Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов
•Download as PPT, PDF•
0 likes•1,110 views
Число электронных документов, используемых современными компаниями, продолжает расти. В электронный вид переходит не только бухгалтерская первичка, но и те документы, с которыми предполагается работать длительное время. Таким образом, перед бизнесом встает сразу несколько вопросов: как организовать хранение таких документов, чтобы обеспечить при этом их актуальность? какими законами, правилами и стандартами руководствоваться? какое ПО использовать? Чтобы разобраться в этой щепетильной теме, мы провели онлайн-семинар «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов». А осветить вопросы, связанные с архивным хранением, мы попросили двух авторитетных специалистов.
Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов
- 2. ,Сергей Кузнецов . . .,к и н главный редактор журнала « »Делопроизводство Иван Агапов, -руководитель бизнес направления Synerdocs Павел Овчинников, , маркетолог редактор ECM-Journal.ru Эксперты
- 3. Партнеры
- 4. ЭЛЕКТРОННЫЕ .АРХИВЫ ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ Кузнецов Сергей Львович, к.и.н., Главный редактор журнала «Делопроизводство»
- 5. Законодательство • 06.09.2012 N 890 ( .Постановление Правительства РФ от ред от 21.07.2014) «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах ».государственной власти • 11.06.2013 953- ( .Распоряжение Правительства РФ от № р ред 20.08.2015) « (« ») «Об утверждении плана мероприятий дорожной карты Повышение качества ».регуляторной среды для бизнеса • 31.03.2015Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 526№ « , ,Об утверждении правил организации хранения комплектования учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других ,архивных документов в органах государственной власти органах местного ».самоуправления и организациях
- 6. • (PDF/A).Формат файлов архивного хранения • , .Форма описей реестры электронных документов • .Использование электронной подписи • , 5 !Раздельное хранение периодичность проверки лет Новые правила
- 7. • 2- .Не менее х экземпляров • .Наличие аппаратных и программных средств • ,Обеспечение условий хранения исключающих , ,рассылку утрату уничтожение или ( ) .модификацию изменение архивных документов Требования к хранению 31.03.2015 526Приказ от №
- 8. • 7.0.8-2013ГОСТ Р .Делопроизводство и архивное дело : ,Термины и определения аутентичность , ,достоверность целостность пригодность для , .использования миграция • ISO 19005-1:2005/Cor.1:2007 .Управление документацией Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения 1. PDF 1.4 (PDF/A-1). (DocumentЧасть Использование management - Electronic document file format for long-term preservation). • ISO 19005-2:2011 Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) Стандарты
- 9. Миграция Конвертация Контейнер ( ,транспортный )архивный Проблемы
- 10. • .Рабочие файлы документов • Электронные документы временного срока , .хранения подписанные ЭП • .Электронные образы документов ?Что храним
- 11. • ?Что сканировать • ?На чём сканировать • ?В какие форматы сканировать • , , ?Как учитывать хранить использовать • ?Страховая копия или НСА Оцифровка бумажных документов
- 12. • Продление сроков практического использования документов в электронной форме • Роль экспертной комиссии организации в определении сроков хранения Сроки хранения документов
- 13. Итог В электронной форме Документы временного срока хранения Дублирование на бумаге Документы долговременного и постоянного срока хранения
- 14. ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭД Иван Агапов, руководитель направления Synerdocs
- 15. ?Что храним ЭД Электронная подпись Служебные документы Метаданные
- 17. Особенности уничтожения ЭД Инструмент для корректного определения .сроков хранения ЭД :Уничтожение ВСЕХ копий - ,все системы - ,оператор ЭДО - ,бэкап - .носители
- 18. ПРАКТИКА
- 19. Архив рабочих файлов и электронных образов
- 21. Архив юридически значимых ЭД
- 22. Актуальность ЮЗЭДО • , , - ,Электронные товарные накладные акты счета фактуры .договоры • 2015Десятки миллионов ЭД переданы в году через операторов .ЭДО • .Сотни тысяч компаний получали хотя бы несколько ЭД • + .Развитие ЭД в госорганах электронная отчетность
- 23. РЕШЕНИЯ
- 24. DIRECTUMМФУД от
- 25. Задачи 1. :Обработка и хранение двух потоков документов 1. ( , ),бумажные штрихкодирование сканирование 2. ( , )электронные обмен через оператора ЭДО квалифицированная ЭП 2. : .Подготовка к проверкам поиск и выгрузка 3. : ,Консолидированное хранение документов удаленный доступ .контроль прав доступа
- 26. АРХИВ В ОБЛАКЕ
- 27. Хранение у оператора ЭДО - Tier 3:ЦОД не ниже , , ,повышенная отказоустойчивость дублирование каналов выделенные помещения резервирование , .всех инженерных подсистем возможность обслуживания без остановки сервисов - .Целостность и достоверность данных - .Резервное копирование - .Усовершенствование КЭП - : 5 .Базовый срок хранения ЭД лет - .Наличие лицензии ФСБ и ФСТЭК SynerdocsБольшинство абонентов хранят документы в сервисе
- 29. Корпоративное и Облачное хранение - .Крупные компании - Возможности настройки под .себя - .Широкая функциональность - Настройка своей политики .хранения и доступа - .Для малых компаний - .Аутсорсинг хранения ЭД - Достаточная .функциональность - .Приложение для работы
- 30. ВОПРОСЫ
- 31. - Какие основные проблемы могут возникнуть при неправильном хранении ?ЭД ,Олег Суднев Москва
- 32. Последствия Ответственность -КоАП РФ устанавливает ответственность за нарушение требований законодательства о ( 13.25).хранении документов статья - ,Ответственность за похищение ,уничтожение повреждение или сокрытие официальных документов ( 325).предусмотрена УК РФ статья Потери -Нарушение целостности :электронного документа потеря .информации -Нарушение юридической значимости электронного .документа
- 33. - ,Работали в СЭД но документы для .хранения печатали Теперь собираемся ,сокращать число бумаги переходить на .электронный архив На что обратить ?особое внимание и к чему быть готовым .,Ренат Г Уфа
- 34. Рекомендации Четко выстраивать этапы внедрения - .Не все документы сразу - .Повышайте свои компетенции - :Четко формулируйте потребности кроме задач хранения есть много .связанных задач ТЗ -Привлекать архивистов и ,документоведов не отдавать решение вопроса только в руки IT- .службы - MoReqОпирайтесь на www.moreq.info
- 35. Рекомендации . .Кузнецов С Л Современные технологии документационного .обеспечения управления ., , 2014.М Термика . ., . . . —Кузнецова Т В Кузнецов С Л Кадровое делопроизводство .: « . », 2015. — 432 . : .М ООО ТЕРМИКА РУ с ил
- 36. Сайты Synerdocs:Аналитика http://www.synerdocs.ru/analytics :Сайт Росархива http://archives.ru/library-oun.shtml
- 37. ?Вопросы