�ݺ�ߣ

Ψηφιακή Διαχείριση & Διακίνηση Εγγράφων:
η βάση για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση
Δωρίνα Γεώργα
Account Manager Public Sector
Modus AE
12 Απριλίου 2016

Σκοπός μας είναι με τις λύσεις μας, να υποστηρίζουμε την
άμεση πρόσβαση σε έγγραφα και διαδικασίες
Γρήγορα - Απλά - Αποτελεσματικά
Ποιοί Είμαστε
Modus AE: Εταιρεία Πληροφορικής με αντικείμενο την
Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων & Ροών Εργασίας

χρειάζεται η Ψηφιακή Διαχείριση και
Διακίνηση Εγγράφων;
Γιατί

Πηγή: Grove Communications
Μικροί φορείς
Ομάδα 1-5 εργαζομένων
1 έγγραφο δημιουργείται κάθε 6 λεπτά
1 έγγραφο χάνεται κάθε 6 μήνες
Μεσαίοι φορείς
Ομάδες 5-35 εργαζομένων
1 έγγραφο δημιουργείται κάθε 3 λεπτά
1 έγγραφο χάνεται κάθε μήνα
Μεγάλοι φορείς
Εκατοντάδες εργαζομένων
1 έγγραφο χάνεται κάθε 6 έως 12 δευτερόλεπτα
Χαμένα έγγραφα
Τοπρόβλημα

80%
του χρόνου ενός στελέχους
δαπανάται στη συγκέντρωση
πληροφοριών για λήψη
απόφασης
25%
των επιχειρησιακών
εγγράφων είναι σε
λάθος σημείο και δε
βρίσκονται ποτέ
50%
των προσπαθειών
αναζήτησης
πληροφοριών είναι
επιτυχημένες
Πηγή: IDC Research
Χαμένος χρόνος
Τοπρόβλημα

Ηλύση
Ψηφιακή Διαχείριση & Διακίνηση Εγγράφων
Συλλογή Δεδομένων
OCR, Form Recognition, Auto-
Indexing
Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση
και τήρηση εκδόσεων
Αναζήτηση εγγράφων με
χρήση πολλαπλών κριτηρίων
Ηλεκτρονική Διακίνηση
με ψηφιακές υπογραφές
Παρακολούθηση Κύκλου Ζωής
εγγράφων με τήρηση κανόνων
ασφαλείας
Διαχείριση Υποθέσεων (φακέλων
έργων, προσωπικού, συμβάσεων
κ.α.)

Η Νομοθεσία επιτρέπει την πλήρη κατάργηση έγχαρτων
εγγράφων, με τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών
Προσφέρουν σημαντικά οφέλη
Είναι νόμιμες
Κατάργηση φυσικής μετακίνησης εγγράφων
Κατάργηση επικύρωσης πρωτοτύπου
Μείωση φυσικού αρχείου
Paperless Office
Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων με Ψηφιακές Υπογραφές

Αναδιοργάνωση &
Τυποποίηση
διαδικασιών
Εξάλειψη λαθών
κατά τη διακίνηση &
διεκπεραίωση
Εποπτεία & έλεγχος
μέσω στατιστικών
στοιχείων & αναφορών
Τοαποτέλεσμα
Έγκαιρη και έγκυρη
λήψη αποφάσεων
Ολοκληρωμένης Εφαρμογής ενός Συστήματος Ψηφιακής Διαχείρισης & Διακίνησης Εγγράφων

Ενδεικτικά ΠεδίαΕφαρμογής
Οπουδήποτε υπάρχουνέγγραφα,διαδικασίεςκαιάνθρωποι
Πού μπορεί να εφαρμοστεί ένα Σύστημα Ψηφιακής Διαχείρισης & Διακίνησης Εγγράφων

Αλληλογραφία
Νομικές Υποθέσεις
Διαγωνισμοί & Συμβάσεις
Αρχεία Προσωπικού
Ενδεικτικά ΠεδίαΕφαρμογής
Συνεδριάσεις Συμβουλίων
Παραστατικά
Τήρηση Διαδικασιών Ποιότητας κ.α.

90%
Εξοικονόμηση
χρόνου
Αναζήτηση
Αρχειοθέτηση
Διακίνηση Εγγράφων
85%
χρημάτων
Εκτυπώσεις
Διακίνηση
Αποθήκευση
Καθολικής Χρήσης Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων
Πηγή: Gartner Research και Modus Υλοποιήσεις
Οφέλη
90%
χώρου
Μείωση όγκου αρχείου
Χώροι γραφείων
Άλλοι αποθ.χώροι
€

100%
Υιοθέτηση ΗΔΕ
μέσα σε 4 μήνες
50%
Μείωση χρόνου
διεκπεραίωσης εγγράφων
250
Χρήστες
με χρήση ψηφιακών υπογραφών
Case study: Υπουργείο Τουρισμού

Case study: Περιφέρεια Κρήτης
Εξοικονόμηση κόστους από τη διακίνηση εγγράφων
Μείωση χρόνου αναζήτησης εγγράφων
Μείωση αποθηκευτικού χώρου λόγω ψηφιοποίησης αρχείου
Μείωση χρόνου επανέκδοσης εγγράφων
50+ κτίρια800+ χρήστες 700.000+ έγγραφα

Το παράδειγμα της Εσθονίας: e-Estonia
Παραδείγματα Εφαρμογής
• Υπουργικό Συμβούλιο
• Ιατρικός Φάκελος
• Νομοθεσία
• Σύσταση Εταιρείας
• Σχολεία
• Αστυνομία
• Φορολογία
• Εκλογές
Μια χώρα σε πλήρη Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση
Μέσω μιας κεντρικής υποδομής (Digital Exchange
Centre, X-Road) ανταλλάσσουν ιδιωτικά, κυβερνητικά
και εταιρικά έγγραφα, διάφανα και με ασφάλεια, με
χρήση ψηφιακών υπογραφών.
Ο πολίτης έχει τον απόλυτο έλεγχο των προσωπικών
του εγγράφων ενώ παράλληλα μπορεί να υπογράφει
ψηφιακά, να στέλνει και να λαμβάνει έγγραφα:
απαιτείται μόνο ένας υπολογιστής ή ένα κινητό
τηλέφωνο.
Εξοικονόμηση 2% του ετησίου ΑΕΠ από 242 εκατ. ψηφιακές υπογραφές

�ݺ�ߣ

Ψηφιακή διαχείριση & Διακίνηση εγγράφων

More Related Content

Ψηφιακή διαχείριση & Διακίνηση εγγράφων