More Related Content
What's hot (20)
Similar to Tugas sim, rahmat nurdiyanto, yananto mihadi putra,se,m. si, pemanfaatan sistem informasi dalam organisasi (20)
Tugas sim, rahmat nurdiyanto, yananto mihadi putra,se,m. si, pemanfaatan sistem informasi dalam organisasi
- 1. 1. Pengertian Sistem Informasi dan Organisasi Sistem berasal dari bahasa latin (systma) dan bahasa yunani (sustma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang diorganisasi atau diolah dengan cara tertentu sehingga mempunyai arti bagi penerima. Menurut Gordon B. Davis, Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis. Sedangkan menurut John F. Nash Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Jadi secara umum sistem informasi dapat diartikan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan para pemimpin perusahaan maupun para staf yang ada dalam perusahaan memerlukan akses ke data informasi yang dikumpulkan oleh berbagai unit untuk melihat perkembangan perusahaannya, apakah untung atau rugi? Selain itu Keputusan manajer maupun pimpinan tidak hanya dari satu pihak, tapi harus dalam kesepakatan banyak pihak agar perusahaan mendapatkan keputusan yang terbaik. Misalnya, manajer harus mengakses informasi organisasi tentang produksi, sumber daya manusia, dan area bisnis lainnya. Mustahil untuk memasarkan suatu produk secara baik jika anda tidak mengetahui kemampuan dan biayanya, dan untuk itu diperlukan interaksi dengan area manufaktur. Demikian pula jika organisasi tidak mampu mempekerjakan pegawai pegawai yang dapat mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi bisnis elektronik, tanggung jawab bagian sumber daya manusia, maka tidak perlu mengembangkan strategi pemasaran untuk akses internet. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan dsb) yang terdiri dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu ; Kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Sistem informasi yang mencakup keseluruhan organisasi disebut sistem informasi perusahaan (enterprise information system). Sistem informasi perusahaan mengumpulkan data dari semua proses bisnis dan memasukkan data tersebut ke dalam suatu database standar sehingga seluruh anggota organisasi dapat mengakses dan menggunakan data tersebut. Enterprise Information System saat ini mengakumulasi seluruh data transaksi akuntansi dari bagian manufaktur, penjualan, pembelian, sumber daya manusia, dan berbagai fungsi bisnis lainnya. Data itu berhubungan dengan sumber daya organisasi dan perencanaan yang tidak dapat
- 2. dilakukan tanpa memahami bagaimana tiap penjualan, tiap unit yang diproduksi, dan tiap tindakan mempengaruhi kesuluruhan organisasi. Gambar tersebut menunjukkan bagaimana EntIS menjadi pondasi yang diatasnya dibangun berbagai sistem area bisnis seperti sistem informasi pemasaran, sistem informasi manufaktur, dan sebagainya. Di atas berbagai sistem informasi area bisnis itu terdapat sistem informasi eksekutif. Tujuan Enterprise Information System adalahMengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh proses organisasi 2. Industri Perangkat Lunak ERP Sistem ERP ( Enterprise Resource Planning ) adalah suatu sistem informasi yang memungkinkan manajemen atas seluruh sumber daya perusahaan secara keseluruhan, ini merupakan perluasan istilah perencanaan sumber daya manufaktur yang berasal dari area manufaktur. ERP berfungsi mengintegrasikan proses proses penciptaan produk atau jasa perusahaan mulai dari pemesanan bahan bahan mentah dan fasilitas produksi sampai dengan terciptanya produk jadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan. Perangkat Lunak ERP mencakup data dari seluruh organisasi, tetapi sistem informasi untuk area bisnis dan tingkat eksekutif terpisah dari ERP. Sebagai contoh, dua perusahaan perangkat lunak terbesar dunia, Microsoft dan IBM. Mereka menjalankan sebagian besar bisnis dengan
- 3. menggunakan perangkat lunak dari penjual ERP. Fungsi Fungsi perusahaan yang harus dilibatkan dalam proses ERP adalah perencanaan bisnis ( visi, misi, dan perencanaan strategis ), peramalan, proses MRP II ( Master Planning, Perencanaan Produksi, Pembelian, Manajemen Persediaan, Pengendalian Aktivitas, dan Pengukuran Kinerja Manufacturing ), Financial ( Payroll, Penetapan Biaya Produksi, Utang Piutang, Harga Tetap, General Ledger ), SDM, SI, Rekayasa Pabrik dan lain lain. Financial Resource Management (FRM) Modul - modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen. modul - modulnya antara lain; General Accounting, Financial Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, dan Enterprise Controlling. Human Resource Management ( HRM ) Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos
