การสื่อสารพื่อกิจธุระ
- 2. กิจธุระ หมายถึง การงานที่ประกอบ เป็นส่วนหนึ่งของการดาเนินชีวิต อาจ ไม่เกี่ยวกับการขาดทุนหรือได้กาไร (กิจธุระ ไม่ใช่ ธุรกิจ) ความหมาย ของ กิจธุระ
- 3. ๑. มีความรู้ความเข้าใจเรื่องราวของกิจธุระที่จะส่งอย่าง ชัดเจน ๒. ส่งสารได้ตรงประเด็น ๓. ลาดับเรื่องราวของกิจธุระให้เข้าใจง่าย ๔. ให้รายละเอียดเพียงพอ ๕. ใช้ภาษาที่เหมาะสมกับเพศ วัย พื้นฐาน ประสบการณ์ และความพร้อมของผู้รับสาร ๖.มีความตั้งใจ สนใจ และพยายามเข้าใจสารที่ได้รับ ๗. มีความพยายามทบทวนให้เข้าใจตรงกันระหว่างผู้ส่ง สารกับผู้รับสาร การสื่อสารพื่อกิจธุระ ผู้ส่งสารต้องปฏิบัติดังนี้
- 4. ความรู้ของผู้ส่งสาร เป็นความสาคัญอันดับแรกซึ่ง จะทาให้สารที่ส่งไปได้ผล ถ้าส่งสารได้ไม่ชัดเจน ให้ รายละเอียดไม่เพียงพอหรือแสดงความไม่แน่ใจ จะ ทาให้ผู้ฟังไม่เชื่อถือ นอกจากความรู้ของผู้ส่งแล้ว ก่อนที่จะส่งสารควร จะต้องคิดให้กระจ่างเสียก่อน เพื่อความชัดเจน ไม่ ขัดแย้งกันเอง ความรู้ความเข้าใจของผู้ส่งสารสาคัญอย่างไร
- 6. การเล่าเรื่องไม่เป็นลาดับ เล่าสลับสับสนตามแต่จะ นึกได้ ทาให้ผู้รับสารฟังตามหรืออ่านตามไม่เข้าใจ จึงควรเล่าเรื่องให้มีความสัมพันธ์เกี่ยวโยงกันไป โดยตลอด อาจเรียบเรียงตามลาดับเหตุการณ์ เหตุผล ระยะทาง หรือความสาคัญก็ได้ หากเรื่องมีลาดับขั้นตอนควรแบ่งเป็นข้อๆ มีเลข หมายประจาข้อและอาจแสดงภาพประกอบ ขั้นตอนการปฏิบัติไว้ด้วย การลาดับความในสารสาคัญอย่างไร
- 7. รายละเอียดของสารที่จะส่งก็มีความสาคัญ เพราะจะทาให้เกิดความชัดเจน ปฏิบัติตามได้ ถูกต้องตรงตามความต้องการของผู้ส่งสาร รายละเอียดของสารมีความจาเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะในสารที่เป็นการสื่อสารทางเดียว เช่น การเขียนประกาศ การเขียนจดหมาย รายละเอียดของสารที่จะส่งควรมากหรือ น้อยอย่างไร
- 8. ภาษาที่ใช้ในการสื่อสารนั้นอาจใช้ท่าทาง เครื่องหมาย หรืออาณัติสัญญาณ แต่ที่สาคัญที่สุด คือคาพูด คาพูดที่ใช้ควรเหมาะแก่เพศ วัย ภูมิหลัง และประสบการณ์ของผู้รับสาร ควรใช้ภาษาที่เรียบง่าย ไม่ใช้ประโยคซับซ้อนเข้าใจ ยาก ประโยคกากวมตีความได้หลายอย่าง ประโยคคาสั่งก็ควรนุ่มนวล ไม่สื่อความไปในเชิง บังคับให้กระทา ภาษาที่ใช้สื่อสารควรระมัดระวังอย่างไร
- 9. แม้ผู้ส่งสารจะพยายามส่งสารอย่างชัดเจน เพียงใด ถ้าผู้รับสารไม่สนใจและไม่ตั้งใจที่จะ รับสาร การสื่อสารจะไม่สัมฤทธิ์ผล ผู้รับสารที่สนใจและตั้งใจรับสารย่อมพยายาม จับประเด็นให้ได้ ไม่มีอคติ และมีความอดทน ตามสมควร ไม่คาดเดาล่วงหน้าว่าผู้พูดจะพูด อะไรต่อไป และไม่คอยแต่จะโต้แย้ง ถ้ามีข้อ สงสัยอาจบันทึกไว้สั้นๆ ความสนใจและความตั้งใจของผู้รับสาร ควรคานึงถึงอย่างไร
- 10. ผู้รับสารและผู้รับสารมีโอกาสจะเข้าใจไม่ ตรงกันด้วยสาเหตุต่างๆกัน เช่น มีภูมิหลัง ต่างกัน มีความสนใจไม่เหมือนกัน และขณะที่ พูดอาจคิดไปถึงเรื่องที่ต่างกัน เพราะฉะนั้น เพื่อป้องกันการเข้าใจผิดจึงควรมีการทบทวน สารให้เข้าใจตรงกัน การทบทวนให้เข้าใจตรงกันจาเป็นอย่างไร
- 11. ควรเปล่งเสียงให้ค่อนข้างช้าและชัดเจนยิ่งกว่าการพูด ตามปกติ ใช้เวลาอย่างประหยัด ควรคานึงถึงมารยาทและกาลเทศะ เช่น ผู้น้อยควรกล่าว ขออภัยเมื่อโทรศัพท์ไปหาผู้ใหญ่ หรือโทรศัพท์ในช่วงเวลาที่ เหมาะสม และ ก่อนวางหูโทรศัพท์ควรกล่าวถ้อยคาให้อีก ฝ่ายรู้ตัวก่อน ผู้ที่เป็นฝ่ายโทรศัพท์ไปไม่ควรเริ่มด้วยคาถามว่า “นั่นที่ไหน คะ” หรือ “นั่นที่ไหนครับ” ไม่ใช้คาว่า “ขอสาย เรียนสาย” ควรใช้ว่า “ขอพูด” หรือ หากมีกิจธุระก็ใช้ “เรียนถาม” ก็ได้ การใช้โทรศัพท์
- 12. ผู้ใช้โทรสารต้องป้อนแผ่นกระดาษเข้าเครื่องที ละหนึ่งแผ่น กระดาษที่ใช้ต้องมีขนาดเหมาะสมกับเครื่อง เนื้อกระดาษไม่แข็ง หนา หรือ บางเกินไป สารที่ส่งไปต้องไม่ใช่เป็นความลับหรือสิ่งพึง ปกปิด การใช้โทรสาร