�ݺ�ߣ

YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI EĞİTİMİ NİLGÜN ÖZKAN

GÖRÜRSEM HATIRLARIM DUYARSAM UNUTURUM YAPARSAM ÖĞRENİRİM ÇİN ATASÖZÜ

“ �ѷ��İ �ҷ��䷡Ğİ��İ��”

ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ ÖZELLİKLERİ-1 Etkili İletişim Tekniklerini Bilmek ve Kullanmak Özgüven sahibi olmak Kendini Tanımak ve Güvenilir Olmak İyi Planlayıcı Olmak Mesleğini Sevmek Değişimi Takip Etmek

ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ ÖZELLİKLERİ-2 Organizasyon yeteneğini geliştirmek Sır saklamak, gizliliğe önem vermek İş ilişkileri ile özel hayatını ayırmak Yaratıcı olmak Nezaket ve görgü kurallarına uyarak diğer insanlara örnek olmak Zamanını etkin kullanabilmek

ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ ÖZELLİKLERİ-3 Mizah yeteneğini kullanabilmek İş saatlerine uymak Sorumluluk duygusu taşımak Gerektiğinde politik olmak Dosyalama sistemine hakim olmak Yazılı iletişimin kurallarını bilmek

Dedikodulara meydan vermemek Temiz ve bakımlı olmak, uyumlu giyinmek, dış görünümüne özen göstermek Paylaşımcı olmak ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ ÖZELLİKLERİ-4

GÜLÜMSEMEK BUMERANG GİBİDİR; KARŞILIĞINI ANINDA ALIRSINIZ.

G üven Ü slup L ütfen Ü retken Çözümler M emnun S aygı E mpati

BİR MIH YÜZÜNDEN BİR NAL KAYBEDİLİR. BİR NAL YÜZÜNDEN BİR AT KAYBEDİLİR. BİR AT YÜZÜNDEN BİR ASKER KAYBEDİLİR. BİR ASKER YÜZÜNDEN BİR SAVAŞ KAYBEDİLİR.

SAĞLIKLI İÇ İLETİŞİM K endinize şöyle söylemeye başlayın: Ben güzel ve sevgiye layığım. Ben sevecen ve şefkatliyim ve başkalarıyla paylaşacak çok şeyim var. Ben yetenekli, zeki ve yaratıcıyım. Gün geçtikçe daha çekici hale geliyorum. Başkalarına sunacak birçok şeyim var ve bunu herkes kabul ediyor. Bu dünyayı seviyorum, dünya da beni seviyor. Mutlu ve başarılı olmaya hazırım.

İLETİŞİM Kişilerin Birbirlerine Bilinçli veya Bilinçsiz Olarak İletmek İstedikleri Duygu ve Düşüncelerdir.

İLETİŞİM İletişiminizin ilk dakikasına önem verin. Birbirimizle ilgili pek çok kararda ilk temas, ilk izlenim değişmesi zor izler bırakır. İletişim bir bilgi alışverişi değildir. Verilen bilgiyi etkileyen duygu ve davranışın oluşturduğu farklı bir bütündür. İletişim kişiye değil, kişiyle yapılır, paylaşım gerektirir. İletişim sözel ve sözsüz iletişim işaretleriyle bir bütündür.

İLETİŞİMİ NELER YÖNLEDİRİR ? Zihinsel yapı Düşünce sitili Geleneksel, kalıplaşmış Çağdaş, gelişmiş Yorumlama

BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL KOŞULLARI-1 İletişimde Temel Öğe “Kabul Etme” dir. Karşımızdaki Kişilere Saygı Duymak Gerçekçi ve Doğal Davranmak Empati Kurmak 5 N Kullanmak Ne-Ne Zaman-Nerede-Nasıl-Niçin

Algı İnsanların Neyi nasıl algıladıkları Geçmiş yaşantılarına bağlıdır. Görüntüler, Şekiller, Büyüklük – Küçüklük, Sertlik – Y umuşaklık, Kokular, Desenler, Mesafeler farklı algılanabilir.

Empati-Duygudaşlık Bir konuya karşınızdaki kişinin penceresinden bakarak,Onun ne duyduğunu,ne hissettiğini, niçin öyle davrandığını, düşündüğünü anlayabilme becerisidir. İnsanları değerlendirirken kendinizi o kişinin yerine, konumuna, düşüncesine, mevkisine,becerilerine, yaşına, cinsiyetine vb. donanımlarına kimliğine göre değerlendirmeye çalışınız.

BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL KOŞULLARI-2 İfade Ben dili Beden dili Ses kullanımı Çevre Boy farkı Diksiyon faktörlerini kapsar.

İletişimde “Sen” Mesajı Yerine “Ben” Mesajı Verin ! Ben Dili “Yükümlülük İletileri” Olarak Adlandırılır ve Etkin Bir Yüzleşme İçin Üç Önemli Noktayı İçerir. Kişinin Davranışını Değiştirme Olasılığı Yüksektir Kişi İle İlgili Çok Az Olumsuz Değerlendirme İçerir İletişimi Zedelemez

Beden Dili Beden duruşu Mimikler Başın kullanımı Oturmak için seçilen yer Giyim, makyaj Jestler Göz teması Ayakların kullanımı Oturma biçimi Mesafe Kullanılan aksesuarlar

Ses Kullanımı-Konuşma Sesin tutumu,duygu,düşünce ve psikolojik durumu yansıtır. Ses Hacmi Tonlama Lehçe Hız Ses perdesi Kalite sesli anlatımın unsurlarıdır.

