Sistem Pengurusan Bimbingan MyHEI @ UCS
- 1. Bilik Mesyuarat Zeta Aras 5, Menara SAAS, UiTM Shah Alam 21 Mac 2023 (Khamis) Sistem Pengurusan Bimbingan (MyHEI)
- 2. Objektif Projek • Menyediakan platform pengurusan perkhidmatan bimbingan Hal Ehwal Islam secara atas talian. • Mewujudkan pangkalan data bagi pengurusan perkhidmatan bimbingan. • Mengautomasi proses kerja pengurusan dan perkhidmatan bimbingan yang disediakan oleh Unit Hal Ehwal Islam. Pembangunan Sistem MyHEI
- 3. • Menyokong proses kerja pengurusan perkhidmatan bimbingan : - Secara Individu - Secara Berkelompok - Penceramah Jemputan bagi Program • Merekod dan menyimpan maklumat permohonan temujanji bimbingan seperti tarikh bimbingan, pegawai bimbingan yang terlibat dan lain-lain data yang berkaitan. • Sasaran pengguna melibatkan pelajar, staf dan komuniti luar. • Sistem boleh diakses secara intranet dan internet. Skop Projek Pembangunan Sistem MyHEI
- 4. Modul Sub-Modul Proses Bimbingan (Individu dan Berkelompok) Permohonan • Membuat permohonan temujanji bagi mendapatkan bimbingan berkaitan Hal Ehwal Islam (HEI). • Menyenaraikan semua pegawai bimbingan untuk dipilih semasa membuat permohonan. Semakan • Menyenaraikan permohonan yang diterima daripada pemohon. • Mengambil tindakan ke atas permohonan yang diterima. Modul Sub-Modul Proses Program Permohonan • Membuat permohonan temujanji bagi mendapatkan khidmat Pegawai Hal Ehwal Agama Islam sebagai penceramah jemputan. • Menyenaraikan semua pegawai bimbingan untuk dipilih semasa membuat permohonan. Semakan • Menyenaraikan permohonan yang diterima daripada pemohon. • Mengambil tindakan ke atas permohonan yang diterima. Kelulusan • Menyenaraikan permohonan yang diterima selepas proses semakan. • Mengambil tindakan ke atas permohonan yang diterima selepas proses semakan. Modul Projek Pembangunan Sistem MyHEI
- 5. Modul Sub-Modul Proses Laporan Bimbingan Individu Laporan keseluruhan bagi semua rekod permohonan mengikut jenis bimbingan. Bimbingan Berkelompok Bimbingan Program Senarai Pemohon Selenggara Daftar Pembimbing Mendaftar dan mengemaskini maklumat pembimbing. Daftar Pengguna Sistem Mendaftar dan mengemaskini maklumat akses pengguna sistem. Modul Projek Pembangunan Sistem MyHEI
- 6. Kumpulan Pengguna 3 Peranan Utama Pengguna 3 Staf Admin HEI Staf HEI Pengguna Biasa (Pemohon) Pelajar Pengguna Biasa (Pemohon) Komuniti Luar Pengguna Biasa (Pemohon) Sasaran Pengguna Projek Pembangunan Sistem MyHEI
- 7. User Role & Access Level Pemetaan Peranan Pengguna Jenis Pengguna Peranan Keterangan Pegawai Hal Ehwal Islam Kanan Admin HEI Mengurus maklumat pembimbing semasa. Membuat semakan dan kelulusan permohonan temujanji bimbingan. Mengemaskini maklumat selepas bimbingan diberikan. Pegawai/Penolong Pegawai Hal Ehwal Islam Staf HEI Membuat semakan maklumat permohonan yang bimbingan yang diterima. Mengemaskini maklumat selepas bimbingan diberikan. Staf, Pelajar, Komuniti Luar Pengguna biasa Membuat permohonan untuk mendapatkan temujanji pembimbing bagi bimbingan secara individu, berkelompok dan mendapatkan khidmat pembimbing bagi program anjuran dalam dan luar UiTM.
- 8. Sokongan Teknikal (Latihan kepada pengguna) SLA Service Level Agreement Aduan dan maklumbalas melalui Sistem UNITS 1 Penyelenggaraan Pengurusan & Pemantauan Sistem MyHEI (Application Software & Database) 2 Pembangunan Modul Baru dalam Sistem MyHEI 3 Penambahbaikan Modul dalam Sistem MyHEI 4 5 Khidmat Sokongan Pembangunan Sistem MyHEI
- 9. Aplikasi MyHEI UCS Aplikasi MyHEI Hal Ehwal Islam
- 10. Penambahbaikan • Skrin pembimbing mendaftarkan pengguna yang tidak membuat permohonan sebelum hadir bertemu pembimbing – Permohonan Individu • Skrin baru: - Skrin Parameter KPI Pembimbing - Skrin Parameter KPI Kampus • Tambahan skrin Laporan/Statistik: - Laporan Mengikut Pembimbing – Individu & Berkelompok - Laporan Mengikut Kampus – Individu & Berkelompok Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI
- 11. Tindakan Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI Skrin Permohonan Individu oleh Pembimbing (Walk-In)
- 12. Tindakan Skrin Parameter KPI Pembimbing (Individu & Berkelompok) Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI
- 13. Tindakan Skrin Parameter KPI Kampus (Individu dan Berkelompok) Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI
- 14. Tindakan Skrin Laporan Individu – Mengikut KPI yang didaftarkan Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI
- 15. Tindakan Graf Laporan Individu Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI
- 16. Tindakan Skrin Laporan Tahunan Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI
- 17. Tindakan Skrin Laporan Tahunan Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI
- 18. Terima Kasih Unit Hal Ehwal Islam & Bahagian Infostruktur UiTM Cawangan Selangor