- 4. tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini. Modulnya antara lain: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management. Customer Relationship Management (CRM) Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service). Manufacturing Resource Planning (MRP II) Evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa banyak hal yang harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian dikenal dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning). Supply Chain Management (SCM) Adalah Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan. Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari suppliers, manufacturers, warehouse dan stores. SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. 3. Kelayakan Sistem Informasi Perusahaan Sistem informasi merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi dengan cara yang sama seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh organisasi. Kelayakan Sistem Informasi dapat ditinjau dari 3 aspek, yaitu : 1. Kelayakan Ekonomis Berhubungan dengan pembenaran suatu pengeluaran dengan mempertimbangkan keuntungan dan biaya secara keuangan 2. Kelayakan Teknis Mempertimbangkan ketersediaan teknologi yang diperlukan
- 5. 3. Kelayakan Operasional Mempertimbangkan kemampuan SDM di perusahaan itu untuk berhasil melaksanakan proses yang diperlukan 4. Penerapan Sistem Informasi Saat memulai penerapan EntIS, perusahaan harus memberi perhatian khusus pada pemilihan penjual perangkat lunak, pelatihan pemakai, dan peralihan (cutover). Ada beberapa pendekatan penerapan, tetapi untuk tiap pendekatan, pelatihan adalah komponen yang vital. 1. Pemilihan Penjual Dasar konsep proses bisnis di dalam perangkat lunak penjual harus menjadi kriteria utama dalam pemilihan penjual.Makin besar perbedaan antara proses di dalam perangkat lunak dengan proses organisasi saat ini, makin sulit penerapannya. Proses baru itu harus diterima para pemakai dan cukup mirip dengan proses yang ada sekarang sehingga penerapannya tidak menimbulkan stres yang tidak perlu. 2. Pelatihan Pemakai Pelatihan adalah bagian dari rancangan awal EntIS dan berlangsung sebelum, selama, dan setelah penerapan EntIS. Pelatihan EntIS berbeda dari sebagian besar pelatihan sistem informasi karena sering mengharuskan para pemakai untuk memahami proses bisnis diluar tugas pekerjaan pemakai. 3. Pendekatan Peralihan Sebagian besar analis memilih pendekatan bertahap untuk penerapan EntIS. Segmen-segmen sistem yang berkaitan dengan berbagai proses bisnis diterapkan berurutan sesuai tingkat kepentingannya bagi operasi bisnis. Peralihan segera dari sistem yang telah ada sangat berbahaya karena jika sistem perusahaan baru itu gagal, gagal pula seluruh pengolahan informasi oleh sistem yang mencakup keseluruhan perusahaan ini. 5. Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan Kegagalan sistem informasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atau diterapkan tetapi begitu gagal sehingga organisasi kembali ke sistem informasi yang dahulu. Ini merupakan biaya yang buruk karena organisasi umumnya telah menginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek EntIS. Namun, kegagalan sistem informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerah sepenuhnya. Organisasi tersebut dapat mencobanya lagi. 6. Meminimalkan Kemungkinan Kegagalan EntIS Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan EntIS dengan mengambil langkah- langka sebagai berikut. 1. Mengerti kerumitan organisasi 2. Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan 3. Mencapai konsensus dalam organisasi sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem informasi perusahaan.
- 6. 7. Macam Macam Sistem Informasi Dalam Organisasi Sistem Informasi Eksekutif Sistem Informasi Organisasi yang dimaksudkan untuk digunakan oleh para manager tingkat atas dalam pengambilan keputusan strategis. Sudut pandang sistem informasi eksekutif yang luas dan strategis memerlukan ketersediaan data yang dikumpulkan dari seluruh organisasi. Apa yang dilakukan Eksekutif ? 1. Fungsi Manajemen : merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan, dan mengendalikan. 2. Fungsi Manajerial : melakukan perundingan dan penggabungan usaha (merger). Saran-Saran Untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif 1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk 2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi 3. Memanfaatkan peluang 4. Menyesuaikan sistem pada perorangan 5. Memanfaatkan teknologi Sistem Informasi Pemasaran Merupakan sistem informasi pertama yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan khusus area bisnis yang menangani berbagai hal yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran perusahaan yang sangat luas. Prinsip-Prinsip Pemasaran 1. Bauran Pemasaran Tujuannya adalah mengembangkan strategi yang menerapkan sumber daya ini bagi pemasaran barang, jasa, dan gagasan perusahaan. Ada 4 strategi, yaitu : a. Produk : apa yang dibeli oleh pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya. b. Promosi : perhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan produk termasuk periklanan dan penjualan langsung. c. Tempat : berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada pelanggan melalui saluran distribusi.
