1. TAJUK 4
PENGURUSAN MESYUARAT
4.0
PENGENALAN
Dalam kehidupan manusia sehari-hari, seseorang individu itu tidak boleh hidup
sendirian. Ia terpaksa mencari kawan kerana manusia tidak dijadikan untuk hidup
sendirian. Apabila terdapat seorang rakan, setiap kerja yang dilaksanakan biasanya
akan dikongsi bersama. Individu pertama akan bertanya pendapat individu kedua
apabila ia hendak melaksanakan sesuatu. Begitu juga sebaliknya. Tanpa merujuk
kepada orang lain untuk mendapatkan pandangan kedua, seseorang itu akan digelar
sebagai kera sumbang yang tidak tahu berkawan. Apabila jumlah manusia bertambah,
dengan menggunakan satu bahasa yang difahami oleh kumpulan mereka, mereka mula
mengadakan permuafakatan dalam menjalankan tugas-tugas masing-masing. Dari situ,
lahirlah struktur pentadbiran dalam masyarakat.
4.0.1 Pengertian Mesyuarat
Mesyuarat berasal daripada bahasa Arab yang membawa makna berhimpun,
berkumpul untuk berbincang bagi mencapai kata sepakat untuk melakukan sesuatu
pekerjaan. Kamus Dewan mentakrifkan mesyuarat sebagai, Perundingan (untuk
membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan). Secara amnya dapatlah
kita katakana bahawa mesyuarat itu ialah satu perhimpunan yang diadakan untuk
mendapatkan
buah
fikiran
daripada
pelbagai
golongan
atau
kumpulan
bagi
mendapatkan satu keputusan. Keputusan yang diperolehi biasanya dicapai selepas
berlakunya perbahasan atau percambahan atau percanaian fikiran oleh ahli-ahli
mesyuarat dan biasanya keputusan yang dicapai itu adalah kata sepakat atau
persetujuan oleh sebilangan besar anggota atau ahli-ahli yang hadir bermesyuarat.
2. Ahli-ahli minoriti yang tidak bersetuju dengan keputusan yang dicapai hendaklah
lazimnya akur akan keputusan yang dicapai oleh suara ramai.
4.1
JENIS-JENIS MESYUARAT
Terdapat lima jenis mesyuarat, dan kelima-lima mesyuarat tersebut ada disenaraikan di
bawah:
4.1.1 Mesyuarat Agung Tahunan
Mesyuarat Agung Tahunan ialah mesyuarat utama dalam siri mesyuarat
sesebuah pertubuhan/persatuan/perkumpulan kerana ia melibatkan semua anggota
yang berdaftar. Mesyuarat ini perlu diadakan mengikut peruntukan undang-undang
negara
di
bawah
akta
Pendaftar
Pertubuhan
bagi
semua
persatuan/pertubuhan/perkumpulan yang diwujudkan di luar sekolah. Namun begitu
persatuan di sekolah/institut pengajian tinggi juga perlu mengadakan mesyuarat agung
tahunan yang akan dihadiri oleh semua ahli.
Melalui mesyuarat agung ini, setiap anggota berpeluang berbincang secara
menyeluruh segala usul dan cadangan yang dikemukan. Mengikut undang-undang
tubuh, notis bagi mesyuarat agung hendaklah disampaikan kepada semua ahli dalam
masa 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. Kuorom mesyuarat ditentukan oleh setiap
persatuan, biasanya 1/3 atau 遜 daripada ahli mesti hadir untuk membolehkan
mesyuarat agung dilaksanakan.
3. Agenda tetap yang biasa bagi mesyuarat agung ialah:
i.
Aluan Pengerusi.
ii.
Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung lalu.
iii.
Membentangkan dan meluluskan Penyata Kewangan.
iv.
Memilih dan melantik Ahli Jawatankuasa baru.
v.
Membincangkan usul dan cadangan.
vi.
Ucapan penangguhan.
vii.
Hal-hal lain.
4.1.2 Mesyuarat Agung Tergempar/Luar Biasa
Mesyuarat Agung Tergempar/Luar Biasa, seperti namanya, diadakan secara
tergempar apabila sesuatu isu timbul dan tidak dapat dilaksanakan atau diselesaikan di
peringkat jawatankuasa. Agenda yang dibincangkan biasanya hanyalah yang
ditentukan atas cadangan ahli atau mengikut peraturan tertentu. Mesyuarat ini kadangkadang dikenali sebagai Mesyuarat Agung Khas.
