ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

Toplantı Yönetimi

•
•
Emrah Akman
Emrah Akman

Toplantı nedir ve Toplantı Yönetimi nasıl yapılmalıdır?

1 of 45
Ar a l ı k , 2 0 1 4 TOPLANTI YÖNETİMİ E M R A H A K M A N
İÇİNDEKİLER • Giriş (Toplantı Nedir? / Toplantı Neden Gereklidir? / Toplantının Amacı Nedir? / Toplantı Hangi Durumlarda Yapılmaz? / Toplantının İşlevleri) • Toplantı Türleri (Bilgi verici toplantılar / Sorun çözücü toplantılar) • Toplantı Çeşitleri (Konvansiyon / Ders veya Eğitim Amaçlı Toplantılar / Seminerler-Eğitim Seminerleri / Workshop / İstişare Toplantısı / Kurul Toplantısı / Emir Toplantısı / Disiplin Toplantısı) • Toplantı Planlama Süreci (Toplantının Planlanması / Toplantı Bölgesi ve Yeri / Olanakların Seçimi) • Toplantının Verimliliği Nelere Bağlıdır? (Toplantıyı Açmak / Zamanı İyi Değerlendirmek / İlgiyi Toplamak / Tartışmayı Yönlendirmek / Aykırı Davranışları Kontrol Altına Almak / Toplantıyı Anlaşmaya Bağlamak / Yapılacakları Özetlemek) • Toplantı Yöneticisinin Görevleri • Katılımcıların Görevleri • Toplantı Verimliliğini Olumsuz Etkinleyen Nedenler (Yetersiz Yönetim / Yapısal Yönden Eksiklik / Toplantıya Önem Vermemek / Zor Şartlar / Toplantıya Gerek Olmayan Durumlar)
TOPLANTI NEDİR? Birden çok kişinin, bir sorun, bir olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmeleridir.
TOPLANTI NEDEN GEREKLİDİR? Günümüz eğitim ve iş amaçlı kurulan örgütlerde; • Yöneticilerin etkili olabilmesi, • Katılımcı yönetimi oluşturabilmesi ve • Etkili örgütsel bütünleşmeyi sağlayabilmeleri açısından toplantı yönetimini iyi bilmeleri, etkili yönetebilmeleri gerekli hale gelmektedir.
TOPLANTININ AMACI NEDİR? • İletişimi sağlamak • Motivasyonu yükseltmek • Bilgi alışverişinde bulunmak • Karar almak • Kişiler arası uyumu sağlamak • Sorun belirlemek ve sorun çözmek • Değişiklikleri duyurmak • Görevlendirmek • İkna etmek
TOPLANTININ İŞLEVLERİ Toplantıların; Enformasyon veya haber verme, Bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, Karar alma ve sorun çözme ve Katılmalı yönetim gerçekleştirme olmak üzere dört temel işlevi vardır (Gülsen, 2007).
TOPLANTI TÜRLERİ Toplantılar, 1. Bilgi Verici Toplantılar ve 2. Sorun Çözücü Toplantılar olmak üzere iki kategoride ele alınmaktadır.
TOPLANTI TÜRLERİ Bilgi Verici Toplantılar a) Lider ya da grup üyesi, bir konferansta ya da gezide öğrendiklerini gruba aktarır, b) Kurum dışından çağrılan bir danışman, gruba yeni gelişmelerden söz eder, c) Her grup üyesi yaptıkları ile ilgili bilgi verir, d) Lider kendisinin grup üyesi olduğu bir üst düzey yönetim grubunda alınan kararlardan ve hareket planından kendi grup üyelerine bilgi verir, e) Bu tür bilgilendirici toplantılarda sorular sorulur, yorumlara izin verilir.
TOPLANTI TÜRLERİ Sorun Çözücü Toplantılar a) Sorunu tanımlama, b) Çözüm üretme, c) Değerlendirme, karar verme ve karar uygulama toplantısı, e) Düzenli uygulanmış yönetim aşamalarına yer verilir.
TOPLANTI TÜRLERİ Bilgi verici toplantılarda, herhangi bir konuda daha bilgili olan bir kişinin, bilgisini başka insanlara iletmesi göz önünde tutulurken; Sorun çözücü toplantılarda, var olan bir sorunun çözümüne ilişkin bilgi alışverişi ön planda yer almaktadır.
