More Related Content
Viewers also liked (13)
Similar to 行动管理 (19)
行动管理
- 1. 如 何 更 行 少 压 动 管 力 行动 地 处 理 更 多 理 事 情
- 2. 压力？
- 3. 我们的问题： ? 无法“做完”事情 ? 资讯的轰炸 ? 人脑并非以我们期望的方式运作
- 5. 处理事情流程 收 厘 整 回 行 集 清 理 顾 动
- 6. 处理事情流程 收 厘 整 回 行 集 清 理 顾 动
- 7. 下载脑海里的东西
- 9. ? 需要看的电邮 ? 想拿的科目 ? 需要打的电话 ? 想复习的科目 ? 例常活动的点子 ? 想学的技能 ? 需要准备的计划书 ? 想看的书 ? 需要整理的报告 ? 毕业后的计划 ? 需要的服饰 ? 毕业论文的题目 ? 需要的文具 ? 想学的软件 ? 和朋友见面 ? 想看的电影 ? 打工的机会 ? 旅行的地点 ? 礼物的点子
- 10. 决定要怎么处理东西
- 11. 收集篮 这是什么？ 我能做些 不能 收藏/搁置/ 什么吗？ 丢弃 能 下一步 是什么 ？ 交代/ 做咯！ 安排 不能 两分钟做得完？ 能
- 12. 让东西在你需要的时候才出现
- 13. 收集篮 这是什么？ 我能做些 不能 收藏/搁置/ 什么吗？ 丢弃 能 下一步 是什么 ？ 交代/ 做咯！ 安排 不能 两分钟做得完？ 能
- 14. 收集篮 这是什么？ 我能做些 不能 什么吗？ 能 下一步 是什么 ？ 交代/ 做咯！ 安排 不能 两分钟做得 能 完？
- 15. 垃 收集篮 圾 桶 这是什么？ 以后再说 我能做些 不能 什么吗？ 能 下一步 参考 是什么 ？ 交代/ 做咯！ 安排 不能 两分钟做得完？ 能
- 16. 垃 收集篮 圾 桶 这是什么？ 以后再说 我能做些 不能 什么吗？ 能 下一步 参考 是什么 ？ 做咯！ 不能 两分钟做得完？ 能
- 17. 垃 等待 收集篮 圾 桶 这是什么？ 以后再说 我能做些 不能 日历 什么吗？ 能 下一步 参考 下一步 是什么 ？ 做咯！ 不能 两分钟做得 能 完？
- 18. 让外在头脑发挥作用
- 19. 检视 更新 1. 日历 ? 清空收集篮 ? 更新“下一步 ”清单 日历 ? 更新“等待”清单 ? 重看“以后再说”清单 2. 下一步清单 下一步
- 20. 自信地决定当下要做什么
- 21. 做什 怎样决定？ 么？ ? 日历或“下一步”清单上 ? 环境 的事项 ? 拥有的时间 ? 临时出现的事项 ? 精神状态 ? 更新系统 ? 重要性
- 22. 处理事情流程 收 厘 整 回 行 集 清 理 顾 动 下载脑海里的东西 决定要怎么处理东西 让东西在你需要时才出现 让外在头脑发挥作用 自信地决定当下要做什么
- 23. 参考 ? 《Getting Things Done》，David Allen著 ? 《Making It All Work》，David Allen著 ? 《改变，好容易》（Switch），Chip & Dan Heath著 ? 《脑袋当家》（Brain Rules），John Medina著
Editor's Notes
- #3: 今天在场的你们，都是接下来一年辩论组的组委。相信在过去这一年，你们一定听过别人说过，哎呀，博辩啊？很忙的啦，不要参啦～会连累学业的～还是说，参加博辩啊，会弄到你没有假期的啦～那辩论组组委是不是真的这么忙？我们来看一下辩论组一整年的活动。这么多活动，而且，再加上我们的身份不只有一个。在场各位很多都想打辩论，是个辩手；我们也有家人，我们也是别人的朋友，还有，我们也是要做一些自己的事情，譬如说理财啊，自己的爱好啊，等等等等。如果各位仔细去想想，其实基本上，我们的责任，应该做的是其实很多很多，基本上，就算你不当组委，你还是有很多责任需要负责，因此，再加上组委这个责任的时候，你会感觉到【按】压力，感到力不从心。但其实，多东西做，很多责任，不一定会很压力的。这就是我今天要讲这个题目的原因，就是要教大家一个方法，可以减少这大家不喜欢的压力的同时，又可以让自己做事时更有效率。
