ºÝºÝߣ

ºÝºÝߣShare a Scribd company logo

Vervanging in de huishouding inspectie zuid-holland

•
•
Louis Scheuneman
Louis Scheuneman

Presentatie gehouden op de Najaarsbijeenkomst Archiefinspectie Dordrecht d.d. 29 november 2012

1 of 31
Download to read offline
Provinciale Archiefinspectie Zuid-Holland Regiobijeenkomst Dordrecht 29 november 2012 Vervanging in de huishouding
Even voorstellen • Archiefinspectie Zuid-Holland: • Peter Diebels • E: pgm.diebels@pzh.nl • T: 0615964006
Hoe is het nu …. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt (…), is een machtiging vereist van Onze minister dan wel (…) van Gedeputeerde Staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.
Nu – 2 beleidsregels vervanging 1. Beleidsregel van het Rijk Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden 2. Provinciale Beleidsregels Beleidsregel vervanging Archiefbescheiden Provincie Zuid- Holland 2008
Aanvraag machtiging Procedures
Vervanging in de huishouding inspectie zuid-holland
Procedure aanvraag vervanging • Verkrijgen van een machtiging van minister van OC&W (via Nationaal Archief) of van Gedeputeerde Staten voor de te bewaren archiefbescheiden – tot in 2013 – In 2013: één landelijke set van regels • Verkrijgen van advies van de archiefinspectie/ eigen minister of gemeentearchivaris voor de te vernietigen archiefbescheiden
Verkrijging Machtiging 1. Zorgdrager - Opstellen Handboek Vervanging 2. Zorgdrager / Extern bedrijf : – (laten) uitvoeren proefdigitalisering – Beperkte kwaliteitsproef om technische instellingen te testen en resultaten te matchen aan de eisen 3. Extern bedrijf - Kwaliteitscontrole resultaten proefdigitalisering
Stappenplan (2) 4. Zorgdrager & Gedeputeerde staten: * Overleg over nadere invulling technische en procedurele eisen t.b.v. kwaliteitsborging. * Afspraken over toetsingsmomenten, etc. 5. Zorgdrager - Verkrijgt positief advies gemeentearchivaris en neemt conceptbesluit vervanging 6. Zorgdrager - Aanvraag algemene machtiging voor Vervanging bij Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland
Stappenplan (3) 7. Gedeputeerde Staten beoordelen Handboek Vervanging • Toetsing handboek • Met Checklist uit Beleidsregel vervanging 8. Gedeputeerde Staten verlenen machtiging tot vervanging - na goedkeuring handboek 9. Zorgdrager - Bekendmaking besluit tot vervanging d.m.v. publicatie
Procedure aanvraag machtiging Artikel 6 (Beleidsregel): 1. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek. 2. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen. 3. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.
Verlening machtiging : • Geordende en toegankelijke staat gewaarborgd – inhoud, structuur en vorm bij ontstaan – tijdstip en taak of handeling – samenhang met andere ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. • Duidelijke beschrijving – procesmatige en technische inrichting – overeenkomen met de werkelijkheid • Kloppende technische specificaties
Duur en beperkingen machtiging Rijk: • Geldt voor bescheiden ontvangen NA de machtiging en zaken, die nog niet zijn afgedaan – Aparte machtiging voor achteraf gedigitaliseerde documenten • maximaal 5 jaar na inwerkingtreding – daarna opnieuw een machtiging aanvragen Provincie: • Kan ook met terugwerkende kracht • geen beperking aan duur machtiging
Uitzonderingen • Documenten die vanwege hun uitwendige vorm van belang zijn voor het cultureel erfgoed • Documenten met een symbolische waarde voor het cultureel erfgoed • Documenten waarvan de authenciteit of integriteit niet vast staat • Documenten die op grond van een wettelijke bepaling in de oorspronkelijke vorm bewaard dienen te worden
Wie hebben al machtiging ? Gemeenten Rijk • Oss • Provincies • Deventer • DCMR – Flevoland • Westland – Overijssel • Putten • Oisterwijk – Zuid-Holland • Helmond • Diverse rijksorganen • Bergen op Zoom • Woerden • Woensdrecht
