ºÝºÝߣ

ºÝºÝߣShare a Scribd company logo

Verimli Toplantilar

•Download as PPT, PDF•
•
Jan Devrim
Jan Devrim

Verimli Toplantı ³Ûö²Ô±ð³Ù¾±³¾¾±ne dair çeÅŸitli sunumların birleÅŸtirilmesi + TürkçeleÅŸtirilmesi ve geliÅŸtirilmesi

1 of 37
Downloaded 142 times
Toplantı ³Ûö²Ô±ð³Ù¾±³¾¾± ile BaÅŸarılı Toplantılar Jan Devrim ºÝºÝߣshare.net Kaynakları Ä°le [email_address] Aralık 2009  
Toplantı Türleri Bilgi verme amaçlı toplantı Bilgi alma amaçlı toplantı Sorun çözümü / karar alma Motivasyon / yonlendirme Eğitim 
1. Adım   Toplantı Gerçekten Gerekli mi?  
Toplantı Yap! Yönetim henüz bir karar almadı.   Bilgilendir. Yönetim bir karar aldı.  
Aşağıdaki durumlarda bir toplantı düzenleme:   Ayrı ayrı yapacagın bir iki konuşma yeterli olacaksa. Toplantıya gerekli herkes katılamıyorsa. Gerekli veriler hazır olamayacaksa. Yetiştir! Yetişmiyorsa düzenleme... Düzenlendiyse iptal et! Eksik veri ile toplantı yapma! Yeterli zaman yoksa. Gerekli karar alınacak durum oluşmadıysa. Bir mail yazarak konu açıklanacaksa.
2. Adım Toplantıyı Kimin Yöneceğini Belirle  
Bir Yönetici. Konuyu iyi  bilen bir çalışan Danışman vs. gibi bir dış göz Olası Moderatorler:
3. Adım Moderator Toplantıya Hazırlık Yapar  
Toplantı amacı düzenleyence belirlenmiş ve  katılımcılarca biliniyor olmalıdır. Neden Toplanıyoruz? Bu Toplantıdan ne bekliyoruz? Karar Alma Bilgilenme Konunun sınırları nelerdir?   A. Toplantının Amacı Belirlenmeli
Yöneticiler ve katılımcılardan:  Ajandayı öğren! Hazırlık Bilgilerini Öğren Ajandayı ve amaçları toplantı başında açıkca belirt! B. Toplantı Ajandası Oluşturulmalı
Gerekli olan insanları davet et! Karar verebilecek ve bilgiyi yayabilecek uygun insanları dahil et! Bir departma/ sorumluluk alanından bir çok kişiyi gerekmiyorsa çağırma! Az katılımcı ile hızlı karar alınabilir! Üst yönetimi gereksiz toplantılara çağırma! C. Kimler Katılacak?
  Toplantı zamanını herkesin uygun olduğu bir aralıkta planla. Herkese uymuyorsa, gereken kişilerin telefon ile katılmasını sağlayabilirsin. Tüm toplantı boyunca orada olması gerekmeyenleri,gerekince çağır. Bitiş zamanını önceden belirle. Bitiş zamanını toplantı başında duyur. Toplantı boyunca süreyi takip et! D. Toplantı Zamanını Belirle
Toplantı odası, sunum cihazı gibi kaynakları kontrol et! Telekonferans yapılacaksa cihazın uygunluğuna bak! Toplantı yerini açıkca bildir. E. Toplantı Yerini Belirle
F. Hazırlık Yap ve Bilgi Araştır Şirket kaynakları, önceki raporlar, internet gibi kaynakları kullan!
E. Toplantıdan Önce Görev ¶Ù²¹ÄŸÄ±±ôı³¾Ä± Toplantıdan önce görev dağılımını yap: ÖrneÄŸin:   Ä°nternet / Network çalışıyor mu? Raporlar Hazır mı? Ä°kram olacak mı? Hazır mı? Dışarıdan gelecek katılımcıların otopark rezervasyonu yapılacak mı?
Toplantı davetini ve bilgi notunu yeterli zaman varken gönder. Kısa zamanda toplantı planlamamaya gayret et. Herkesin hazırlanacak zamanı olmalı. Elektronik davetiyeyi doğru şekilde gönder ki, herkesin takviminde görünsün. F. Bilgi Notu ve Davetiyeyi gönder
4. Adım Toplantı µþ²¹ÅŸ±ô²¹³Ùı±ôı°ù
Toplantıyı zamanında başlat ve zamanında gelen insanlara saygı göster ve gösterilmesini sağla! A. Zamanında Başlamak
Toplantı sebebi ve ajandasını katılımcılara oku ve hatırlat. B. Bilgilendir
Her katılımcının neden orada olduğundan emin ol ve hazırlıkları baştan kontrol et. Eksik bir hazırlık varsa, önemine göre karar ver. Gerekiyorsa o anda toplantıyı iptal et. C. Hedef ve Sonuçları anlat
5. Adım Toplantı ³Ûö²Ô±ð³Ù¾±³¾¾±
Katılımcıların Fikirlerini Dinle, Görüşlerini Al, Deneyimlerinden faydalan
Katılımcıları Tartışmaya Dahil Etmek
Ne? Nasıl? Ne Zaman? Nerede? Kim? Niye? A. Sorular Sor
Bu konuda ne düşünüyorsun? Önerin var mı? Bu konudaki tecrübeni anlatır mısın? B. Bazı insanlara direk soru sor
Konuyu  Dağıtmamak
# 1: Birbirini Dinlemesini Sağla Aynı anda bir kişi konuşsun. Herkes birbirini dinlesin. # 2: Kapanan Konular Açılmasın Belli bir konu konuşulduğunda, birisi oraya tekrar dönerse, "bu konuyu kapattık, lütfen devam edelim" diyerek uyar!
# 3: Aynı anda tek bir konu tartışılmalı Aynı anda iki konuyu tartışanları uyar ve önlem al. # 4: Özetle Konunun dağıldığını hissettiğinde, varılan noktayı özetle ve özetten itibaren devam et.
6. Adım Karar ³Ûö²Ô±ð³Ù¾±³¾¾±
Aşağıdaki Yöntemler ile Karar Alınabilir: Ortak kararı toplantı yöneticisi ortaya çıkartır. Oylama Yapılır. Uzman katılımcılar karar verir. Bir yönetici Karar verir
7. Adım Görev ¶Ù²¹ÄŸÄ±±ôı³¾Ä±
Görev ¶Ù²¹ÄŸÄ±±ôı³¾Ä± Sorumlu     Hedef Tarih Görev    
8. Adım Toplantı Sonu
Toplantı yöneticisi görevlendirmeyi bir kez daha okuyarak, kimin hangi görevi aldığını ve zamanlamayı açık hale getirir. A. Görevlendirme
Toplantı Yöneticisi bir sonraki toplantının zamanını ortak görüşe göre kararlaştırır. B. Tekrar Toplantı Yapmak
Toplantı Yöneticisi Toplantı notlarının dağılımını sağlar. C. Toplantı Notu
Başarılı Toplantılar Dilerim! Jan Devrim

