ZAMAN YÖNETİMİ
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•1,733 views
TIME MANAGEMENT ZAMAN YÖNETİMİ
ZAMAN YÖNETİMİ
- 2. ZAMAN ? ◦ Olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip ettiği, bireyin kontrolü dışında kesintisiz devam eden süreçtir.
- 3. « Zamanı yönetemeyiz sadece zamana göre kendimizi yönetebiliriz.» ï‚ TIME dergisi yöneticisi Pearson
- 4. Neden Zaman Yönetimi? Zaman kıt kaynaktır. Hedefin hedef niteliği taşıması ise zamanla sınırlı olmasıdır. ZAMANI HAYATI KENDİSİNİ YÖNETMEK
- 5. • Hedef/iş/Görevleri Belirlemek, • Öncelikleri Belirleme, • Aksiyon Planı Oluşturma, • Analiz (Listeleme), • Odaklanma ve Konsantrasyon, • Bitiş zamanı belirleme ve Ödüllendirme, • Zaman Programı Oluşturma, • Yetki Devri. Y Ö N T E M L E R
- 6. Hedefleri Belirlemek; • Öncelikle geleceğe dair önemli etkisi ve katkısı olacak hedef/iş/görevleri belirlemek gerekir. Mevcut işleri bitirme adına neredesin? Bugün hangi işleri ne noktaya getirmek istiyorsun? Bugün mağazada neleri tamamlamak/başlatmak/geliştirmek istiyorsun?
- 7. Öncelikleri belirleme; Önümüzde duran işlerin hedefe giden yol ile bağlantılı olup olmadığını tespit etmektir. ÖNEMSİZ ÖNEMLİ
- 8. ZAMAN YÖNETİMİ8 • Müşteri • Satış/Etiket değişimi • Anlık geribildirim • POS arızası • Müdürün faturasının yatırılması • Mailler, raporlar • Öğle yemeği organizasyonu • Sigara molası • Zamanı boşa harcayan işler • PS oynama • Reyonda TV izleme • Aylık geribildirim • Önlem alma • Planlama • Koçluk ACİL ACİL DEĞİL ÖNEMLİ DEĞİL ÖNEMLİ I III II IV
- 9. 9
- 10. ZAMAN YÖNETİMİ10 I SONUÇLAR • Stres • Yanıp tükenme • Kriz yönetimi • Sürekli yangın söndürme III IV II
- 11. 12 I II SONUÇLAR: • Vizyon, perspektif • Denge • Disiplin • Denetim • Az sayıda kriz
- 12. ZAMAN YÖNETİMİ13 HEMEN YAPIN DELEGE EDİN KAÇININ NE ZAMAN YAPILACAĞINA KARAR VERİN ACİL ACİL DEĞİL ÖNEMLİ DEĞİL ÖNEMLİ
- 13. Aksiyon Planı Oluşturma ve Listeleme; • Belirlenen hedeflere ulaşmak adına hangi adımları atman gerekiyor? Ulaşmak istediğin noktaya varabilmek için neleri yapman/başlatman/durdurman gerekiyor?
- 14. Aksiyon Planı Oluşturma ve Listeleme; • Tüm yapılacakları, planlanan her noktayı adım adım analiz etmek gerekir. • Yapılacaklar listesi oluşturmak, gün/saat/dakika bazında listelemektir. • Önem ve öncelikleri belirlemede yardımcı olur.
- 15. Odaklanma ve Konsantrasyon; • Mevcut yapılacak işleri birer birer ele almaktır. • Önemli olanlara öncelikle ve sırayla odaklan. • Bu yöntemin diğer bir özelliği ise, işleri tamamladıkça duyacağın mutluluk ve başarmış olmanın verdiği hazdır.
- 16. Bitiş Zamanı Belirleme ve Ödüllendirme, • Yapılacak her iş için mutlaka bir bitiş tarihi belirlenmelidir. • Bitiş tarihi çok ileri bir tarih olmamalı, aksine zorlayıcı olmalıdır, • Tamamlanan her iş sonrası kendinizi ödüllendirebilirsiniz, böylelikle motivasyonunuz da artacaktır.
- 17. Zaman Programı Oluşturma; • Yapılacak işler için bir zaman cetveli oluşturmak gerekir. • Oluşturulan programa uymak, bu hususta disiplinli olmak önemlidir. • II. Kare planlamalarına zaman ayırmak başarılı insanların özelliklerindendir.