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ • Konvansiyon (Convention) • Ders veya Eğitim Amaçlı Toplantılar • Seminerler/Eğitim Seminerleri • Workshop • İstişare Toplantısı • Kurul Toplantısı • Emir Toplantısı • Disiplin Toplantıları
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Konvansiyon (Convention) Genellikle yıllık olan konvansiyonlar, genel oturum yada ek küçük toplantılardan oluşmakta ve sunumlu ya da sunumsuz olabilmektedir. Amaçları arasında performans ve başarı raporları vermek, yeni hedefleri duyurmak ve işletme stratejisini çizmek yer almaktadır (Hiller, 1996).
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Ders veya Eğitim Amaçlı Toplantılar Kişisel sunumu içeren, sunumu yapanın genellikle uzman olduğu, formal bir yapıya sahip bir konferanstır. İzleyicilerin sorularına izin verilmekte ve boyutu ise konu veya dersin amacına göre değişmektedir (Astroff ve Abbey, 1998).
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Seminerler/Eğitim Seminerleri Bir konuşmacının bir konu hakkında ortalama yarım saat konuşma yaparak bilgi vermesi ve daha sonra izleyicilerin konu hakkında konuşmacıya soru sormaları biçiminde uygulanan bir tekniktir. Daha çok üst düzey akademik çalışmalarda kullanılır (Taşpınar, 2005).
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Workshop Belirli bir konuda bilgi ve becerilerin geliştirilmesine yönelik olarak kısa süreli faaliyet toplantısı veya eğitim süreci olup, yetenek eğitimi şeklinde ifade edilen günümüz çağdaş örgütlerinde giderek önem kazanan toplantılardır (Semer ve Purzycki, 2000).
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ İstişare Toplantısı Örgüt içerisinde yöneticilerin astları ile bilgi alışverişi ve astların görüşlerine danışma niteliğinde yapılan toplantılardır (Aytürk, 1990).
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Kurul Toplantısı İş ve eğitim örgütlerinde bölüm görevlilerinin eğitim örgütlerinde ise branşlarına göre öğretmen gruplarının ortak kararlar verebilmek için bir araya gelmeleridir.
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Emir Toplantısı Yöneticiler tarafından aslara belirli görev vermek yada gelecekteki davranışları yönlendirecek kuralları bildirmek amaçlı yapılan toplantılardır (Aytürk,1990).
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Disiplin Toplantıları Eğitim ve iş amaçlı örgütlerde iş prensiplerinin belirlenmesi, prensiplerin etkililiğinin gözden geçirilmesi, personele ve öğrencilere kurallara uymadıkları takdirde verilebilecek yaptırımları görüşmek amacıyla yapılan toplantılardır.
TOPLANTI PLANLAMA SÜRECİ Toplantı planlama süreci genel olarak üç temel unsurdan oluşmaktadır. Bunlar; 1. Toplantının planlanması, 2. Bölge ve yer seçimi 3. Olanakların seçimi olarak sınıflandırılmaktadır.
TOPLANTI PLANLAMA SÜRECİ Toplantının planlanması Toplantının hedefleri ve bu hedeflere ulaşılması için gerekli olan faaliyetlerin belirlenmesi sürecine planlama adı verilmektedir.
TOPLANTI PLANLAMA SÜRECİ Toplantı bölgesi ve yeri Toplantı tesisisin dış görünümü, temizlik ve hijyen şartları katılımcılar tarafından dikkate alınmakta ve bunlar, toplantıyı hazırlayan personelin hizmet anlayışını ve yönetimin yaklaşımını gösteren unsurlar olarak ortaya çıkmaktadır. Toplantı salonunun düzensiz ve yetersiz olması katılımcılar üzerinde olumsuz bir etki oluşturmaktadır.
