Ufficio Tecnico Senza Carta
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Un progetto di dematerializzazione dell'ufficio tecnico che si affida all'uso massiccio della PEC ma tiene presente il collegamento con tutto il sistema comunale
Ufficio Tecnico Senza Carta
- 1. Per un ufficio Tecnico Senza Carta Proposta per il Comune di Arzignano
- 2. La richiesta di molte amministrazioni di poter lavorare liberandosi dal cartaceo presenta vantaggi evidenti: Risparmio di tempo (data entry e stampe, ricerche in archivio) Risparmio di spazio (archivio corrente) Reperibilit delle pratiche (consultazione in contemporanea da pi湛 postazioni) I vantaggi
- 3. Ci sono per嘆 anche numerose insidie che rischiano di vanificare lo sforzo innovativo: Perdita di tempo per errori o malfunzionamenti Perdita di documenti Difficolt di introdurre innovazioni in una procedura ben consolidata Le insidie
- 4. Ho cercato di schematizzare il punto di arrivo di questo progetto evidenziando i collegamenti allinterno dellente. Nello schema che segue abbiamo: In giallo scuro utenti e cittadini In arancione gli uffici comunali In rosso i canali di comunicazione In azzurro i software applicativi e le interfacce In verde le banche dati, in giallo i documenti Un sistema completo PEC PROTOCOLLO UT - amministrativi UT - amministrativi PROGETTISTI GPE GPE SIT
- 5. 油
- 6. Le connessioni: Le frecce azzurre indicano laccesso via software da PC a documenti e DB Le frecce grigie indicano il flusso cartaceo Le frecce rosse indicano la consegna di un documento digitale (firmato) Le frecce nere indicano una comunicazione informale (pref. digitale) Un sistema completo GPE Urbanistica Geomedia PEC PROTOCOLLO PROGETTISTI
- 7. Come si pu嘆 notare la situazione 竪 complessa e intricata
- 8. E possibile un collegamento diretto, attraverso le banche dati tra cittadini/utenti e uffici comunali (le linee tratteggiate indicano una connessione tra banche dati)
- 9. Il percorso dei documenti digitali 竪 duplice, un canale informale (nero) e uno formale (rosso documenti digitali ) ad esempio il fax raccolto da un server diventa un documenti digitale e pu嘆 essere firmato dal protocollo prima di essere distribuito agli uffici.
- 10. Il documento cartaceo arriva allo sportello, viene protocollato e poi archiviato, ci嘆 che circola 竪 la copia digitale (o nuovo originale)
- 11. Il SIT pu嘆 diventare una interfaccia efficiente per accedere alla banche dati dell'ufficio tecnico da parte di utenti interni al comune (anagrafe, tributi, polizia locale)
- 12. Consegna: oltre alla consegna manuale allo sportello, lintestatario pu嘆 utilizzare la Pec per consegnare la propria domanda
- 13. Consegna: Il progettista pu嘆 inoltrare la pratica tramite linterfaccia di input di GPE-web e consegnarla in seguito tramite PEC
- 14. Gestione: il comune digitalizza e inserisce i documenti ricevuti nel sistema di protocollazione. I dati temporanei di GpeWeb vengono inseriti nel database di GPE, gli allegati vengono copiati o condivisi dal protocollo a GPE.
- 15. Gestione: le comunicazioni interne tra uffici si compiono tramite email visto che ogni ufficio pu嘆 accedere alla totalit dei documenti informatizzati tramite linterfaccia pi湛 adatta.
- 16. Risposta: le comunicazioni tra Ente e cittadini o professionisti sono di due tipi: - informale: SMS, Fax, Email - formale: PEC, Fax
- 17. Consultazione: le informazioni delle pratiche edilizie restano inserite e integrate nel SIC e possono essere messe a confronto e integrate con i dati relativi a Tribui, anagrafe, urbanistica, Catasto. Tutte le informazioni in possesso del Comune sono interconnesse e confrontabili fra loro
- 18. Pubblicazione: le informazioni delle pratiche edilizie vengono pubblicate direttamente tramite linterfaccia di Gpeweb che si collega direttamente al database delle pratiche edilizie
- 19. Amedeo Fadini - Kibernetes srl Il software GPE e GPEWEB nominati nella presentazione sono prodotti da ALDER srl e distribuiti gratuitamente dalla REGIONE VENETO . Il software PE-Sit 竪 realizzato da Kibernetes srl Amedeo Fadini fame (at) libero it