- #4: 首先，我们要先来了解，到底为什么我们会感到压力？到底有什么问题？到底组委这个工作增加了或加剧了什么因素，让我们很容易感到很疲惫呢？首先第一个，无法“做完”事情。其实无法做完事情的意思，指的是其实现在我们的生活，尤其是当组委这一年你会一直接触到的，就是很多事情没有所谓的做完的那一刻。譬如说，到底什么时候叫作准备好例常活动的环节呢？把想要传达的所有资料丢进去，然后照着念就好吗？还是你要不断的练习，不断地把幻灯片的设计弄得更精简，更有助于表达呢？什么叫做准备好活动的节目计划呢？把上一届的报告拿来抄就好，还是你自己想要放入更多心思，想要把节目想得更好呢？所以当东西永远无法做完，我们就觉得我们看不到有所谓的得空的那一刻，我们有很强烈的无力感。第二个，资讯的轰炸。和大家分享一下，其实我在第二年结束后，也就是刚卸任的时候我又把我的蹿产户口删掉一阵子，因为觉得我浪费太多时间在上面了。虽然到最后我还是重新开回了，但其实那段日子，我觉得其实我的心情没那么烦躁，比较平静。资讯的轰炸这几个字往往会让我们觉得它只是适用在那些年纪比较大，差不多叁四十岁的人，好像我们这些可能小学就接触网络的人，不会有这种问题。其实是不对的，其实是因为我们习惯于资讯的轰炸，我们根本就不知道原来少了资讯的轰炸其实我们可以更少烦躁的感觉。而这烦躁的感觉在你当组委的时候会特别的强烈。一次活动几十封电邮是家常便饭，一个不小心就把你的信箱堆满了。第叁个原因，也是我个人觉得最重要的原因，那就是我们的头脑并非以我们期望的方式运作。好，接下来要大家写一点东西。你最近是不是有什么在烦着你的事呢？譬如说，下个学期要拿什么科目，或者是要准备什么计划书，或者是今晚你们要表演的模拟例常，都可以。请大家拿起我刚刚分给大家的那个小纸，写下来。都写好了吗？好，那现在请大家在那里下面写下如果你完成这件事的结果是什么？如果是报读科目就是把你的名字放进蝉尘辫里，等等。好？写好了？那现在请大家写下第叁个东西，那就是，对于这件事，你的下一步是什么？大家有没有觉得，那个东西好像没有这么烦人了？虽然在现实里好像没有什么事情发生，但在心理上你的感觉好多了。其实这是因为我们的头脑运作方式，我们头脑其实有点笨，他会把所有事情都往内丢，然后不断回想，因为怕你忘记掉，或者是因为东西不明确，它想要弄清楚他。就好像你刚刚在听我说话，可能你突然想到今晚的模拟例常的东西。或者是以后你在做功课的时候，会想起有例常活动的东西要做；在做例常活动的时候，又一直想起两星期后有考试了。这其实有点像电脑的搁础惭，如果你一次过开太多程式的时候，就会吃掉电脑很多搁础惭，导致电脑很慢。头脑也一样。而如果你像刚才那样，把这些想法记录下来并厘清的时候，头脑就知道它是个什么东西，并且知道你不会忘记它了，所以就不再一直想，让你的头脑感觉轻松多了。就好像当你关掉一些电脑程式，电脑就走得更快了。
- #5: 所以，我们了解到是有方法，让我们可以同样有东西做的情况同时，感觉更少的压力，更少的无力感。那就是：【按】建立一个外在头脑。让这个外在头脑负责我们人脑不擅长的东西，就是记东西，让资讯在我们需要的时候才出现，而不是一直占着我们头脑的搁础惭。让我们的人脑可以专注于我们当下做的事情。当我们把所有精神都专注在当下做的事情，而不是在想一些我们不在做的事情的时候，就是所谓的最有效率的状态。建立一个外在头脑，可能你会不明白这个是什么意思，好，那我想问在场哪一个人有用日历的习惯呢？那用过日历的时候，是不是你把重要的日期记下来后，你就不会一直去想他呢？你只需要在你需要的时候看你的日历，就够了。没错，所谓建立外在的头脑就好像用日历一样，但我今天要教的不过是怎么把这样的方法扩张的我们生活的所有事情，而不是重要约会或者节日的日期而已。
- #6: 这五个步骤就是建立一个外在头脑的步骤，处理事情流程。我五个步骤简单来说就是收集完你脑海里和身边的东西，在厘清和整理后可以让你在回顾的时候选择最适合的行动来做。我接下来会一个一个更深入的解释，一面直接现在要大家做，让大家可以在这个讲座后就直接懂得使用。
- #7: 这五个步骤就是建立一个外在头脑的步骤，处理事情流程。我五个步骤简单来说就是收集完你脑海里和身边的东西，在厘清和整理后可以让你在回顾的时候选择最适合的行动来做。我接下来会一个一个更深入的解释，一面直接现在要大家做，让大家可以在这个讲座后就直接懂得使用。
- #8: 首先，第一个步骤，收集。收集，其实就是要把你脑海里所有的东西下载下来，让他们不要再占着你的头脑的空间。你可能会觉得，所谓的所有东西就收集那些主要处理的东西，譬如说要做的功课，要交的计划书，要联络的人。但我的意思是指所有事情，所有在你脑海里的事情。譬如说你昨天在面子书看到最近有书展，你可能想要去看，好，写下来。你指甲长了，头发长了，要剪？写下来，都写下来。如果你真的想要让你的生活真的很有效率，你就要让你生活的所有东西都进入你这外在的头脑里。