Wijziging in 2013 Machtiging verdwijnt uit de Archiefwet Oorzaak: Wet revitalisering generiek toezicht > Machtiging is vorm van specifiek toezicht Gevolg: Eisen voor vervanging opgenomen in Archiefregeling Nieuwe regeling in de maak: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van [datum], nr. ..., tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging
Nieuwe regels voor vervanging - inhoud Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan: • Reikwijdte van het vervangingsproces: • Opgave organisatieonderdelen en • Categorieën archiefbescheiden • Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur • Software en de gekozen instellingen; • Criteria voor de keuze voor kleur, grijswaarden of zwart/wit
Nieuwe regels voor vervanging Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan: • Wijze waarop de reproductie tot stand komt: • formaten • bewerkingen • metagegevens • keuze voor reproductie per batch of per stuk; • Inrichting van controle op juiste en volledige weergave en herstel van fouten; • Proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; • Kwaliteitsprocedures
Nieuwe regels Besluit zorgdrager: – Vastleggen en verantwoorden van procedure en keuzes ten aanzien van de techniek van vervanging – Voor reproducties gelden normen van Archiefbesluit en Archiefregeling qua duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat
Nieuwe regels • Betrokkenheid van archivaris bij besluitvorming niet verplicht • Uitzonderingen niet benoemd • Toetsing achteraf!! • Voorlichtingsbrochure ? • Vaststelling? Tot die tijd blijft de huidige procedure van kracht
VRAGEN??
Nieuwe rol archiefinspectie Bijdrage leveren aan herziening interbestuurlijk toezicht
Wat verandert er nu voor u? Iedere overheid verantwoordelijk voor het eigen informatiebeheer. • rapporteren aan b&w / dagelijks bestuur • controle door raad / algemeen bestuur • eigen verantwoording ten aanzien van vervanging, vervreemding, overbrenging, openbaarheid, archiefverordening, bewaarplaats Belangrijke rol voor de gemeente- c.q. waterschapsarchivaris en met name diens inspecteurs: HORIZONTAAL TOEZICHT Provincie gaat ‘generiek’ toezicht uitoefenen: • door een provinciaal toezichthouder • functie van provinciaal archiefinspecteur verdwijnt
Resterend specifiek toezicht in de Archiefwet • Artikel 7: machtiging vervanging door GS (tot medio 2013) • Artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en 37.2 : melding van de Archiefverordeningen aan GS • Artikel 8: machtiging vervreemding door de minister • Artikel 13.3: machtiging opschorting overbrenging archieven ouder dan 20 jaar door GS • Artikel 15.4: beperking openbaarheid archieven ouder dan 75 jaar door GS
Wat gaat de provincie doen? • Uitkomsten horizontaal toezicht (KPI’s, jaarverslagen gemeentearchivaris) verzamelen • Berichten uit de media, van burgers registreren (zelf verzamelen) • Afspraken over de beschikbaarstelling van informatie door de onder toezicht gestelde overheid aan de controlerende/inspecterende overheid (informatiearrangementen) • Reality checks • Desnoods interveniëren via…
De Interventieladder Signaleren Opvragen en valideren Bepalen acties en termijnen Vooraankondiging interventie Besluit tot interventie met termijn Sanctie: schorsing/vernietiging besluit of indeplaatsstelling
Taakverwaarlozing Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een gevorderde beslissing neemt, een gevorderde handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand brengt 17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer • Achterstand bewerking/overbrenging • Ongeschikte archiefbewaarplaats • Niet aangepaste verordening
Hulpmiddelen vanuit Provincie • Advies • Kennisoverdracht • Hulpmiddelen: Beleidsregels Rekennorm Referentiekader
RODIN
Vervanging in de huishouding inspectie zuid-holland
Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer LANDELIJK OVERLEG VAN PROVINCIALE ARCHIEFINSPECTEURS RODIN WERKVERBAND GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIE

More Related Content

Vervanging in de huishouding inspectie zuid-holland

  • 1. Provinciale Archiefinspectie Zuid-Holland Regiobijeenkomst Dordrecht 29 november 2012 Vervanging in de huishouding
  • 2. Even voorstellen • Archiefinspectie Zuid-Holland: • Peter Diebels • E: pgm.diebels@pzh.nl • T: 0615964006
  • 3. Hoe is het nu …. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt (…), is een machtiging vereist van Onze minister dan wel (…) van Gedeputeerde Staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.
  • 4. Nu – 2 beleidsregels vervanging 1. Beleidsregel van het Rijk Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden 2. Provinciale Beleidsregels Beleidsregel vervanging Archiefbescheiden Provincie Zuid- Holland 2008
  • 5. Aanvraag machtiging Procedures
  • 7. Procedure aanvraag vervanging • Verkrijgen van een machtiging van minister van OC&W (via Nationaal Archief) of van Gedeputeerde Staten voor de te bewaren archiefbescheiden – tot in 2013 – In 2013: één landelijke set van regels • Verkrijgen van advies van de archiefinspectie/ eigen minister of gemeentearchivaris voor de te vernietigen archiefbescheiden
  • 8. Verkrijging Machtiging 1. Zorgdrager - Opstellen Handboek Vervanging 2. Zorgdrager / Extern bedrijf : – (laten) uitvoeren proefdigitalisering – Beperkte kwaliteitsproef om technische instellingen te testen en resultaten te matchen aan de eisen 3. Extern bedrijf - Kwaliteitscontrole resultaten proefdigitalisering
  • 9. Stappenplan (2) 4. Zorgdrager & Gedeputeerde staten: * Overleg over nadere invulling technische en procedurele eisen t.b.v. kwaliteitsborging. * Afspraken over toetsingsmomenten, etc. 5. Zorgdrager - Verkrijgt positief advies gemeentearchivaris en neemt conceptbesluit vervanging 6. Zorgdrager - Aanvraag algemene machtiging voor Vervanging bij Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland
  • 10. Stappenplan (3) 7. Gedeputeerde Staten beoordelen Handboek Vervanging • Toetsing handboek • Met Checklist uit Beleidsregel vervanging 8. Gedeputeerde Staten verlenen machtiging tot vervanging - na goedkeuring handboek 9. Zorgdrager - Bekendmaking besluit tot vervanging d.m.v. publicatie
  • 11. Procedure aanvraag machtiging Artikel 6 (Beleidsregel): 1. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek. 2. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen. 3. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.
  • 12. Verlening machtiging : • Geordende en toegankelijke staat gewaarborgd – inhoud, structuur en vorm bij ontstaan – tijdstip en taak of handeling – samenhang met andere ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. • Duidelijke beschrijving – procesmatige en technische inrichting – overeenkomen met de werkelijkheid • Kloppende technische specificaties
  • 13. Duur en beperkingen machtiging Rijk: • Geldt voor bescheiden ontvangen NA de machtiging en zaken, die nog niet zijn afgedaan – Aparte machtiging voor achteraf gedigitaliseerde documenten • maximaal 5 jaar na inwerkingtreding – daarna opnieuw een machtiging aanvragen Provincie: • Kan ook met terugwerkende kracht • geen beperking aan duur machtiging
  • 14. Uitzonderingen • Documenten die vanwege hun uitwendige vorm van belang zijn voor het cultureel erfgoed • Documenten met een symbolische waarde voor het cultureel erfgoed • Documenten waarvan de authenciteit of integriteit niet vast staat • Documenten die op grond van een wettelijke bepaling in de oorspronkelijke vorm bewaard dienen te worden
  • 15. Wie hebben al machtiging ? Gemeenten Rijk • Oss • Provincies • Deventer • DCMR – Flevoland • Westland – Overijssel • Putten • Oisterwijk – Zuid-Holland • Helmond • Diverse rijksorganen • Bergen op Zoom • Woerden • Woensdrecht
