Studi kelayakan ppdb sman 5
- 1. STUDI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI APLIKASI PENDIDIKAN PENERIMAAN SISWA BARU (SIAP PSB) PADA SMAN 5 KOTA TANGERANG I. Pendahuluan Dari tiap tahunnya, SMA Negeri 5 Kota Tangerang menerima banyak pendaftar calon siswa yang ingin melanjutkan studinya ke SMA Negeri 5 Kota Tangerang. SMA Negeri 5 Kota Tangerang melakukan proses Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) online secara terpusat di PPDB Kota Tangerang (ppdb.tangerangkota.go.id). Dalam pelaksanaannya calon siswa dari SMA Negeri 5 Kota Tangerang ini harus tetap melakukan verifikasi pendaftaran secara offline dengan langsung ke sekolah dan menyerahkan SHUN asli. Proses tersebut akan sangat membebankan pihak manajemen SMA Negeri 5 Kota Tangerang karena harus menyimpan data data calon siswanya apabila terdapat banyak calon siswa yang mendaftar. Proses tersebut akan sangat memberatkan jika perlu diproses lagi oleh pihak manajemen secara online. Berangkat dari permasalahan itulah dibutuhkan suatu aplikasi dengan sistem yang dapat mempermudah itu semua. Aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran Online Berbasis Web adalah solusinya. Aplikasi ini bernama SIAP PSB Online, adalah sebuah sistem yang dirancang untuk melakukan otomasi seleksi penerimaan siswa baru (PSB), mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi, hingga pengumuman hasil seleksi, yang dilakukan secara online dan berbasis waktu nyata (realtime). II. Bahan dan Metodde 2.1. Konsep dasar Sistem Informasi Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage). 2.2. Studi Kelayakan
- 2. Studi kelayakan merupakan suatu survey tentang ketersediaan dan persediaan akan keunggulan dan kelemahan suatu sistem. Studi kelayakan dilakukan dengan survey yang menghasilkan dokumen-dokumen kebutuhan. Berdasarkan dokumen kebutuhan dan studi kelayakan, dapat disusun persyaratan perangkat lunak. Studi kelayakan berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya, dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan sistem. 2.3. Faktor Kelayakan Faktor kelayakan yang digunakan untuk mengukur kelayakan sistem adalah faktor kelayakan TELOS yaitu dalam aspek kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, kelayakan legal atau hukum, kelayakan operasional, dan kelayakan schedule atau jadwal. Berikut adalah sebagian dari TELOS yaitu Kelayakan Teknis, Ekonomi dan Operasionalnya. 2.3.1. Kelayakan Teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bias dinyatakan layak (Al fatta, 2007). 2.3.2. Kelayakan Ekonomi Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan.Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return investmen atau berapa lama biaya investasi dapat kembali (Al fatta, 2007). 2.3.3. Kelayakan Operasional Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam orgnisasi (Jogianto, 2008). 2.4. Menilai Faktor Kelayakan Semakin tinggi nilai faktor kelayakan TELOS, semakin besar pula peluang untuk suatu sistem dapat mencapai kesuksesan. Sebaliknya, semakin rendah nilai faktor kelayakan TELOS, semakin tinggi resiko pengembangan sistem. Para penilai (evaluator) terdiri dari manajer proyek, beberapa profesionalis sistem, dan minimal satu orang perwakilan user. 2.4.1. Menilai Kelayakan Teknik Cara menilai kelayakan teknis adalah jika sistem baru dapat digunakan dan dipakai pada teknologi yang terkenal, nilai dapat berada antara 9.5 atau 10.0. Jika teknologinya baru bagi perusahaan dan usernya, atau tidak standar (untuk industri maupun perusahaan); atau teknologi merupakan keluaran pertama vendor; atau beberapa vendor terlibat; atau menggunakan sistem jaringan yang terlalu kompleks, maka satu atau kombinasi dari hal-hal yang disebutkan nilai antara 6.0 hingga 8.0.
