TUOKPI manuale utente
0 likes76 views
Con questo software puoi creare indici di performance aziendali (KPI) e calcolare i relativi scostamenti tra dati effettivi e standard su base mensile e annuale.
More Related Content
Similar to TUOKPI manuale utente (20)
TUOKPI manuale utente
- 1. 1 TUOKPI versione 1.0 di Andrea Mecchia (Fonte immagine: pixabay)
- 2. 2 Sommario Premesse ........................................................................................................................................................... 3 Licenza ............................................................................................................................................................... 3 Descrizione del software ................................................................................................................................... 4 Installazione....................................................................................................................................................... 5 Operazioni preliminari....................................................................................................................................... 5 La maschera Indici ............................................................................................................................................. 6 Cancellazioni...................................................................................................................................................... 7 Modifiche........................................................................................................................................................... 7 Le query............................................................................................................................................................. 7 Q_Numeratore .............................................................................................................................................. 8 Q_Denominatore........................................................................................................................................... 8 Q_T_Voce ...................................................................................................................................................... 8 Q_T_UnitaMisura .......................................................................................................................................... 8 Q_T_TipoIndice.............................................................................................................................................. 8 Q_T_Indici...................................................................................................................................................... 8 Q_T_IndiciCompleta...................................................................................................................................... 9 Q_Calcola_Indice........................................................................................................................................... 9 Q_Calcola_Indice_Anno .............................................................................................................................. 11 Q_Calcola_Indice_Somma_Anno ................................................................................................................ 11 APPENDICE....................................................................................................................................................... 12 La superiorit di Access rispetto a Excel...................................................................................................... 12 I vantaggi di uno sviluppo ad hoc con Access ed Excel................................................................................ 14
- 3. 3 Premesse Prima di utilizzare il software leggi attentamente la licenza duso. Il software pu嘆 essere eseguito solo con Microsoft Access 2007 o superiore installato. Licenza CONTRATTO DI LICENZA Premesse Il software TUOPKI Versione 1.0 si compone dei seguenti file: TUOKPI.accdb TUOKPISW.accdb Logo2.bmp che formano un unico sistema di seguito definito software. Le condizioni del presente contratto si applicano al software. Lutente che utilizza il software viene di seguito definito utilizzatore. Chi ha realizzato il software viene di seguito definito autore. Art. 1 Condizioni duso Le premesse fanno parte del presente contratto. Lutilizzatore pu嘆 usare il software gratuitamente e a tempo indeterminato su qualsiasi computer di sua propriet. Lutilizzatore non pu嘆 cedere, locare o distribuire in alcun modo e a nessun titolo il software ad altri soggetti. Le opere derivate non possono essere cedute, locate o distribuite a nessun titolo ad altri soggetti. Le opere derivate devono far sempre riferimento allautore dellopera originale. Il file Logo2.bmp non pu嘆 essere modificato o rimosso. Art. 2 Responsabilit Lutilizzatore dichiara di accettare il software cos狸 come 竪. Lautore non offre nessun tipo di garanzia. Il software 竪 stato realizzato in Access 2007. Lautore ha realizzato il software con la massima cura e lo ha debitamente testato, tuttavia lutilizzatore solleva lautore da ogni responsabilit per eventuali malfunzionamenti che potrebbero verificarsi al suo sistema, per eventuali bug o per un uso improprio del software. Lutilizzatore solleva altres狸 lautore da ogni responsabilit circa eventuali errori involontari o inesattezze.
- 4. 4 Lutilizzatore 竪 tenuto a controllare l'esattezza e la completezza delle elaborazioni fornite. In caso di eventuali errori non potranno essere addebitate allautore alcune responsabilit per danni diretti o indiretti subiti. Le precedenti manleve di responsabilit si estendono anche alle eventuali opere derivate. Art. 3 Assistenza e garanzia Lautore non fornisce alcun tipo di assistenza e garanzia. Art.4 Foro competente Per ogni eventuale controversia che dovesse insorgere in relazione a quanto previsto nel presente contratto, le parti riconoscono la competenza del foro di Roma. Lutilizzatore, dichiara di aver preso visione di tutte le clausole riportate e le accetta integralmente, ivi comprese le clausole di cui agli articoli: Art.2 - Responsabilit Art.3 - Assistenza e garanzia Art.4 - Foro competente Descrizione del software Con questo software puoi creare indici di performance aziendali (KPI) e calcolare i relativi scostamenti tra dati effettivi e standard su base mensile e annuale. Prima di tutto potrai: - creare degli indici a tua scelta; - assegnare valori effettivi e standard per numeratore, denominatore, anno e mese; - calcolare il valore standard ed effettivo di ciascun indice in termini assoluti e percentuali; quindi potrai: - calcolare gli scostamenti tra valori effettivi e standard di ciascun indice in termini assoluti e percentuali; - calcolare gli scostamenti tra valori effettivi e standard del numeratore e del denominatore. Il tutto per ogni mese o per anno.