TOPLANTI PLANLAMA SÜRECİ Olanakların seçimi Toplantının yapılacağı mekânlar, teknolojik unsurlar, ulaştırma, toplantı odaları, özel hizmet ve ekipmanlar, vb. unsurlar detaylı olarak gözden geçirilmeli ve planlanmalıdır.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Bir toplantı yönetirken toplantının verimli geçmesi için yöneticilerin şu unsurlarda dikkatli olması gerekmektedir:
TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? • Toplantıyı Açmak • Zamanı İyi Değerlendirmek • İlgiyi Toplamak • Tartışmayı Yönlendirmek • Aykırı Davranışları Kontrol Altına Almak • Toplantıyı Anlaşmaya Bağlamak • Yapılacakları Özetlemek
TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Toplantıyı Açmak Bir karşılama ile başlayan toplantılar, gelenlere düzenli bir toplantıya katılacakları izlenimi verir. Eğer yabancı kişiler varsa, bunların adlarının ve yetkilerinin bilinmesi gerekmektedir. Daha önceden benzer konularda bir toplantı yapılmış ise, o toplantının sonuçları katılımcılara bildirilmelidir.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Zamanı İyi Değerlendirmek Toplantılarda zaman tutmak önemli bir faktördür. Bunun için, toplantının zamanında başlamasına, zaman takibi için uygun bir yere saat konulmasına, uzun toplantılarda kısa aralar verilmesine, katılımcıların fikirlerini belli zaman sınırı içerisinde söylemelerinin sağlanmasına ve toplantının zamanında bitirilmesine özen gösterilmelidir.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? İlgiyi Toplamak Toplantının başlangıcında, toplantının ne hakkında olduğunu katılımcılara hatırlatmak, katılımcıların konu üzerine odaklaşmalarını sağlamasına fırsat tanıyacaktır. Bunu sağlamak için mevcut durumu veya sorunu açıkça belirtmek, insanları toplantının amacından haberdar etmek ve tartışılacak konu başlıklarını tanıtmak gerekmektedir.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Tartışmayı Yönlendirmek Tartışma başladıktan sonra yapılacak en uygun iş, konuşmaların yönlendirilmesini ve tartışmanın amacından sapmasını engellemek olmalıdır. Özellikle tartışma yöneticisi tarafından; gündeme bağlı kalmak, toplantının hedeflerinden katılımcıları haberdar etmek, deneyimlerden yararlanmak, fikir ileri sürmek ve görüşleri desteklemek tartışmanın yönlendirilmesinde önemlidir.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Aykırı Davranışları Kontrol Altına Almak Toplantıya katılanlar her zaman istenilen tutumu göstermezler. Toplantı esnasında bazı kişilerin davranışları ilerlemeyi engelleyebilir ve sert tavırlar ortaya çıkabilir. Böyle durumlarda; kişisel saldırıların kesinlikle kabul edilmez olduğunu açıkça belirtmek, anlaşmazlığı yapıcı fikirler üretilmesini isteyerek etkisiz kılmak, görüş farklılıkları tartışma boyutunu almışsa bir sonraki konuya geçmek en doğru yollar olarak görülmektedir.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Toplantıyı Anlaşmaya Bağlamak Toplantıda yeterince ilerleme kaydedildikten sonra, toplantının bir anlaşmaya, bir sonuca bağlanması gerekmektedir. Bunu sağlamak için; üzerinde anlaşılan veya anlaşılamayan noktaları ortaya koymak, soru sormak, ara sonuçlar bildirmek ve uzlaşma sağlanıp sağlanamadığından emin olmak yollarına başvurmak gerekmektedir. Çünkü bu yöntemler, katılımcıların düşünme tarzının incelenmesini, gerektiğinde hakemlik yapılmasını kolaylaştırır ve sonuca ulaşmak daha kalay hale gelir.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Yapılacakları özetlemek Toplantı sonunda herkesin, karar verilen işleri yapacağından emin olunması için, herkese üzerinde uzlaşılan kararların hatırlatılması ve kimsenin aklında soru işareti kalmaması için yapılanların özetlenmesi yararlı olacaktır.
TOPLANTI YÖNETİCİSİNİN GÖREVLERİ Toplantı yöneticisinin görevleri üç boyutta ele alınabilir: 1) Toplantı Öncesinde: Toplantıya kimlerin katılacağını, toplantının ne kadar süreceğini, toplantıda hangi konuların (gündem) görüşüleceği ve toplantı için gerekli araç ve materyallerin neler olduğunu düşünmelidir.
TOPLANTI YÖNETİCİSİNİN GÖREVLERİ Toplantı yöneticisinin görevleri üç boyutta ele alınabilir: 2) Toplantı Zamanında: Toplantının belirlenen gündem çerçevesinde sürdürülmesini sağlamalı, konuşmacıların fikirlerini rahatça söylemelerine fırsat vermeli, nazik, demokratik ve dürüst tavır sergilemelidir.
TOPLANTI YÖNETİCİSİNİN GÖREVLERİ Toplantı yöneticisinin görevleri üç boyutta ele alınabilir: 3) Toplantı Sonrasında: Verilen görevlerin yerine getirilip getirilmediğini takip etmeli ve toplantının hedeflerine ulaşılma derecesini belirlemelidir.