- 3. Contohnya alternatif perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan teknologi baru yang standar dalam industri dan terbukti dapat berjalan (nilai 9.0). 2.4.2. Menilai Kelayakan Ekonomi Pada penilaian kelayakan ekonomi, yang perlu dilihat adalah apakah komitmen manajemen tertinggi mendukung proyek pengembangan sistem yang lengkap dengan sumber-sumber yang sesuai. Jika manajemen tertinggi mendukung sistem, tetapi tidak ada biaya untuk penyelesaiannya, nilai dapat berada antara 5.0 sampai 8.0, bergantung pada keadaan dan catatan manajemen tertinggi dalam mendukung proyek sistem sebelumnya. Jika biaya ada, nilai berada di 9.0 sampai 10.0. Contohnya dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.0. 2.4.3. Menilai Kelayakan Operasional Sistem yang berbasis lokal atau kelompok lebih mudah dioperasikan dibandingkan dengan sistem yang sangat melebar (enterprisewide), karena sistem seperti itu lebih kecil dan lebih sederhana dan hanya ada beberapa orang yang mengendalikan. Sistem yang enterprisewide yang menjadi sistem standar yang terkenal, nilainya lebih tinggi dari sistem yang berbasis lokal atau kelompok yang unik atau berpengalaman. Kuncinya adalah keberadaan (availability) dari user yang terlatih baik (welltrained) dan sesuai. Contohnya sistem berbasis kelompok yang tidak dikenal oleh beberapa user. Dan beberapa usernya adalah pegawai baru dan belum dilatih untuk pekerjaan tersebut. Nilainya menjadi 6.0. III. Hasil dan Pembahasan Hasil dari analisa kelayakan sistem informasi pendaftaran peserta didik baru berbasis web pada SMA Negeri 5 Kota Tangerang adalah berdasarkan tiga dari aspek TELOS yang ada yaitu dari aspek kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, dan kelayakan operasional. 3.1. Kelayakan Teknis Kelayakan teknik menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan PPDB SIAP PSB Online. Karena Sistem informasi yang akan dibuat adalah Sistem Informasi berbasis web maka diperlukan beberapa perangkat yang perlu dinilai yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat jaringan.
- 4. 3.1.1. Perangkat Keras Berikut adalah tabel kebutuhan Perangkat Keras : 3.1.2. Perangkat Lunak Berikut adalah table kebutuhan perangkat Lunak : 3.1.3. Perangkat Jaringan Berikut adalah table kebutuhan perangkat lunak :
- 5. 3.1.4. Menilai Kelayakan Teknik Sistem yang hamper sama sudah pernah di implementasikan sebelumnya sehingga user dan manajemen proyek lebih familiar dalam penggunaannya (nilai 8.0). 3.2. Kelayakan Ekonomi Untuk melakukan analisa biaya dan manfaat diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat. 3.2.1. Komponen Biaya Biaya biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem ini yaitu biaya pengadaan, biaya pengembangan dan biaya operasi Biaya pengadaan (procurement cost), yaitu biaya pembelian perangkat keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum system dioperasikan. Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisa sistem, biaya tahap desain sistem dan biaya tahap penerapan sistem. Biaya operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem, yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak. 3.2.2. Komponen Manfaat Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut : Keuntuugan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain : a. Pengurangan biaya operasi b. Pengurangan biaya lembur c. Pengurangan biaya perlengkapan Keutungan tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak muugkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain : a. Keandalan dan ketersediaan sistem b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya c. Peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya 3.2.3. Menilai Kelayakan Ekonomi Karena setelah mendapatkan hasil dari analisa biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.8. 3.3. Kelayakan Operasional Analisis kelayakan operasional dilakukan dengan menggunakan pendekatan PIECES framework. PIECES sendiri merupakan singkatan dari Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service. PIECES dikembangkan oleh James Wetherbe dan