- 18. Delegasyon; • Hem II. kare konularına vakit ayırmak hem de gelişmeyi, ilerlemeyi sağlamak için gereklidir. Buraya ayırılacak vakti bulmak adına önemli yöntemlerden biridir. Sizin dışınızda başkaları tarafından da yapılabilecek işleri belirleyin • Belirlediğiniz bu işleri ilgililere devredin • İşleri devrettiğiniz kişilerin yetki ve sorumluluklarını belirleyerek kendilerine anlatın • Yardımcınızın yeteneklerini tam anlamı ile kullanması için ona yardımcı olun
- 19. HEDEF BELİRLEME Satış hedefini tutturmak Müşteri sayısını arttırma Yeni pazarlama faaliyetleri Reyonların düzenlenmesi ÖNCELİK BELİRLEME 1. Satış hedefini tutturmak 4. Müşteri sayısını arttırma 3. Yeni pazarlama faaliyetleri 2. Reyonların düzenlenmesi PLANLAMA/LİSTELEME SATIŞ HEDEFİNİ TUTTURMA Satış rakamının Reyonlara bölünmesi Reyonda kişilerin aylık çalışma günlerinin belirlenmesi Çalışanlara hedeflerin gün sayısına göre verilmesi Satışı arttıracak ek ürünlerin belirlenmesi Kampanya günleri için özel insert hazırlanması
- 20. 21 •Sürekli ertelemek (kaytarmak) •İşleri gruplayamamak •Hayır diyememek •Düzensizlik (dağınıklık) •Davetsiz misafirler (Tlf/ziyaretçi)
- 21. ÖNEMLİ/ACİL 1. 2. 3. 4. 5. ÖNEMLİ/ACİL DEĞİL 1. 2. 3. 4. 5. ÖNEMLİ DEĞİL/ACİL 1. 2. 3. 4. 5. ÖNEMLİ DEĞİL/ACİL DEĞİL 1. 2. 3. 4. 5.
- 22. • Nerede çok fazla zaman harcıyorum? (Zamanı boşa harcatanlar) • Nerede çok az zaman harcıyorum? (Zaman fırsatları) • En verimli/üretken/ yaratıcı olduğum zamanlar hangi saatler? • Zamanımı kim kontrol ediyor? Kendi kontrolüme nasıl alabilirim? • Zamanımı en çok kim/ne kesintiye uğratıyor? • Günün ilk saatlerinde iyi bir başlangıç yapabiliyor muyum? • Yaptıklarımın/işlerim arasından neleri eleyebilirim? Önemli olmayan neler var? • Hangi işleri devredebilirim/paylaşabilirim?
- 23. ÖNEMLİ/ACİL 1. 2. 3. 4. 5. ÖNEMLİ/ACİL DEĞİL 1. 2. 3. 4. 5. ÖNEMLİ DEĞİL/ACİL 1. 2. 3. 4. 5. ÖNEMLİ DEĞİL/ACİL DEĞİL 1. 2. 3. 4. 5.
- 24. YAPILACAK İŞLER DELEGE EDİLECEK KİŞİLER BAŞLANGIÇ ZAMANI BİTİŞ ZAMANI KAYNAKLAR ORTAK ÇALIŞILACAK KİŞİLER TAMAMLANIP TAMAMLANMADIĞI Etiket Kontrolü 22:30 23:00 Kampanya listesi Şef/Şef yrd. Sabah Toplantısı Sprvsr 09:45 TARİH: GÜNLÜK YAPILACAKLAR LİSTESİ
Editor's Notes
- Öncelikle geleceğe dair önemli etkisi ve katkısı olacak hedeflerimizi belirlemek gerekir. Tam olarak neye ulaşmak istiyorsun? Şu an kimsin ya da neredesin ve Nereye gitmek/varmak istiyorsun? Şu an piyangodan para çıkmış olsa senin için önemli olan neleri gerçekleştirirsin? Çok kısa bir ömrün kaldığını öğrensen neleri yapmayı bırakır ya da neleri yapmaya başlarsın?
- Zamanımı alan/alacak olan en değerli neler var? Önümdeki işler içinde , yaptığım zaman benim hayatıma, hedefime olumlu olarak etki edecek neler var? Ya da bu yapacağım iş benim için ne kadar önemli, hayatıma nasıl bir etkisi olacak? Gibi sorularla işlerin önceliği belirlenmelidir.