- 7. d. Harga : semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan untuk produk itu. Sistem Informasi Sumberdaya Informasi Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan pada para pemakai di seluruh perusahaan. Sistem ini mencakup perangkat keras, perangkat lunak, spesialis informasi dan pemakai, serta data dan informasi. Sebagian besar sumber daya ini ditempatkan di IS, tetapi semakin banyak yang ditempatkan di area pemakai. Model sistem informasi sumber daya informasi (Information Resources Information System IRIS) berbentuk serupa dengan sistem informasi fungsional lain. Input mencakup data akuntansi, semua dari proyek penelitian khusus, dan inteligen yang dikumpulkan dari lingkungan perusahaan. Output dihasilkan oleh lima subsistem. Empat dari subsistem tersebut menyediakan informasi tentang perangkat keras, perangkat lunak, manusia, serta data dan sumber daya informasi. Subsistem kelima mengintegrasikan data dari keempat subsistem lain. Para pemakai IRIS meliputi orang-orang diseluruh perusahaan yang terlibat dalam manajemen informasi. Sistem Informasi Manufaktur Suatu sistem berbasis komputer yang bekerja dalam hubungannya dengan sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam pemecahan masalah yang berhubungan dengan manufaktur produk perusahaan yang pada dasarnya tetap bertumpu pada input, proses dan output. Manajemen manufaktur menggunakan komputer baik sebagai sistem konseptual maupun sebagai suatu elemen dalam sistem produksi fisik. Computer-aided design (CAD), Computer-aided manufacturing (CAM), dan robotic, semuanya menggambarkan cara menggunakan teknologi komputer dalam sistem fisik. Computer-aided design (CAD) Melibatkan penggunaan komputer untuk membantu rancangan produk yang akan dimanufaktur. Jadi, ketika rancangan selesai dibuat perangkat lunak CAD dapat menyiapkan spesifikasi rinci yang diperlukan untuk memproduksi produk itu. Spesifikasi ini disimpan dalam database rancangan. Computer-aided Manifacturing (CAM) Adalah penerapan komputer dalam proses produksi. Sebagian mesin produksi mempunyai built-in microprocessor, dan sebagian dikendalikan oleh komputer mini. Satu komputer mini dapat mengendalikan beberapa mesin produksi sekaligus. Sebagian besar otomasi pabrik saat ini terdiri dari teknologi CAM. Produksi dapat berjalan lebih cepat dan presisi yang lebih tinggi dari pada jika pekerja manusia yang mengendalikan. Presisi yang lebih tinggi memungkinkan lebih sedikit bagian yang cacat dan terbuang.
- 8. Robotik Robotik melibatkan penggunaan robot industrial, alat yang secara otomatis melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur. Robot memungkinkan perusahaan untuk memotong biaya dan mencapai tingkat kualitas yang tinggi, tetapi mereka juga melaksanakan pekerjaan yang berbahaya seperti bekerja di area yang suhunya sangat tinggi. Sistem Informasi Keuangan Memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan, informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari sistem pakar. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resources Information System (SISDM/HRIS). Definisi Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Definisi Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan / enterprise resource planning (ERP).
- 9. Penerapan Sistem Informasi Sistem informasi digunakan untuk mendukung operasi-operasi manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi. Operasi-operasi manajemen terdiri dari beberapa tahap, yaitu : 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pelaksanaan 4. Pengendalian 1) Tahap Perencanaan Tahap perencanaan adalah tahap awal dari suatu operasi dalam manajemen suatu organisasi. Dalam tahap ini, organisasi tersebut merumuskan segala sesuatu tentang operasi yang akan dilakukannya, diantaranya adalah : nama operasi, jenis operasi, tujuan operasi, metode operasi, dan lain lain. 2) Tahap Pengorganisasian Dalam tahap ini, organisasi merencanakan teknis pelaksanaan operasi yang akan dilakukan, pembiayaan, sumber daya yang dibutuhkan, penjadwalan, dan lain lain. Dalam beberapa literatur, tahap pengorganisasian ini dimasukkan dalam tahap perencanaan 3) Tahap Pelaksanaan Dalam tahap ini semua rencana operasi dan pengorganisasian yang sudah direncanakan dapat dilaksanakan. Semua kegiatan yang terkait dengan pelaksanaan operasi dicatat, disimpan, dan diorganisasikan untuk keperluan evaluasi hasil operasi. 4) Tahap Pengendalian Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan operasi, apakah operasi yang berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. Hasil pelaksanaan operasi dilaporkan untuk keperluan evaluasi dan pengambilan keputusan berikutnya. Peranan sistem informasi dalam mendukung operasi dalam suatu organisasi adalah untuk mencatat, menyimpan, dan mengorganisasikan semua data yang terkait dengan operasi tersebut, serta mengolah data-data tersebut menjadi informasi yang dapat dilaporkan pada pihak-pihak yang membutuhkannya. Selain itu dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatan manajemen, yaitu : 1. Manajemen Tingkat Bawah 2. Manajemen Tingkat Menengah
