1. SISTEM PENGURUSAN
FAIL
DI SEKOLAH
ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN
KETUA UNIT PIAWAIAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PELAJARAN JOHOR
arahim.arahman@moe.gov.my
019 - 7143511
2. OBJEKTIF CERAMAH
Di akhir ceramah ini peserta
diharap akan dapat:
Memahami apa yang
dimaksudkan dengan sistem
fail; dan
Menggunakan pengetahuan ini
untuk mengurus ,menyediakan
fail bersistem yang betul dan
piawai bagi penyimpanan
rekod dan dokumen.
3. DEFINISI SISTEM FAIL
Proses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk rujukan
dengan selamat, mudah diperolehi
dengan cepat bila dikehendaki dan
proses ini meliputi Klasifikasi,
Penyusunan, Penyimpanan Dan
Pelupusan.
4. Arahan / Punca Kuasa /Sumber
Rujukan
Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail
Memail;
Sistem Fail Arkib Negara Malaysia
* AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003
Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor
* SURAT PELAKSANAAN 2010
5. Ciri-ciri Sistem Fail Yang Baik :
1.
2.
3.
4.
Bersistem
Mudah dirujuk
Mudah diperolehi
Selamat
6. Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail
1.
2.
3.
4.
Fail tidak banyak menggunakan ruang;
Mudah disedia dan mudah disimpan;
Murah dan mudah diperolehi;
Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan;
5. Rekod mudah dicari bila diperlukan;
6. Cross reference maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
7. Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARA
KOD
PERKARA
100
PENGURUSAN
200
BANGUNAN DAN HARTA ( ASET TETAP )
300
KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET ALIH )
400
KEWANGAN
500
SUMBER MANUSIA
600
PENGURUSAN KURIKULUM
700
PENGURUSAN KOKURIKULUM
Surat ARKIB kepada JPN 2010 : patuhi /denda RM3K-5K
* Rujukan sistem fail ARKIB sahaja.
8. Tahukah anda..
BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARI
SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK , JPN
JOHOR ( 2010 )
: PENGURUSAN FAIL PANITIA
10 FAIL SEDIA ADA DITUKAR KE 7 FAIL
SAHAJA DENGAN 6 FAIL KERAS & 1 FAIL
PUTIH
* laksanakan SPSK sistem fail
SJQ boleh bantu kerana sistem fail di bawah Unit Fail & Rekod
Mula 2011 SJQ bantu sistem fail sekolah..
9. Tahap Fail : Mengikut Warna Fail
Putih : Terbuka dan terhad
Hijau: SULIT untuk fail individu
Merah Jambu: Rahsia
Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah
luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA
Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail
sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai
masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada
kertas minit
11. Perkara 53 息 :FAIL TERBUKA- PUTIH
Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu
secara lansung atau tidak lansung
kepada akhbar atau sesiapa yang
tidak dibenarkan
Digunakan untuk fail induk di pejabat
/sekolah
12. Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit
Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn
Malaysia/Negeri.dan dimaksudkan bagi
makluman orang-orang yang perlu mengetahui
kandungannya dalam masa menjalankan tugastugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung
dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa
yang tidak dibenarkan
Ada di JPN/PPD/Sekolah
Di sekolah ( Cth : Guru bermasalah )
13. 53(a): RAHSIA BESAR
Dokumen ini ialah hak milik kerajaan
Malaysia/negeridan dimaksudkan bagi
makluman.sendiri dan lain-lain pegawai
yang perlu mengetahui kandunganya dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasmi
mereka. Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak lansung kepada akhbar
atau sesiapa yang tidak dibenarkan.
Tiada di sekolah.
14. Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b)
dan (c)
Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah
dikehendaki oleh undang-undang
menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai
Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk
dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan
Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan
termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana
dijumpai. Menyimpan atau membinasakan
dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu
kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972
15. Peralatan Yang digunakan untuk Membuka Fail
PERALATAN YANG PERLU:
1. PEN MARKER WARNA HITAM / BIRU SIZE 700
2. PEN DAKWAT KERING WARNA MERAH
3. PEN DAKWAT KERING WARNA HITAM/BIRU
4. PEMBARIS PLASTIK/KAYU/LOGAM
5. PENSIL 2B/HB
6. HURUF BLOK ( STENCIL) : JIKA MAHU
7. PENEBUK LUBANG : 1 LUBANG ( TIKET BAS )
8. KERTAS MINIT
9. GETAH PEMADAM
10. TALI PENGIKAT KERTAS
LIQUID PAPER : HARAM DIGUNAKAN..