- Bu tabloda, II. Kare "Kalite Karesi" olarak tanımlanıyor ve bu kareyi ihmal etmenin I. Kare'yi besleyip genişleterek, tüm zamanlarını aciliyet bağımlılığı ile harcayanlar için stres ve tükenme yarattığı söyleniyor. III. Kare, I. Kare'nin hayaleti, "Yanıltma Karesi". Acil durumların tozu dumanı, önem yanılsaması yaratıyor, aslında başkaları için öncelikli olan işlerle kendimizi I. Kare'de sanmamıza neden oluyor. IV. Kare ise "İsraf Karesi", adı üstünde burada hiç zaman harcamamak gerekiyor.
- Yaşamlarını krizlere göre yaşayan insanlar sürekli olarak I. Karededir. Bu karede olmak onları tüketir. Sürekli kriz çözmek ve diğer işlere vakit ayıramamak işlerin aksamasına neden olur.
- Bazı insanlar acil ama önemsiz olan III. Karede zaman geçirirken aslında I. Karede olduklarını sanırlar. Zamanlarının çoğunu önemli olduğunu varsaydıkları şeylere tepki vererek geçirirler. Gerçekteyse bu konuların acilliği başkalarının beklenti ve önceliklerine dayalıdır.
- II. Kare etkili kişisel yönetimin kalbidir. Acil değil de önemli olan şeylerle ilgilenir. İlişkiler kurmak, kişisel bir misyon bildirgesi yazmak, uzun vadeli planlama, alıştırmalar, önleyici bakım, hazırlık gibi yapılması gerektiğini bildiğimiz ama acil olmadıklarını bildiğimiz için sürüncemede bıraktığımız konuları ele alır.
- Önemlilere sırayla odaklan, Önemli işleri başardıkça tatmin duygun, özgüvenin ve mutluluğun artar..
- Sürekli ertelemek: Önemsiz işleri ertelemek avantajdır, bunu yapabilirsiniz ancak önemli işleri erteleme lüksünüz yok.. Hemen şimdi» yapılmalıdır. Bugünün işini yarına bırakma.. I. Kare yine büyüyecek. İşleri gruplayamamak: Aynı türden işleri bir seferde yapmak da zaman kazandırır. Mesela telefon görüşmeleri yapılcaksa tüm günün konuşmalarını bir seferde yapkmak gerekir. Böylelilkle diğer işleri yaparken bölünme, motivasyon kaybı da ortadan kalkar. Hayır diyememek: Hayır diyemediğiniz durumlarda yükünüzü arttırmış olacaksınız. Özellikle hedefinize katkısı yoksa.. Düzensizlik.iş ortamınız mutlaka düzenli tutun. Böylelikle daha planlı çalışmanızı, disipline olmanızı ve güvenilirliğinizzi de arttıracaktır. Davetsiz misafirler: Çalan telefonlara zaten mutlaka bakacağız ancak konu önemsiz ise «ben sonra döneceğim» diyerek konuşma sonlandırılmalıdır. Ziyaretçileri ise savmak içinse gelen kişileri ayakta ve kapı girişinde karşılmak « ben de tam çıkıyordum diyerek» konuşmayı kısa tutmak bu durumu atlatmanızı sağlayacaktır.
- Her akşam işten çıkmadan önce günlük işlerinizi belirleyin ve öncelik sırasına dizin. -Günlük planı yazılı hale getirin -Günün sonunda hedef listenizi gözden geçirin,gerçekleştiremediğiniz işleri bir sonraki listenin başına önem sırasına göre ekleyin -Kendinizi tanıyın, hangi zamanlarda enerjik olduğunuzu belirleyin
- Her akşam işten çıkmadan önce günlük işlerinizi belirleyin ve öncelik sırasına dizin. -Günlük planı yazılı hale getirin -Günün sonunda hedef listenizi gözden geçirin,gerçekleştiremediğiniz işleri bir sonraki listenin başına önem sırasına göre ekleyin -Kendinizi tanıyın, hangi zamanlarda enerjik olduğunuzu belirleyin
- Önceliklendirmeyi etkileyen faktörler: Neye değer verirsiniz? Sizin için şimdi ne önemli? Kaynak durumunuz nedir? Mantıksal sıralam/kronoloji nedir?
- Her akşam işten çıkmadan önce günlük işlerinizi belirleyin ve öncelik sırasına dizin. -Günlük planı yazılı hale getirin -Günün sonunda hedef listenizi gözden geçirin,gerçekleştiremediğiniz işleri bir sonraki listenin başına önem sırasına göre ekleyin -Kendinizi tanıyın, hangi zamanlarda enerjik olduğunuzu belirleyin