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Sistema Informativo Liquidazioni Provincia di Roma Dipartimento II

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Dipartimento II Risorse Finanziarie S istema I nformativo L iquidazioni S.I.L.
I Problemi Affrontati Numero elevato di movimentazioni ed inserimenti manuali (circa 28 mila nel 2009) Tempi lunghi di lavorazione con conseguente ritardo dellaggiornamento della posizione debitoria dellEnte Rigidit nellorganizzazione dei flussi di lavorazione e pagamento Scarsa trasparenza delle varie fasi di lavorazione Mancanza di tracciabilit del flusso che percorre latto di liquidazione Difficolt nella riqualificazione delle risorse umane, in ragione della prevalenza delle attivit manuali e della conseguente scarsit di tempi per formazione ed aggiornamento Lart 184 d.lgs. 267/2000 comma 3 dispone: Latto di liquidazione, sottoscritto dal responsabile del servizio proponente, con tutti i relativi documenti giustificativi ed i riferimenti contabili 竪 trasmesso al servizio finanziario per i conseguenti adempimenti Gestione Flusso Cartaceo Servizio Proponente Protocollo Controllo Ragioneria Ordinativo Archiviazione Criticit rilevate nel precedente flusso di lavorazione:
Con ladozione del gestionale informatico S.I.L. si 竪 passati da una lavorazione cartacea della documentazione giustificativa che accompagna la liquidazione, ad una operativit integrata tra programmi informatici rappresentata nel seguente diagramma : Generazione Scritture Contabili SISTEMA INFORMATIVO LIQUIDAZIONI S.I.L. SISTEMA INFORMATIVO DETERMINAZIONI S.I.D. Acquisizione dei dati di natura finanziaria SISTEMI DI CONTABILITA` Le soluzioni adottate La procedura S.I.L.
I risultati raggiunti Semplificazione e standardizzazione delle procedure di liquidazione della spesa; Automatismi della generazione delle scritture contabili connesse alla liquidazione: ci嘆 consente un risparmio di circa n. 28.000 inserimenti manuali lanno; Condivisione delle informazioni contabili tra i Servizi amministrativi e la Ragioneria; Trasparenza del procedimento istruttorio mediante lutilizzo di una banca dati condivisa e accessibile in cui sia contenuto, per ogni fase, il concorso e lapporto degli operatori responsabili; Apposizione firma digitale sugli atti di liquidazione da parte dei dirigenti responsabili; Miglioramento dei rapporti tra uffici amministrativi dellente e gli uffici di ragioneria, con conseguente snellimento delle operazioni e riduzione dei tempi di lavorazione ; Interoperabilit della procedura informatica di liquidazione della spesa con le procedure relative alle altre fasi di gestione della spesa; Riduzione consumi connessi alla stampa dei documenti con un risparmio di circa 100.000 fogli di carta; Miglioramento organizzativo ed ottimizzazione nellimpiego delle risorse umane; I prossimi risultati in programmazione: Adeguamento modelli e procedure alla normativa in materia di pagamento; Integrazione procedure S.I.L. con procedure nuovo protocollo informatico; Eliminazione completa del flusso di carta attraverso gestione centralizzata registrazione fatture e scansione a monte dei giustificativi di spesa visibili direttamente da SIL;
I fattori di successo Propensione allinnovazione ed al benessere organizzativo da parte della tecnostruttura; Sostegno al cambiamento da parte dei vertici dellAmministrazione provinciale; Partecipazione attiva del personale della Ragioneria, stimolata dallobiettivo di ridurre i tempi di lavorazione e di riqualificare i processi di lavoro; Interazione tra gli uffici dellAmministrazione, finalizzata alla standardizzazione delle procedure di lavorazione nonch辿 alla semplificazione e trasparenza degli atti di liquidazione; Versatilit del programma informatico, che ha consentito e consente di rispondere in tempi rapidi alle esigenze della struttura organizzativa e ai mutamenti del panorama normativo; Attivit di formazione, assistenza ed affiancamento, che ha consentito lacquisizione da parte del personale delle conoscenze necessarie per il pi湛 efficace utilizzo della nuova procedura di liquidazione. Tali attivit hanno costituito momento essenziale per la rilevazione delle criticit e conseguente miglioramento del gestionale informatico; Affidabilit ed efficienza del partner tecnologico, che ha assicurato costante supporto nella realizzazione della nuova procedura e nelle successive fasi di miglioramento;
Le criticit incontrate Iniziale difficolt nel passaggio da una procedura cartacea ad una procedura totalmente automatizzata; Adattamento del flusso informatico alle esigenze specifiche di ciascuna unit organizzativa; Cambiamento nei rapporti tra uffici nellottica della trasparenza; Potenziamento dei supporti informatici e dellinfrastruttura intranet;
Per informazioni: Dott.ssa Lorena Ferranti Via di Tre Cannelle 1/B 00186 Roma Tel. 06.67667535 Fax. 06.67667547 email [email_address]

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  • 3. Con ladozione del gestionale informatico S.I.L. si 竪 passati da una lavorazione cartacea della documentazione giustificativa che accompagna la liquidazione, ad una operativit integrata tra programmi informatici rappresentata nel seguente diagramma : Generazione Scritture Contabili SISTEMA INFORMATIVO LIQUIDAZIONI S.I.L. SISTEMA INFORMATIVO DETERMINAZIONI S.I.D. Acquisizione dei dati di natura finanziaria SISTEMI DI CONTABILITA` Le soluzioni adottate La procedura S.I.L.