Ses Kullanımı-Konuşma-1 Çok yüksek ve alçak ses tonu kullanmayın Şiveniz düzgün olmalı,Gramer ve kelime bilginiz yeterli olmalı Konuyu dağıtmayın Çok hızlı konuşmayın Argo kelimeler kullanmayın yok ya ,hadi be Dinlemeyi bilin Ne söyleyeceğinizi planlayın Konuşulacak konu ile ilgili araştırma yapın Soru ve cevaplara hazır olun

Konuşmacı sesini konuştuğu alanın büyüklüğüne göre ayarlamalı Konuşurken göz teması kurulmalı Öfke, heyecan, endişe, korku gibi duygulara hakim olmalı, sesine yansıtmamalıdır. Beden dilini doğru kullanarak konunun anlamını güçlendirmelidir. Sorular dikkatle dinlenmeli ve yanıtlanmalı Dinleyicilere önem verilmeli ve bu duygu hissettirilmeli. Ses Kullanımı-Konuşma-2

Dinleme Takip ettiğini belirtmek İletişim engeli yok Sessizlik Aktif dinlemek Gözler Empati Hemen çözüm getirmek faaliyetlerinin kapsar. BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL KOŞULLARI - 3

Kendinizi Etkin Dinletme Ses tonunuzu ayarlayın İlgili olduğunuzu belirtin Göz teması kurun Konuşurken sözlerinize ara verin Konuşmalarınızı özetleyin

İyi Bir Dinleyici Olmanın Getirdikleri Diğer insanların güvenini kazanmak Özdenetimin gelişmesi İyi bir iletişimci olmak İnsanları tanımak Sevgi, saygı, yakınlık bağlarının pekişmesi Çatışmaların önlenmesi Saldırganlık, öfke, kızgınlık duygularının duyulmaması Kişisel gelişim ve olgunlaşma.

SÖZSÜZ İLETİŞİM Beden Dili, Yakınlaşma ve Ayak Uydurma Ses tonu ve vurgulama Konuşma sürati Nefes alıp verme Duruş biçimi Yüz ifadesi Göz teması ve hareketleri, Göz bebeklerinin büyüklüğü İki kişi arasındaki mesafe,Mimik, hareketler Kıyafet tarzı Statü sembolleri Kelime seçimi, mesleki terimler

NASIL İLETİŞİM KURARIZ ? Aşağıda verilen özellikler açısından baktığınızda karşısındaki kişi üzerinde ne kadar etki bıraktığınızı kendi kendinize sorun. Söylediğiniz kelimeler Bunları söyleme biçiminiz, Örn: ses tonu, hızı v.s. Beden diliniz. Bu oranları tahminen hesaplayıp aşağıdaki grafiği tamamlayın. Söyleyiş tarzı Kelimeler Beden dili

İNSANLARIN YÜZYÜZE KURDUKLARI İLİŞKİLERDE ; Kelimeler % 10 Ses tonu % 30 Beden dili % 60 önem taşır.

İNSANLAR SÖYLEDİKLERİMİZDEN ÇOK DAVRANIŞLARIMIZI GÖZLERLER

POWER TALKING KAZANANLARIN DİLİ Pozitif düşüncenin sözcüklerle geliştirilmesi. Deniyorum Başaramam KULLANMAYIN Yapamıyorum Yaparım Yapacağım KULLANIN Elimden gelenin en iyisini sağlayacağım

Konuşmayın Konuşun Pek iyi sayılmam İlerleme gösterdim Şanslıyım İyi Çalıştım Genel olarak şöyle Benim fikrime göre düşünüyorum Ses tonu, İkna yolu, Göz kontağı, Konuşurken sözlerinize ara verin 3’e kadar sayın. En önemlisini daima en sona saklayın. POWER TALKING KAZANANLARIN DİLİ

MASKE İnsanlar diğer insanlarla olan ilişkilerinde kendisini ele vermemek için maske kullanırlar. Kaliteli İnsan; Maskelere İhtiyacı Olmayan, Doğal, Bilgili, İnançlı ve Güvenilir Bir İnsandır.

İMAJ İnsanların duygularını tutarlı ve uygun bir biçimde yansıtmasıdır. Kişinin iletişim aracıdır Yeteneğinin bir parçasıdır Kim olduğunuzu, ne yaptığınızı, işin ne kadar uzmanı olduğunuzu anlatan reklam panosu gibidir.

İMAJ NASIL OLMALI ? Mesleki veya kişisel olsun, imajınız gerçekte kim olduğunuzu yansıtmalıdır. İmajınız duruma, çevreye ve bulunduğunuz kültüre uygun olmalıdır.

�ѷ��İ İMAJ Her Mesleğin ayrı bir imajı vardır. Ortamlar Farklıdır. Eğitimler Farklıdır. Gelir Düzeyleri ve Durumlar Farklıdır. Yapılan İş Farklıdır. Coğrafik Durum Farklıdır.

