Turkus i prawo: Jak pogodzić aspekty prawne z turkusową organizacją? Michał Skrzywanek i Jędrzej Stępniowski
Poniżej: #1 Nagranie #2 O prezentacji #3 Mówcy #1 Nagranie https://www.youtube.com/watch?v=ZETrr3L93FE #2 O prezentacji Turkus i prawo: Jak pogodzić aspekty prawne z turkusową organizacją? W trakcie swojej kariery zetknęliśmy się zarówno z organizacjami, które twierdziły, że są turkusowe a wcale takie nie były, jak i takimi, które nawet nie widziały, że pracują w turkusie: w niektórych przypadkach pogodzenia wymagań prawa i turkusu kończyło się niepowodzeniem w innych było praktycznie nieodczuwalne dla organizacji w niektórych skutki działań prawników spowodowały paraliż działań i bunt pracowników były też przypadki gdzie dawało to zespołom komfort pracy i poprawiało wyniki. Chcemy wam opowiedzieć na przykładzie naszych doświadczeń, jak można pogodzić wymagania prawne z turkusową organizacją - jak połączyć ogień z wodą. Na bazie konkretnych case - study podpowiedzieć czego unikać, a co można śmiało wdrożyć zaraz po naszym spotkaniu. Chcemy się z wami podzielić naszą wiedzą i doświadczeniem. Michał Skrzywanek i Jędrzej Stępniowski #3 Mówcy Jędrzej Stępniowski - in house lawyer w Tooplox, prawnik, propagator ruchu Legal Design w Polsce, pomysłodawca i współorganizator forum Legal Design na Uniwersytecie SWPS, wykładowca Uniwersytetu SWPS. Michał Skrzywanek - radca prawny, członek komisji ds Nowych Technologii FBE (the Federation of the European Bars), przez ostatnie ponad 2 lata doradzał w największej polskiej kancelarii prawnej DZP w obszarze compliance i IT. Jędrzej i Michał doradzali największym firmom z sektora IT. Mają na za sobą doświadczenia współpracy z największymi międzynarodowymi korporacjami, ale również z kilkunastoma start-upami. Pomagali firmom produkującym oprogramowanie ERP, tym dostarczającym własne customowe rozwiązania, ale także software house Wspólnie brali w tym roku udział w Global Legal Hackathon 2020, proponując rozwiązanie, które zamieniało tekst prawny w przystępne dla odbiorcy informacje graficzne. Ponadto w ramach tego samego rozwiązania pracowali nad platformą do negocjacji umów pomiędzy pracodawcami i freelancerami.Obecnie ich zainteresowanie i główna działalność skupia się na zagadnieniach związanych zagadnieniami z ochroną prywatności, Machine Learning, Big Data i telemedycyny. W 2020 roku rozpoczęli prace nad wspólnym projektem, który stawia sobie za cel wdrożenie w praktyce zasad Legal Design w doradztwie prawnym, kierując się ideą, że każdy powinien rozumieć swoje prawa i potrafić z nich skutecznie korzystać. Wizja Zmienić sposób doradztwa na taki, w którym prawnicy będą mówić zrozumiałym językiem, komunikując jasno, klarownie i transparentne. Porzucić świat "zaklęć prawnych" i "magicznych sztuczek" prawników, na rzecz zrozumienia i dzielenia się wiedzą. Zamiast mówić co jest w konkretnym artykule ustawy, wolimy tłumaczyć co z tego dla was wynika. Wierzymy, że nasza praca może rozwijać wasz biznes, może być wartością dodaną i przynosić korzyści, optymalizować procesy.
Turkus i prawo: Jak pogodzić aspekty prawne z turkusową organizacją? Michał Skrzywanek i Jędrzej Stępniowski
- 1. Turkus i prawo: jak pogodzić turkusowe zarządzanie i wymogi prawne?
- 2. Agenda 9:00 - 9:10 Krótki wstęp i rundka otwarcia 9:10 - 10:15 Wprowadzenie i interaktywna część warsztatowa 10:15 - 10:20 Dodatkowe pytania i odpowiedzi 10:20 - 10:30 Podsumowanie i zakończenie spotkania
- 4. Twój biznes nie działa w próżni... ● Niezależnie od stylu zarządzania warto pamiętać o: ○ prawidłowym i rzetelnym prowadzeniu rachunkowości ○ osobistej odpowiedzialności menedżerów za długi ○ BHP ○ prawach pracownika ○ konieczności zawierania umów o IP na piśmie ○ wielu innych kwestiach...
- 5. Twój biznes nie działa w próżni... ● Niezależnie od stylu zarządzania powinieneś/powinnaś wiedzieć: ○ które z Twoich działań są ryzykownie prawnie? ○ jak przebiegają kluczowe procesy biznesowe w Twojej firmie? ○ z jakich rozwiązań (prawnych, technicznych, etc.) możesz korzystać? ○ jak postępować w razie kontroli?
