Systems engineering - de weg naar samenhang - uitbesteden
- 1. Het gedachtegoed van de discipline Systems Engineering (SE) is in de gww-sector nog weinig bekend. Herman Walta en Martin Lamers willen daarom in een aantal artikelen SE belichten. Daarbij is het van belang om dit gedachtegoed, dat is ontwikkeld in de highte- chindustrie, te vertalen naar de gww-sector. Pas dan wordt duidelijk wat het potentieel van deze discipline is en hoe de toepassing eruit zou kunnen zien. De auteurs zijn be- trokken geweest bij het vertalen van SE voor gebruik bij de hsl-zuid. Die ervaring vormt een belangrijke basis voor de artikelserie. Vandaag deel 7: Systems Engineering en uitbe- steden. (Eerder afleveringen verschenen op 26 oktober, 2, 16, 23 en 30 november, en 7 december) Een bestuurder die een bouw- project onderneemt, komt bij de afwikkeling van het inhou- delijke bouwproces voor het besluit te staan: wat doe ik in eigen beheer en wat besteed ik uit aan de markt. Zijn be- sluit tot uitbesteden initieert een commercieel-administra- tief proces dat het opstellen, het sluiten en het handhaving van contracten omvat. Het in- houdelijke bouwproces is ver- weven met dit commercieel- administratieve proces. Daar- bij schept het commerci?le proces de voorwaarden om het inhoudelijke bouwproces in gang te houden. De deelnemers aan beide proces- sen zijn zowel de bestuurder/op- drachtgever als de aanbieder/op- drachtnemer. Het effectief door- lopen van de verweven proces- sen stelt eisen aan de rollen van deze deelnemers en aan de in- houd van de contracten. Deze ei- sen worden sterk be?nvloed door de ligging van het overdrachts- punt. Dit is het punt in de trans- formatiecyclus (zie voor dit be- grip het kader hiernaast) waarop de verantwoordelijkheid voor de afwikkeling van het inhoudelijke proces wordt overgedragen aan een opdrachtnemer. Voor dit overdrachtspunt ligt het opstel- len en sluiten van contracten, er- na de handhaving ervan. In de praktijk is er een beperkt aantal vaste overdrachtspunten in de transformatiecyclus. Deze liggen tussen de uitersten: Con- struct only (-/C) en Design/con- struct (D/C). In het eerste geval maakt op- drachtgever een bestek, de op- drachtnemer voert het bestek uit. Bij Design/construct, inclu- sief het oplossingsconcept, kiest de opdrachtgever het oplos- singsconcept, en begint de op- drachtnemer met een conceptu- eel ontwerp De praktijk kent tussen deze ui- tersten nog de volgende over- drachtspunten: die na het Con- ceptueel ontwerp, die na het Voorlopig ontwerp en die na het Definitief ontwerp. Effecten Voor het besluit van de bestuur- der is van belang dat elk over- drachtpunt zijn voor- en nadelen heeft. Hoe minder het inhoude- lijke proces is afgewikkeld, hoe groter de inbreng van ontwerp- creativiteit van opdrachtnemers kan zijn. Hoe eerder deze wordt ingebracht in het inhoudelijke proces, hoe groter de effecten zijn. De baten kunnen daarom in principe toenemen, dan wel kun- nen de kosten dalen. Eveneens is van belang dat een eerder overdrachtspunt een zwaarder risicoprofiel voor de opdrachtnemer inhoud en daar- mee een hogere risico-opslag in zijn prijs. Door het risicoprofiel in zijn vraag aan de markt zelf te reduceren, vermindert de op- drachtgever deze risico-opslag. De bestuurder dient bij zijn be- sluit de verwachte baten af te wegen tegen de kosten inclusief de extra risicokosten. Elk overdrachtpunt kent een specifieke inhoud van de bijbe- horende contractdocumenten. (Zie het kader hiernaast voor de kerndocumenten.) De inhoud van het inhoudelijk deel van het contract wordt sterk bepaald door de ontwerpmethodiek waarvoor de opdrachtgever kiest. SE geeft inhoudelijke aan- wijzingen voor deze inhoud. De praktijk biedt voor de D/C nog geen technische normen en standaarden om het opstellen van deze documenten conform Systems Engineering te onder- steunen. Die praktijk is dus nog noodzakelijk ad hoc. Voor de -/C zijn wel standaarden beschik- baar. Rol opdrachtgever De kernverantwoordelijkheid van de bestuurder in het inhou- delijk bouwproces is, gezien vanuit SE, het defini?ren van zijn behoefte, het kiezen van een op- lossingsconcept en het opstellen van de topspecificatie. Deze ver- antwoordelijkheid kan hij niet uitbesteden. Dit betekent dat een bestuurder in staat moet zijn zich over deze elementen uit te spreken. Deze opgave is naar zijn aard van een relatief hoog abstractieniveau en dus behoor- lijk lastig. Naast zijn kernverantwoordelijk- heid kan de bestuurder ervoor kiezen het overige bouwproces uit te besteden. Hij moet dan de genoemde elementen consistent en volledig kunnen documente- ren en vertalen in contracten. Door de uitbesteding krijgt hij tevens de rol van contractueel opdrachtgever. Bestuurders die regelmatig uit- besteden hebben uitbestedings- beleid waarin is bepaald welke