KATILIMCILARIN GÖREVLERİ Katılımcıların Toplantı Öncesi Görevleri: • Bir önceki toplantının tutanaklarını okumak ve görevlerini hangi düzeyde yaptığını belirlemek, • Misafir ve telefon görüşmesi olmaması için tedbir almak, • Toplantıya zamanında katılmak, • Gündemde olması istenilen konuları belirlemek, • Gündem belirlenmiş ise gündeme ilişkin hazırlık yapmak, • Katılamayacak durumda olanlar, kendilerini temsil edebilecek nitelikte bir kişiyi yerine katılımcı olarak göndermek
KATILIMCILARIN GÖREVLERİ Katılımcıların Toplantı Sırasındaki Görevleri: • Karşılıklı konuşmamak, başkana hitaben konuşmak, • Az ve öz konuşmak, • Konudan konuya geçmemek, • Tartışmalara katılmak ve seyirci kalmamak, • Görüş ve itirazları gerekçeleriyle sunmak, • doğal konuşmak, nutuk çekmemek, • konuşmaları iyi dinlemek ve not almak, • Kabul edilmeyecek/edilemeyecek teklifler sunmamak, • Konuşurken ses tonuna dikkat etmek
TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Toplantıların verimliliğini olumsuz etkileyen nedenleri 5 başlıkta toplamak gerekirse; • Yetersiz Yönetim • Yapısal Yönden Eksiklik • Toplantıya Önem Vermemek • Zor Şartlar • Toplantıya Gerek Olmayan Durumlar
TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Yetersiz Yönetim Toplantıların etkili olabilmesi için, toplantının iyi yönetilmesi şarttır. İyi yönetilmeyen toplantılar, amaçsızca sürdürülür ya da kuru gürültüye dönüşür. Ciddi bir yönetimin gerekliliği kavranamadığı sürece, toplantının niteliği hızla değer kaybeder. Yönetici, nüfusunu gereken şekilde kullanmalıdır. Bunun için toplantı yöneticisi; gündemi yakalayarak, ilerlemeci bir sonuç için katılımcılara rehberlik etme, değişik bakış açılarını destekleme, tartışmaları kontrol etme, toplantıyı uygun bir şekilde sonlandırma ve kayda alma eylemlerini eksiksiz yapmalıdır.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Yapısal Yönden Eksiklik Bazen toplantılar, daha başlamadan çıkmaza girer. Çünkü hiç kimse tartışılacak konuların listesini içeren bir gündem hazırlama sorumluluğunu üstlenmez. Net olarak tanımlanmış yapıdan yoksun bir toplantı, gereksiz yere bir sorun doğurur. Toplantıda neyin üzerinde durulacağı, hangi konunun görüşülüp tartışılacağı bilinmezse, bu toplantı zaman kaybından başka bir anlam ifade etmeyecektir.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Toplantıya Önem Vermemek İnsanların bir toplantıya karşı takındıkları tavır, o toplantının düzenlenmesine değip değmeyeceğinin belirlemek açısından büyük önem taşımaktadır. Konuya ilişkin bilgisi olmayan bir vekil göndermek, çeşitli nedenlerden dolayı toplantıya katılmamak, toplantı için hazırlık yapmamak, toplantı sırasında başkaları ile iletişime geçmek, toplantıya gerekli belge ve dokümanları getirmemek toplantıya önem verilmediğini gösteren en belirgin durumlardır.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Zor Şartlar Kimi zaman, toplantı mekânının gereken konfordan yoksun olması dolayısıyla katılım sağlanmayabilir. Sağlanacak makul düzeyde bir rahatlık katılımcıların tartışılan konuya yoğunlaşması için gereklidir. Toplantıya uzun süre ara vermeden devam etmek de zorluk çıkarmaktadır. Ayrıca toplantıya geç gelenler ve çeşitli nedenlerden dolayı toplantıyı terk edenler, toplantı esnasında katılımcıların kendi aralarında konuşması toplantıyı rahatsız edici ve zor şartlardan olup, bu zorluklar gereken sonuç alınmadan toplantının sonuçlanmasına neden olmaktadır.
TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Toplantıya Gerek Olmayan Durumlar Toplantı düzenlemeden önce, toplantının neden gerekli olduğunun gerekçeleri iyi analiz edilmelidir. Tartışmaya gerek bir konu yoksa, tartışmanın sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa, kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin dediği kabul edilecekse, başkalarını işe katmak konuyu bulandıracaksa toplantı gereksizdir.
KAYNAKÇA • Aytürk, N. (1990). Yönetim Sanatı. • Aktan. C. (2000). Ekip Çalışması ve Toplantı Yönetimi. • Gülsen, C. (2007). Toplantı Yönetimi ve Protokol İlişkileri. • Yeşilyurt, E. & Çankaya, İ. (2007). Toplantı Yönetimi.