- 6. W klasycznym systemie zarządzania możesz zminimalizować ryzyko dzięki... ● “centralnemu sterowaniu” ● procedurom i odgórnie narzuconym rozwiązaniom ● rozbudowanym systemom akceptacji działań podwładnych ● systemom kontroli i raportowania przez pracowników ● formalnemu kaskadowaniu odpowiedzialności w dół
- 7. “Klasyczna” rola prawnika Wewnętrznie ● Przygotowuje umowy z (współ)pracownikami ● Dba o dokumenty Spółki ● Prowadzi spory sądowe ● Uczestniczy w kontrolach i inspekcjach (czasem) Zewnętrznie ● Przygotowuje umowy z klientami ● Dba o dokumenty rejestrowe Spółki ● Prowadzi spory sądowe ● Prowadzi negocjacje (czasem) W takim układzie prawnik to źródło nakazów, zakazów i ograniczeń!
- 8. W turkusowym systemie zarządzania: ● dajesz pracownikom poczucie autonomii ● nie masz hierarchicznych systemów kontroli ● wierzysz w siłę komunikacji oraz zaufania ● zależy Ci na rozwijaniu kreatywności i innowacyjności zespołu
- 9. Podsumowując: Klasyczne zarządzanie ● “sterowanie” ● procedury ● systemy akceptacji ● systemy kontroli ● kaskadowanie odpowiedzialności Turkus ● autonomia ● brak hierarchii ● komunikacja ● zaufanie ● kreatywność i innowacyjność Czy można to pogodzić?
- 10. Jak zadbać o bezpieczeństwo zabijając turkusowego ducha?
- 11. Case study: prawniczy zamach stanu ● Gdzie? ○ Duża, polska organizacja z branży technologicznej - dostawca serwisu internetowego (> 500 pracowników) ● Co? ○ Próba uporządkowania systemu zarządzania i wdrożenia systemu compliance w zespołach technologicznych ● W jaki sposób? ○ Procedury, nakazy, zakazy, ograniczenia ○ Nieustanna kontrola (narzędzia DLP) i raportowanie ● Skutki ○ Przerwanie projektu ze względu na niezadowolenie zespołu ○ “Nic się nie zmieniło” mimo wydanych pieniędzy
- 12. Case study: brak realnej chęci zmiany ● Gdzie? ○ Średnia, polska organizacja z branży technologicznej - dostawca usług e-commerce (> 100 pracowników), który chwalił się wdrożeniem (elementów?) turkusu ● Co? ○ Próba przeciwdziałania pojawiającym się problemom i zidentyfikownym ryzykom prawnym w zespołach technologicznych ● W jaki sposób? ○ Budowa bazy wiedzy ○ Szkolenia ● Skutki ○ Bunt na pokładzie - ostatecznie projekt pozostał tylko na papierze ○ Brak chęci współodpowiedzialności za organizację i rozwoju
- 13. Case study: brak komunikacji ● Gdzie? ○ Średnia, polska organizacja z branży technologicznej - dostawca usług IT (> 100 pracowników), który chwalił się wdrożeniem turkusu ● Co? ○ Próba uporządkowania procesów i wdrożenia matrycy odpowiedzialności ● W jaki sposób? ○ Mapowanie ryzyka ○ Przygotowanie matrycy odpowiedzialności ● Skutki ○ Rozbieżność pomiędzy rzeczywistością a opisem ryzyk ○ Niezrozumienie przyczyn prowadzenia projektu, wydłużenie procesu
- 14. Jak zadbać o bezpieczeństwo nie zabijając turkusowego ducha?