More Related Content

Verimli Toplantilar

  • 1. Toplantı ³Ûö²Ô±ð³Ù¾±³¾¾± ile BaÅŸarılı Toplantılar Jan Devrim ºÝºÝߣshare.net Kaynakları Ä°le [email_address] Aralık 2009  
  • 2. Toplantı Türleri Bilgi verme amaçlı toplantı Bilgi alma amaçlı toplantı Sorun çözümü / karar alma Motivasyon / yonlendirme EÄŸitim 
  • 3. 1. Adım   Toplantı Gerçekten Gerekli mi?  
  • 4. Toplantı Yap! Yönetim henüz bir karar almadı.   Bilgilendir. Yönetim bir karar aldı.  
  • 5. AÅŸağıdaki durumlarda bir toplantı düzenleme:   Ayrı ayrı yapacagın bir iki konuÅŸma yeterli olacaksa. Toplantıya gerekli herkes katılamıyorsa. Gerekli veriler hazır olamayacaksa. YetiÅŸtir! YetiÅŸmiyorsa düzenleme... Düzenlendiyse iptal et! Eksik veri ile toplantı yapma! Yeterli zaman yoksa. Gerekli karar alınacak durum oluÅŸmadıysa. Bir mail yazarak konu açıklanacaksa.
  • 6. 2. Adım Toplantıyı Kimin YöneceÄŸini Belirle  
  • 7. Bir Yönetici. Konuyu iyi  bilen bir çalışan Danışman vs. gibi bir dış göz Olası Moderatorler:
  • 8. 3. Adım Moderator Toplantıya Hazırlık Yapar  
  • 9. Toplantı amacı düzenleyence belirlenmiÅŸ ve  katılımcılarca biliniyor olmalıdır. Neden Toplanıyoruz? Bu Toplantıdan ne bekliyoruz? Karar Alma Bilgilenme Konunun sınırları nelerdir?   A. Toplantının Amacı Belirlenmeli
  • 10. Yöneticiler ve katılımcılardan:  Ajandayı öğren! Hazırlık Bilgilerini Öğren Ajandayı ve amaçları toplantı başında açıkca belirt! B. Toplantı Ajandası OluÅŸturulmalı
  • 11. Gerekli olan insanları davet et! Karar verebilecek ve bilgiyi yayabilecek uygun insanları dahil et! Bir departma/ sorumluluk alanından bir çok kiÅŸiyi gerekmiyorsa çağırma! Az katılımcı ile hızlı karar alınabilir! Ãœst yönetimi gereksiz toplantılara çağırma! C. Kimler Katılacak?
  • 12.   Toplantı zamanını herkesin uygun olduÄŸu bir aralıkta planla. Herkese uymuyorsa, gereken kiÅŸilerin telefon ile katılmasını saÄŸlayabilirsin. Tüm toplantı boyunca orada olması gerekmeyenleri,gerekince çağır. BitiÅŸ zamanını önceden belirle. BitiÅŸ zamanını toplantı başında duyur. Toplantı boyunca süreyi takip et! D. Toplantı Zamanını Belirle
  • 13. Toplantı odası, sunum cihazı gibi kaynakları kontrol et! Telekonferans yapılacaksa cihazın uygunluÄŸuna bak! Toplantı yerini açıkca bildir. E. Toplantı Yerini Belirle
  • 14. F. Hazırlık Yap ve Bilgi AraÅŸtır Åžirket kaynakları, önceki raporlar, internet gibi kaynakları kullan!