TOPLANTI YÖNETİMİ Teşekkürler… Emrah AKMAN

More Related Content

Toplantı Yönetimi

  • 1. Ar a l ı k , 2 0 1 4 TOPLANTI YÖNETİMİ E M R A H A K M A N
  • 2. İÇİNDEKİLER • Giriş (Toplantı Nedir? / Toplantı Neden Gereklidir? / Toplantının Amacı Nedir? / Toplantı Hangi Durumlarda Yapılmaz? / Toplantının İşlevleri) • Toplantı Türleri (Bilgi verici toplantılar / Sorun çözücü toplantılar) • Toplantı Çeşitleri (Konvansiyon / Ders veya Eğitim Amaçlı Toplantılar / Seminerler-Eğitim Seminerleri / Workshop / İstişare Toplantısı / Kurul Toplantısı / Emir Toplantısı / Disiplin Toplantısı) • Toplantı Planlama Süreci (Toplantının Planlanması / Toplantı Bölgesi ve Yeri / Olanakların Seçimi) • Toplantının Verimliliği Nelere Bağlıdır? (Toplantıyı Açmak / Zamanı İyi Değerlendirmek / İlgiyi Toplamak / Tartışmayı Yönlendirmek / Aykırı Davranışları Kontrol Altına Almak / Toplantıyı Anlaşmaya Bağlamak / Yapılacakları Özetlemek) • Toplantı Yöneticisinin Görevleri • Katılımcıların Görevleri • Toplantı Verimliliğini Olumsuz Etkinleyen Nedenler (Yetersiz Yönetim / Yapısal Yönden Eksiklik / Toplantıya Önem Vermemek / Zor Şartlar / Toplantıya Gerek Olmayan Durumlar)
  • 3. TOPLANTI NEDİR? Birden çok kişinin, bir sorun, bir olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmeleridir.
  • 4. TOPLANTI NEDEN GEREKLİDİR? Günümüz eğitim ve iş amaçlı kurulan örgütlerde; • Yöneticilerin etkili olabilmesi, • Katılımcı yönetimi oluşturabilmesi ve • Etkili örgütsel bütünleşmeyi sağlayabilmeleri açısından toplantı yönetimini iyi bilmeleri, etkili yönetebilmeleri gerekli hale gelmektedir.
  • 5. TOPLANTININ AMACI NEDİR? • İletişimi sağlamak • Motivasyonu yükseltmek • Bilgi alışverişinde bulunmak • Karar almak • Kişiler arası uyumu sağlamak • Sorun belirlemek ve sorun çözmek • Değişiklikleri duyurmak • Görevlendirmek • İkna etmek
  • 6. TOPLANTININ İŞLEVLERİ Toplantıların; Enformasyon veya haber verme, Bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, Karar alma ve sorun çözme ve Katılmalı yönetim gerçekleştirme olmak üzere dört temel işlevi vardır (Gülsen, 2007).
  • 7. TOPLANTI TÜRLERİ Toplantılar, 1. Bilgi Verici Toplantılar ve 2. Sorun Çözücü Toplantılar olmak üzere iki kategoride ele alınmaktadır.
  • 8. TOPLANTI TÜRLERİ Bilgi Verici Toplantılar a) Lider ya da grup üyesi, bir konferansta ya da gezide öğrendiklerini gruba aktarır, b) Kurum dışından çağrılan bir danışman, gruba yeni gelişmelerden söz eder, c) Her grup üyesi yaptıkları ile ilgili bilgi verir, d) Lider kendisinin grup üyesi olduğu bir üst düzey yönetim grubunda alınan kararlardan ve hareket planından kendi grup üyelerine bilgi verir, e) Bu tür bilgilendirici toplantılarda sorular sorulur, yorumlara izin verilir.
  • 9. TOPLANTI TÜRLERİ Sorun Çözücü Toplantılar a) Sorunu tanımlama, b) Çözüm üretme, c) Değerlendirme, karar verme ve karar uygulama toplantısı, e) Düzenli uygulanmış yönetim aşamalarına yer verilir.
  • 10. TOPLANTI TÜRLERİ Bilgi verici toplantılarda, herhangi bir konuda daha bilgili olan bir kişinin, bilgisini başka insanlara iletmesi göz önünde tutulurken; Sorun çözücü toplantılarda, var olan bir sorunun çözümüne ilişkin bilgi alışverişi ön planda yer almaktadır.
  • 11. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ • Konvansiyon (Convention) • Ders veya Eğitim Amaçlı Toplantılar • Seminerler/Eğitim Seminerleri • Workshop • İstişare Toplantısı • Kurul Toplantısı • Emir Toplantısı • Disiplin Toplantıları
  • 12. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Konvansiyon (Convention) Genellikle yıllık olan konvansiyonlar, genel oturum yada ek küçük toplantılardan oluşmakta ve sunumlu ya da sunumsuz olabilmektedir. Amaçları arasında performans ve başarı raporları vermek, yeni hedefleri duyurmak ve işletme stratejisini çizmek yer almaktadır (Hiller, 1996).