16. Cara Membuka Fail Terbuka:
Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
17. Cara Membuka Fail Terbuka:
Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
18. 2. Tuliskan Perkara: PANITIA BAHASA MELAYU ( tulis tangan )mesti sama dgn apa yg didaftarkan tak boleh singkatan.
Kalau nak pakai huruf blok bolehtapi ada syarat..
22. 6. TEBUK LUBANG , 1 INCI DARI TEPI & 1.5 INCI DARI ATAS KE BAWAH
UNTUK MASUKKAN TALI HIJAU
RAHIM - SJQ - JPNJ
23. 7. GUNAKAN 1 TALI SAHAJA ,MASUKKAN TALI DARI LUAR FAIL DENGAN
BATANG SENGKANG KELUAR DARI LUBANG SURAT & KERTAS MINIT
BAHAGIAN DALAM FAIL
KIRI FAIL KERTAS MINIT
KANAN FAIL - SURAT
RAHIM - SJQ - JPNJ
24. 8. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:
-KERTAS MINIT NO :
-HELAI NO : 1 M/S : 1
RAHIM - SJQ - JPNJ
25. 9. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:
-KERTAS MINIT NO :
-HELAI NO : 1 M/S : 2
RAHIM - SJQ - JPNJ
27. KERTAS MINIT : MESTI ASAL TIDAK BOLEH PHOTOCOPY / BERTAIP DAN
TIDAK BOLEH DITAMPAL DI ATAS KULIT FAILHARAMYE
PENEBUK LUBANG
RAHIM - SJQ - JPNJ
28. PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR
DAN SURAT MASUK
SURAT MASUK : PEN WARNA MERAH
MASUK : MERAH
M:M
1
2
SURAT KELUAR : PEN WARNA
HITAM/BIRU
KELUAR : HITAM/BIRU
K:H/B
29. PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR
DAN SURAT MASUK
BERIKUT ADALAH ATURAN SEBENAR
UNTUK PROSES KELUAR MASUK
SURAT DAN KEADAAN SEBENAR
MUNGKIN BERBEZA DI SEKOLAH
ANDA
BERGANTUNG KEPADA BUDI BICARA
PIHAK PENTADBIRJIKA BUAT
BETUL..IA AKAN BETUL SAMPAI BILABILA
31. CAP UNTUK TINDAKAN
JIKA MAHU TINDAKAN DITULIS DI ATAS SURAT BOLEH
JUGATAPI HAD SAMPAI 3 PERINGKAT SAHAJA
CTH..GB -> GPK -> KP.
P -> GPK -> GKMP
32. 2
Rekod surat masuk dalam
buku daftar surat
1. BIL
2. NO. RUJ
& TARIKH SURAT
3. TAJUK
4. TARIKH TERIMA
5. DARIPADA
6. U.PERHATIAN
7. T/TGN PEREKOD
BOLEH DETECT JIKA SURAT HILANG
/ TIDAK DAPAT
33. 3
Atas sebelah
kanan surat :
buat bulatan
dan dalamnya
tulis nombor )
: surat masuk
: pen merah ,
surat keluar :
pen hitam/biru
SAIZ BULATAN TAK KISAHTIDAK TERLALU
KECIL / BESAR..PENTING BOLEH BACA
1
34. 4
Tuliskan butiran surat di atas
kertas minit. Ikut nombor yg
telah ditulis dalam bulatan
di surat
35. NO MINIT INI AKAN BERTERUSAN SAMA ADA
SURAT KELUAR ATAU MASUK.
Nombor ini sama dgn nombor di atas surat
36. CARA TULIS MINIT : Surat Masuk :
Surat Ruj:____ bertarikh:_____
daripada:_____Dikandungkan pada
:_____Perkara : __________ oleh :______
t/tgn_______
CONTOH : Surat Masuk :
Surat Ruj:JPA1001/600-2/3/1 bertarikh: 1/11/2012
daripada: PPDJB dikandungkan pada 3/11/2012
Perkara : Mesy. Panitia B.M Zon Utara oleh
Farah t/tgn : ff
PEN MERAH !!
