2. eDocument signat - implicacions
Expedient Electrònic No Normalitzat
Utilitats per a gestionar eDocuments
Exemples eines per a gestió de eDocuments
Com demano una signatura a un tercer?
Com gestiono el meu portasignatures?
Com registro i notifico un eDocument?
Conservació – arxiu ٰòԾ
Transferència del expedient al arxiu
Gestió del arxiu
Administració del arxiu
arxiu vs gestió documental (alFresco)
Índex
3. Des del moment en el que es fa servir signatura ٰòԾa, es necessari plantejar-se com
gestionar els documents que, un cop signats, passen a tenir entitat jurídica:
Com registro els documents de sortida?
Com els notifico? I si ho haig de fer en paper?
Com gestiono el seu accés i la seva conservació?
Com gestiono la relació entre documents ٰòԾs i documents en paper?
etc.
eDocument signat - implicacions
No es suficient amb tenir eines de signatura, encara que tampoc es
necessari tenir un sistema de gestió d’expedients amb tots el procediments
normalitzats amb fluxes i plantilles...
4. Repositori centralitzat i ordenat de documents, organitzat per expedients. Un expedient està
caracteritzat per un codi, unes dades de caràtula i un conjunt de documents.
Expedient Electrònic No Normalitzat
eDocument signat - implicacions
Documents organitzats
Caràtula
5. Gràcies a definir aquest context, l’usuari disposa d’un conjunt d’utilitats per tal de
gestionar els documents ( i expedients) ٰòԾs:
Registre Entrada – accés als documents que passen per registre, per tal de crear
expedients o incorporar-los a un ja creat.
Gestió d’encàrrecs – demanar tasques a tercers (elaborar un document, signar, etc.) i
poder fer seguiment de què s’ha demanat, quan i a qui.
Portasignatures – gestió del cicle de vida de la signatura de forma automatitzada.
Carpeta ciutadana – sol·licituds, registre telemàtic, publicació d’informació, etc.
Gestió de propostes – gestió integral e integrada de la fase de resolució.
Registre de sortida – registre de sortida amb un clic, amb segell ٰòԾ.
Notificacions telemàtiques – notificacions amb un clic, amb gestió del estat.
Arxiu ٰòԾ – Conservació i gestió dels expedients i documents fent servir quadres de
classificació, taules d’avaluació, unitats documentals, transferències, etc. Es a dir, traslladar al
mon digital dels conceptes que actualment fan servir els arxivers.
eDocument signat - implicacions
8. Alfresco es una bona base de dades documental, però no disposa dels elements
d’aplicació final per tal de gestionar un arxiu:
Gestió de fons, arxius, quadres de classificació, taules de avaluació, unitats
documentals, series, transferències, purga, etc. Es a dir, tots aquells elements que fan
servir els arxivers i que no es propi d’un gestor documental, però si d’un arxiu.
Consolidació: relacionar documentació paper amb expedients ٰòԾs. No tots els
documents d’un expedient estaran en ٰòԾ ...
Transferències: Mantenir diferents arxius allotjats físicament en servidors diferents (arxiu
corrent i arxiu històric, per exemple) i transferir documents d’uns als altres.
Formularis de descripció: Creació visual de formularis de descripció arxivística, sèries,
unitats documentals, etc. sense necessitat definir XMLs.
Finalitats d'accés: Gestió de finalitats d’accés, en documents d’alta confidencialitat.
Arxiu amb Alfresco
Tecsidel eArxiu fa servir Alfresco com a Base de Dades Documental, però
es necessari crear una capa d’aplicació que tingui funcionalitats de arxiu
