34. توصيف الوظائف متطلبات الوظائف تصميم الوظائف تعريف تحليل الوظائف أهمية تحليل الوظائف الجوانب التي يركز عليها الخبراء عند جمع المعلومات عن الوظائف ارتباط عملية تحليل الوظائف بنشاطات إدارة الموارد البشرية الأخرى الموضوعات طرق جمع البيانات الخاصة بتحليل الوظيفة خطوات تحليل الوظائف
36. تعرف بأنها العمل النظامي الذي تقوم به الإدارة بانتظام من أجل تحديد :
38. وهذه الواجبات هي أهم جزء في البيانات المطلوبة في تحليل الوظائف، وتحدد الأعمال الفعلية التي يقوم بها الموظف أو العامل، وقد تحدد كيفية الأداء وتوقيته . الواجبات الوظيفية
39. سلوكيات العمل تحدد مجموعة التصرفات التي تتطلبها الوظيفة أو يقوم بها شاغل الوظيفة مثل (( الاتصالات،التقارير، واتخاذ القرارات )).
40. الادوات المستخدمة مثل .. الآلات الحاسبة أو الطابعة والأدوات المساعدة ك آلات النسخ أو الفاكس أو آلات العمل المباشر في خطوط الإنتاج .
41. معايير الاداء يقصد بهذه المعايير المقاييس التي يتم على أساسها تقويم أداء الموظف، وقد تكون المعايير كميه، أو نوعية، أو زمنية ، أو نقدية .
42. ظروف العمل وتشمل معرفة الظروف التى يؤدي فيها العمل ( الحرارة - البرودة - الضوضاء - الغبار - الرطوبة - الدخان - الإضاءة - الغازات ...) وتحديد مجالات الالتقاء والاتصال والاحتكاك مع الآخرين ودرجة التفاعل معهم ومقدار الحوافز المالية وغير المالية التي تقدمها الوظيفة المعنية بالتحليل .
46. الترقيات وتخطيط المسار الوظيفي التدريب والتطوير الاستقطاب و الاختيار تحديد الأجور و الرواتب تقويم الأداء ت خطيط الاحتياجات البشرية ارتباط عملية تحليل الوظائف بنشاطات إدارة الموارد البشرية الأخرى عمليات تحليل الوظائف وتوصيفها
47. تفيد البيانات المتجمعة حول طبيعة الوظيفة وواجباتها ومسؤولياتها في تقدير الاحتياجات المستقبلية من الوظائف والأفراد كماً ونوعاً، وتحديد المصادر التي يمكن الاعتماد عليها في الحصول على احتياجاتها من الأفراد .
48. عملية التقويم تحتاج إلى معايير للقياس . وما يقدمه تحليل الوظيفة من أعباء و التزامات محدده تعتبر هي المعايير أساس القياس . والأداء بمستوى اقل من هذه المعايير يعنى أن هناك خللا قد يكون ناتجا عن عدم قدرة الموظف ، أو عدم رغبته في العمل، أو خللا في تحديد حجم العمل المطلوب من الأساس .
49. تحدد عملية تحليل الوظائف طبيعة العمل المطلوب في كل وظيفة ومسؤولياته، و الظروف التي تؤدى فيها، وشروط شاغلها، ووفقا ل ذلك يحدد الأجر المخصص لكل وظيفة، ف الوظائف التي تتطلب مؤهلات عالية، أو تزداد بها درجة الخطورة يحدد لها أجرا عاليا والعكس صحيح .
50. تقدم لنا عملية تحليل الوظائف أساسا جيدا لترقية الموظفين ، فكلما اثبت الموظف قدرته وجدارته للعمل كلما كان ذلك مؤشرا على قدرته على تحمل مسؤولي ات وأعباء وظيف ي ة أعلى في التنظيم .
51. تنتهي عملية تحليل الوظائف بعملية أخرى هي : ” توصيف الوظائف“، والتوصيف يحدد مستوى المهارات المطلوبة في الموظف . وإذا كان هناك نقص في هذه المهارات، ف إ ن ذلك يعني حاجة الموظف إلى المزيد من الكفاءة والمهارة وهو ما قد يتم من خلال برامج التدريب، التي يراعى في تصميم موضوعاتها حاجة الموظف
52. تقدم لنا عملية تحليل الوظائف وصفا موسعا للوظيفة ، وخصائص الأفراد الذين يجب أن يشغلوها ويتم البحث عن الأفراد والاختيار في ضوء هذه الخصائص، حيث تتم المقارنة بينها وبين مؤهلات المتقدمين .