  • 15. E. Toplantıdan Önce Görev ¶Ù²¹ÄŸÄ±±ôı³¾Ä± Toplantıdan önce görev dağılımını yap: ÖrneÄŸin:   Ä°nternet / Network çalışıyor mu? Raporlar Hazır mı? Ä°kram olacak mı? Hazır mı? Dışarıdan gelecek katılımcıların otopark rezervasyonu yapılacak mı?
  • 16. Toplantı davetini ve bilgi notunu yeterli zaman varken gönder. Kısa zamanda toplantı planlamamaya gayret et. Herkesin hazırlanacak zamanı olmalı. Elektronik davetiyeyi doÄŸru ÅŸekilde gönder ki, herkesin takviminde görünsün. F. Bilgi Notu ve Davetiyeyi gönder
  • 17. 4. Adım Toplantı µþ²¹ÅŸ±ô²¹³Ùı±ôı°ù
  • 18. Toplantıyı zamanında baÅŸlat ve zamanında gelen insanlara saygı göster ve gösterilmesini saÄŸla! A. Zamanında BaÅŸlamak
  • 19. Toplantı sebebi ve ajandasını katılımcılara oku ve hatırlat. B. Bilgilendir
  • 20. Her katılımcının neden orada olduÄŸundan emin ol ve hazırlıkları baÅŸtan kontrol et. Eksik bir hazırlık varsa, önemine göre karar ver. Gerekiyorsa o anda toplantıyı iptal et. C. Hedef ve Sonuçları anlat
  • 21. 5. Adım Toplantı ³Ûö²Ô±ð³Ù¾±³¾¾±
  • 22. Katılımcıların Fikirlerini Dinle, Görüşlerini Al, Deneyimlerinden faydalan
  • 24. Ne? Nasıl? Ne Zaman? Nerede? Kim? Niye? A. Sorular Sor
  • 25. Bu konuda ne düşünüyorsun? Önerin var mı? Bu konudaki tecrübeni anlatır mısın? B. Bazı insanlara direk soru sor
  • 27. # 1: Birbirini Dinlemesini SaÄŸla Aynı anda bir kiÅŸi konuÅŸsun. Herkes birbirini dinlesin. # 2: Kapanan Konular Açılmasın Belli bir konu konuÅŸulduÄŸunda, birisi oraya tekrar dönerse, "bu konuyu kapattık, lütfen devam edelim" diyerek uyar!
  • 28. # 3: Aynı anda tek bir konu tartışılmalı Aynı anda iki konuyu tartışanları uyar ve önlem al. # 4: Özetle Konunun dağıldığını hissettiÄŸinde, varılan noktayı özetle ve özetten itibaren devam et.
  • 29. 6. Adım Karar ³Ûö²Ô±ð³Ù¾±³¾¾±
  • 30. AÅŸağıdaki Yöntemler ile Karar Alınabilir: Ortak kararı toplantı yöneticisi ortaya çıkartır. Oylama Yapılır. Uzman katılımcılar karar verir. Bir yönetici Karar verir
  • 31. 7. Adım Görev ¶Ù²¹ÄŸÄ±±ôı³¾Ä±
  • 32. Görev ¶Ù²¹ÄŸÄ±±ôı³¾Ä± Sorumlu     Hedef Tarih Görev    
  • 34. Toplantı yöneticisi görevlendirmeyi bir kez daha okuyarak, kimin hangi görevi aldığını ve zamanlamayı açık hale getirir. A. Görevlendirme
  • 35. Toplantı Yöneticisi bir sonraki toplantının zamanını ortak görüşe göre kararlaÅŸtırır. B. Tekrar Toplantı Yapmak
  • 36. Toplantı Yöneticisi Toplantı notlarının dağılımını saÄŸlar. C. Toplantı Notu