BAŞARI İÇİN GİYİM - 1 Olumlu Giyim Tarzı Klasik takım elbise ve/veya tayyör giyilmeli Gri ve lacivert tonları, beyaz veya çizgili gömlekler tercih edilmelidir. Kaliteli bir kalem, takım elbiseye uygun küçük metal tokalı kemer ve saatler tercih edilmelidir.

BAŞARI İÇİN GİYİM - 2 Olumlu Giyim Tarzı Siyah ve bağcıklı ayakkabılar (temiz ve boyalı) ayakkabılar tercih edilmelidir. Çoraplar koyu renk olmalı ve bacağı kapatmalıdır. Derli ve toplu abartısız bir evrak çantası veya portföy tercih edilmelidir.

BAŞARI İÇİN GİYİM - 3 Olumsuz Giyim Tarzı Kırışık, buruşuk, sökük, ipleri sarkan giysiler veya dekolte ve cavcavlı kıyafetlerin giyinilmesinden kaçınılmalıdır. Saçlara özen gösterilmeli, lekeli giysiler, çamurlu ayakkabılar, kaçık çoraplar giyilmemelidir. Ağır kokulu parfümler ve losyonlar sürülmemelidir.

İNSANLAR KIYAFETLERİYLE KARŞILANIR DAVRANIŞLARIYLA UĞURLANIRLAR .

İLETİŞİMDE VERİCİDEN KAYNAKLANAN HATALAR -1 Yeterli bilginin gelmeyişi Açık, net, yalın bir ifadenin kullanılmaması Konuya hazırlıklı olmama Hızlı konuşarak dinleyicinin dikkatini dağıtma Beden dilini yanlış, yetersiz yada abartılı kullanma Yüksek yada çok düşük ses tonu ile konuşma Soyutlamaları çok fazla kullanma Dinleyiciye küçümseyici tavır takınma Kişi veya grup yapısını ölçmeme Konudan sapmalar gösterme Alıcının hislerine kulak vermeme Kelime hazinesinin yetersizliği

İLETİŞİMDE VERİCİDEN KAYNAKLANAN HATALAR -2 Kelimeleri yanlış kullanma Gereksiz yabancı kelimelere yer verme Vurgulamanın yetersiz olması İmlanın yetersizliği Monoton ifade kullanma Gereksiz açıklamalarda bulunma Tekrarların çok fazla olması Tiklerin olması Dinleyiciye saygı duymama Fazla detaya inme Benzetmeleri yerine oturtamama

İLETİŞİMDE ALICIDAN KAYNAKLANAN HATALAR Yorumlamama Ön yargılara uygun haber alma eğilimi Seçicilik özelliği Etkin dinlememe Şartlanmalar “ Evet efendim”cilik Soru sormama

İNSANLARLA İLİŞKİLERİ KOLAYLAŞTIRAN DAVRANIŞLAR Kollarınızı bağlamadan, ayak ayak üstüne atmadan elleriniz açık olarak öne doğru eğilin. Karşınızdaki insanın yüzüne, onunla ilişkide olduğunuz sürenin % 60’ı kadar veya daha fazla bir süre bakın. Karşınızdaki konuşurken, “evet”, “anlıyorum”, “ya demek öyle”, “gerçekten mi?” gibi, onu dinlediğinizi belirten sesler çıkartın. Gülün. İlişkide olduğunuz insanın yanına oturun, bu mümkün değilse, 90 derecelik bir açıyla oturun. Konuştuğunuz kişinin adını ilişkinin başlangıcında kullanın. İlişkide olduğunuz kişiye açık sorular sorun.

“Herkesin Bir Davranış Kalıbı, Bir de Baskı Altındayken Kullandığı Yedek Davranış Kalıbı Vardır.” “Zor İnsanlar Kendi İhtiyaçlarını ve Kendi Amaçlarını Gerçekleştirmeye Çalıştıkları İçin Başkalarına Zor Gelen Davranışları Sergilerler.” ZOR İNSANLARLA BAŞ EDEBİLME YÖNTEMLERİ -1

Zor İnsanların Amaç ve İhtiyaçlarının Ne Olduğunu Bildiğimiz Taktirde Onların Davranışlarını Değiştirmelerini Sağlamak Üzere Bunlardan Yararlanabiliriz. Zor İnsanlarla Baş Edebilmede Kullanılacak Yöntem; “ Gözlem ve Dinleme ”dir. ZOR İNSANLARLA BAŞ EDEBİLME YÖNTEMLERİ - 2

Karşı Görüşlere Değer Verin İnsanların İnançlarıyla Gurur Duyduklarını Unutmayın Kırıcı Olmayın, Zorlamayın ve Yol Gösterin Sabırlı Olun ZOR İNSANLARI YÖNETİRKEN

TELEFONDA İLETİŞİM Etkin ve Başarılı Bir Telefon Görüşmesi Dinlemeye ve Soru Sormaya Bağlıdır.

YAZMALI MI, TELEFON MU ETMELİ ? - 1 Önemli bir bilgi aktarmak gerektiğinde, Daha resmi olmak için, Yazılı bir belge gerektiğinde, Özellikle bir kişinin başarısını takdir ederken, Herhangi bir durum ya da sorunla ilgili olarak fazla sayıda doküman eklemek gerektiğinde, Telefonla saptanmış bir toplantının yer, saat ve tarihi gerekli ise … YAZIN !