- 10. 3. Manajemen Tingkat Atas 1. Manajemen Tingkat Bawah Manajemen tingkat bawah menangani masalah-masalah transaksi dan membuat laporan rutin. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah sistem pemrosesan transaksi. Sistem pemrosesan transaksi ini hanya dapat melakukan pencatatan dan penyimpanan transaksi - transaksi yang terjadi, dan membuat laporan sehubungan dengan transasksi - transaksi tersebut. 2. Manajemen Tingkat Menengah Manajemen tingkat menengah menangani masalah-masalah yang memerlukan pengambilan keputusan dalam suatu bagian / departemen dalam organisasi tersebut. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan ini adalah sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen ini tidak dapat digunakan untuk entry data transaksi, karena untuk keperluan ini sudah dilakukan oleh sistem pemrosesan transaksi. 3. Manajemen Tingkat Atas Manajemen tingkat atas menangani masalah-masalah strategis secara menyeluruh yang melibatkan berbagai departemen yang ada dalam organisasi tersebut. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif diberi hak untuk mengakses informasi-informasi yang ada pada semua departemen dalam organisasi tersebut, sehingga dengan informasi-informasi tersebut manajemen tingkat atas dapat mengambil keputusan dengan tepat. Contoh kasus pada penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi adalah penggunaan sistem informasi dalam organisasi pondok pesantren. Organisasi pondok pesantren tentunya mempunyai tingkatan-tingkatan manajemen. Mulai dari staf-staf administrasi, para kepala bagian, hingga pengasuh pondok pesantren. Manajemen tingkat bawah menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk membantu kegiatannya. Sistem pemrosesan transaksi dalam organisasi pondok pesantren ada banyak macamnya, diantaranya adalah sistem pencatatan santri baru, pencatatan pembayaran syahariyah, pencatatan kegiatan pendidikan, dll. Manajemen tingkat menengah menggunakan sistem informasi manajemen untuk membantu kegiatannya. Sistem informasi manajemen juga ada banyak macamnya, sedikitnya dalam setiap departemen ada satu macam sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan. Sebagai contoh sistem informasi manajemen kepegawaian yang menghasilkan laporan-laporan informasi kepegawaian yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan karir seorang pegawai, penetapan gaji, dll. Manajemen tingkat atas menggunakan sistem informasi eksekutif untuk membantu kegiatannya. Sistem informasi eksekutif dapat mengakses informasi yang ada pada setiap sistem informasi manajemen sehingga informasi yang disajikan lengkap. Dengan informasi yang lengkap pengasuh pondok pesantren dapat mengambil keputusan untuk mengembangkan pondok pesantrennya supaya menjadi lebih
- 11. baik. Kemudian semua sistem informasi tersebut dipadukan dalam suatu sistem informasi perusahaan (Enterprise Information System). Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi. Tidak adanya suatu informasi, suatu organisasi tidak dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Informasi merupakan sebuah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang bermanfaat untuk orang yang menerimanya. Suatu system jika tidak terdapat informasi, maka tidak akan berguna. Karena suatu system yang tidak mendapatkan informasi akan mengalami kesusahan dan akhirnya berhenti. Sistem informasi secara umum mempunyai beberapa peranan di dalam sebuah organisasi, yaitu : 1. Meminimalkan resiko (Minimize risk ) Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor - faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi 2. Mengurangi Kerugian ( Reduce Costs ) Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu : Eleminasi Proses Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan. Simplifikasi Proses Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order. Integrasi Proses Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga). Otomatisasi Proses Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi. 3. Memberi Nilai ( Add Value ) Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan,
- 12. tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. 4. Membuat Arena Bersaing( Create New Realities ) Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Sistem Informasi dalam Perusahaan Keuntungan : 1. Dapat dilakukan secara otomatis 2. Menghemat waktu 3. Dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran 4. Pengambilan keputusan yang tepat Faktor pengaruh penggunaan Sistem Informasi 1. Pengaruh ekonomi internasional dan persaingan global; transaksi takterbatas pada tempat berbeda 2. Perkembangan teknologi 3. Batas waktu yang semakin singkat 4. Kendala sosial
- 13. Kesimpulan Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Secara umum, peranan sistem informasi dalam organisasi adalah Meminimalkan resiko, memberi nilai, mengurangi kerugian, dan meningkatkan daya saing. Daftar Pustaka Budi Sutedjo Dharma Oetomo. Perencaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2002. Jogiyanto. H. M. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Andi id. ikipedia.org iki Sistem informasi id. ikipedia.org iki Sistem George H. Bodnar and William S. Hopwood. Accounting Information Systems, Prentince Hall, International Edition, New Jersey, 1995.