54. اولاً : تحديد الهدف من استخدام التحليل إن تحديد الهدف من استخدام التحليل يحدد لنا نوعية البيانات المطلوب جمعها في هذه العملية وأسلوب جمعها، فهناك عدة طرق لجمع البيانات مثل : الاستقصاء والملاحظات والمقابلات وسجل الموظف اليومي . وكذلك تحديد الأجور– الاختيار ..... الخ .
55. ثانياً : جمع البيانات الاولية يتم في هذه الخطوة جمع البيانات الأولية ومراجعتها قبل البدء الفعلي بعملية التحليل، واهم البيانات المطلوبة : 1. الخريطة التنظيمية الشاملة للمنظمة 2. الخريطة التنظيمية للقطاعات 3. الوصف الوظيفي السابق إن وجد
56. تظهر موقع الوظيفة محل التحليل، ومدى ارتباطها بالوظائف الأخرى وكذلك مسماها، وتحديد خط المسؤولية و الإشراف .
57. أما فائدة خريطة القطاعات التفصيلية فهي توضح مدخلات الوظيفة ومخرجاتها وطبيعة ونوعية الاتصالات القائمة بين شاغل الوظيفة والآخرين .
58. ثالثاً : اختيار نماذج وظيفية تمثيلية يتم اختيار نماذج من كل مجموعه من الوظائف المتشابهة مثلا : ( محاسب - سكرتير - مشغل حاسب - عامل خط تجميع ) ليتم تحليلها بدلا من قضاء مده طويلة في القيام بعمل مكرر لكل الوظائف في كل مجموعة
59. رابعاً : جمع معلومات عن الوظيفة يتم في هذه الخطوة جمع المعلومات عن الوظيفة المراد تحليلها من حيث : واجباتها ومسئولياتها، وظروف العمل الذي تؤدى فيه، سلوكيات العمل وأسلوبه والمهارات اللازمة للعمل .
60. خامساًً : مراجعة المعلومات المتحصلة يتم مراجعة المعلومات المتحصلة من الخطوة السابقة مع : الموظف القائم بالوظيفة موضع التحليل . رئيسه المباشر و ذلك للتأكد من صحة المعلومات المتجمعة ودقتها ووضوحها .
61. سادساًً : استخلاص الوصف الوظيفي بعد أن تتم عملية تحليل الوظيفة يتم استخلاص نموذجا مصغرا منها يسمى ”الوصف الوظيفي“ أو ( توصيف الوظيفة ) ويشمل هذا الوصف بيانات عن واجبات الوظيفة ومسئولياتها وظروف ع ملها ودرجة الخطورة بها وأيضا معلومات عن المهارات والقدرات اللازمة لشاغل الوظيفة .
63. تعتبر بطاقة (( توصيف الوظائف )) المنتج النهائي لعملية تحليل الوظائف . وليس هناك شكلا محددا لبطاقة التوصيف، ولكنها تبدو أقل تفصيلا من نموذج ” تحليل الوظيفة“ وأبرز محتويات بطاقة توصيف الوظيفة : المسمى الوظيفي الواجبات والمسؤوليات الظروف التي تؤدى فيها الوظيفة . متطلبات العمل في من يؤدي هذه الوظيفة .
65. أن يستند التوصيف على واجبات الوظيفة الفعلية ومسؤولياتها . أي لا يفصل حسب القائم عليها . أن يسبق عملية التوصيف تحليل الوظائف الذي يشترك فيه الموظفون والمشرفون والأشخاص القائمون بالوظائف . يراعى في بطاقات التوصيف النمطية ليمكن استخدامها في المقارنات الوظيفية عند الحاجة . أن يستفاد فعلاً منها في كافة الأمور ذات الارتباط بالعمل . أن تكون ذات صلة واقعية بما هو موجود فعلاً من وظائف على الهياكل التنظيمية للمنظمة .
66. بناءاً على وصف الوظيفة تتحدد متطلبات الوظيفة أي الشروط التي ت تطلبها الوظيفة في الشخص المرشح للوظيفة، ولا يعني مجرد توافر هذه الشروط ضمان تعيينه بل هناك إجراءات أخرى للتأكد من صلاحية المرشح، وخاصة إذا كان المتقدمون لها يتجاوز العدد المحدد من الوظائف .