YAZMALI MI, TELEFON MU ETMELİ ? - 2 Çok acele bir bilgi almanız gerektiğinde, Sürüncemede kalmış bir konuyu takip ederken, Kısa bir soru ile bilgi almak gerektiğinde, Kişilerin konu ile ilgili düşünce ve önerilerini hemen öğrenmek gerektiğinde… TELEFON EDİN !

TELEFONLA GÖRÜŞÜRKEN … Tane tane, doğrudan ahizeye konuşun, anlaşılırlığınızı kontrol edin Sıcak davranın. Sesinizin hoş ve cana yakın, zorlama ve mekanik değil doğal olmalıdır. Kelimelerin altını çizmek için sesinizi kullanın. Duruşunuz konuşmanızı etkiler, dik oturun. Aktif olarak dinleyin. Geri besleme verin. Soru sorun, Not tutun. Dikkatinizi dağıtmayın, Arama sebebinizi unutmayın.

MESAJ ALIRKEN… Arayanın adı, firması, telefon numarası, ne zaman bağlantı kurulabileceği ve arama sebebi/mesaj konusunda detaylı bilgi alın. Aldığınız bilgileri telefonu kapatmadan önce tekrarlayın. Sözcüklerin yazılışına özellikle dikkat edin.

TELEFON BAĞLARKEN… 2 . ADIM Telefonu bağlayacağınız kişiye arayanın durumunu anlatın. Arayana onu durumdan haberdar olan başka birine bağlayacağınızı açıklayın. Hattın kesilme ihtimaline karşı arayana bağladığınız kişinin adını, dahili numarasını verin ve telefonu bağlayın. TELEFON BAĞLARKEN… 1 . ADIM Arayana görüşmesi gereken kişinin adını verin ve bu kişinin müsait olup olmadığını araştırın. Arayana ne yapacağınızı açıklayın. Arayana ne ile karşılaşacağını açıklayın. Bunun ne kadar süreceğini gerçekçi bir biçimde açıklayın

TELEFON SİZE DEĞİLSE … YAP’LAR ; Arayanın neden aradığını öğrenin. Kimi aradığını öğrenin ve onun müsait olup olmadığını araştırın. Mümkünse, telefonu ilgili yere bağlayın. Sorumluluk alın.

TELEFON SİZE DEĞİLSE … YAPMA’LAR ; “Yanlış departmanı bağlamışlar.” “Yanlış departmanı aramışsınız.” “Burada yok. Daha sonra arayın.” “Ben burada yeniyim; tanımıyorum.”

TELEFON GÖRÜŞMESİNDEN SONRA … Bir sonraki adımınızı belirlemek üzere notlarınızdan yararlanın. Notlarınızı saklayacaksanız genişletip daha anlaşılır hale getirin. Gerekli adımları atın.

UNUTULMASI GEREKENLER KULLANILMASI GEREKENLER TELEFON KONUŞMALARI - 1 -Şu anda bir telefon görüşmesi yapıyor. Beklemek ister misiniz? - Hattı meşgul, daha sonra arayın. - Kendisi şu anda şirket dışındalar. Ben. asistanıyım, mesajınız varsa alabilirim -Şu an dışarıda, daha sonra tekrar arayın. - Sizi hemen aktarıyorum. - Ayrılmayın, bağlıyorum. - Sizi biraz bekletebilir miyim? Bekleyin lütfen.- Bir dakika - Bir saniye - Bekletiyorum -Evet - Anlıyorum - Tabii - Hı-hı hı-hı hı-hım - İsminizi alabilir miyim? - Kimin aradığını öğrenebilir miyim? - Kim arıyor? - İyi günler, ....... Ben........ Size nasıl yardımcı olabilirim? - Alo, Efendim

TELEFON KONUŞMALARI - 2 UNUTULMASI GEREKENLER KULLANILMASI GEREKENLER - Rica ederim. İyi günler. - Bir ş ey değil. İyi günler. - Evet Filiz Han ı m. . . - Evet han ı mefendi. .. -Telefon numaranızı alabilir miyim? -Numaranızı verin. Numaranız? - Mesajınızı kendisine mutlaka ileteceğim -Ben notunuzu masasına bırakacağım - Suat Bey henüz gelmedi. Yarım saate kadar gelir sanıyorum. - Suat Bey daha gelmedi, ne zaman geleceğini de bilmiyorum. Nereden arıyordunuz?- Şirket adını alabilir miyim? Yirmi saniyelik bekleme süresinden sonra... - Beklettiğim için özür dilerim. Görüşmesi halen devam ediyor. Bekleyebilir misiniz? Ya da dilerseniz biz sizi daha sonra arayalım. Bir dakikalık bekleme süresinden sonra... - Hala meşgul. Bekliyor musunuz?

