perjawatan & 06 - Kemudahan Perkhidmatan Kurikulum. Fizikal Kakitangan.
Sistem fail prasekolah (penerangan kandungan)
FAIL PEMANTAUAN NAZIR Fail Jawatankuasa pemuafakatan Rekod Kedatangan Fail Inventori Fail Pencerapan - pengajaran dan pembelajaran  - pengurusan kelas Rekod Rancangan Mengajar Fail Stok bahan kering dan bahan basah Rekod Kedatangan Portfolio murid Rekod tugasan PPM Fail Surat Pekeliling dan surat Siaran Fail Kurikulum Standard Prasekolah Kebangsaan LAIN-LAIN FAIL/ REKOD YANG PERLU ADA DI PRASEKOLAH:  Penggunaan ICT  Penyelenggaraan Stor  Keluar masuk murid  Rekod Pergerakan Guru dan PPM  Minit Mesyuarat  Surat Keluar  Surat Masuk  Rekod Pelawat  Program Tahunan
REKOD BAHAN KERING DAN BAHAN BASAH: PPM perlu mencatat bahan kering dan bahan basah yang digunakan setiap bulan (secara berasingan) – rujuk resit dari pembekal. REKOD PENCERAPAN: Pencerapan oleh pentadbir, PPD,JPN, Nazir dan sebagainya. (Borang boleh di dapati di sekolah untuk pencerapan oleh pentadbir) REKOD INVENTORI PPM perlu mencatat kesemua keterangan aset dalam dan luar kelas Beserta dengan kuantitinya. REKOD PENGGUNAAN ICT Guru perlu merekodkan kekerapan penggunaan komputer dan televisyen dalam pengajaran dan pembelajaran. Rekod perlu mengandungi tarikh digunakan dan perkara yang diajar. BACK
REKOD PENYELENGGARAAN STOR Rekod ini mengandungi senarai barang2 yang terdapat di dalam stor prasekolah. Nyatakan kuantitinya dan statusnya samada dalam keadaan baik atau sebaliknya. Guru perlu sediakan sekali borang pinjaman alatan. (perlu dicatat nama peminjam, tarikh dipinjam, nama alat, tarikh dipulangkan dan tandatangan) REKOD KELUAR MASUK MURID Rekod ini perlu mengandungi borang yang perlu diisi oleh ibu bapa/penjaga ketika membawa murid keluar dari kelas atau menghantar semula selepas membawa keluar. Contohnya: membawa murid ke klinik atau ada sesuatu perkara yang memerlukan murid tersebut keluar sebentar. (Borang perlu mengandungi tarikh, nama ibu bapa/penjaga yang mengambil murid keluar, sebab/tujuan, masa keluar, masa hantar semula, kebenaran siapa dan tandatangan. REKOD SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK PPM/ guru perlu memasukkan ke semua surat yang diterima dari luar ke dalam fail surat masuk dan salinan surat keluar ke dalam fail surat keluar. ( surat keluar perlu mematuhi no rujukan sekolah dan disusun mengikut turutan bialngan Dikeluarkan.
SET ALIH KERAJAAN atacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan arta Modal dan INventori yg meliputi: enerimaan, Pendaftaran, Penggunaan , Penyimpanan dan Pemeriksaan enyelenggaraan, pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira. set bermaksud : harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalan erajaan yang dibeli/ disewa dgn wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan tau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. set Alih bermaksud:aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang in termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang sekali dgn bangunan. set Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu: Harta Modal- harga perolehan RM 1000 ke atas Inventori – Harga perolehan kurang dari RM 1000 dan tdk memerlukan penyelenggaraan berjadual. - Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan. INIT MESYUARAT engandungi semua minit mesyuarat yang diadakan oleh prasekolah/sekolah ang berkaitan dengan prasekolah.
JAWATANKUASA PRASEKOLAH/ TADIKA Mengandungi carta organisasi ahli jawatankuasa pewaris prasekolah dan perkara-perkara berkaitan. (contoh: gambar aktiviti gotong royong, Hari keluarga dan lain-lain) REKOD PELAWAT Sebuah buku yang digunakan oleh pelawat2 untuk menyatakan ulasan/ komen atau tujuan kehadiran mereka ke prasekolah.(Guru boleh beli di kedai atau buat sendiri dengan menggunakan buku kulit tebal)
PROGRAM TAHUNAN  Mengandungi takwim tahunan prasekolah.  program utama (menyediakan pengajaran dan pembelajaran dengan menggunakan pendekatan bertema, bersepadu, belajar melalui bermain dan kerja projek melalui komponen-komponennya dalam suasana dalam dan luar kelas yang kondusif)  program sokongan. Contoh: program Membaca Cepat  program sampingan. Contoh: lawatan pendidikan (semua program sokongan dan sampingan perlu ada kertas kerja)
Sistem fail prasekolah (penerangan kandungan)

More Related Content

Sistem fail prasekolah (penerangan kandungan)

  • 2. DEFINISI FAIL Proses menyimpan rekod dan butir-butir untuk simpanan yang selamat.
