ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

VidenDanmark seminar: Tine Weirsøe 310311

•
•
VidenDanmark
VidenDanmark

VidenDanmark seminar om Elektronisk Dokumenthåndtering og Enterprise Search Best Practice 2011. 31. marts 2011. Tine Weirsøe fra Scandinavian Information Audit fortæller om Dokumenthåndtering, Information Management og Records Management Aktuelle tendenser, krav og udfordringer.

1 of 9
31-03-2011 Dokumenthåndtering, Information Management og Records Management - Aktuelle tendenser, krav og udfordringer Tine Weirsøe, Scandinavian Information Audit 31. marts 2011 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Lidt om os… Scandinavian Information Audit • Vi er specialister i information governance, records management og håndtering af den forretningskritiske dokumentation: • Audits/revisioner eller udarbejdelse af en ”tilstandsrapporter” • Records retentionplaner • Records management i relation til e-discovery, legal holds, e-mail management, SOx, EuroSox, FDA/GXP, CSR, MiFID, Persondataloven m.m. • ”Tilskæring” af dokumenthåndteringsystemer • Kurser, undervisning og foredrag • Vores ramme er ISO 15489-familien, men vi har et pragmatisk forhold til standarder og bruger det bedste fra andre standarder • Vi er uafhængige af IT-leverandører og andre konsulenter, men vi har et godt netværk • Vi arbejder i Danmark, Norge, Sverige, Holland og USA • Vores kunder er regulerede virksomheder og organisationer indenfor: • Olie, gas, vind, energi • Medicinalindustrien, medikoteknik, biotek, fødevare • Byggeri og anlæg • Den finansielle sektor • Transport, shipping og luftfart • Den offentlige sektor • IT-branchen (software) • Advokater og revisorer • Intereseorganisationer 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 1
31-03-2011 Lidt om mig… Tine Weirsøe Baggrund • Executive MBA, CBS, 2002 • Lead auditor ISO 9001:2000 (ICRA) • Bibliotekar, sektion 2, Danmarks Biblioteksskole (forskningslinien) Erfaring • Mere end 25 års erfaring med records-, information og document management • 15 års erfaring med kvalitetssikring • 15 års ledelseserfaring – Siden 2004 Konsulent og ejer af Scandinavian Information Audit – 1994-2004 Novo Nordisk, Records Management Centre, afdelingsleder – 1993-1994 CBS, igangsættelse af informationsservices for private virksomheder – 1987-1992 Børsens Forlag, produktchef og afdelingsleder for Greens-redaktionen – 1984-1987 Industrifagene (nu fusioneret ind i Dansk Industri), data konsulent 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Information management Dokumenthåndtering Records Knowledge management management 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 2
31-03-2011 Scandinavian Information Audits information management begrebsmodel Information Management Records management Document management/ Knowledge management/ Dokumenthåndtering/ ESDH videndeling Rationale Bevis, baseret på lovgivning og Knowledge container Behovsbestemt forretningsbehov Værdi Statisk, historisk Genbrug Transparens, Viderebearbejdning videndeling Overblik og samling af sager Intern styring Information governance krav – Traditioner for journal Optimering og strømligning af politikker og procedurer Journalplaner ressourceforbrug. Sager og sagsbegrebet Værdi om videndeling Driver Brændende platforme eller Behov af have styr på dokumenter Vision om viden som ”blodet” i risikovurderinger og data. For offentlig sektor virksomheden. lovgivning og vision om papirløse organisationer ”Attitude” Gem kun det, der er Gem så meget som muligt – hellere Alle skal have nem adgang til alt forretningsmæssigt eller for meget end for lidt relevant –så få barrierer som regulatorisk behov for. muligt ”Når viden strømmer frit Udfør