- 5. 5 I calcoli di questo software vengono generati in apposite query il cui risultato pu嘆 essere esportato su excel per ulteriori elaborazioni. Ho lasciato il software a sorgente aperto per facilitare limportexport di dati da e verso file esterni per tutte le tabelle. Altri vantaggi di usare Access li spiego in appendice che ti invito caldamente a leggere perch辿, secondo me, tutti i controller dovrebbero usare Access. Infine, ho volutamente creato il software con uninterfaccia semplice, senza pannelli e maschere di navigazione. Si tratta infatti di una piccola applicazione e tutto quello che serve lo trovi nella barra di sinistra. E difficile perdersi. Installazione Il software si compone dei seguenti file: TUOKPI.accdb TUOKPISW.accdb Logo2.bmp che devono essere collocati nel percorso C:TUOKPI. Si possono scegliere anche percorsi diversi a patto ovviamente di ricollegare le tabelle. Il software gestisce una sola azienda. Il file TUOKPI.accdb ospita i dati, mentre il file TUOKPISW.accdb 竪 la vera e propria applicazione con maschere, query e codice VBA. Il file Logo2.bmp 竪 unimmagine usata nella parte alta delle maschere. Vengono fornite due versione del software, una vuota con alcune unit di misura gi caricate e una con dati di prova. In base alla versione che vuoi usare dovrai mettere alternativamente sotto la directory C:TUOKPI i file TUOKPI.accdb e TUOKPISW.accdb che ti interessano. Operazioni preliminari Per usare il software occorre popolare per prime le seguenti tabelle che rappresentano le anagrafiche del programma. Le maschere di riferimento hanno lo stesso nome delle tabelle: UnitaMisura Voce
- 6. 6 TipoIndici La tabella UnitaMisura viene fornita gi con delle misure. Ti do un consiglio: lascia in tutte e tre le tabelle il valore non definito che trovi gi presente, tra poco capirai perch辿. La maschera Indici Una volta eseguite le operazioni preliminari la maschera che devi usare 竪 la maschera Indici. Questa maschera si compone di una testata e di una o pi湛 righe che sono contenute nella sottomaschera ValoriMensili. Inizia il lavoro selezionando il numeratore e il denominatore dellindice che vuoi creare. Scegli poi il nome per lindice e seleziona un tipo di indice tra quelli precedentemente creati. Se al momento dellinserimento il tipo di indice ancora non 竪 stato deciso puoi optare per il valore non definito. Le righe contengono, per ogni anno e per ogni mese i valori effettivi e standard del numeratore e del denominatore.
- 7. 7 Cancellazioni Per cancellare devi prima eliminare gli indici e poi eventualmente i record nelle anagrafiche. Mi spiego meglio. Se per esempio, vuoi cancellare una voce, cancella prima lindice o gli indici nella quale quella voce 竪 utilizzata come numeratore o denominatore e poi cancellala dalla maschera Voce. Il software ti avvisa quando non puoi fare cancellazioni. Usa sempre il bottone apposito. Dopo la cancellazione nella tabella Indici, compatta e ripristina il db. Parlo del file dati TUOKPI.accdb Modifiche Per quanto riguarda le modifiche ti segnalo che se vuoi modificare una voce usata in uno o pi湛 indici valgono le seguenti regole. La modifica della descrizione 竪 riportata nella maschera indici al successivo caricamento dellindice stesso dove 竪 contenuta la voce, mentre la modifica dellidentificativo della voce (IDVoce), richiede una nuova selezione della voce nella maschera indice. Le query Le elaborazioni sono demandate alle query seguenti il cui risultato pu嘆 essere esportato su excel. QNumeratori QDenominatori Q_T_Voce Q_T_UnitaMisura Q_T_TipoIndice Q_T_Indici Q_T_IndiciCompleta Q_Calcola_Indice Q_Calcola_Indice_Anno Q_Calcola_Indice_Somma_Anno Le query che hanno la T fanno riferimento alla relativa tabella. Le altre eseguono calcoli.