  • 3. Tiap-tiap buah sekolah mempunyai sistem fail sendiri,berbeza di antara sebuah sekolah dengan sekolah yang lain. Sesetengah daripada kelainan ini adalah seperti berikut: (i) Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil, (ii) Nomber fail untuk satu-satu tajuk berbeza di antara sekolah (iii) Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk dan (iv) Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin dari fail tegak,lipat,spring dll.
  • 4. Oleh sebab-sebab ini menjadi perkara biasa di sekolah : (i)  Sukar hendak mengesan/mencari fail . (ii)  Ada kecenderongan menambah nomber fail baru kepada nombor yang telah ada. Ini dibuat jika ada timbul sesuatu perkara/tajuk baru. Misalnya jika sebuah sekolah ini mempunyai 100 buah fail,akan ditambah nomber 101,102 dan seterusnya tanpa mengambil tajuk/perkara tersebut.Dengan ringkasnya tiada sistem/yang tersusun baik atau tidak mengikut prinsip- prinsip sistem fail memail.
  • 5. Prinsip-Prinsip Sistem Fail-Memail : (i) Tidak banyak menggunakan ruang. Fail berkulit nipis lebih baik dari berkulit keras. (ii) Mudah disediakan dan disimpan. (iii) Mudah dan murah diperolehi. (iv) Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan (Aktif). (v) Rekod mudah dicari bila diperlukan,tanpa membuang masa banyak. (vi) Beri cross-reference (vii) Beri tanda bila dikeluarkan.
  • 6. Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistem fail yang kurang memuaskan, ia boleh menimbulkan banyak masalah. Di antaranya: (i) Penyimpanan rekod yang kurang kemas/teratur (ii) Susah hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari daftar fail dan (iii) Pengetua/kakitangan baru terpaksa mengambil masa memahami sistem/nomber fail sesebuah sekolah. Proses ini berulang jika berlaku pertukaran pengetua dan pegawai di sekolah baru .Pengetua terpaksa mengambil masa memahami isi kandungan surat kerana jika ada kod/nomber fail yang surupa bagi semua sekolah. Pengetua akan tahu dengan segera maksud sesuatu surat dengan melihat nomber failnya sahaja.
  • 7. Salah satu daripada cara-cara bagi melicinkan pentadbiran sekolah ialah dengan adanya suatu sistem fail yang baik dan seragam. Ini perlu dibuat walau ada juga guru besar/ pengetua berpendapat tidak perlu diubah sistem fail yang telah ada. Menurut mereka selama ini sekolah dapat berfungsi dengan menggunakan sistem yang ada. Sikap nagatif seperti ini tidak wajar diteruskan lagi.
  • 8. Mengelaskan dan Menomborkan Fail: Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nomber kod yang sesuai. ( cth: CBA 4012/05 ….) Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau dikatakan Level Pertama. Tiap -tiap satu leval pertama dipecahkan kepada tajuk kecil- Level Kedua dan seterusnya tajuk-tajuk yang kecil level kedua boleh dipecahkan lagi pada tajuk-tajuk lebih kecil (Level Ketiga).
  • 9. Dicadangkan ada 9 tajuk (Level Pertama) dan ditulis mengikut abjad seperti berikut : 04 - Kewangan 07 - Pentadbiran Am 01 - Asrama dan Akaun. Sekolah. 02 - Hal 08 - Perhubungan 05 - Ko Ehwal Masyarakat. Kurikulum. Pelajar. 03 - 09 - Perjawatan & 06 - Kemudahan Perkhidmatan Kurikulum. Fizikal Kakitangan.