  • 13. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Ders veya Eğitim Amaçlı Toplantılar Kişisel sunumu içeren, sunumu yapanın genellikle uzman olduğu, formal bir yapıya sahip bir konferanstır. İzleyicilerin sorularına izin verilmekte ve boyutu ise konu veya dersin amacına göre değişmektedir (Astroff ve Abbey, 1998).
  • 14. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Seminerler/Eğitim Seminerleri Bir konuşmacının bir konu hakkında ortalama yarım saat konuşma yaparak bilgi vermesi ve daha sonra izleyicilerin konu hakkında konuşmacıya soru sormaları biçiminde uygulanan bir tekniktir. Daha çok üst düzey akademik çalışmalarda kullanılır (Taşpınar, 2005).
  • 15. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Workshop Belirli bir konuda bilgi ve becerilerin geliştirilmesine yönelik olarak kısa süreli faaliyet toplantısı veya eğitim süreci olup, yetenek eğitimi şeklinde ifade edilen günümüz çağdaş örgütlerinde giderek önem kazanan toplantılardır (Semer ve Purzycki, 2000).
  • 16. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ İstişare Toplantısı Örgüt içerisinde yöneticilerin astları ile bilgi alışverişi ve astların görüşlerine danışma niteliğinde yapılan toplantılardır (Aytürk, 1990).
  • 17. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Kurul Toplantısı İş ve eğitim örgütlerinde bölüm görevlilerinin eğitim örgütlerinde ise branşlarına göre öğretmen gruplarının ortak kararlar verebilmek için bir araya gelmeleridir.
  • 18. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Emir Toplantısı Yöneticiler tarafından aslara belirli görev vermek yada gelecekteki davranışları yönlendirecek kuralları bildirmek amaçlı yapılan toplantılardır (Aytürk,1990).
  • 19. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Disiplin Toplantıları Eğitim ve iş amaçlı örgütlerde iş prensiplerinin belirlenmesi, prensiplerin etkililiğinin gözden geçirilmesi, personele ve öğrencilere kurallara uymadıkları takdirde verilebilecek yaptırımları görüşmek amacıyla yapılan toplantılardır.
  • 20. TOPLANTI PLANLAMA SÜRECİ Toplantı planlama süreci genel olarak üç temel unsurdan oluşmaktadır. Bunlar; 1. Toplantının planlanması, 2. Bölge ve yer seçimi 3. Olanakların seçimi olarak sınıflandırılmaktadır.
  • 21. TOPLANTI PLANLAMA SÜRECİ Toplantının planlanması Toplantının hedefleri ve bu hedeflere ulaşılması için gerekli olan faaliyetlerin belirlenmesi sürecine planlama adı verilmektedir.
  • 22. TOPLANTI PLANLAMA SÜRECİ Toplantı bölgesi ve yeri Toplantı tesisisin dış görünümü, temizlik ve hijyen şartları katılımcılar tarafından dikkate alınmakta ve bunlar, toplantıyı hazırlayan personelin hizmet anlayışını ve yönetimin yaklaşımını gösteren unsurlar olarak ortaya çıkmaktadır. Toplantı salonunun düzensiz ve yetersiz olması katılımcılar üzerinde olumsuz bir etki oluşturmaktadır.
  • 23. TOPLANTI PLANLAMA SÜRECİ Olanakların seçimi Toplantının yapılacağı mekânlar, teknolojik unsurlar, ulaştırma, toplantı odaları, özel hizmet ve ekipmanlar, vb. unsurlar detaylı olarak gözden geçirilmeli ve planlanmalıdır.
  • 24. TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Bir toplantı yönetirken toplantının verimli geçmesi için yöneticilerin şu unsurlarda dikkatli olması gerekmektedir:
  • 25. TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? • Toplantıyı Açmak • Zamanı İyi Değerlendirmek • İlgiyi Toplamak • Tartışmayı Yönlendirmek • Aykırı Davranışları Kontrol Altına Almak • Toplantıyı Anlaşmaya Bağlamak • Yapılacakları Özetlemek
  • 26. TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Toplantıyı Açmak Bir karşılama ile başlayan toplantılar, gelenlere düzenli bir toplantıya katılacakları izlenimi verir. Eğer yabancı kişiler varsa, bunların adlarının ve yetkilerinin bilinmesi gerekmektedir. Daha önceden benzer konularda bir toplantı yapılmış ise, o toplantının sonuçları katılımcılara bildirilmelidir.