4.1.3
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Induk
Dalam perjalanan sesebuah pertubuhan, mesyuarat Jawatankuasa Kerja amat
penting sebagai nadi persatuan atau pertubuhan kerana melalui mesyuarat inilah
segala perancangan dan strategi pelaksanaan setiap projek dibahaskan, diperinci untuk
dilaksanakan. Melalui mesyuarat inilah Jawatankuasa Kecil yang bersesuaian dengan
corak projek ditubuhkan.
Agenda ditentukan oleh pengerusi yang dilantik melalui perbincangan dengan
semua ahli jawatankuasa lain. Kekerapan mesyuarat ini amat bergantung kepada
keperluan. Lagi banyak projek yang hendak dilaksanakan, lagi kerap jawatankuasa ini
bersidang. Lagi banyak kebuntuan dan kekangan atau masalah, kerap jugalah
4. jawatankuasa ini memerah otak. Notis untuk mesyuarat ini disampaikan oleh
setiausaha, biasanya satu minggu daripada tarikh mesyuarat. Kuorom mesyuarat
biasanya 1/3 daripada jumlah semua ahli jawatankuasa.
4.1.4
Mesyuarat Jawatankuasa Kecil
Mesyuarat
Jawatankuasa
Kecil
ialah
mesyuarat
yang
paling
bawah.
Jawatankuasa ini sudah diberikan satu atau dua tugas tertentu untuk dilaksanakan,
misalnya Jawatankuasa Makanan, Jawatankuasa Persiapan, Jawatankuasa Buku
Cenderamata, Jawatankuasa Penjurucaraan, Jawatankuasa Sambutan dan sebagainya.
Ahli Jawatankuasa ini mungkin terdiri daripada lima atau enam orang sahaja.
Angka sebenarnya tidaklah tetap kerana jumlah ahlinya bergantung kepada kecil
besarnya projek yang hendak dilaksanakan dan juga banyak sedikitnya tugas yang
hendak dilaksanakan. Agendanya hanyalah berbincang cara hendak melaksanakan
tugas yang diberikan kepada jawatankuasa tersebut termasuk jumlah kewangan yang
diperlukan untuk dibentangkan dalam Jawatankuasa Kerja yang akan dilaksanakan
dalam tempoh masa terdekat.
Dalam Jawatankuasa Kecil, semua orang akan menjalankan tugas walaupun di
kalangan anggota terdapat pengerusi dan setiausaha yang bertugas menyelaraskan
Jawatankuasa berkenaan.
4.1.5
Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc/Sementara
Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc, sebagaimana namanya dikendalikan secara
tidak berjadual. Biasanya mesyuarat ini dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu
5. persatuan, yakni sebelum tertubuhnya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan
perjalanan persatuan seperti mendaftarkannya dan sebagainya. Mesyuarat dikatakan
secara adhoc juga apabila sekumpulan pelajar dikerahkan untuk melaksanakan
sesuatu projek, sama ada penting atau tidak dalam jangka waktu yang amat singkat.
Mesyuarat ini bertujuan melantik Jawatankuasa Kecil untuk mengendalikan tugas-tugas
yang juga dibincangkan dalam mesyuarat berkenaan.
4.2
PERANAN AHLI JAWATANKUASA
4.2.1 Pengerusi
Seorang pengerusi biasanya dipilih daripada kalangan anggota yang mempunyai
kebolehan bercakap dengan baik dan dapat mengawal majlis dengan tertib. Beliau
bertugas untuk mengendalikan mesyuarat dengan berwibawa dan berketrampilan.
Beliau hendaklah memulakan mesyuarat dengan baik dan tertib. Biasanya ia mengalualukan kehadiran anggota, memperkenalkan ahli baru, mengucapkan terima kasih
kepada ahli lama yang tidak terlantik lagi kerana jasa masing-masing.
