White paper nieuwe software
- 1. Zonder problemen een nieuw financieel of logistiek softwarepakket De aanschaf van een financieel softwarepakket voor uw onderneming is meestal meer dan even een ‘pakketje’ kopen. Hoewel zo’n aanpak in sommige gevallen werkt, bestaat het risico dat u zich een tijdrovende klus op de hals haalt vol ergernissen en frustraties. Uit recent onderzoek is gebleken dat 60% van de ICT-projecten mislukt. In dit artikel leest u hoe het anders kan en welke aspecten uw aandacht verdienen voordat u nieuwe software aanschaft en in gebruik neemt. Kiest u software op basis van “een tip van een bekende”? De aanschaf van een nieuw financieel softwarepakket lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. Met financieel softwarepakket bedoelen we: software ter ondersteuning van de financiële en logistieke processen van uw onderneming. In veel gevallen kiezen ondernemers zo’n pakket op basis van een tip van een bevriend ondernemer. Maar men oriënteert zich ook via internet, of bij de bestaande IT-leverancier. Met de handleiding in de hand wordt de administratie vervolgens ingericht en wordt daarna begonnen met het voeren van de administratie. De hier geschetste aanpak leidt vaak tot problemen. Regelmatig worden externen ingeschakeld als ‘troubleshooter’. Als dat het geval is, is er vaak al behoorlijk wat mis: de administratie is niet goed ingericht, de gebruikers kunnen niet met het pakket overweg, het pakket voldoet niet aan de wensen omdat functionaliteit ontbreekt, etc. Het herstel van dergelijke euvels kost tijd en geld. Dat is jammer, temeer omdat het met een betere voorbereiding van de aanschaf van de software nooit zover had hoeven komen. Waarom nieuwe software nodig is Er zijn diverse redenen waarom organisaties op zoek gaan naar nieuwe software. Wat veel voorkomt, is dat door nieuwe besturingssystemen of hardware de bestaande software niet meer aansluit op de technische infrastructuur. Ook komt het voor dat de leverancier stopt met de ondersteuning van de software. Dit zijn externe factoren. Zeker zo belangrijk zijn de interne factoren. Past de software nog wel bij de bedrijfsvoering? Organisaties veranderen door de jaren heen, nieuwe bedrijfsactiviteiten en doelstellingen worden ontplooid, bestaande bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd en de organisatiestructuur verandert. Een pakket dat niet (meer) past bij de organisatie leidt tot tijdverlies in de dagelijkse werkzaamheden. Dit komt doordat informatie in diverse (Excel) systemen wordt vastgelegd, doordat overzichten handmatig uit diverse systemen moeten worden gegenereerd, of doordat er fouten ontstaan door het gebruik van spreadsheets. Nieuw pakket kiezen Bij het kiezen (selecteren) van een nieuw pakket, is het van belang om rekening te houden met bovengenoemde interne en externe factoren. De wijze waarop dit gebeurt, is afhankelijk van de omvang van de organisatie en de complexiteit van het bedrijfsproces en de Zonder problemen een nieuw financieel of logistiek softwarepakket 1
- 2. boekhouding. In bepaalde gevallen kan worden volstaan met een lijstje van hoofdfuncties die men in het pakket zoekt. In complexe situaties zal dit niet voldoende zijn en zal een gedetailleerde lijst met eisen en wensen moeten worden gemaakt, indien nodig aangevuld met een procesbeschrijving. Pas als er een duidelijk beeld bestaat van de wijze waarop het pakket de bedrijfsvoering en de bedrijfsdoelstellingen moet ondersteunen, kan gezocht worden naar een passend softwarepakket. U kunt hiervoor aankloppen bij uw huidige softwaredealer. Het verdient echter de aanbeveling om meer dan één oplossing te bekijken. De markt voor (mkb-) software biedt veel oplossingen. Pakketten verschillen op het gebied van functionaliteit, prijs en systeemeisen. Het ene pakket biedt bijvoorbeeld standaard een bepaalde functionaliteit die een ander pakket niet heeft, of die als extra module moet worden aangeschaft. Ook de toekomstverwachtingen zijn van belang bij de keuze van nieuwe software. Bent u bijvoorbeeld van plan om in de nabije toekomst een webshop te beginnen of een voorraadadministratie? Dan is het verstandig om daar van tevoren rekening mee te houden en een pakket te kiezen dat dit te zijner tijd kan ondersteunen. In gebruik nemen Met de aanschaf van het pakket bent u er nog niet. Naast de technische installatie zal bijvoorbeeld ook de administratie ingericht moeten worden. Dit kan op verschillende manieren gebeuren, afhankelijk van de pakketkeuze, wensen en het budget. Uiteraard dient de inrichting naadloos aan te sluiten bij uw bedrijfsvoering. Cruciaal voor het in gebruik nemen (implementatie) van het pakket is ook de opleiding. Om goed met een nieuw pakket te kunnen werken, is het van belang dat medewerkers over voldoende kennis beschikken. Vergelijken aanbiedingen Er zijn tal van softwaredealers die u graag ondersteunen bij het kiezen en implementeren van een nieuw softwarepakket voor uw financiële administratie. Als u in zee gaat met een softwaredealer, dan is het wel belangrijk te weten dat deze vaak slechts één softwarepakket ondersteunt. Zo’n softwaredealer zal doorgaans proberen zijn pakket hoe dan ook aan u te verkopen. Dit is natuurlijk niet in uw belang. Het is beter om de aanbiedingen van verschillende dealers te verzamelen en te vergelijken. Dit kost u wel meer tijd, maar komt de kwaliteit van uw uiteindelijke keuze ten goede. Onafhankelijke ondersteuning Voor goede financiële softwarepakketten en het implementeren daarvan, kunt ook terecht bij een extern adviseur. Deze kent de softwaremarkt en heeft ervaring met selectie- en implementatietrajecten. BDO IT Auditors & Consultants is implementatiepartner van vier verschillende financiële softwarepakketten voor de boekhouding, de projectadministratie en de logistieke processen. Deze applicaties zijn geschikt voor organisaties van één tot ongeveer vijftig werkplekken. BDO kan u deskundig adviseren over deze en andere pakketten. BDO CampsObers IT Auditors & Consultants B.V. is implementatiepartner van ! BDO Online Boekhouden powered by Twinfield; ! iMuis; ! Quadrant KING; ! SAP Business One. BDO CampsObers IT Auditors & Consultants B.V. Wij zijn gevestigd in Amstelveen, Arnhem, Hoorn, Rotterdam en Tilburg. U kunt ons bereiken via het centrale secretariaat: Telefoon 0229 - 259 888 Fax 0229 - 245 178 Internet _www.bdo.nl/it E-mail it-consultancy-info@bdo.nl Zonder problemen een nieuw financieel of logistiek softwarepakket 2