  • 27. TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Zamanı İyi Değerlendirmek Toplantılarda zaman tutmak önemli bir faktördür. Bunun için, toplantının zamanında başlamasına, zaman takibi için uygun bir yere saat konulmasına, uzun toplantılarda kısa aralar verilmesine, katılımcıların fikirlerini belli zaman sınırı içerisinde söylemelerinin sağlanmasına ve toplantının zamanında bitirilmesine özen gösterilmelidir.
  • 28. TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? İlgiyi Toplamak Toplantının başlangıcında, toplantının ne hakkında olduğunu katılımcılara hatırlatmak, katılımcıların konu üzerine odaklaşmalarını sağlamasına fırsat tanıyacaktır. Bunu sağlamak için mevcut durumu veya sorunu açıkça belirtmek, insanları toplantının amacından haberdar etmek ve tartışılacak konu başlıklarını tanıtmak gerekmektedir.
  • 29. TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Tartışmayı Yönlendirmek Tartışma başladıktan sonra yapılacak en uygun iş, konuşmaların yönlendirilmesini ve tartışmanın amacından sapmasını engellemek olmalıdır. Özellikle tartışma yöneticisi tarafından; gündeme bağlı kalmak, toplantının hedeflerinden katılımcıları haberdar etmek, deneyimlerden yararlanmak, fikir ileri sürmek ve görüşleri desteklemek tartışmanın yönlendirilmesinde önemlidir.
  • 30. TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Aykırı Davranışları Kontrol Altına Almak Toplantıya katılanlar her zaman istenilen tutumu göstermezler. Toplantı esnasında bazı kişilerin davranışları ilerlemeyi engelleyebilir ve sert tavırlar ortaya çıkabilir. Böyle durumlarda; kişisel saldırıların kesinlikle kabul edilmez olduğunu açıkça belirtmek, anlaşmazlığı yapıcı fikirler üretilmesini isteyerek etkisiz kılmak, görüş farklılıkları tartışma boyutunu almışsa bir sonraki konuya geçmek en doğru yollar olarak görülmektedir.
  • 31. TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Toplantıyı Anlaşmaya Bağlamak Toplantıda yeterince ilerleme kaydedildikten sonra, toplantının bir anlaşmaya, bir sonuca bağlanması gerekmektedir. Bunu sağlamak için; üzerinde anlaşılan veya anlaşılamayan noktaları ortaya koymak, soru sormak, ara sonuçlar bildirmek ve uzlaşma sağlanıp sağlanamadığından emin olmak yollarına başvurmak gerekmektedir. Çünkü bu yöntemler, katılımcıların düşünme tarzının incelenmesini, gerektiğinde hakemlik yapılmasını kolaylaştırır ve sonuca ulaşmak daha kalay hale gelir.
  • 32. TOPLANTI VERİMLİLİĞİ NELERE BAĞLIDIR? Yapılacakları özetlemek Toplantı sonunda herkesin, karar verilen işleri yapacağından emin olunması için, herkese üzerinde uzlaşılan kararların hatırlatılması ve kimsenin aklında soru işareti kalmaması için yapılanların özetlenmesi yararlı olacaktır.
  • 33. TOPLANTI YÖNETİCİSİNİN GÖREVLERİ Toplantı yöneticisinin görevleri üç boyutta ele alınabilir: 1) Toplantı Öncesinde: Toplantıya kimlerin katılacağını, toplantının ne kadar süreceğini, toplantıda hangi konuların (gündem) görüşüleceği ve toplantı için gerekli araç ve materyallerin neler olduğunu düşünmelidir.
  • 34. TOPLANTI YÖNETİCİSİNİN GÖREVLERİ Toplantı yöneticisinin görevleri üç boyutta ele alınabilir: 2) Toplantı Zamanında: Toplantının belirlenen gündem çerçevesinde sürdürülmesini sağlamalı, konuşmacıların fikirlerini rahatça söylemelerine fırsat vermeli, nazik, demokratik ve dürüst tavır sergilemelidir.
  • 35. TOPLANTI YÖNETİCİSİNİN GÖREVLERİ Toplantı yöneticisinin görevleri üç boyutta ele alınabilir: 3) Toplantı Sonrasında: Verilen görevlerin yerine getirilip getirilmediğini takip etmeli ve toplantının hedeflerine ulaşılma derecesini belirlemelidir.