Pengerusi juga akan dengan ringkas menyatakan pengalamannya berhubung
dengan perjalanan persatuan selepas mesyuarat yang lepas. Di sini idea-idea baru
pengerusi mungkin dikemukakan, atau dengan kuasa yang diberikan kepadanya oleh
anggota, ia akan mencuba untuk melaksanakan beberapa projek yang difikirkan baik
untuk kemajuan persatuan. Ia juga akan mengemukakan perkara-pekara yang hendak
dibincangkan (agenda) dengan ringkas dan jelas. Selain itu, ia harus menjadi perantara
yang baik, mengawal perjalanan mesyuarat dengan cara menjadi pendengar yang baik
dan tidak pula berpihak kepada mana-mana anggota.
6. 4.2.2
Setiausaha
Setiausaha persatuan/pertubuhan, sesuai dengan gelaran jawatannya setia dan
usaha, hendaklah harus setia kepada persatuan dan berusaha untuk menggerakkan
jentera pentadbiran persatuan. Sebilang waktu, ia hendaklah bekerjasama dengan
pengerusi. Selain itu, tugas-tugas lain ialah mengedar surat jemputan mesyuarat,
menyediakan minit mesyuarat terdahulu untuk diedarkan sebelum mesyuarat,
menyediakan agenda dan tempat mesyuarat, menyediakan segala peralatan mesyuarat
yang diperlukan, mengedar borang kehadiran, mencatat dan menyiapkan minit
mesyuarat dengan baik dan segera serta mengedarkan minit mesyuarat tersebut
dengan kadar segera kepada setiap anggota yang terlibat.
4.2.3
Ahli Jawatankuasa
Ahli Jawatankuasa yang terlantik bertanggung jawab untuk memberikan buah
fikiran yang bernas untuk memajukan pertubuhan atau untuk menjayakan projek. Ia
juga harus sanggup bekerjasama dengan semua ahli jawatankuasa lain dengan baik
serta sanggup pula memberikan khidmat bakti secara ikhlas dan jujur.
4.3
AGENDA MESYUARAT
i.
Perutusan pengerusi
ii.
Pengesahan minit mesyuarat yang lepas
iii.
Perkara-perkara berbangkit
iv.
Pembentangan kertas kerja
v.
Hal-hal lain
vi.
Penutup
7. 4.3.1 Maksud
Kertas agenda menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam
mesyuarat. Penyediaan agenda
presiden harus dibincangkan bersama setiausaha
tentang isi dan kandungan agenda sebelum agenda ditetapkan, dicetak dan diedarkan
kepada ahli mesyuarat. Presiden akan memberitahu setiausaha tentang perkara yang
harus dimasukkan ke dalam agenda mesyuarat. Walaupun begitu, setiausaha akan
menyusun agenda mesyuarat dan menjadi tanggungjawab presiden untuk meluluskan
agenda tersebut
4.3.2 Rangka
Pelbagai bentuk agenda boleh disusun dan bergantung pada keperluan dan jenis
mesyuarat. Agenda yang berbentuk rangka dipaparkan dalam bentuk ringkasan dan
cuma memberi tajuk asas terhadap perkara yang hendak dibincangkan (digunakan
sekiranya agenda itu dimasukkan sebagai sebahagian daripada notis yang diedarkan
kepada ahli-ahli yang hadir dalam mesyuarat.
4.3.3 Salinan Presiden
Salinan agenda yang berbentuk lebih lengkap daripada edaran diberikan kepada
presiden. Dilakukan dengan mengosongkan satu ruang di bahagian tepi kertas agenda
untuk Presiden membuat catatan
8. 4.3.4 Salinan Setiausaha
Setiausaha yang cekap dan bijak mempunyai salinan agendanya sendiri dengan
lebih lengkap dan terperinci. Memudahkan setiausaha mencatatkan ketetapan dan
memindahkannya dalam bentuk minit mesyuarat
4.3.5 Kandungan Kertas Agenda
i.
Perlu disusun dengan teliti agar kelihatan kemas dan menarik
ii.