- 8. 8 Gli scostamenti indicati calcolati nelle query vanno intesi come differenza tra: valori effettivi valori standard. Q_Numeratore IDDenominatore ID del denominatore Descrizione Descrizione denominatore Q_Denominatore IDNumeratore ID del numeratore Descrizione Descrizione numeratore Q_T_Voce IDVoce ID voce Descrizione Descrizione IDMIsura ID unit di misura DescMisura Descrizione unit di misura Note Note eventuali Q_T_UnitaMisura Stessi campi della tabella. Q_T_TipoIndice Stessi campi della tabella. Q_T_Indici NomeIndice Nome dell'indice IDNumeratore ID del numeratore QNumeratori.Descrizione Descrizione numeratore IDDenominatore ID del denominatore QDenominatori.Descrizione Descrizione denominatore
- 9. 9 IDTipoIndice ID tipo indice DescTipoIndice Descrizione dell'indice Note Q_T_IndiciCompleta NomeIndice Nome dellindice IDNumeratore ID del numeratore QNumeratori.Descrizione Descrizione del numeratore IDDenominatore ID del denominatore QDenominatori.Descrizione Descrizione denominatore IDTipoIndice ID Tipo indice DescTipoIndice Descrizione del tipo indice Anno Anno Mese Mese NumValSTD Valore STANDARD del numeratore NumValEFF Valore EFFETTIVO del numeratore DenoValSTD Valore STANDARD del denominatore DenoValEFF Valore STANDARD del numeratore Di seguito riporto le query che effettuano calcoli. Q_Calcola_Indice Questa query calcola per ogni indice, per ogni anno e per ogni mese i valori che vedi in tabella. Si tratta quindi di una query di dettaglio. NomeIndice Nome dell'indice QNumeratori.Descrizione Descrizione del numeratore QDenominatori.Descrizione Descrizione del denominatore DescTipoIndice Descrizione del tipo indice Anno Anno di riferimento
- 10. 10 Mese Mese di riferimento NumValEFF Valore effettivo del numeratore NumValSTD Valore standard del numeratore DenoValEFF Valore effettivo del denominatore DenoValSTD Valore standard del denominatore IndiceSTD Valore standard assoluto dell'indice IndiceEFF Valore effettivo assoluto dell'indice IndiceSTDPerc Valore standard in percentuale dell'indice IndiceEFFPerc Valore effettivo in percentuale dell'indice Scostamento (Valore effettivo - Valore standard) ScostamentoPerc Scostamento in punti percentuali (Valore effettivo percentuale - Valore standard percentuale) ScostamentoNumeratore Valore effettivo numeratore - Valore standard numeratore ScostamentoDenominatore Valore effettivo denominatore - Valore standard denominatore Le query che seguono calcolano valori annui per un indice indicato dallutente. Sono query parametriche perci嘆 quando vengono lanciate mostrano due maschere di input in sequenza. La prima serve per immettere il nome dellindice e subito dopo la scenda per indicare lanno.
- 11. 11 Q_Calcola_Indice_Anno NomeIndice Nome dell'indice QNumeratori.Descrizione Numeratore QDenominatori.Descrizione Denominatore DescTipoIndice Tipo indice Anno Anno indicato come parametro SommaDiNumValEFF Somma annua valore numeratore effettivo SommaDiNumValSTD Somma annua valore numeratore standard SommaDiDenoValEFF Somma annua valore denominatore effettivo SommaDiDenoValSTD Somma annua valore denominatore standard Q_Calcola_Indice_Somma_Anno NomeIndice Nome indice QNumeratori.Descrizione Numeratore QDenominatori.Descrizione Denominatore DescTipoIndice Tipo indice Anno Anno indicato come parametro SommaDiNumValEFF Somma annua valore numeratore effettivo
- 12. 12 SommaDiNumValSTD Somma annua valore numeratore standard SommaDiDenoValEFF Somma annua valore denominatore effettivo SommaDiDenoValSTD Somma annua valore denominatore standard IndiceEFF Valore indice effettivo annuo IndiceSTD Valore indice standard annuo Scostamento Scostamento assoluto (IndiceEFF - IndiceSTD) ScostamentoNumeratore Valore effettivo somma numeratore - Valore standard somma numeratore ScostamentoDenominatore Valore effettivo somma denominatore - Valore somma standard denominatore APPENDICE La superiorit di Access rispetto a Excel Tutto il personale amministrativo e contabile dovrebbe sapere usare Access. Dalla segretaria al commercialista. Perch辿? Perch辿 quando parliamo di risparmio sui costi parliamo anche di produttivit sul lavoro. Che cos竪 la produttivit del lavoro? Risultato/Tempo. I risultati vanno misurati in termini quantitativi. Che cosa fa aumentare la produttivit? Cio竪 cosa fa risparmiare tempo e fare pi湛 cose? Una cosa prima di altre: la Tecnologia. Le basi dati classificano e archiviano le informazioni secondo una logica efficiente. Molto pi湛 efficiente di Excel. Negli uffici bisognerebbe fare tutto con Access e solo dopo usare Excel. Magari per i calcoli pi湛 complessi o per i grafici, vista la flessibilit dello strumento.