  • 11. FAIL PEMANTAUAN NAZIR Fail Jawatankuasa pemuafakatan Rekod Kedatangan Fail Inventori Fail Pencerapan - pengajaran dan pembelajaran  - pengurusan kelas Rekod Rancangan Mengajar Fail Stok bahan kering dan bahan basah Rekod Kedatangan Portfolio murid Rekod tugasan PPM Fail Surat Pekeliling dan surat Siaran Fail Kurikulum Standard Prasekolah Kebangsaan LAIN-LAIN FAIL/ REKOD YANG PERLU ADA DI PRASEKOLAH:  Penggunaan ICT  Penyelenggaraan Stor  Keluar masuk murid  Rekod Pergerakan Guru dan PPM  Minit Mesyuarat  Surat Keluar  Surat Masuk  Rekod Pelawat  Program Tahunan
  • 12. REKOD BAHAN KERING DAN BAHAN BASAH: PPM perlu mencatat bahan kering dan bahan basah yang digunakan setiap bulan (secara berasingan) – rujuk resit dari pembekal. REKOD PENCERAPAN: Pencerapan oleh pentadbir, PPD,JPN, Nazir dan sebagainya. (Borang boleh di dapati di sekolah untuk pencerapan oleh pentadbir) REKOD INVENTORI PPM perlu mencatat kesemua keterangan aset dalam dan luar kelas Beserta dengan kuantitinya. REKOD PENGGUNAAN ICT Guru perlu merekodkan kekerapan penggunaan komputer dan televisyen dalam pengajaran dan pembelajaran. Rekod perlu mengandungi tarikh digunakan dan perkara yang diajar. BACK
  • 13. REKOD PENYELENGGARAAN STOR Rekod ini mengandungi senarai barang2 yang terdapat di dalam stor prasekolah. Nyatakan kuantitinya dan statusnya samada dalam keadaan baik atau sebaliknya. Guru perlu sediakan sekali borang pinjaman alatan. (perlu dicatat nama peminjam, tarikh dipinjam, nama alat, tarikh dipulangkan dan tandatangan) REKOD KELUAR MASUK MURID Rekod ini perlu mengandungi borang yang perlu diisi oleh ibu bapa/penjaga ketika membawa murid keluar dari kelas atau menghantar semula selepas membawa keluar. Contohnya: membawa murid ke klinik atau ada sesuatu perkara yang memerlukan murid tersebut keluar sebentar. (Borang perlu mengandungi tarikh, nama ibu bapa/penjaga yang mengambil murid keluar, sebab/tujuan, masa keluar, masa hantar semula, kebenaran siapa dan tandatangan. REKOD SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK PPM/ guru perlu memasukkan ke semua surat yang diterima dari luar ke dalam fail surat masuk dan salinan surat keluar ke dalam fail surat keluar. ( surat keluar perlu mematuhi no rujukan sekolah dan disusun mengikut turutan bialngan Dikeluarkan.
  • 14. SET ALIH KERAJAAN atacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan arta Modal dan INventori yg meliputi: enerimaan, Pendaftaran, Penggunaan , Penyimpanan dan Pemeriksaan enyelenggaraan, pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira. set bermaksud : harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalan erajaan yang dibeli/ disewa dgn wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan tau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. set Alih bermaksud:aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang in termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang sekali dgn bangunan. set Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu: Harta Modal- harga perolehan RM 1000 ke atas Inventori – Harga perolehan kurang dari RM 1000 dan tdk memerlukan penyelenggaraan berjadual. - Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan. INIT MESYUARAT engandungi semua minit mesyuarat yang diadakan oleh prasekolah/sekolah ang berkaitan dengan prasekolah.
  • 15. JAWATANKUASA PRASEKOLAH/ TADIKA Mengandungi carta organisasi ahli jawatankuasa pewaris prasekolah dan perkara-perkara berkaitan. (contoh: gambar aktiviti gotong royong, Hari keluarga dan lain-lain) REKOD PELAWAT Sebuah buku yang digunakan oleh pelawat2 untuk menyatakan ulasan/ komen atau tujuan kehadiran mereka ke prasekolah.(Guru boleh beli di kedai atau buat sendiri dengan menggunakan buku kulit tebal)
  • 16. PROGRAM TAHUNAN  Mengandungi takwim tahunan prasekolah.  program utama (menyediakan pengajaran dan pembelajaran dengan menggunakan pendekatan bertema, bersepadu, belajar melalui bermain dan kerja projek melalui komponen-komponennya dalam suasana dalam dan luar kelas yang kondusif)  program sokongan. Contoh: program Membaca Cepat  program sampingan. Contoh: lawatan pendidikan (semua program sokongan dan sampingan perlu ada kertas kerja)