Butiran yang perlu ada:
a. Tajuk:
-
Di bahagian tengah kertas agenda dinyatakan nama pertubuhan
-
Di bawah nama pertubuhan adalah alamat pertubuhan
-
Mempunyai tajuk yang sesuai (gambaran awal jenis mesyuarat)
-
Dinyatakan tempat dengan menyebut alamat penuh mesyuarat dan
masanya
b. Susunan
-
Mengikut urutan yang betul dan sesuai
-
Ucapan Presiden- membaca minit mesyuarat- membuat pindaanpengesahan minit- perkara berbangkit- perkara yang dibincangkan.
c. perkara lain
-
Perkara
-
Bergantung kepada keadaan dan kepentingan sesebuah mesyuarat
-
Memastikan agar perkara yang dibincangkan tidak tertinggal
9. -
Boleh dicapai dengan menghubungi pengerusi dan pegawai-pegawai
lain yang mungkin mempunyai perkara tertentu untuk dimasukkan
dalam mesyuarat
d. Peruntukan masa
-
Mendahulukan perkara utama
-
Perkara khas yang dibincangkan mempunyai peruntukan masa yang
mencukupi
e. Penyelesaian
-
Bahagikan masa dengan bijak dan adil agar semua ahli dapat
bersuara.
-
Tajuk perbincangan berdasarkan bidang yang telah ditetapkan
-
Memerlukan perancangan teliti antara presiden dan setiausaha bagi
menjimatkan dan mentadbir masa.
f. Kepastian
-
Maklumat dalam mesyuarat mesti dinyatakan secara padat
-
Kandungan hendaklah ringkas dan tepat agar tiada sebarang
kekeliruan
-
Ditulis dengan kemas agar mudah difahami
g. Persetujuan
-
Perlu mendapatkan persetujuan presiden mengenai perkara yang
hendak dibincangkan
-
Dinyatakan secara teratur dan jelas
-
Buat rujukan terhadap minit mesyuarat yang lepas dan perhatikan
perkara dan ketetapan yang tertangguh (sebagai ingatan)
h. Bertulis
-
Usul yang dikemukakan dinyatakan secara bertulis
10. -
Diserahkan dalam tempoh masa yang ditetapkan
-
Nama pencadang dan penyokong usul perlu dicatat
-
Agenda dalam bentuk terakhir perlulah mendapatkan pengesahan
sebelum diedarkan
-
Pengesahan boleh didapati secara tidak formal daripada presiden
atau ahli jawatankuasa
i.
Pengurusan
-
Minit, atur cara dan surat panggilan mesyuarat dikirimkan kepada ahli
mestilah mendapatkan persetujuan pihak pengurusan terlebih dahulu
sebelum agenda
-
Untuk
membolehkan
menjawab
sebarang
pertanyaan
dan
menyelesaikan perkara berbangkit
-
Laporan dan surat menyurat yang diperlukan disimpan dengan baik
untuk mesyuarat yang mendatang
4.4
TATACARA MESYUARAT
Sebagai
satu
bentuk
komunikasi
yang
formal,
mesyuarat
mempunyai
tatacaranya yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang
tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:
11. 4.4.1 Peringkat pra-mesyuarat
i.
Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau
akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat diadakan.
ii.
Pengumuman: Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka pengumuman
akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini
akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa
dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan).
iii.
Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk
mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan.
Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.
4.4.2 Peringkat dalam mesyuarat
i.
Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah
sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh
peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah
ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah
sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam.
Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.
ii.
Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi
akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.
iii.
Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis
oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat
membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa
yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung
jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.
12. iv.
Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik
perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang
dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini,
pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu
pertubuhan.
v.
Pembangkitan
Perkara
Berbangkit:
Perkara
berbangkit
ialah
tajuk
perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan.
Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit
selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima
sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang
lain.
vi.
Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua
perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi
berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi
menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya
menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"
4.5
Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat ialah hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu
mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut. Ini bermakna
catatan minit mesyuarat amat penting bagi membolehkan tindakan dapat dilaksanakan
oleh pihak-pihak berkenaan dengan berkesan. Minit mesyuarat menjadi panduan
pelaksanaan kepada yang terlibat. Tanpa penulisan minit yang baik dan sempurna,
pelaksanaan tidak akan sempurna.
13. 4.5.1 Format Minit Mesyuarat
MINIT MESYUARAT ...........
(Catatkan nama mesyuarat)
Bil. ... Tahun .....
(Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh : .................
Masa : .................
Masa : .................
Tempat : .................
HADIR
HADIR BERSAMA
URUSETIA
14
I. PERUTUSAN Y. BHG. PENGERUSI
II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
IV. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
V. HAL-HAL LAIN
VI. PENUTUP
VII. TANDATANGAN SETIAUSAHA DAN PENGERUSI
VIII.TARIKH MINIT DISEDIA
