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[US學習資料] 如何編列組織的預算？
- 2. 綱要 ?什麼是預算規劃 ?為什麼要做預算規劃 ?預算規劃的實務流程（最重要） ?※本份學習資料提供給非財務金融科系的夥伴學習， 可自由轉載與使用，希望有幫助。
- 3. 什麼是預算規劃？ ?預算規劃是用數字表示的計畫。 ?組織的戰略規劃： ?拍攝電影做UrSchool宣傳，提高知名度。 ?組織的預算規劃： ?拍攝3萬元的電影，期盼達到500人瀏覽數。
- 4. 什麼是預算規劃？－兩大關鍵 ?以目標為基礎 ?接下來一年UrSchool的目標為何？先在決策會議上討 論出來一個目標，例如說假設接下來一年目標，是要 增加曝光度，那就以增加曝光度為目標。 ?以市場為導向 ?假設UrSchool來年是以增加曝光度為目標，那麼我們 就可以去分析和思考，誰是UrSchool增加曝光度的族 群？國高中生嗎？那什麼是能增加國高中生認識 UrSchool的管道呢？再以此來編列預算。
- 5. 為什麼要做預算規劃？ ?統一組織上下的行動方向 ?預算的決定，會決定整個組織運作的方向。例如如果 限制行銷預算，那行銷部就整個不能動了。 ?提高資金使用效率，降低成本 ?因為預算做規劃，就不會多買不必要的東西，而必要 的東西也會知道買哪些才便宜。 ?應對市場變化，提前預測 ?提前預測學測指考期間可能有額外花費，所以在此之 前花費就要節約，這就是應對市場變化。
- 6. 預算規劃的實務流程（最重要的七個步驟） ?1. 在決策會議上決定當年度目標 ?2. 財務部根據目標，規劃各部門的預算 ?3. 各部門根據被分配到的預算，提出行動方案。 ?4. 財務部根據各部門提出的行動方案，平衡預算。 ?5. 提出包含各部門提案的完整預算草案。 ?6. 送回決策會議上審核，通過即執行。 ?7. 財務部根據通過的預算，執行與檢核。
- 7. 預算規劃的實務流程（1/7） ?1. 在決策會議上決定當年度目標 ?在UrSchool決策圈的會議中，決定當年度或季度的一 個目標，決定出來一個目標之後，大家可能會提出一 些可行的方案，這個時候財務部就多聽、多看，了解 各部的一個需求。 ?這個時候財務部不用馬上就分配預算，而是把重心放 在了解各個部門的想法與需求。此外，在決策會議之 前，財務部也要表明當次的決策會議財務部想知道各 部期盼的花費。
- 8. 預算規劃的實務流程（2/7） ?2.財務部根據目標，規劃各部門的預算 ?開完決策會議之後，財務部自己就要開始思考如何分 配各部門的預算。 ?首先要先決定，哪些部門不需要預算。 ?其次才是去思考，需要預算的部門應該如何分配。 ?然後接著將各部門分配到的預算，通知給各部門。這 個時候你可以說你為什麼這樣分配，也可以不說，因 為你還要看到各部門提出的計畫做調整。
- 9. 預算規劃的實務流程（2/7） ?2.附件：預算大綱 部門 預算 額度／比例 Ａ部門 v 5,000／25% Ｂ部門 x - Ｃ部門 v 15,000／75%
- 10. 預算規劃的實務流程（3/7） ?3.各部門根據被分配到的預算，提出行動方案 ?這時候通知到各部門之後，順便要要求各部門根據分 配到的預算來規劃活動或是開銷，期限最好開出來。 ?此外，財務部也要要求各部門除了在列活動和開銷時， 同時要列出考核的標準，那大家還只是大學生，不需 要太嚴謹的考核標準，但至少要有一個方向。 ?例如如果要印製書籍，那印製書籍之後發送的狀況， 財務部未來就要做個考核。