YÖNETİCİ İLE BİRLİKTE ÇALIŞMA Yönetici Asistanından Neler Bekler ? Yöneticiye Nasıl Destek Verilir ? Yöneticinin Yönetiminde Asistanın Rolü ve Görevleri Nelerdir ? Yöneticinizi Nasıl Daha Başarılı ve Etkin Hale Getirebilirsiniz ? Yöneticinin İlişkilerinde Asistanın Yeri ve Görevleri

Organizasyon Yapısı Çatışma Analizi Toplantı Yönetimi Yöneticilerin Streslerini Yöneticilerinin Zamanlarını Yönetmedeki Beklentilerini ve Yöneticisinin Dahi Göz Ardı Edebileceği Teknikleri Bilmesi Gereklidir. YUKARIDAKİ ETKİNLİKLERİ SAĞLAYABİLMEK İÇİN ASİSTANIN

Organizasyon Yapısı Organizasyon belirli amaçları gerçekleştirmek üzere maddi ve beşeri unsurların düzenlenme biçimini gösterir. ORGANİZASYON ŞEMASI NEYİ GÖSTERİR? İşlerin nasıl gruplandığını Kimin kime karşı sorumlu olduğunu Mevki ve unvanları Personelin organizasyondaki yerini

Çatışma Analizi Nedenleri saptamak, Tüm olumsuz tepkileri açığa çıkarmak, Zıt görüşlerin anlatılmasını sağlamak, Sorunların ne derece anlaşıldığını derecelendirmek, Tartışma ortamı yaratmak, insanları susturmamak, Sorun ve çatışma noktalarında dikkatleri yoğunlaştırmak. Konuyu dağıtmamak, Geri besleme elde etmek, Mutabakat noktalarını saptamak.

TOPLANTI YÖNETİMİ Her türlü teknolojik ve ekonomik gelişmeye rağmen pek çok kurum etkin ve verimli toplantılar yapmaktan uzaktır. Doğru zaman, doğru insan, doğru konular seçilmeden gerçekleştirilen toplantılar emek, iş gücü, zaman kaybına sebep olmaktadır. TOPLANTI YÖNETİMİ EN ÖNEMLİ YÖNETİM BECERİSİDİR

TOPLANTI YÖNETİMİ Verimli toplantı için; Profesyonel bir organizasyon, Amatör bir heyecan, Birimler arası ilişkiler Sorumluluk sahibi katılımcılar İyi hazırlanmış bir gündem Takım ruhuna sahip Uzman bir kadro Şirket kültürü, Misyon Stratejik düşünme Ön araştırma,Sorunların nedenlerinin netliği Sorun odaklı değil, çözüm odaklı Değişime açık Yapıya Gereksinme Vardır.

Stres Yönetimi Yöneticilerin Güçlü ve İhtişamlı Görünümlerinin Altında, Durmadan Almak İsteyen ve Yaşamın Gerilimleri İle Başa Çıkmak Durumunda Olan Bir Kişi Vardır. Strese Yol Açan Faktörler Meslekten Mesleğe Değiştiği Gibi, İnsanların Strese Gösterdikleri Tepkide Farklıdır.

STRESİ YÖNETMEYİ ÖĞRENEBİLMEK GEREKLİDİR ! Bu Nedenle; Kendini Anlama Becerisini Geliştirmek. Güçlü ve Zayıf Yanları Belirlemek. Kişisel Gelişimi Sağlayarak, Kendini Benimsemek ve Sevmek gerekir.

Zaman Yönetimi Zaman yönetiminin temeli etkin bir planlama ve uygulamadır. Siz zamanı yönetemezseniz zaman sizi yönetir. Güne en son işten ve zor olandan başlayınız. Genelde insanlar bildikleri ve kolay işlerle güne başlamaktadırlar bu yanlış bir alışkanlıktır.

Zaman Yönetiminin Faydaları Zaman kazandırır. Stresi azaltır. Daha fazla iş tatmini ve kişisel tatmin sağlar.

ETKİLİ YÖNETİM İLKELERİ Dürüstlük İnsanları sevmek Saygı Denge ; Uyumlu karakter örneği olun “ Karakter, hayatlarımızın küçük anlarında şekillenir.” Ahenk ; Dengeli İletişim kurun Şeffaflık ; kusurlarınızı saklamayın

PROBLEM ÇÖZME AŞAMALARI Ne istiyorum ? Eşimle daha mutlu bir ilişki Günlük Ne zaman ? Sonra Hemen şimdi derhal Eyleme geçmeyi istiyor muyum ? Hayır Evet Hangi noktada eyleme geçeceğim ? Ne tür şeyler yapabilirim ? Bu gelişmenin devam etmesi için bundan sonra ne yapacağım? Haftada bir geceyi dışarıda geçirmek için program yapmak Konuşmaya daha çok zaman ayırmak Kendimi nasıl ödüllendireceğim ? Oyunun ve beraber geçirdiğimiz zamanın keyfini sürmek Başka neler deneyebilirim ? Şikayet etmekten kaçınmak Daha olumlu iletişim kurmak Bu istediğimi elde etmeme yaradı mı? Hayır Evet Evle ilgili işlerin paylaşılması için program yapmak Dışarıda beraber bir gece geçirmek için tiyatro biletleri almak Beraber konuşmaya zaman ayırmak Evlilik danışmanına başvurmayı ayarlamak Bu konuda günce tutmak Ne zaman? Cuma günü Ne zaman? Ne zaman? Ne zaman? Ne zaman? Perşembe günü Bu gece Bu gece konuşulacak Bu öğleden sonra

ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK İÇİN ADIMLAR-1 Problem, “Beni ne ilgilendiriyor ?” şeklinde tanımlanmamalıdır. Özel, ölçülebilir ve gerçekçi olması gerekli amaçlar “Ne yapmak istiyorum?” şeklinde tanımlanmamalıdır. Alternatifler : Olabilirliğini değerlendirmeden tüm seçenekler sıralanmalıdır. Alternatiflerin değerlendirilmesi : Ne kadar zaman ve enerjiye mal olacağı düşünülmeli

Planı gerçekleştirmek için atılacak adımlar planlanmalıdır. Stratejiler önce hayal edilmeli. Yeni bir plana gereksinim duyuyor mu; bakılmalı. Sonuç değerlendirilmeli; işe yarıyor mu? Bir takım aksilik ve başarısızlıkların olabileceği göz önünde bulundurulmalı. Eğer işe yaramadıysa probleminizin ya da amacınızın yeterince açık olup olmadığını kontrol edin. ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK İÇİN ADIMLAR - 2

ETKİLİ PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ BEYİN FIRTINASI KRİTER SIRALAMA TEKNİĞİ SWOT ANALİZİ BEYİN FIRTINASI SEBEP-SONUÇ DİYAGRAMI 5NK YARATICILIK

KARAR VERME Kısaca bir sonuca ulaşmaktır. İyi ve yerinde kararlar başarıya, yanlış kararlar ise zarara ve zaman kaybına yol açar. Karar verme bir yetenektir. Güvenilir ve sorumluluk sahibi kişilerin kararları mantıklı ve ileriye dönük olur.

KARAR VERMEDEN ÖNCE ; Aşağıdaki belirtilen aşamaların her biri üzerinde durulmalıdır : Sorun Nedir? Soruna Neler Neden Oluyor ? Sorunu Hangi Yöntemlerle Çözebiliriz? Çözüm Yolunun Saptanması En Etkin Ve Maliyeti Düşük Kararın Belirlenmesi

PROBLEM ÇIKMASINI ÖNLEME METODLARI İşinizin gereklerinin neler olduğunu çok iyi anladığınızdan emin olun Hangi standart ve spesifikasyonları karşılamamız gerekiyor bildiğinizden emin olun. İşi nasıl yapacağınızı bildiğinizden emin olun. Olan biteni takip edin-problemin işaretlerine dikkat edin. Eğer bir şeyler iyi gözükmüyorsa, insanlara bilgi verin.

Kıvrak zekalı olmalı, olayı hemen anlayabilmeli . Yabancı dil bilmeli . İşini sevmeli . İşi bitirmek için fedakarlık yapabilmeli . Girgin ve güler yüzlü olmalı . Kendine güvenli ve cesur olmalı . Kendini geliştirmeye çalışmalı . İyi kişilik vasıfları olmalı, insanlarla iyi geçinmeli . Sır saklamasını bilmeli . Yönetici - Asistan işbirliğini yapabilecek düzeyde olmalı. Pratik olmalı ve çok çabuk karar verebilmeli . YÖNETCİLER ASİSTANLARINDAN NELER BEKLER ? -1

İşletmenin amaçlarını bilmeli . Yetkiyi kullanmayı bilmeli Zamanı en iyi şekilde değerlendirebilmeli . Temiz, şık ve ağırbaşlı giyinmeli . İyi temsil yeteneği olmalı . Telefondaki sesi tanımalı . Düzenli dosyalama yapabilmeli, dosyalar arandığında hemen bulunabilmeli . Yazıları kendi inisiyatifiyle yazabilmeli, cümle bozukluğu ve imla hatalarını düzeltmeli . Yazı sirkülasyonunu iyi takip edebilmeli . YÖNETCİLER ASİSTANLARINDAN NELER BEKLER ? - 2

Etkili konuşmalı, karşısındakini sıkmadan yerine göre hareket etmeli . Yöneticinin bütün problemlerine hakim olabilmeli, yöneticiden önce olayların programını yapabilmeli . Neyi nereye kanalize edeceğini bilmeli . Görüşmek istenmeyen kişileri elemeli . Ofisteki bütün birimlerin temizliğini denetlemeli, dikkat etmeli . Tasarrufa uygun davranışlarda bulunmalı ve gerektiğinde arkadaşlarını uyarmalı . Dedikodulara karışmamalı, iş ve arkadaşlığı kesin çizgilerle ayırabilmeli YÖNETCİLER ASİSTANLARINDAN NELER BEKLER ? - 3

SEYAHAT YÖNETİMİ Amaç seyahat sürelerinin en verimli kullanmak ve masrafları minimuma indirgemek. Seyahat Öncesi: amacınızı belirleyin, hazırlıklarınız, gerekli her türlü doküman, bilgi,sağlık çantası, aşı vb.tamamlayın. Seyahat Sırasında: Programınıza harfiyyen uyun, yazı işlerinizi ertelemeyin, masraflarınızı kaydedin. Seyahatin Ardından :Seyahat gider hesaplarınızı hemen teslim edin,Geziye dair, rapor, doküman, birifing, toplantı işlerini ertelemeden yapın.Gezinizi sorgulayın; amacına ulaştı mı?, daha verimli, daha etkin neler olabilirdi, bir sonraki gezilere katkısını sorgulayın.