- 15. Case study: turkusowe RODO ● Gdzie? ○ Średniej wielkości, polska organizacja z branży technologicznej (> 100 pracowników); ● Co? ○ Wdrożenie systemu bezpieczeństwa danych osobowych ● W jaki sposób? ○ Włączenie wszystkich zainteresowanych w prace; ○ Obowiązkowy program szkoleniowy; ○ Narzędzia pozwalające na samodzielną pracę - checklisty, przyjazne “guideline’y: ● Skutki ○ Dystrybucja odpowiedzialności za bezpieczeństwo danych osobowych w organizacji + wyznaczenie “dziedzinowego” eksperta
- 16. Case study: połowiczny sukces (dobrowolnej) edukacji ● Gdzie? ○ Średniej wielkości, polska organizacja z branży technologicznej (> 100 pracowników); ● Co? ○ program indywidualnych szkoleń i spotkań z prawnikami - aby odpowiadać na pytania i zwiększać bezpieczeństwo organizacji ● W jaki sposób? ○ cykliczne dyżury i kalendarz spotkań z dostępem dla każdego pracownika; ● Skutki ○ po kilku intensywnych sesjach spadek zainteresowania - konieczność poszukiwania innych form dotarcia do zespołów
- 17. Case study: budowa kultury prawnej ● Gdzie? ○ Średniej wielkości, polska organizacja z branży technologicznej (> 100 pracowników); ● Co? ○ Zwiększenie świadomości prawnej w organizacji ● W jaki sposób? ○ Ankiety potrzeb w zespołach ○ Zindywidualizowany program szkoleniowy dla zespołów uzupełniony o elementy ważne dla całej organizacji ● Skutki ○ Zwiększenie wiedzy w zespołach ○ Przekazanie “narzędzi”, które pozwalają wychwycić red flagi
- 18. Wnioski
- 19. Czego uczą nas porażki? ● Trzeba wdrażać rozwiązania zgodne z kulturą organizacji ● Narzucanie klasycznych rozwiązań zazwyczaj kończy się niepowodzeniem ● Ostateczny sukces zależy od rzeczywistego funkcjonowania turkusu ● Trzeba jasno i transparentnie komunikować przyczyny i zasady realizacji projektu ● Bez wsłuchiwania się w potrzeby zespołu niewiele zdziałamy
- 20. Czego uczą nas sukcesy? ● Komunikacja!!! ● Rozwiązania szyte na miar ● Fail fast, iterate often ● Zespoły chcą się uczyć i działać zgodnie z prawem ale potrzebują do tego odpowiedniej zachęty
- 21. Wasze pytania
- 22. Zaufanie a PIP // ZUS ● Jak prowadzić ewidencję czasu pracy i urlopów w zaufaniu a jednocześnie nie narażać się instytucjom, które kontrolują dokumentację? Niestety regulacje kodeksowe nie odpowiadają wyzwaniom turkusa. Jako pracodawca musimy prowadzić wymaganą przez przepisy dokumentację. Rekomendujemy, by tam gdzie to możliwe stosować zadaniowy czas pracy i minimalizować dodatkowe formalności. Kwestia czasu pracy (w tym nadgodzin) oraz urlopów to również kwestia wzajemnego zaufania z pracownikiem - kontrole są najczęściej wynikiem zawiadomienia inspekcji przez pracownika. ● Co z wyjściami prywatnymi pracowników? W tym przypadku podobnie musimy liczyć na wzajemną uczciwość i zaufanie w relacji z pracownikiem. To dla niego oddalenie się z pracy i np. wypadek w tym czasie jest największym ryzykiem
- 23. Turkusowe zarządzanie a umowy ● Jak wpisać turkus do umowy o pracę (stanowisko, zakresy obowiązków)? Pogodzenie umowy o pracę i turkusu jest możliwe. Należy to odpowiednio sformułować w zakresie powierzonych obowiązków oraz systemu czasu pracy. Z naszej strony często posługujemy się postanowieniami, które podkreślają zgodę stron co do zmiany zakresu obowiązków, o ile pozostają one w kompetencjach pracownika. Pamiętajmy, że zmiana zakresów obowiązków czy powierzonych ról musi być przecież wynikiem konsensusu obydwu stron. ● Jak ma się to do odpowiedzialności za przeszkolenie BHP? Z naszego doświadczenia kultura organizacyjna nie ma wpływu na BHP. Ocena ryzyka pracy np. dla konsultanta pozostanie taka sama, niezależnie od tego czy ktoś pracuje w turkusowej organizacji, czy w ustrukturyzowanej korporacji.
- 24. Turkus a różne formy pracy ● Turkus a praca zdalna? Praca zdalna jest jak najbardziej możliwa. Pamiętajmy jedynie, że zgodnie z nowymi przepisami musimy stworzyć regulamin (guideline / dobre praktyki) pracy zdalnej. Decydując się na pracę zdalną należy również pamiętać, że pracownik powinien mieć zawsze prawo wrócić do stacjonarnej pracy w naszym biurze. Zwróćmy również uwagę, że praca zdalna to coś innego niż telepraca. ● Turkus a praca w nienormowanym czasie pracy? Nienormowany (zadaniowy) czas pracy jest najbardziej pasującym systemem czasu pracy dla turkusu. Pamiętajmy jedynie, że nie wszystkie role / stanowiska mogą być objęte takim systemem czasu pracy.
- 25. Umowy typu MorningStar ● Czy i jak umowy typu MorningStar mogłyby działać w Polsce pomiędzy kilkunastoma osobami, które prowadzą własną działalność gospodarczą? Ten typ umów zaczyna pojawiać się na polskim rynku i jest z powodzeniem stosowany. Przygotowując umowę typu MorningStar pamiętajmy o dobrym skonstruowaniu ogólnych zasad - tożsamych dla wszystkich oraz o ryzykach podatkowych, jakie mogą się wiązać z uznaniem jednej ze stron, odpowiedzialnej za finanse, za płatnika w rozumieniu przepisów podatkowych. Trudności może nam też sprawić wspólne nabywanie sprzętu lub innych towarów.
- 27. Jędrzej Stępniowski +48 507 515 475 jedrzej@dotlaw.co Michał Skrzywanek +48 698 946 944 michal@dotlaw.co