1. Tài liệu hỗ trợ thuyết minh, báo cáo bằng PowerPoint
Sau khi đã chuẩn bị được một bài báo cáo bằng PowerPoint, bạn chỉ mới hoàn thành
1/3 đoạn đường đến thành công. 2/3 đoạn đường đi đến thành công còn lại phụ thuộc rất
nhiều vào việc bạn thuyết minh, bảo vệ bài báo cáo của bạn.
Vấn đề đặt ra ở đây là bạn sẽ sử dụng bao nhiêu slide cho bài báo cáo? Bạn có thể
dùng bao nhiêu chữ? Bạn nên nói trong bao lâu, cả ngày hay ngắn hơn?
Bạn đang phân vân? Guy Kawasaki, một tác giả nổi tiếng và cũng là một nhà đầu tư
mạo hiểm sẽ giúp bạn và câu trả lời có thể làm bạn rất ngạc nhiên.
Guy Kawasaki đã xây dựng qui tắc 10-20-30 cho bằng thuyết trình bằng
PowerPoint như sau:
10: số slide tối ưu cho một bài thuyết trình.
20: thời lượng tối đá để bạn trình bày.
30: cỡ chữ tối thiểu trên các slide.
Qui tắc 1: 10 slide buộc người thuyết trình phải lựa chọn khôn ngoan
Chắc chắn rằng, 10 có vẻ như là một con số tuỳ tiện, nhưng đặt một giới hạn về số
lượng các slide mà bạn được phép là một hạn chế đầy gia trị. Hầu hết mọi người có thể
sử dụng 20, hoặc 30, hoặc 100 slide cho một bài thuyết trình kéo dài 1 giờ. Giảm con số
này xuống 10 buộc bạn phải đánh giá được sự cần thiết của từng slie. Cũng giống như
mọi yếu tố của quá trình trình chiếu, nếu slide nào không cần thiết thì cần được cắt giảm
đi.
Nó cũng khuyến khích người thuyết trình thiết kế một cách khôn ngoan. Thông
thường một thiết kế biểu đồ tốt loại bỏ được sự cần thiết cho 5 slide dạng bullet.
Qui tắc 2: 20 phút là đủ dài để truyền đạt một việc to tát
Cũng giống như các hạn chế về số lượng các slide, một hạn chế về thời gian nói sẽ
buộc bạn phải chỉnh sửa không thương tiếc. Cắt giảm những slidebar buồn cười. Cắt
giảm cả những lời như kiểu pha trò “Tôi hạnh phúc khi được ở đây”. Cắt giảm những câu
chuyện không cần thiết cho sự truyền đạt thông điệp của bạn. Cắt giảm những chi tiết mà
chỉ có 5% khán giả quan tâm đến, thay vào đó bạn sẽ gửi email sau buổi thuyết trình. Khi
bạn có thể cắt tất cả những việc đó, bạn có thể giao tiếp với độ chính xác và sự ngắn gọn.
2. Martin Luther King Jr. đã chỉ cần 17 phút để chia sẽ ước mơ của mình. Còn điều gì
làm cho bạn nghĩ rằng bạn cần nhiều thời gian hơn thế nữa?
Qui tắc 3: Cỡ chữ 30 đảm bảo khả năng đọc
Trừ khi bạn có một lượng rất đông khán giả và một màn hình chiếu rất nhỏ, cỡ chữ
30 sẽ đọc được bởi tất cả mọi người. Lớn hơn có lẽ là tốt hơn nhưng đây là một ngưỡng
thấp hợp lý chấp nhận được.
Trong khi phông chữ 30 vẫn còn cho phép bạn đặt rất nhiều từ trên một slide, ít nhất
thì khán giả của bạn vẫn có thể đọc chúng.