  • 36. KATILIMCILARIN GÖREVLERİ Katılımcıların Toplantı Öncesi Görevleri: • Bir önceki toplantının tutanaklarını okumak ve görevlerini hangi düzeyde yaptığını belirlemek, • Misafir ve telefon görüşmesi olmaması için tedbir almak, • Toplantıya zamanında katılmak, • Gündemde olması istenilen konuları belirlemek, • Gündem belirlenmiş ise gündeme ilişkin hazırlık yapmak, • Katılamayacak durumda olanlar, kendilerini temsil edebilecek nitelikte bir kişiyi yerine katılımcı olarak göndermek
  • 37. KATILIMCILARIN GÖREVLERİ Katılımcıların Toplantı Sırasındaki Görevleri: • Karşılıklı konuşmamak, başkana hitaben konuşmak, • Az ve öz konuşmak, • Konudan konuya geçmemek, • Tartışmalara katılmak ve seyirci kalmamak, • Görüş ve itirazları gerekçeleriyle sunmak, • doğal konuşmak, nutuk çekmemek, • konuşmaları iyi dinlemek ve not almak, • Kabul edilmeyecek/edilemeyecek teklifler sunmamak, • Konuşurken ses tonuna dikkat etmek
  • 38. TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Toplantıların verimliliğini olumsuz etkileyen nedenleri 5 başlıkta toplamak gerekirse; • Yetersiz Yönetim • Yapısal Yönden Eksiklik • Toplantıya Önem Vermemek • Zor Şartlar • Toplantıya Gerek Olmayan Durumlar
  • 39. TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Yetersiz Yönetim Toplantıların etkili olabilmesi için, toplantının iyi yönetilmesi şarttır. İyi yönetilmeyen toplantılar, amaçsızca sürdürülür ya da kuru gürültüye dönüşür. Ciddi bir yönetimin gerekliliği kavranamadığı sürece, toplantının niteliği hızla değer kaybeder. Yönetici, nüfusunu gereken şekilde kullanmalıdır. Bunun için toplantı yöneticisi; gündemi yakalayarak, ilerlemeci bir sonuç için katılımcılara rehberlik etme, değişik bakış açılarını destekleme, tartışmaları kontrol etme, toplantıyı uygun bir şekilde sonlandırma ve kayda alma eylemlerini eksiksiz yapmalıdır.
  • 40. TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Yapısal Yönden Eksiklik Bazen toplantılar, daha başlamadan çıkmaza girer. Çünkü hiç kimse tartışılacak konuların listesini içeren bir gündem hazırlama sorumluluğunu üstlenmez. Net olarak tanımlanmış yapıdan yoksun bir toplantı, gereksiz yere bir sorun doğurur. Toplantıda neyin üzerinde durulacağı, hangi konunun görüşülüp tartışılacağı bilinmezse, bu toplantı zaman kaybından başka bir anlam ifade etmeyecektir.
  • 41. TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Toplantıya Önem Vermemek İnsanların bir toplantıya karşı takındıkları tavır, o toplantının düzenlenmesine değip değmeyeceğinin belirlemek açısından büyük önem taşımaktadır. Konuya ilişkin bilgisi olmayan bir vekil göndermek, çeşitli nedenlerden dolayı toplantıya katılmamak, toplantı için hazırlık yapmamak, toplantı sırasında başkaları ile iletişime geçmek, toplantıya gerekli belge ve dokümanları getirmemek toplantıya önem verilmediğini gösteren en belirgin durumlardır.
  • 42. TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Zor Şartlar Kimi zaman, toplantı mekânının gereken konfordan yoksun olması dolayısıyla katılım sağlanmayabilir. Sağlanacak makul düzeyde bir rahatlık katılımcıların tartışılan konuya yoğunlaşması için gereklidir. Toplantıya uzun süre ara vermeden devam etmek de zorluk çıkarmaktadır. Ayrıca toplantıya geç gelenler ve çeşitli nedenlerden dolayı toplantıyı terk edenler, toplantı esnasında katılımcıların kendi aralarında konuşması toplantıyı rahatsız edici ve zor şartlardan olup, bu zorluklar gereken sonuç alınmadan toplantının sonuçlanmasına neden olmaktadır.
  • 43. TOPLANTI VERİMLİLİĞİNİ OLUMSUZ ETKİLEYEN NEDENLER Toplantıya Gerek Olmayan Durumlar Toplantı düzenlemeden önce, toplantının neden gerekli olduğunun gerekçeleri iyi analiz edilmelidir. Tartışmaya gerek bir konu yoksa, tartışmanın sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa, kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin dediği kabul edilecekse, başkalarını işe katmak konuyu bulandıracaksa toplantı gereksizdir.
  • 44. KAYNAKÇA • Aytürk, N. (1990). Yönetim Sanatı. • Aktan. C. (2000). Ekip Çalışması ve Toplantı Yönetimi. • Gülsen, C. (2007). Toplantı Yönetimi ve Protokol İlişkileri. • Yeşilyurt, E. & Çankaya, İ. (2007). Toplantı Yönetimi.