risikovurderinger og kasser understøttes innovation” så meget som muligt Traditionel dokumenthåndtering: •Ingen klassifikation af records, dokumenter, data og viden •Alt i ESDH •Alt har samme værdi – intet er mere forretningskritisk end andet 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Governance trends Indtil det 21. århundrede Det 21. århundrede •Topledelsens suveræne •Topledelsens troværdighed beslutninger •Strømlinet bogføring •”Kreativ” bogføring •Investorerne søger etik •Investorerne søger profit •Hemmeligholdelse •Transparens 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 3
31-03-2011 Eksempler på standarder for information- og records management International ISO 30300 Forskellige typer af ISO 15489 standarder: •Governance standarder EU •Tekniske standarder •Produktstandarder MoReq •Processtandarder Dublin Core •Andet? National Noark ISO 15489 (national) OIO 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Scandinavian Information Audits records management modenhedsmodel 2011. Finans/banker vs. medicinalindustrien vs. olie/gas/energy Risk evaluation Policy and Records RM systems/ Training Monitorering/ procedurs retention and archives auditering disposition Niveau 5 Fully implemented 2. generation RM Niveau 4 1. generation RM implemented Niveau 3 1. generation RM preparred Niveau 2 Need for RM partially acknowledged Niveau 1 Need for RM not acknowledged 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 4
31-03-2011 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 5
31-03-2011 Cases • BP – Mindre forkus på dokumentation efter en række gode år – RM politik, der ikke er monitoreret og vedligeholdt – Stor personaleomsætning – Parallelsystemer – Diasasterplaner, der ikke kunne findes hurtigt • TEPCO Tokyo Electric Power Company – Vedligeholdelsesplanerne kan ikke forelægges – ? – ? – ? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Ekstern lovgivning, der påvirker dokumenthåndtering, information- og records management National lovgivning, fx. International lovgivning, fx Standarder, fx. •Bogførings loven •SOX •ISO 9001 •Persondataloven •EuroSOX •ISO 14001 •Færselsloven •HIPAA •ISO 27000 •Produktansvarsloven •m.m. •Industristandarder •Arbejdsliljøloven •Lovgivning for •Produkt standarder import/eksport •Kemiske standarder •Selskabslovgivning •m.m. •m.m. Specielt for offentlig Branchelovgivning, fx forvaltning •Forvaltningsloven •Oliedirektivet •Offentlighedsloven •GXP Desuden •Arkivloven •Overenskomster •Brance kodex •CSR 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 6
31-03-2011 Krav og behov fra ledelsen, bestyrelsen og beslutningstagerne? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Krav og behov fra brugerne? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 7
31-03-2011 Krav og behov fra kunder og borgere 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Krav, behov og forventninger fra andre stakeholders? • Presse og medier • Naboer • Samarbejdspartnere • Leverandører • Andre? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 8
31-03-2011 WORKSHOP Aktuelle tendenser, krav og udfordringer Oplæg til diskussion ved hvert bord 1.Brugernes, ledelsens, bestyrelsens, kundernes og borgernes forventninger og krav. Dilemmaer – udfordringer – muligheder? 2. Teknologiens muligheder vs. governance og records management. Dilemmaer – udfordringer – muligheder? 3. Information management, dokumenthåndtering og records management i 2020 – hvordan ser fremtiden ud? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Kontaktinformation til Scandinavian Information Audit E-mail: tine@weirsoe.com Telefon: 70 23 14 04 Hjemmeside: www.information-audit.dk 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 9