Kaedah : tulis semula dengan tangan atau
fill in the blanks dgn rubber stamp
Ikut ANM : tulis tangan
Ikut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga)
Sekolah : terpulang ( boleh pilih )
37. CARA MINIT : Surat Keluar :
Surat Ruj :________________
bertarikh:_____kepada:_____
dikandungkan pada :_____
Perkara : __________ oleh :____ t/tgn__
CARA MINIT : Surat Keluar :
Surat Ruj : JBA 1024-600/3/3/1 bertarikh: 2 /11/2012
kepada: PPD JB dikandungkan pada : 2/11/2012
Perkara : DATA HRMIS SEK oleh : AYU t/tgn : are-you
PEN HITAM !!
Kaedah : tulis semula dengan tangan atau
fill in the blanks dgn rubber stamp
Ikut ANM : tulis tangan
Ikut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga)
Sekolah : terpulang ( boleh pilih )
38. 5
Serahkan surat bersama dengan
fail kepada Guru Besar / GPK
untuk minitkan surat.
KAEDAH MINIT SURAT ADA 2 CARA YANG DIBENARKAN:
1. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS KERTAS MINIT DI BAWAH
PERKARA. ( ARAHAN ANM ) ATAU,
2. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS SURAT
( DENGAN SYARAT MAKSIMUM 3 PERINGKAT SAHAJA).
Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP
1
->
2
->
3
JIKA TINDAKAN GUNAKAN CAP, TULISKAN TINDAKAN DI RUANGAN
YANG TELAH DIKHASKAN.
( KAEDAH INI DIGUNAPAKAI DI BPSH,JPN,PPD )
39. 6
Surat asal dimasukkan dalam
fail induk ( putih ) yang
berada di pejabat manakala
untuk orang yang perlu
ambil tindakan akan dapat
surat salinan sahaja.
Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP
1. Surat asal masuk dalam fail panitia ( pejabat )
2. GPK simpan satu salinan untuk rujukan ( Fail Keras )
3. KP dapat surat salinan sahaja.( Fail Keras)
* Setiap guru/pentadbir perlu ada satu fail keras
peribadi utk simpan salinan surat yang berkaitan
( CADANGAN )
40. SURAT ASAL MASUK
DALAM FAIL PUTIH
FAIL PUTIH TERIKAT DGN ARKIB
DAN UNTUK SURAT
MENYURAT/SIMPAN MINIT
MESYUARAT SAHAJA PANITIA
SURAT SALINAN
MASUK DALAM FAIL PERIBADI
FAIL KERAS TIDAK TERIKAT DGN ARKIB, IA
UNTUK SIMPAN REKOD & BUKAN SURAT.
BOLEH PRINT, TAMPAL, LABUCI,GAMBAR
KAHWIN.
RAHIM - SJQ - JPNJ
CONTOH : CADANGAN
41. CONTOH FAIL PANITIA : BAHASA MELAYU
FAIL KERAS ADA 2 JENIS:
1. FAIL PUTIH SAMPUL
PLASTIK MAHAL
2. FAIL HITAM MURAH
MANA-MANA BOLEH
GUNA.
NAK ASINGKAN PANITIA
BOLEH BEZAKAN IKUT
WARNA JIKA MAHU TAPI
FAIL KERAS AJE TAU.
BOLEH SIMPAN DI BILIK
FAIL/ MANA YG SESUAI
FAIL INDUK MESTI
BERADA DI PEJABAT
RAHIM - SJQ - JPNJ
43. TUTUP FAIL.
Fail hanya akan ditutup jika :
1. Nombor minit surat mencapai :100 ATAU
2. Tebal kandungan fail melebihi 4cm , manamana yang mendahului..
Cth : fail JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1 hendak
ditutup :
Nombor fail baru sama JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1
JILID 2
Fail lama ikat dengan tali putih;
Letak belakang fail baru ( 2 bulan sahaja )
selepas itu simpan di dalam stor atau tempat
yang selamat dan boleh dicari
48. TEMPAT PENYIMPANAN FAIL DI PEJABAT
ADA LABEL NAMA FAIL & KOD
SUPAYA SENANG NAK CARI.