- 13. 13 Grazie ad Access, si risparmia tempo quando serve riprendere informazioni ed elaborarle in forme sempre nuove e per diverse esigenze. Una base dati permette due grandi vantaggi che in Excel si raggiungono in molto pi湛 tempo e che sono difficili da mantenere a seguito di modifiche. - non ripetizione dei dati; - navigazione tra i dati (quindi combinazione e calcolo tra loro) in molte forme diverse. Questo 竪 il vantaggio che Access da su Excel. Se sai progettare basi di dati, puoi creare la mappa dei processi e delle informazioni aziendali. Fare calcoli preliminari e solo dopo esportare su Excel. Puoi usare le informazioni e fornirle agli altri in meno tempo e in modo pi湛 accurato. Questo 竪 il grande vantaggio delle basi dati. Le forme normali delle basi dati Adesso ti spiego come e perch辿 una base dati immagazzina informazioni in modo migliore di Excel. Prima forma normale In una base dati il contenuto di una colonna deve avere un solo valore. Seconda forma normale In una base dati tutte le colonne di una riga possono essere identificate da una chiave che svolge funzioni di ricerca e ordinamento. Terza forma normale In una base dati tutte le colonne che non sono chiavi sono mutuamente indipendenti. Quarta e quinta forma normale Ci sono poi una quarta e una quinta forma normale che per嘆 nella pratica vengono spesso trascurate perch辿 a fronte di un rigore per eliminare la ridondanza dei dati, corrisponde un degrado delle prestazioni. Ogni forma normale, comprende la precedente. La normalizzazione procede quindi per accumulazione di requisiti.
- 14. 14 Il linguaggio della base dati 竪 il SQL. Procuratevi un buon manuale. I vantaggi di uno sviluppo ad hoc con Access ed Excel Dopo 10 anni di programmazione posso dire che non servono software costosi per mandare avanti la baracca ma persone preparate. Se ci fossero impiegati che sanno sempre interrogare le basi dati e usare le query in combinazione con Excel, una gran parte delle funzionalit dei software gestionali non servirebbe. <<Se un uomo ha fame non regalargli un pesce ma insegnagli a pescare>> (Confucio) Hai gi un gestionale ma ti mancano alcune funzionalit? Cosa fai? Dai uno sguardo ai moduli aggiuntivi del tuo stesso gestionale, decidi di comprarli e scopri che i costi di licenza aumentano sensibilmente e non trovi tutte le funzionalit su misura per te. Allora chiedi personalizzazioni alla software house ma costano perch辿 le tecnologie impiegate per realizzare il gestionale sono potenti ma poco versatili. E qui che scatta il consiglio di uno sviluppo personalizzato fatto con Access eo Excel. I vantaggi per te? niente pesanti costi aggiuntivi annuali di licenza; uno sviluppo personalizzato e pi湛 veloce; possibilit illimitata di modifiche, in parte, anche da solo; rilascio del codice sorgente quindi possibilit di dare in manutenzione lapplicazione anche a persona diversa da quella che lo ha sviluppato. Il software gestionale sviluppato ad hoc 竪 tuo e non 竪 concesso in licenza ad altri. Il know-how incorporato 竪 tuo e tu ci puoi fare quello che ti pare. Questo significa imparare a pescare. Ed 竪 luovo di Colombo. I dati per alimentare il nuovo software si prendono dal gestionale che gi usi e derivano da: esportazioni in Excel previste dal tuo gestionale; query in lettura dalla base dati del tuo gestionale. Non hai un software minimo (per es. prima nota e simili) e non ti soddisfa lofferta di mercato? I vantaggi sono quelli detti con in pi湛 il fatto che non paghi licenze.