Verantwoord vervangen inspectie dordrecht
0 likes1,018 views
Presentatie gehouden op de Najaarsbijeenkomst Archiefinspectie Dordrecht d.d. 29 november 2012
![AB - Artikel 2
1. Bij [] besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door
reprodukties en [..] wordt rekening gehouden met:
a. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel
erfgoed; en
d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor
overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch
onderzoek.
17 december 2012 11](https://image.slidesharecdn.com/verantwoordvervangen-inspectiedordrecht-121217144835-phpapp01/85/Verantwoord-vervangen-inspectie-dordrecht-11-320.jpg)
Verantwoord vervangen inspectie dordrecht
- 1. Archiefinspectie Dordrecht Met dank aan: Provinciale Archiefinspectie Zuid-Holland Regiobijeenkomst 29 november 2012 17 december 2012 1
- 2. Voorstellen Gemeentelijke Archiefinspectie Regio Robin Lassche E: r.lassche@dordrecht.nl T: 06 519 8 3344 17 december 2012 2
- 3. Verantwoord Vervangen 17 december 2012 3
- 4. Vervanging Bewust vernietigen van documenten Een kopie/reproductie in de plaats stellen van het origineel 17 december 2012 4
- 5. Begripsverwarring Volgens de Van Dale Substitutie = iets in de plaats stellen van Vervanging = iets in de plaats stellen van 17 december 2012 5
- 6. Vormen van vervanging - Van papier naar papier - Van papier naar, digitale drager - Van digitaal naar papier - Van microfilm naar digitaal - Van video naar DVD enz. 17 december 2012 6
- 7. Wat is vervangen? Informatie met behoud van context en functionaliteit ongeschonden door de tijd brengen - met behulp van de daarvoor - op dat moment - meest geschikte methoden en technieken - met waarborgen omtrent integriteit, betrouwbaarheid en authenticiteit. 17 december 2012 7
- 8. Wijziging in 2013 - Machtiging verdwijnt uit de Archiefwet - Eisen voor vervanging opgenomen in Archiefregeling 17 december 2012 8
- 9. Wettelijke grondslag vervanging Artikel 7 van de Archiefwet 1995 De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. 17 december 2012 9
- 10. Basiscriteria - Na honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang - Voldaan wordt aan (eisen van) goede, geordende en toegankelijke staat Voldoen aan: - Artikel 3 van de Archiefwet 1995 - Artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 - Archiefregeling 2010 17 december 2012 10
- 11. AB - Artikel 2 1. Bij [] besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties en [..] wordt rekening gehouden met: a. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan; b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen; c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. 17 december 2012 11
- 12. AB - Artikel 6 1. De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. 2. De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. 17 december 2012 12
- 13. AB - Artikel 8 De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd. 17 december 2012 13
- 14. Archiefregeling De nieuwe informatiedragers, bijvoorbeeld microfilms en optische schijven, moeten voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefregeling, die vanaf 1 april 2010 van kracht is. 17 december 2012 14
- 15. Stappenplan verantwoord vervangen Zorgdrager: - Opstellen Handboek Vervanging Zorgdrager / Extern instituut: - Uitvoeren proefdigitalisering - Beperkte kwaliteitsproef om technische instellingen te testen - Resultaten te matchen aan de eisen Extern instituut: - Kwaliteitscontrole resultaten proefdigitalisering 17 december 2012 15
- 16. Stappenplan Zorgdrager overleg met de archiefinspectie - Overleg over nadere invulling technische en procedurele eisen t.b.v. kwaliteitsborging. - Afspraken over toetsingsmomenten, etc. Zorgdrager - Verkrijgen positief advies gemeentearchivaris en nemen besluit vervanging 17 december 2012 16
- 17. Stappenplan Archiefinspectie: beoordelen Handboek Vervanging Archiefinspectie adviseert positief tot vervanging - na goedkeuring handboek Zorgdrager: bekendmaking besluit tot vervanging d.m.v. publicatie 17 december 2012 17
- 18. Uitzonderingen - Documenten die vanwege hun uitwendige vorm van belang zijn voor het cultureel erfgoed - Documenten met een symbolische waarde voor het cultureel erfgoed - Documenten waarvan de authenciteit of integriteit niet vast staat - Documenten die op grond van een wettelijke bepaling in de oorspronkelijke vorm bewaard dienen te worden 17 december 2012 18
- 19. Wat doen we met originele documenten? Originele documenten moeten vernietigd worden, anders kan er geen sprake zijn van vervanging. 17 december 2012 19