- 6. bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. 3.3.1. Performance Performance atau kinerja merupakan jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Dalam kasus ini, jika dibandingkan sistem yang lama dengan yang baru, maka; dengan sistem yang lama, waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1 pekerjaan misalnya menyediakan formulir untuk diisi dan dikumpulkan kembali akan relatif lama karena prosesnya secara manual (calon peserta didik harus mengambil formulir ke sekolah, mengisinya, dan mengumpulkannya). Sedangkan dengan sistem yang baru, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang sama akan lebih cepat karena tinggal mengakses secara online, input data pada formulir online, dan submit. 3.3.2. Information Jika dibandingkan sistem yang lama dengan sistem yang baru, Information atau informasi yang dihasilkan belum tentu akurat karena alasan- alasan tertentu (misalnya kecerobohan), serta sulit untuk disusun atau diakses. Sedangkan dengan sistem yang baru, informasi akan dapat dengan cepat diproses oleh sistem secara otomatis sehingga sudah pasti akurat dan disajikan dalam bentuk yang mudah dibaca (misalnya adanya fitur cari). 3.3.3. Economy Dalam segi ekonomi, sistem yang lama sudah pasti akan menghasilkan pengeluaran biaya yang besar karena kebutuhan sumber daya manusia, kebutuhan adminitrasi seperti kertas, alat tulis, dan sebagainya, serta apabila terjadinya kesalahan akan menghasilkan cost yang lebih pula. Lain hal dengan sistem yang baru karena selain hemat sumber daya, dengan bantuan sistem akan lebih meminimalisir terjadinya kesalahan. 3.3.4. Control Control atau pengendalian dalam hal ini adalah tingkat pengendalian terhadap aliran data pada tingkat keamanan tertentu. Pada sistem yang lama, akan sulit mengatasi informasi penting yang tidak ada/belum ada, adanya kemungkinan data yang berlebih atau tidak konsisten, serta mudahnya dalam mengakses data pribadi milik orang lain. Pada sistem yang baru, pengendalian aliran data ada pada validasi informasi yang diinputkan apakah sudah lengkap atau belum, serta adanya pembatasan hak akses untuk masing-masing pengguna. 3.3.5. Efficiency Efisiensi adalah untuk mengukur penggunaan secara maksimum sumber daya yang tersedia. Pada sistem yang lama, tingkat efisiensi sangat rendah karena kemungkinan suatu proses yang sama terjadi dalam waktu yang berbeda pasti ada. Misalnya dalam mengisi formulir data diri untuk 2 tujuan yang berbeda. Lain halnya dengan sistem yang baru dimana akan lebih efisien karena data yang sudah dimasukkan dapat kembali diakses dengan mudah sehingga lebih efisien.
- 7. 3.3.6. Services Service atau layanan adalah untuk mengukur ketersediaan sistem dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pada sistem yang lama, kepuasan akan layanan yang disediakan kecil karena membutuhkan waktu untuk menunggu dalam memproses data. Sedangkan pada sistem yang baru, proses pengolahan data relative cepat sehingga tidak perlu menunggu. 3.3.7. Nilai Kelayakan Operasional Karena sistem tidaklah baru dan sudah dikenal oleh sebagian besar user, maka Nilainya menjadi 9.0. IV. Kesimpulan dan Saran 4.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil dari studi kelayakan yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa hasil dari analisa studi kelayakan sistem informasi pendaftaran online peserta didik baru berbasis web, dengan aspek kelayakan teknik, kelayakan operasional, dan kelayakan ekonomi pada SMA Negeri 5 Kota Tangerang dinyatakan layak untuk dikembangkan lebih lanjut serta digunakan nantinya dalam proses pendaftaran peserta didik baru. 4.2. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, maka dapat disarankan agar analisa studi kelayakan selanjutnya dapat lebih lengkap dengan tambahan aspek kelayakan hukum dan kelayakan jadwal, dilanjutkan dengan analisa dalam aspek faktor stategis PDM (produktivitas, diferensiasi, manajemen) dan faktor desain.