  • 4. I risultati raggiunti Semplificazione e standardizzazione delle procedure di liquidazione della spesa; Automatismi della generazione delle scritture contabili connesse alla liquidazione: ci嘆 consente un risparmio di circa n. 28.000 inserimenti manuali lanno; Condivisione delle informazioni contabili tra i Servizi amministrativi e la Ragioneria; Trasparenza del procedimento istruttorio mediante lutilizzo di una banca dati condivisa e accessibile in cui sia contenuto, per ogni fase, il concorso e lapporto degli operatori responsabili; Apposizione firma digitale sugli atti di liquidazione da parte dei dirigenti responsabili; Miglioramento dei rapporti tra uffici amministrativi dellente e gli uffici di ragioneria, con conseguente snellimento delle operazioni e riduzione dei tempi di lavorazione ; Interoperabilit della procedura informatica di liquidazione della spesa con le procedure relative alle altre fasi di gestione della spesa; Riduzione consumi connessi alla stampa dei documenti con un risparmio di circa 100.000 fogli di carta; Miglioramento organizzativo ed ottimizzazione nellimpiego delle risorse umane; I prossimi risultati in programmazione: Adeguamento modelli e procedure alla normativa in materia di pagamento; Integrazione procedure S.I.L. con procedure nuovo protocollo informatico; Eliminazione completa del flusso di carta attraverso gestione centralizzata registrazione fatture e scansione a monte dei giustificativi di spesa visibili direttamente da SIL;
  • 5. I fattori di successo Propensione allinnovazione ed al benessere organizzativo da parte della tecnostruttura; Sostegno al cambiamento da parte dei vertici dellAmministrazione provinciale; Partecipazione attiva del personale della Ragioneria, stimolata dallobiettivo di ridurre i tempi di lavorazione e di riqualificare i processi di lavoro; Interazione tra gli uffici dellAmministrazione, finalizzata alla standardizzazione delle procedure di lavorazione nonch辿 alla semplificazione e trasparenza degli atti di liquidazione; Versatilit del programma informatico, che ha consentito e consente di rispondere in tempi rapidi alle esigenze della struttura organizzativa e ai mutamenti del panorama normativo; Attivit di formazione, assistenza ed affiancamento, che ha consentito lacquisizione da parte del personale delle conoscenze necessarie per il pi湛 efficace utilizzo della nuova procedura di liquidazione. Tali attivit hanno costituito momento essenziale per la rilevazione delle criticit e conseguente miglioramento del gestionale informatico; Affidabilit ed efficienza del partner tecnologico, che ha assicurato costante supporto nella realizzazione della nuova procedura e nelle successive fasi di miglioramento;
  • 6. Le criticit incontrate Iniziale difficolt nel passaggio da una procedura cartacea ad una procedura totalmente automatizzata; Adattamento del flusso informatico alle esigenze specifiche di ciascuna unit organizzativa; Cambiamento nei rapporti tra uffici nellottica della trasparenza; Potenziamento dei supporti informatici e dellinfrastruttura intranet;
  • 7. Per informazioni: Dott.ssa Lorena Ferranti Via di Tre Cannelle 1/B 00186 Roma Tel. 06.67667535 Fax. 06.67667547 email [email_address]