ZİYARETÇİ KABULÜ VE İKRAM Daima temiz, şık, abartısız giyinin. İşyerinin temsilcisi olarak, gelen ziyaretçilerde iyi ve olumlu izlenimler bırakabilmeniz için; Ziyaretçileri güleryüzle karşılayın. Önemini bildiğiniz ziyaretçilerde gerekli ön hazırlıkları yapın.(Dosyalar, yazışmalar, kullanılması muhtemel slayt, grafık, proje araç gereç vb.) İptal edilmiş bir randevu varsa, her iki tarafa da durumu "zamanında" geç kalmadan bildirin. Ziyaretçinin beklemesi gerekiyorsa ona oturacak bir yer gösterin, içecek bir şeyler ikram edin ve kendisine okuyacak birşeyler verın.

OFİS DÜZENİ Sistemli Bir Ofis Stressiz Bir Ortamdır. Çalışma Alanınıza Hakim Olmak, Görev ve Sorumlulukları Daha Başarılı Olarak Yerine Getirmeniz İçin Gerekli Bir Unsurdur. İş yeri ya da bürolarda yaşamımızın uzun yılları ve günümüzün önemli bir kısmı geçtiği göz önüne alınırsa bu yerlerin, içinde huzurla, rahat ve mutlu olarak yaşanabilir bir atmosfere sahip olması gerektiği kolayca benimsenir.

OFİSLERDE ESTETİK VE YERLEŞME DÜZENİ İşte size kusursuz bir ofis için yapmanız gerekenler: Ofisin yeterli derecede aydınlık olmasını sağlayın . Eğer ofisinizde cam yoksa bir havalandırma bulundurmaya özen gösterin. Ofis duvarlarının mümkün olduğu kadar açık pastel tonlarda boyalı olmasını sağlayın. Normal çalışma alanı içerisinde masanızın ferah olmasına dikkat edin. Masanızda bir - iki adet biblo ya da süs eşyası bulundurun . Şirket personelince ortak kullanılan fotokopi, faks gibi makineleri masanızda bulundurmamaya özen gösterin.(Güvenlik açısından sakıncalıdır . ) Duvarlarda sade ve zarif tablolar bulundurun. Ofis içerisinde her zaman taze çiçek olmasına özen gösterin . Yaratacağınız şık ve zarif bir ortam, çalışma veriminizi arttıracaktır.

İyi bir dosyalama sistemi, evrakın etkin yönetimi için önemli bir ön koşuldur. Etkin dosyalama sistemi, her şirketin bölümün ve çalışanın bürodaki genel verimliliğinin önemli bir unsurudur. RENKLER VE SEMBOLLER KULLANIN Renkler ve semboller kullandığımızda, ayrıca “gruplar” halinde düşündüğünüzde, bilgiyi anlamanız, hatırlamanız ve işleme koymanız hızlanır ve kolaylaşır. Dosya, klasör, çekmece, mektup sepeti, evrak kutusu ve diğer büro malzemelerine renkler ve semboller iliştirmeye başlayın . DOSYALAMA

DOSYALAMANIN 9 ALTIN KURALI Neyi dosyalamalı ? Sınıflandırma Dosyalarınızı nereye koymalısınız ? Dosya tasarımı Özel dosyalar Ne zaman dosyalamalı ? Dosyalamayı kim yapmalı ? Güvenlik Dosya muhafazası

Neyi Dosyalamalı ? İlke olarak, yalnızca gelecek için değer taşıyan ve sizin ya da bir başkasının tekrar gereksinim duyacağı evrakı dosyalamalısınız. Bunun dışındaki tüm diğerlerini işiniz bittiğinde çöpe atın. Bu kuralın tek istisnası, evrakları; Yasal gerekliliklere uymak için Tarihsel yada belgesel değer taşıdıkları için dosyalamak istemenizdir.

Sınıflandırma Dosyalama sisteminin etkinliği uygun bir sınıflandırmaya tabi tutulmasına bağlıdır. Sınıflandırma sistemi seçiminde dört temel çıkış noktası esas alınır : Evrak muhafazası Evrak içeriğine tekrar başvurulabilmesi Evrak içeriğinin hatırlanması Evrak içeriğinin önceliklerinin saptanması

Muhafaza Edilecek Pasif Dosyalar Tarihsel, yasal, belgesel, mali veya gizlilik açısından önem taşıyan, ya hiç kullanılmayan ya da çok seyrek kullanılan dosyalar. Bunlarda çoğunlukla, tarihleri belirtilmiş kronolojik sınıflandırma tercih edilir: İş konuları Toplantı notları-yönetim grubu Muhasebe kayıtları Faturalar Yazışmalar Makbuzlar vb.

Muhafaza Edilecek Aktif Dosyalar -1 Bu dosyalarda ilke olarak yalnızca tekrar kullanılacak evrak bulundurulmalıdır. Bunların tabi tutulduğu sınıflandırma, hızlı ve doğru dosyalamayı, ayrıca başvuru kolaylığını sağlamalıdır. Temel başlıklara ve alt gruplara ayırın. Gerekirse sayısal veya alfabetik sistem kullanın.Temel başlıklar uzun süre kullanılabilecek şekilde genel ve dikkatle seçilmiş olmalıdır . Temel yapıyı değiştirmeksizin dosyayı genişletmek veya daraltmak mümkün olmalıdır.