- 11. 預算規劃的實務流程（2/7） ?3.附件：各部門預算表 行動方案 預算 費用 活動Ａ 器材Ｘ（10個） 100*10=1000 費用Ｚ 200 活動Ｂ 器材Ｙ 3000 總預算：5,000 4200 (84%)
- 12. 預算規劃的實務流程（4/7） ?4.財務部根據各部門提出的行動方案，平衡預算 ?一旦期限一到，那財務部就要根據收到的各部門提的 行動方案，做一個整體評估。可能有些部門花到90%的 預算，而且還有可能會超支；而有些部門可能根本沒 有打算使用預算，所以可以挪去補充需要預算的部門。 ?基本的判別標準就是5-7-9，不到50%的預算使用是無 效率的，使用70%~90%的預算是較正常，而使用90%以 上近乎全部的預算的話，財務部就要特別關注。
- 13. 預算規劃的實務流程（5/7） ?5.提出包含各部門提案的完整預算草案 ?做完一個整體預算的平衡之後，就要開始編制一個預 算草案，編完之後，記得要求開決策會議，提出財務 部最終決定的預算草案。 ?在這期間可能會有很多突發狀況，例如某個部可能想 要求多一點預算，因為他們突然有新的idea，而某個 部可能因為有伙伴沒有時間辦活動，因此預算可以收 回來不用編，這時就是考驗財務部的韌性，必要時就 得「打帶跑」。
- 14. 預算規劃的實務流程（5/7） ?5.附件：預算草案 部門 原始額度 預計使用 平衡 原因 Ａ部門 5,000 84% +3000 ＯＯＯＯＯ 平衡：ＯＯＯ Ｂ部門 - - ＸＸＸＸＸ Ｃ部門 15,000 75% -3000 ＸＸＸＸＸ 平衡：ＯＯＯ
- 15. 預算規劃的實務流程（6/7） ?6.送回決策會議上審核，通過即執行 ?一旦做完預算規劃的草案，記得馬上招開決策會議， 或是在最近一次的決策會議上提出，只要各部基本上 沒有太大反對的聲音，即可以通過並執行。 ?通過之後，財務部就只需要定時撥款記帳，同時記得 要追蹤預算使用情形。那要怎麼追蹤呢？那就是定幾 個時間點，去考核當初他們提出的行動方案是否有達 到目標，如果沒有，那財務部就要馬上思考是否要停 止撥預算，還是再追加預算給他？
- 16. 預算規劃的實務流程（7/7） ?7.財務部根據通過的預算，執行與檢核 ?財務部這邊只要預算一通過，就要設定幾個時間點， 去考核各部門。除此之外，也要做好心理準備，如果 各部門的預算使用達不到目標，是不是就要協議停止 再做了，還是跟他賭，再撥預算給他？ ?只要能這樣七個步驟做一輪，我相信在大學期間，你 對於財務部裡面編列預算這件事就會學習許多，而且 是比在社團、在外務活動上學到還多。
- 17. 預算規劃的實務流程（7/7） ?7.附件：預算檢核表 部門 原始額度 檢核時間 檢核結果 停止／追加 Ａ部門 5,000 檢核Ａ ＯＯＯ - 檢核Ｂ ＸＸＸ 追加 5000 Ｂ部門 - - - - Ｃ部門 15,000 檢核Ｃ ＯＯＯ 停止撥款
- 18. 給UrSchool財務部夥伴的建議 ?財務部夥伴可以自行斟酌自己的時間，看看預算規劃 要深入到什麼程度。當然我們可以很簡單就弄個表格， 填一填就沒事，但也可以透過一些簡單的流程，學習 預算規劃的整個過程。 ?以上的表格都是非常簡單的表格，可以斟酌把它做得 更完整，或是乾脆就直接做成文字版，不要用表格也 可以，不過大致上的七個步驟，希望大家能在財務部 能學到東西。