More Related Content

VidenDanmark seminar: Tine Weirsøe 310311

  • 1. 31-03-2011 Dokumenthåndtering, Information Management og Records Management - Aktuelle tendenser, krav og udfordringer Tine Weirsøe, Scandinavian Information Audit 31. marts 2011 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Lidt om os… Scandinavian Information Audit • Vi er specialister i information governance, records management og håndtering af den forretningskritiske dokumentation: • Audits/revisioner eller udarbejdelse af en ”tilstandsrapporter” • Records retentionplaner • Records management i relation til e-discovery, legal holds, e-mail management, SOx, EuroSox, FDA/GXP, CSR, MiFID, Persondataloven m.m. • ”Tilskæring” af dokumenthåndteringsystemer • Kurser, undervisning og foredrag • Vores ramme er ISO 15489-familien, men vi har et pragmatisk forhold til standarder og bruger det bedste fra andre standarder • Vi er uafhængige af IT-leverandører og andre konsulenter, men vi har et godt netværk • Vi arbejder i Danmark, Norge, Sverige, Holland og USA • Vores kunder er regulerede virksomheder og organisationer indenfor: • Olie, gas, vind, energi • Medicinalindustrien, medikoteknik, biotek, fødevare • Byggeri og anlæg • Den finansielle sektor • Transport, shipping og luftfart • Den offentlige sektor • IT-branchen (software) • Advokater og revisorer • Intereseorganisationer 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 1
  • 2. 31-03-2011 Lidt om mig… Tine Weirsøe Baggrund • Executive MBA, CBS, 2002 • Lead auditor ISO 9001:2000 (ICRA) • Bibliotekar, sektion 2, Danmarks Biblioteksskole (forskningslinien) Erfaring • Mere end 25 års erfaring med records-, information og document management • 15 års erfaring med kvalitetssikring • 15 års ledelseserfaring – Siden 2004 Konsulent og ejer af Scandinavian Information Audit – 1994-2004 Novo Nordisk, Records Management Centre, afdelingsleder – 1993-1994 CBS, igangsættelse af informationsservices for private virksomheder – 1987-1992 Børsens Forlag, produktchef og afdelingsleder for Greens-redaktionen – 1984-1987 Industrifagene (nu fusioneret ind i Dansk Industri), data konsulent 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Information management Dokumenthåndtering Records Knowledge management management 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 2
  • 3. 31-03-2011 Scandinavian Information Audits information management begrebsmodel Information Management Records management Document management/ Knowledge management/ Dokumenthåndtering/ ESDH videndeling Rationale Bevis, baseret på lovgivning og Knowledge container Behovsbestemt forretningsbehov Værdi Statisk, historisk Genbrug Transparens, Viderebearbejdning videndeling Overblik og samling af sager Intern styring Information governance krav – Traditioner for journal Optimering og strømligning af politikker og procedurer Journalplaner ressourceforbrug. Sager og sagsbegrebet Værdi om videndeling Driver Brændende platforme eller Behov af have styr på dokumenter Vision om viden som ”blodet” i risikovurderinger og data. For offentlig sektor virksomheden. lovgivning og vision om papirløse organisationer ”Attitude” Gem kun det, der er Gem så meget som muligt – hellere Alle skal have nem adgang til alt forretningsmæssigt eller for meget end for lidt relevant –så få barrierer som regulatorisk behov for. muligt ”Når viden strømmer frit Udfør risikovurderinger og kasser understøttes innovation” så meget som muligt Traditionel dokumenthåndtering: •Ingen klassifikation af records, dokumenter, data og viden •Alt i ESDH •Alt har samme værdi – intet er mere forretningskritisk end andet 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Governance trends Indtil det 21. århundrede Det 21. århundrede •Topledelsens suveræne •Topledelsens troværdighed beslutninger •Strømlinet bogføring •”Kreativ” bogføring •Investorerne søger etik •Investorerne søger profit •Hemmeligholdelse •Transparens 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 3
  • 4. 31-03-2011 Eksempler på standarder for information- og records management International ISO 30300 Forskellige typer af ISO 15489 standarder: •Governance standarder EU •Tekniske standarder •Produktstandarder MoReq •Processtandarder Dublin Core •Andet? National Noark ISO 15489 (national) OIO 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Scandinavian Information Audits records management modenhedsmodel 2011. Finans/banker vs. medicinalindustrien vs. olie/gas/energy Risk evaluation Policy and Records RM systems/ Training Monitorering/ procedurs retention and archives auditering disposition Niveau 5 Fully implemented 2. generation RM Niveau 4 1. generation RM implemented Niveau 3 1. generation RM preparred Niveau 2 Need for RM partially acknowledged Niveau 1 Need for RM not acknowledged 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 4
  • 5. 31-03-2011 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 5
  • 6. 31-03-2011 Cases • BP – Mindre forkus på dokumentation efter en række gode år – RM politik, der ikke er monitoreret og vedligeholdt – Stor personaleomsætning – Parallelsystemer – Diasasterplaner, der ikke kunne findes hurtigt • TEPCO Tokyo Electric Power Company – Vedligeholdelsesplanerne kan ikke forelægges – ? – ? – ? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Ekstern lovgivning, der påvirker dokumenthåndtering, information- og records management National lovgivning, fx. International lovgivning, fx Standarder, fx. •Bogførings loven •SOX •ISO 9001 •Persondataloven •EuroSOX •ISO 14001 •Færselsloven •HIPAA •ISO 27000 •Produktansvarsloven •m.m. •Industristandarder •Arbejdsliljøloven •Lovgivning for •Produkt standarder import/eksport •Kemiske standarder •Selskabslovgivning •m.m. •m.m. Specielt for offentlig Branchelovgivning, fx forvaltning •Forvaltningsloven •Oliedirektivet •Offentlighedsloven •GXP Desuden •Arkivloven •Overenskomster •Brance kodex •CSR 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 6
  • 7. 31-03-2011 Krav og behov fra ledelsen, bestyrelsen og beslutningstagerne? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Krav og behov fra brugerne? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 7
  • 8. 31-03-2011 Krav og behov fra kunder og borgere 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Krav, behov og forventninger fra andre stakeholders? • Presse og medier • Naboer • Samarbejdspartnere • Leverandører • Andre? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 8
  • 9. 31-03-2011 WORKSHOP Aktuelle tendenser, krav og udfordringer Oplæg til diskussion ved hvert bord 1.Brugernes, ledelsens, bestyrelsens, kundernes og borgernes forventninger og krav. Dilemmaer – udfordringer – muligheder? 2. Teknologiens muligheder vs. governance og records management. Dilemmaer – udfordringer – muligheder? 3. Information management, dokumenthåndtering og records management i 2020 – hvordan ser fremtiden ud? 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk Kontaktinformation til Scandinavian Information Audit E-mail: tine@weirsoe.com Telefon: 70 23 14 04 Hjemmeside: www.information-audit.dk 31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk 9