LABEL NAMA FAIL & KOD BOLEH
GUNA KERTAS WARNA SENANG NAK CARI.
RAHIM - SJQ - JPNJ
49. ADA LABEL KOD FAIL & NAMA FAIL
DILUAR RAK BESI UNTUK SENANG MENCARI
ADA LABEL NAMA FAIL & KOD
SUPAYA SENANG NAK CARI.
RAHIM - SJQ - JPNJ
50. JIKA FAIL PUTIH DISIMPAN
SECARA BARING DI DALAM
DRAWER.
LABEL
DI TULANG
RAHIM - SJQ - JPNJ
51. JIKA FAIL DISIMPAN SECARA BARING,
PERLU TULISKAN KOD FAIL SELARI
DENGAN TULANG FAIL DI RUANGAN ATAS SEBELAH KIRI
RAHIM - SJQ - JPNJ
53. UNTUK ELAKKAN FAIL HILANG, PERLU ADA REKOD
PERGERAKKAN FAIL
SIAPA YANG AMBIL PERLU ISI BORANG INI
ADA 2 KAEDAH
1. GUNA KERTAS /KAD
KERASatau,
2. GUNA BUKU LOG
* DUA-DUA DITERIMA
PAKAI.
RAHIM - SJQ - JPNJ
54. REKOD PERGERAKKAN FAIL DISIMPAN BERSAMA-SAMA
DENGAN FAIL DI DALAM RAK FAIL.
1. KAD PERGERAKKAN FAIL
DISIMPAN DI DALAM
KANTUNG DRAWER
BERSAMA DENGAN FAIL
SEBENAR.
2. JIKA GUNA BUKU LOG,
SIMPAN BERHAMPIRAN
TEMPAT SIMPAN FAIL.
RAHIM - SJQ - JPNJ
55. Jangka Hayat Fail Lama
Lima tahun standard.tetapi ada juga yang ikut
keperluan . Rekod-rekod kewangan perlu simpan 7
tahun.
Selepas 5 tahun tulis surat mohon lupus kepada :
Ketua Sektor
Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan
( u.p Unit Fail & Rekod )
JABATAN PELAJARAN JOHOR
JLN TUN ABDUL RAZAK
80604 JOHOR BAHRU
56. Isu-isu Semasa
1. Tiada buku/kad pergerakan fail;
2. Wujud 2 fail induk yang sama ( pejabat &
panitia )
3. Surat tidak diminitkan di kertas minit. (kerja
bertangguh - PTP, AUDIT DOKUMEN.!@#)
4. Fail berpindah bersama guru. Guru bawa ke
sekolah baharu.
5. Bawa balik ke rumah/boot kereta/beg
6. Tiada pemantauan dokumen secara berterusan
( pihak pentadbir/PT tidak memantau);
RAHIM - SJQ - JPNJ
57. Isu-isu Semasa
8. PENGURUSAN MESYUARAT
: 3 WAJIB + 2 SUNAT ( tidak dipatuhi )
WAJIB ( buat , lengkap )
1. SURAT PANGGIL MESYUARAT
2. REKOD KEHADIRAN
3. MINIT MESYUARAT
SUNAT ( jika ada, perlu lengkapkan )
1. MAKLUMBALAS MINIT MESYUARAT
2. REKOD EDARAN
RAHIM - SJQ - JPNJ
58. Kebaikan Sistem Fail di Sekolah
1. Sistem pentadbiran menjadi lebih cekap
2. Dapat menjimatkan masa, tenaga & kos
3. Dapat memudahkan urusan pemantauan
kerana semua dokumen berkaitan ada, dapat
ditunjukkan dengan cepat
4. Imej pengurusan sekolah meningkat dengan
lawatan benchmark dari sekolah-sekolah
lain
DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME
BUAT SEKALI BETUL, BETUL SAMPAI BILA-BILA
59. Rumusan
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan
rekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalah
sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan
yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian
maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu
kriteria kualiti yang mesti bersistem, mudah
dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.
DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME
BUAT SEKALI BETUL, IA AKAN BETUL
SAMPAI BILA-BILA
RAHIM - SJQ - JPNJ
60. CONTOH KOD FAIL SEKOLAH REN DAN MEN
CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK REN
CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK MEN