  • 16. Wijziging in 2013 Machtiging verdwijnt uit de Archiefwet Oorzaak: Wet revitalisering generiek toezicht > Machtiging is vorm van specifiek toezicht Gevolg: Eisen voor vervanging opgenomen in Archiefregeling Nieuwe regeling in de maak: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van [datum], nr. ..., tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging
  • 17. Nieuwe regels voor vervanging - inhoud Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan: • Reikwijdte van het vervangingsproces: • Opgave organisatieonderdelen en • Categorieën archiefbescheiden • Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur • Software en de gekozen instellingen; • Criteria voor de keuze voor kleur, grijswaarden of zwart/wit
  • 18. Nieuwe regels voor vervanging Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan: • Wijze waarop de reproductie tot stand komt: • formaten • bewerkingen • metagegevens • keuze voor reproductie per batch of per stuk; • Inrichting van controle op juiste en volledige weergave en herstel van fouten; • Proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; • Kwaliteitsprocedures
  • 19. Nieuwe regels Besluit zorgdrager: – Vastleggen en verantwoorden van procedure en keuzes ten aanzien van de techniek van vervanging – Voor reproducties gelden normen van Archiefbesluit en Archiefregeling qua duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat
  • 20. Nieuwe regels • Betrokkenheid van archivaris bij besluitvorming niet verplicht • Uitzonderingen niet benoemd • Toetsing achteraf!! • Voorlichtingsbrochure ? • Vaststelling? Tot die tijd blijft de huidige procedure van kracht
  • 22. Nieuwe rol archiefinspectie Bijdrage leveren aan herziening interbestuurlijk toezicht
  • 23. Wat verandert er nu voor u? Iedere overheid verantwoordelijk voor het eigen informatiebeheer. • rapporteren aan b&w / dagelijks bestuur • controle door raad / algemeen bestuur • eigen verantwoording ten aanzien van vervanging, vervreemding, overbrenging, openbaarheid, archiefverordening, bewaarplaats Belangrijke rol voor de gemeente- c.q. waterschapsarchivaris en met name diens inspecteurs: HORIZONTAAL TOEZICHT Provincie gaat ‘generiek’ toezicht uitoefenen: • door een provinciaal toezichthouder • functie van provinciaal archiefinspecteur verdwijnt
  • 24. Resterend specifiek toezicht in de Archiefwet • Artikel 7: machtiging vervanging door GS (tot medio 2013) • Artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en 37.2 : melding van de Archiefverordeningen aan GS • Artikel 8: machtiging vervreemding door de minister • Artikel 13.3: machtiging opschorting overbrenging archieven ouder dan 20 jaar door GS • Artikel 15.4: beperking openbaarheid archieven ouder dan 75 jaar door GS
  • 25. Wat gaat de provincie doen? • Uitkomsten horizontaal toezicht (KPI’s, jaarverslagen gemeentearchivaris) verzamelen • Berichten uit de media, van burgers registreren (zelf verzamelen) • Afspraken over de beschikbaarstelling van informatie door de onder toezicht gestelde overheid aan de controlerende/inspecterende overheid (informatiearrangementen) • Reality checks • Desnoods interveniëren via…
  • 26. De Interventieladder Signaleren Opvragen en valideren Bepalen acties en termijnen Vooraankondiging interventie Besluit tot interventie met termijn Sanctie: schorsing/vernietiging besluit of indeplaatsstelling
  • 27. Taakverwaarlozing Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een gevorderde beslissing neemt, een gevorderde handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand brengt 17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer • Achterstand bewerking/overbrenging • Ongeschikte archiefbewaarplaats • Niet aangepaste verordening
  • 28. Hulpmiddelen vanuit Provincie • Advies • Kennisoverdracht • Hulpmiddelen: Beleidsregels Rekennorm Referentiekader
  • 29. RODIN
  • 31. Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer LANDELIJK OVERLEG VAN PROVINCIALE ARCHIEFINSPECTEURS RODIN WERKVERBAND GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIE