المشتريات والمخازن
- 2. 1- المسؤوليات:المسؤولية الرئيسية:توفير جميع المستلزمات في ظل الشروط التي سردناها سابقا المسؤولية الفرعية التي تحدد المسؤولية الرئيسية:- التخطيط ووضع السياسات الشرائية - أبحاث ودراسات عن الموردين وجمع معلومات عن الأسواق ومستلزمات العمل التي تساعد على التنبؤ - مراجعه طلبات الشراء والتأكد منها والحد من مغالاة بعض الإدارات في الطلب واكتشاف إذا ما كان هناك إسراف والتأكد من عدم وجود نقص في المعلومات والمواصفات - رفض الطلبات الغير ملائمة للشراء
- 3. 2- السلطات:- تحديد الكميه (الحجم) الاقتصادية للشراء بشكل يكون متوافق مع مقدار الحاجة المطلوب شرائها - اختيار مصدر الشراء المناسب- تحديد مستويات المخزون - السلطة في قبول أو رفض طلبات الشراء - الحد من مغالاة إدارات المنظمة في طلب احتياجاتها من المستلزمات - استبدال الأصناف بأصناف أخرى نفس الجودة ولكن سعر اقل
- 4. 1- وظيفة الشراء( إدارة المشتريات) تابعه لإدارة الإنتاج:تبرير ذلك أن إدارة الإنتاج لكي تنفذ برامجها وخططها الإنتاجية كما هو مطلوب وفي المواعيد المحددة يستلزم الأمر توفير احتياجات الإنتاج من مستلزمات ومواد في المواعيد المناسبة وبالمواصفات والكميات المطلوبة مما يستدعي ضرورة تبعية الشراء لإدارة الإنتاج.2- إدارة المشتريات تابعه للإدارة المالية:قيمه المشتريات تمثل بندا هاما من التكلفة الإجمالية للعمل داخل المؤسسة لان الإدارة المالية هي المسئولة عن تمويل المشتريات.
- 5. 3- إدارة المشتريات مستقلة بذاتها:وذلك لسببين: - إنها لا تقل أهمية عن الإدارات الأخرى - تساهم في تحقيق الهدف العام (الربح)للمنظمة 4- المفهوم الحديث لاستقلالية إدارة المشتريات:أصبحت إدارة المشتريات وإدارة التخزين في إدارة واحده تسمى إدارة المواد لتكاملها مع بعضها البعض
- 6. الوظائف الأساسية التي تحدد مكونات الهيكل التنظيمي لإدارة المشتريات وهي: 1- الوظيفة الإدارية: وضع جميع السياسات المختلفة للشراء 2- الوظيفة الفنية: فحص المواد ومراجعه الاحتياجات وتحليل المواصفات المحددة في طلب الاحتياجات 3- وظيفة المتابعة: متابعه أمر الشراء (الطلبيات)بشكل مستمر حتى وصول البضاعة4- وظيفة البحوث: القيام بدراسات لاختيار مصادر التوريد المناسبة والأسعار 5- وظيفة الأرشيف: الاحتفاظ بجميع الملفات
- 7. الشراء مجموعة الأنشطة التي تتضمن التعرف على الاحتياجات من المواد و اختيار مصادر التوريد المناسبة و التفاوض للحصول على انسب الأسعار و شروط التوريد و السداد المناسب لضمان التوريد في الوقت المناسب.
- 8. نشاط الشراء مسئول عن انفاق 40-60% من ايرادات المنشأة.تشير الدراسات إلى أن نسبة الانفاق مقابل الايرادات في المشروعات كالتالي: أجور ومرتبات 27.5% استهلاك 4% ضرائب 8,9% نفقة الشراء 53.2% وبالتالي : تخفيض نفقات الشراء يؤدي إلى زيادة الربح.
- 9. 1- المركزية في الشراء:تركيز سلطه اتخاذ القرارات المتعلقة بالشراء برئيس يكون مسئولا أمام مدير المواد وبالتالي المدير العاممزاياها:- السيطرة تكون أفضل مما يؤدي إلى تقليل التكاليف - القضاء على الازدواجية في الشراء من خلال التنسيق المركزي لكل مشتريات المنظمة (تشابه المشتريات في نفس المشروع مما يؤدي إلى عمليه تكرار الشراء )- الحصول على خصم الكميه بسبب تجميع كل أوامر الشراء بالأصناف المتشابهة في طلب واحد - التوفير في تكاليف النقل من خلال توحيد الأوامر وجدوله مواعيد التسليم - تقليل نفقات الشراء والاستلام والفحص إلى حدها الأدنى
- 10. 2- اللامركزية بالشراء: تفويض سلطه الشراء بعدد من المسئولين في وحدات إدارة المشتريات كل جزء يقوم بتوفير الاحتياجات التي تخصه ويتبع عاده في المؤسسات ذات الفروع المتعددة والمتباعدة جغرافيا مزاياها:السرعة في إنجاز عمليات الشراء ووصول المواد المطلوبة.
- 11. المرونة في تنفيذ عمليات الشراء حيث تتيح حرية اكبر في العمل مثل إلغاء تعاقد مع مورد حيث تحتاج لوقت اكبر في المركزية.- فهم الاحتياجات بشكل دقيق لاختصاص كل قسم بنوع معين .