delen van de transformatiecy- clus onder welke voorwaarden worden uitbesteed. Dit beleid is grondslag voor het opstellen van de contracten. Ook hebben zij dan een aanbestedingsbeleid waarin is bepaald hoe de beno- digde aanbesteding dienen te verlopen. Rol opdrachtnemer De rol van de aanbieder/op- drachtnemer bestaat erin de transformatiecyclus af te wikke- len vanaf het overdrachtspunt op basis van een aanbieding die de opdrachtgever het vertrou- wen geeft dat het project succes- vol zal worden uitgevoerd. De belangrijkste voorwaarden om als aanbieder succesvol in te schrijven zijn: ¨C ervaring met het aangeboden type bouwwerk; ¨C ontwerpcreativiteit; ¨C beheersen van het werken vol- gens SE. De factor ervaring biedt de mo- gelijkheid onzekerheden goed in te schatten en te reduceren. De risico-opslag in de prijs kan hier- door lager zijn dan die bij oner- varen aanbieders. De factor ontwerpcreativiteit in samenhang met ervaring biedt de mogelijkheid een voor de op- drachtgever optimale baten/kos- ten verhouding te scheppen. De factor beheersen van SE maakt het mogelijk om meer complexe opdrachten, al of niet op basis van eisen van een op- drachtgever, rationeel tot stand te brengen, hetgeen concurre- rende aanbiedingen mogelijk maakt. Voortdurende dialoog De eerder genoemde verweven- heid van de processen vereist dat opdrachtgever en opdrachtne- mer niet allen bij de aanbeste- ding met elkaar in gesprek zijn. Gedurende de afwikkeling van de transformatiecyclus doen zich vele wezenlijke keuzemomenten waarin beider belangen zijn be- trokken. Een project vergt daar- om een voortdurende dialoog tussen opdrachtnemer en op- drachtgever. Gezien vanuit de positie van de opdrachtnemer is die dialoog een ¡®recht¡¯ op exter- ne prikkels om scherp te blijven. Voorwaarden voor zo¡¯n dialoog zijn: ¨C participanten zijn competent en professioneel en vertrou- wen elkaar. ¨C zij gebruiken een ¡®taal¡¯ die ge- richt is op het voorkomen van vaagheden en het elimineren van misverstanden. Ir. M. Lamers en ir. H. Walta Onafhankelijk adviseurs Inzet van SE is het realiseren van een zo hoog mogelijke kwaliteit Transformatiecyclus De transformatiecyclus geeft het inhoudelijk bouwproces weer naar resultaten en deelprocessen. Het is een invariant proces, hetgeen betekent dat de cyclus voor elk bouwwerk wordt afgewikkeld. De ligging van het overdrachtspunt bepaalt de toedeling van deelprocesssen aan participanten. In de transformatiecyclus wordt de behoefte aan een bouwwerkprestatie eerst uitgedrukt in de behoefte- definitie. Dit is een in gebruikerstermen beschreven behoefte. Bij de behoeftedefinitie wordt een oplos- singsconcept gekozen. Dit geeft in woorden weer welk bouwwerktype wordt gekozen (een tunnel, een snelweg, een waterkering). Vervolgens wordt de topspecificatie gemaakt. Dit zijn de aan de ontwerper gerichte eisen, afgeleid uit be- hoeftedefinitie en oplossingsconcept. De topspecificatie is basis voor het ontwerpproces in enge zin; via el- kaar opvolgende ontwerpslagen van eisen en oplossingen (CO, VO, DO, TO) wordt een steeds concreter ontwerp tot stand gebracht. Vervolgens wordt het bouwwerk gerealiseerd. De prestaties van het gereali- seerde bouwwerk beantwoorden in meerdere of mindere mate aan de behoefte. Deze mate wordt door de gebruiker ervaren als de kwaliteit van het bouwwerk. De inzet van Systems Engineering beoogt de hoogst mogelijke kwaliteit te verzekeren. Contractdocumenten Het D/C-contract op basis van een oplossingsconcept van de opdrachtgever bestaat uit een aantal kerndocumenten. De opdrachtgever maakt: q administratieve voorwaarden; beschikbaar is de UAV-gc q statement of work (wat moet de opdrachtnemer doen en welke aanwijzingen gelden hiervoor); q oplossingsconcept; q topspecificatie (welke eisen gelden voor het bouwwerk). De aanbieder reageert met: q conceptueel ontwerp; q uitwerking van de topspecifi- catie in afgeleide specificaties; q workbreakdown (dit is zijn uitwerking van het statement of work); q prijs. Bij de overige D/C contracten, die in de praktijk veel voorko- men, levert de opdrachtgever extra ¨®f het conceptueel ont- werp ¨®f het VO, ¨®f het DO. De aanbieder reageert dan met het uitwerken van dit ontwerp tot het in de aanbesteding voorge- schreven niveau. Bij de zuivere -/C maakt de opdrachtgever: q administratieve voorwaarden; beschikbaar is de UAV q statement of work; q technisch ontwerp. Deze documenten zijn als stan- daard opgenomen in een RWA- bestek. De opdrachtnemer reageert met: q prijs. kerntaak bestuurder domein van D/C CO VO DO TO top spec behoefte- definitie behoefte behoefte ? oplossings- concept oplossings- boom specificatie- boom realisatie bouwwerk prestatie CO = conceptueel ontwerp VO = voorontwerp DO = definitief ontwerp TO = technisch ontwerp -/C Systems Engineering De weg naar samenhang