67. يتناول متطلبات الوظيفة أربعة جوانب أساسية هي : المعرفة المهارات القدرات الخاصة السمات الشخصية
68. هي ما يتوفر عند المرشح من علوم ومعلومات شخصية تتطلبها طبيعة الوظيفة . وتحدد متطلبات الوظيفة الحد الأدنى من المعرفة اللازمة، وكذلك عدد سنوات الخبرة، و أحيانا تستبدل سنوات الخبرة بمؤهلات تعليمية .
69. تتناول الخصائص التي تتطلبها طبيعة أعمال مثل : تشغيل الآلات، استعمال الأصابع – السرعة - قوة الملاحظة – استخدام الحاسب الآلي ..)
70. تختلف القدرات المطلوبة حسب طبيعة الوظائف،وأهم القدرات التي يمكن أن تتناولها بطاقات توصيف الوظائف هي : القـدرة على الابتكـار ، القـدرة على الحوار ، القدرة على اتخاذ قرار، القدرة التحليلية ،القدرة الكتابية، القدرة على التكيف، القدرة على إدارة الآخرين والتعاون معهم ... الخ .
71. تتطلب بعض الوظائف مواصفات شخصية يجب أن يتميز بها من يشغل الوظيفة . فمثلاً وظيفة العلاقات العامة تختلف عن وظيفة مهندس معماري ويحدد السمات الشخصية خبير إدارة الموارد البشرية، أو الرئيس المباشر للعمل المطلوب، والسمات الشخصية مثل سعة الصدر و القوة البدنية، الطموح، الإخلاص ، السيطرة على النفس، المظهر ، الذكاء ...
72. هي العمل الخاص بربط محتويات الوظيفة، والمؤلات المطلوبة لها، والحوافز المقررة لها في شكل يحقق رغبات واحتياجات الموظفين والمنظمة .
73. تصميم الوظيفة يمكن أن : يحفز العامل . يرفع من روحه المعنوية ويزيد رضاءه . يزيد إنتاجيته .
78. نموذج SWOT S trengths نقاط القوة T hreats التهديدات W eaknesses نقاط الضعف O pportunities الفرص I N T E R N A L داخلي E X T E R N A L خارجي
79. مصفوفة تحليل SWOT Strengths نقاط القوة Weaknesses نقاط الضعف Opportunities الفرص Threats التهديدات حاضر او واقع جيد حاضر او واقع غير جيد مستقبل جيد مستقبل غير جيد
80. SWOT استرتيجيات نقاط الضعف Weaknesses نقاط القوة Strengths ا سترتيجيات W-O : استخدام الفرص لتوجيه نقاط الضعف استرتيجيات S-O : البناء على النجاحات، ممارسات جيدة، نماذج الفرص : Opportunities ا ستراتيجيات W-T : اتخاذ اجراءات وقائية ضد المناطق المعرضة استراتيجيات S-T : استخدم النجاحات لتحجيم التهديدات الت ه دي د ات : Threats
81. التحليل الداخلي SWOT الهيكل التنظيمي : هل الهيكل التنظيمي يسهل ام يعرقل تدفق المعلومات؟ وما مدى استجابته لحاجات المنفذين للانشطة؟ التخطيط : هل يوجد خطط طويلة الامد او قصيرة الامد ، تشرك العاملين والمجتمع بشكل فعال؟ التنسيق : كيف تعمل الاقسام المختلفة في مؤسستك بتعاون وتنسيق مع بعضها البعض؟ شؤون الموظفين : هل أدوار الموظفين واضحة؟ هل يتسق تدريب الموظفين والتغذية الراجعة لضمان الأداء العالي؟ الاشراف : هل ينظر الاشراف الى جميع العاملين كوحدة واحدة من التوجيه والمساعدة والدعم ؟ التدريب : هل يتم حقيقة قياس الاحتياجات التدريبية الحقيقية للطاقم ( العاملين ) ؟ نظام المعلومات الادارية : هل لدى المدير معلومات دقيقة عن التقدم المحرز نحو تحقيق اهداف الخطة او المؤسسة؟
82. تحليل البيئة الخارجية نوعية العمل في بيئة المؤسسة التربوية والاعمال المستقبلية المحتملة للخريجين . اولياء امور وعائلات الطلبة الكليات التي يمكن ان ينافسوا عليها . المدارس التي ياتي منها الطلبة والتي سيذهبوا اليها . التركيبة السكانية للمجتمع المحلي مصادر الدعم والتمويل من مؤسسات واشخاص في المجتمع المحلي .
