Vantaan energian esitys Kameleon Aamubrunssi 3.12.2013
•
0 likes•750 views
Kameleon Aamubrunssi 3.12.2013
Vantaan energian esitys Kameleon Aamubrunssi 3.12.2013
- 1. Kameleon Aamubrunssi 3.12.2013 Case Vantaan Energia Oy
- 2. SharePoint-ympäristö Vantaan Energia -konsernissa • Liikkeelle lähdettiin SharePoint 2003 -versiolla • SharePoint 2003 (v. 2006) • Asiakaspalvelun työryhmäsivusto • Ympäristöjärjestelmä • SharePoint 2007 • • • • • Intranet (Vintra) (6/2009) Työryhmäsivustot (6/2009) Extranet (Vextra) (9/2009) Kotisivut (10/2010) SharePoint 2010 • SharePoint 2010 (migraation toteutus 2007 > 2010 8/2012) • Vintra • Työryhmäsivustot 27.11.2013/Heidi Paasonen 2
- 3. Asiakirjapohjat Vantaan Energialla Lähtötilanne • Asiakirjapohjat tallennettu verkkolevyille, henkilökohtaisille työasemille jne. • Haitat • Oikeudet dokumentteihin • Dokumenttien löytäminen • Versiointi • Asiakirjapohjat tallennettu Intranettiin 27.11.2013/Heidi Paasonen 3
- 4. Vaiheissa eteneminen Perusasiakirjapohjat Prosessikohtaiset asiakirjapohjat SharePoint integraatio • Metatiedot Uusi valintaikkuna 27.11.2013/Heidi Paasonen • Kaikki asiakirjapohjat valittavissa samasta valintaikkunasta 4
- 5. VAIHE 1 • Päätettiin hankkia Kameleon, jotta saadaan henkilöstölle käyttöön perusasiakirjapohjat (v. 2011) • Hyödyt • • • • Pohjista käytettävissä aina viimeisin versio Päivitys vain yhteen paikkaan Pohjat löydettävissä helposti Oikeudet pohjiin kunnossa • Pohjia käytössä n. 20 kpl • Koko henkilöstölle infotilaisuuksia ja koulutuksia • Avattaessa dokumenttia ilmoitus, ettei ole toteutettu Kameleon pohjalla 27.11.2013/Heidi Paasonen 5
- 6. Pohjien sisältö • Asiakirjastandardin mukaiset pohjat huomioiden Vantaan Energian graafinen ohjeistus • • • • • • • Fontit, värit, logo, yhteystiedot Henkilön tiedot Kielivalinta Yhtiövalinta Lopputervehdys Allekirjoitus Vastaanottajan tiedot jne. 27.11.2013/Heidi Paasonen 6
- 7. Laatijan, asiakirjan sekä vastaanottajan tiedot 27.11.2013/Heidi Paasonen 7
- 8. VAIHE 2 • Kameleonin käyttöä laajennettiin • • Pohjat (v. 2013) • • • • • • • • Prosessikohtaiset asiakirjapohjat käyttöön Word (n. 100 kpl) Excel (n. 50 kpl) PowerPoint (n. 10) Asiakaspalvelun pohjat mm. tarjoukset ja asiakaskirjeet Henkilöstöpalveluiden pohjat Projektin dokumentaatioon liittyvät pohjat Rakentaminen mm. erilaisiin lupiin liittyvät pohjat Viestintä esim. yritysesittelyt ym. 27.11.2013/Heidi Paasonen 8
- 9. Henkilöstöpalveluiden asiakirjapohjia Asiakirjapohjat 27.11.2013/Heidi Paasonen Prosessi Lyhyt ohje mihin tarkoitukseen käytetään 9
- 10. VAIHE 3 • Tiedonohjaussuunnitelma mukaan toteutukseen • Kameleon SharePoint integraatio käyttöön pilotilla (v. 2012) • Laajennus 2013 27.11.2013/Heidi Paasonen 10
- 11. SharePoint 2010 • Uusi työryhmäsivustopohja käyttöön • Erona vanhaan sivustopohjaan • • • • Dokumenttienhallinta mukaan vahvemmin Kameleon > SharePoint integraatio käyttöön Konsernin yhteiset metatiedot käyttöön Prosesseilla myös omia prosessikohtaisia metatietoja 27.11.2013/Heidi Paasonen 11
- 12. Käytännön muutokset • Käyttäjäystävällisempi ratkaisu • Asiakirjan voi luoda • esim. Wordin kautta • SharePoint dokumenttikirjastosta suoraan sivustolle • Metatiedot täytetään vain kerran • Siirtyvät dokumentin mukana, jos luotu Kameleonin kautta tai SharePoint kirjastosta • Tallennus suoraan oikeaan prosessiin automaattisesti • Mikäli aloitus SharePoint kirjastosta tai tallennuspaikka suosikeissa 27.11.2013/Heidi Paasonen 12
- 13. Vaihtoehto 1. Tallennus kohteeseen SharePoint 27.11.2013/Heidi Paasonen 13
- 14. Vaihtoehto 2. Tallennuspaikan valinta manuaalisesti ”Suosikeista” 27.11.2013/Heidi Paasonen 14
- 15. Vaihtoehto 3. SharePoint kirjastosta ”Uusi tiedosto” 27.11.2013/Heidi Paasonen 15
- 16. Asiakirjapohjan valinta ja metatietojen täyttö Kameleon valintaikkunassa 27.11.2013/Heidi Paasonen 16
- 18. Vaihtoehto 4. SharePoint kirjastossa ”Lataa tiedosto” -toiminto 27.11.2013/Heidi Paasonen 18
- 20. Vaihe 4 • Uusi valintaikkuna käyttöön • Kaikki pohjat löytyvät samasta valintaikkunasta • Avautuvat oikeaan sovellukseen 27.11.2013/Heidi Paasonen 20
- 21. Ylläpito • Toiminnoissa ja yksiköissä sisällöntuottajia • Pohjien päivitys • Uusien pohjien tekeminen (osa tekee) • Pääkäyttäjä • Palvelimelle päivitetyt tiedostot • Sisällöntuottajien ja käyttäjien tuki • Kameleon Document House Oy • Pääkäyttäjän tuki • Uusien pohjien tekeminen • SharePoint sivusto missä ohjeet ym. 27.11.2013/Heidi Paasonen 21