- 19. 1) الحد الادنيهو حد الامان من المواد المخزنة الضرورية التي تحتاجها الشركة في اعمالها للتجارة و الاستخدام في اقسام الشركة المختلفة2) حد إعادة الطلبهو الحد للصنف الذي إذا ما وصل اليه حجم او كمية الصنف المخزن يجب اعادة شراءه
- 20. الكتالوجات التي يصدرها الموردون و التي يمكن الرجوع إليها باستمرار الصحافة المهنية ،وهي مجلات أو صحف تصدرها هيئات بغرض الربح وتتخصص في صناعة معينة أو مجموعة من الصناعات ،وتحتوي على إعلانات عن المنشآت التي تعمل في هذه الصناعة أو الصناعات .المعارض المحلية والأجنبية :ومن مزاياها أنه يمكن معاينة عينات، التفاوض مع مندوبي البيع (الموردين) ومعرفة بيانات عنهم وعن شروط التعامل معهم. مندوبي الموردين : الحصول منهم على الكتالوجات والنشرات التي تصدرها المنشآت التي يمثلونها . الغرف التجارية والصناعية واتحادات التجار..إلخ.
- 22. تخزين الأصناف المشتراة لاستخدامها عند الحاجة إليها ،لذلك يجب تخزينها بكفاءة
- 24. مصادرمدخلاتعملياتاستخداماتمخرجاتأصنافتسهيلاتمعداتعاملونمعلوماتتكنولوجيااستلامحفظصرفرقابةمخزونصالحللاستخدامتكلفة تخزينأصناف تالفةأصناف متقادمةإدارةالإنتاجإدارة المشترياتإدارة مالية موزعونخارجيةداخليةرقابة عكسيةنظام التخزين
- 26. التصنيف حسب لائحة المخازن الحكوميةأ- أصناف مستديمة لا تفني بالاستعمال ويجب اعادتها بعد الاستغناء عنها مثل الاثاث والعدد والآلات وقطع الغيار
- 27. ب-أصناف قابلة للاستهلاك تفني تماما بالاستخدام مثل المواد الخام والوقود والأدوات الكتابية ج- أصناف غير صالحة للاستخدام تعتبر تالفة ولا يمكن إصلاحها مثل الحديد الخردة والملابس المستهلكة والجلود التالفة
- 28. التصنيف حسب حركة الأصناف (FSN) أو تكرار شرائهاأ- أصناف سريعة الحركة Fastب-أصناف بطيئة الحركة Slow ج- أصناف راكدة Nonmoving
- 29. التصنيف حسب قيمة استخدام الأصناف(ABC)أ- مجموعة A عددها 20% قيمتها قد تصل الى 80%ب-مجموعة B عددها 25% قيمتها قد تصل الى 13%ج- مجموعة Cعددها 55% قيمتها قد تصل الى 7%
- 30. التصنيف حسب سعر الوحدة HMLأ- أصناف سعرها مرتفع Highب- أصناف سعرها متوسط Mediumج- أصناف سعرها منخفض Low
- 31. التصنيف حسب أهمية الصنف للاستخدام VEDأ- أصناف هامة وحيوية Vital ب- أصناف متوسطة الأهمية Essentialج- أصناف قليلة الأهمية Desirable
- 32. التصنيف حسب صعوبة الحصول علي الأصناف SDEأ- أصناف نادرة Scarceب- أصناف يصعب الحصول عليها Difficultج- أصناف يسهل الحصول عليها Easy
- 33. التصنيف طبقاً لعلاقة الصنف بعملية التصنيع:أ. بالنسبة للأصناف المباشرةمواد خام، وأجزاء.مواد نصف مصنعة منتجات نهائيةب. بالنسبة للأصناف غير المباشرةمواد صيانةمهمات
- 34. وهى الكمية التى يجب توافرها فى المخازن من صنف معين وعندها يبدأ فى اتخاذ إجراءات الطلب والشراء للوصول برصيد الصنف إلى الحد الأقصى له ويقدر على أساس استهلاك "6 شهور" للصنف المشترى من السوق المحلى ويقدر على أساس استهلاك "9 شهور" للصنف المشترى من السوق الخارجى.
- 35. وهى الكمية التى يجب توافرها بالمخازن من صنف معين لمقابلة الطوارئ فى حالة عدم وصول الكميات المتعاقد عليها حسب السياسية المرسومة.وهى عادة تقدر بما يعادل استهلاك "3 شهور" للصنف المشترى من السوق المحلى وتعادل استهلاك 4.5 شهراً للصنف المشترى من السوق الخارجى
- 36. وهو أقصى كمية يمكن الاحتفاظ بها بالمخزون من الصنف الواحد.وأى زيادة عن هذا الحد يعتبر زيادة فى المخزون.
- 37. مزايا نظام التكويدتفادى التوصيف المعقد. تحديد دقيق. تفادى الأزواج. المساعدة فى التخطيط. تدعيم فاعلية الشراء. توفير أساس للتسجيل والحسابات والتسعير. سهولة فى الصرف والإستلام والسحب.
- 38. الطرق المتبعة للتكويدالتكويد طبقاً لطبيعة الصنف (مواد خام، معادن، نحاس، ألومنيوم). التكويد طبقاً لطبيعة الاستخدام. التكويد طبقاً لطبيعة الإدارات. التكويد طبقاً لطبيعة رقم الصنف الأصلى المشترى منالمورد.
- 39. الرموز المستخدمة فى التكويدالنظام الأبجدى(ج/ ص/ ع) النظام الرقمى (35/ 56 /08/12)
- 40. خصائص التكويديغطى كافة الأصناف المخزنة. ثبات الرموز المستخدمة. يسمح بالتوسع المستقبلى. كود واحد فقط لكل صنف. سهولة فهمه.
- 41. قيمة المخزون تتراوح بين 15-25% من راس المال المستثمر.قيمة تكلفة التخزين تتراوح بين 17-24% من متوسط قيمة المخزون