Muhafaza Edilecek Aktif Dosyalar -2 Genişletme, alt başlıklar ve/veya yeni alt gruplar ekleyerek yapılmalıdır. Temel başlıklar geniş kapsamlı olmalıdır. Bir konuyla ilgili tüm yazıları ve malzemeyi mümkün olduğunca bir arada, tercihen tek klasör içinde muhafaza edin. Çift dosyalamadan kaçının. Bir konu hakkındaki evrak aynı zamanda başka bir konu ile de ilgiliyse, bir referans notu koyabilirsiniz.

Organizasyon Personel,Eğitim ve öğretim Bütçe, finansman Vergiler,Sigorta İdari İşler Bilgisayar Sistemleri Yasal konular Prosedürler/sistemler Satın alma Depo Kalite Teknoloji Binalar Makineler Cihazlar Mobilya Büro Malzemeleri Paketleme Taşıtlar Bakım/Onarım Geliştirme Araştırma Pazarlama Pazarlar Servis İhracat İç İletişim Dış İlişkiler Dağıtım İthalat / yükleme Üretim Ürünler Halkla İlişkiler Satış Güvenlik Çevre ŞİRKETLER/BÖLÜMLER İÇİN AKTİF DOSYALARA ÖRNEKLER:

ARŞİVLEME İzlenecek Yol: İşlemi bitmiş, artık başvurulmayan dosya ve evrakların belli bir düzenle hazırlanması Arşiv kayıtlarına işlenerek raflara düzgünce yerleştirilmesi. Aranan dosyanın kolayca bulunabilmesi Dosya belgelerinin belirlenen süresi doluncaya kadar saklanması, Süresi dolanların da günü geldiğinde arşivden kaldırılması

Arşiv Ortamı Arşiv bölümlerinde 15-20 derece ısı olmalıdır. Bodrum katları fazla rutubetli olacağından, tavandaki katlar da kuru ve sıcak olabileceğinden evraklar için sakıncalıdır. Arşivler zemin katlara yakın yerlerde kurulmalıdır. Havalandırmaya önem verilirse uzun yıllar arşivlenen evraklar korunabilir.

İŞ RAPORLARI Koşullar ne olursa olsun, her raporun bir amacı olmalıdır. Yazılması ve okunması zaman kaybı olacağından, hiçbir amaca hizmet etmeyen raporlar yazılmamalıdır.

İŞ RAPORLARI İş raporlarının üç amacı vardır: BİLGİ VERMEK. ETKİLEMEK. KAYDA GEÇİRMEK.

RAPOR TÜRLERİ İçeriklerine Göre Raporlar Bilgi Veren Analiz Eden Şekillerine Göre Raporlar Formal (Şekle Bağlı) Informal (Şekle Bağlı Olmayan)

RAPORUN PLANLANMASI Raporu kim / kimler okuyacak? Raporun türü ne olmalıdır? Raporun amacı nedir? Verilerin toplanması Taslak hazırlanması

Kesinlik. Açıklık. Özlülük ilkelerine bağlı kalmalı, Listeleri, tabloları, diyagramları ve başka görsel araçları gerektiği gibi kullanmış, başlıkları yerli yerine koymuş ve özet çıkarmış olmanız gerekir. RAPOR SON HALİNİ ALDIĞINDA

KURUMSAL BAŞARIDA ON ÖNERİ 1- “Misyonu” bilin : Şirket, bölüm, birim amaçlarını bilin. 2- “Kontrol”ü bilin : Malzemeler, testler, hatalar, formlar 3- “Standart”ları bilin : Neye göre karşılaştırılmalı 4- “Popülasyon”u bilin : Neyin, ne kadar test edileceği 5- “Olay”ları bilin : “Gördüm” “Kontrol Ettim” “Kanıtladım” 6- “Sebep”leri bilin : “Yakaladım Düzelt” vs. “Problem Nedir ?” 7- “Etki”leri bilin : Sapma ne yapar ? 8- “İnsan”ları bilin : “Kritik Etkisi”, “Savunma İhtiyacı” “ Problem Çözümü”, “Ekip Çalışması” 9- “İletişim”i bilin : “Ne”, “Nasıl”, “Kim”, “Nereden”, “Niçin” 10- Modern Metotları bilin.

�ѷ��İ YAŞAMDA PERFORMANS ARTTIRICI ÖNERİLER -1 Kişisel Kalite Hedefinizi Belirleyin. Kendiniz İçin Kalite Hesabı Tutun. Hatalardan Kaçınmaya Çalışın. Kaynakları İyi Kullanın. Kararlı Olun, Yaptığınız İşe Kendinizi Adayın.

Başladığınız işi bitirin,öz disiplininizi güçlendirin Stresinizi kontrol etmeyi öğrenin. Etik kurallarına itaat edin, prensipleriniz olsun. Her alanda kaliteyi takip edin. �ѷ��İ YAŞAMDA PERFORMANS ARTTIRICI ÖNLEMLER - 2

Olaylara arı gözüyle bakın, Arıların gözlerinde kırk ayrı pencere vardır ve her pencere ayrı bir bakış açısı sağlar.

�ݺ�ߣ

Yöneti̇ci̇ Asistanlığı Eğitim Notları

More Related Content

Yöneti̇ci̇ Asistanlığı Eğitim Notları