- #9: 平常的时候，你需要准备一点工具。首先当然要有的就是纸张。通常在收集的时候一张纸张就只写一个东西，因为这样等下我们才处理它的时候才比较有效率。接下来就是收集篮。收集篮最好是一个小桶，像是雪糕盒的那样的大小的，让你可以把把写完的小纸张放进去。最后就是笔记本，随身带的笔记本，就好像我口袋这本。因为我们常常在走路的时候，聊天的时候，都会产生新的想法。这些想法可能很有用，有一个随身带的笔记本就可以及时把他们记录下来了。
- #10: 所以现在要请大家把手上那五张纸都写完。为了让大家可以更快地想到自己有什么想法，这里有一个清单，可以有帮助。都写完了？很好，我们进入下一个步骤。
- #11: 下一个步骤是厘清。其实刚才那一个步骤，收集，有很多人都在做了，譬如说记清单，但它却不能有效地譬如说，你写着，例常活动：课题探讨。写了，所以你不会忘记你有这个东西要做，但是，它却不能够阻止你的头脑继续去想他。你头脑还是会偶尔想一下到底要怎么做啊，到底有什么想法啊，所以纯粹记录，但不厘清，还是无法让我们减低压力的。我们接下来就开始厘清。
- #12: 首先，当一张纸从收集篮拿出来的时候，第一个问题当然是这是什么呢？有时候，你可能只是匆匆写下两个字，譬如说妹妹，但妹妹怎么了？你为什么会写这两个字？好，想到这是什么后，下一个问题就是，你能对这个东西做些什么吗？譬如说，如果那是一个你没有兴趣的广告，就丢掉算了。但如果是组委的联络电话，过后有用，你就把他收藏起来。或者，纸上是一个下一个学期你可能想拿的科目，但不是现在拿，就把那个东西搁置。要注意的是，其实一件事情到底你能不能做些什么，其实往往是要不要的问题。譬如说，你觉得你的室友很吵写下的纸，你可以看成是一时情绪写的气话，当作垃圾丢掉，你也认为你其实可以做点东西，譬如说跟室友坦白。重点是，你一定要在厘清的时候做决定，到底，你要不要做些什么？不要，就把它从脑海里丢掉；要，就问下一道问题。下一步是什么？所谓的下一步，必须是很明确的，你可以看到你真的在做那件事情。譬如说，准备课题探讨，不是一个下一步，打电话问大祥意见，或者是跟大文拿去年课题探讨的讲义，就是所谓的下一步。为什么我那么特别提醒这个下一步必须是看得到的呢？很简单，因为只有下一步是明确的，你才能够很直接地知道自己要做什么，从而提高你做事情的动力。最后，这个下一步是现在花两分钟做得完的吗？是的话，就直接做掉算了。让小事继续保存在我们的系统里，太不值得了。如果不能的话，那么我们就需要交代别人或者安排。到底，怎样安排呢？怎样收藏呢？这就是我们下一个步骤。
- #13: 整理。简单来说，就是让东西在厘清后，在我们需要它们的时候，才让我们看到。所以，简单来说，我们需要把东西分类。
- #14: 首先，没用的东西，当然要丢掉了。然后，如果自己可能有兴趣想做，但现在没有时间做的事情，我们就放在一个“以后再说”清单。譬如说买了但现在还没有看的书，存在电脑里的电影或者是辩带，或者是你想养成定时跑步的习惯，或者是koku拿游泳，这些你感觉有兴趣，但现在不会有时间去做的事情，就放在以后再说的清单里。记录这个清单的好处，就是让我们可以同时保存这些有兴趣的事情，但又不会让他们不断地干扰我们。最后一个，就是有用的资料，可以在未来的时候拿来参考。好像大家的电邮，看到的广告，上课的笔记，这些都是大家平常都会保存的。但还有一些东西，譬如说像是你看到的一个东西适合可以拿来当礼物，你吃到的一件店很好吃，这些其实都可以收藏起来。听起来好像很多，所以收藏参考资料一个很重要的关键是要分类。可以把所有资料分成娱乐、人际、学业、辩论、个人兴趣等等。如果其中一个类型有太多东西了，可以试着再分类。譬如说你很喜欢玩，有很多东西想吃，有很多东西想玩，你可以把你的资料分成食物和旅行地点等等。最重要的，就是要确保当你想要找那个资料的时候，你知道要去哪里找。以上两个清单，就是我们对于整理那些不能做的事情的方式。然后，对于那种我们可以做，但两分钟做不完的东西，我们也需要另外一些清单。首先，你要问你自己，做这件事情最适合的人是你自己吗？譬如说，如果想要问三年生谁能来你们的辩论营，你当然可以亲自自己去问，但你也可以找熙渝问一下，因为她可以直接用他们自己的facebook group。所以这些别人比你更适合做的事情，你就需要等他们给你回应，你才能够继续做下一步。所以，你需要一个“等待”清单，专门用来记录这些你需要等待别人的事情。然后，就是日历。基本上，日历只记录三种东西，第一个就是特定时间必须做的事，简单来说，就是跟别人的约会。然后，就是特定天必须做的事，
- #15: 首先，没用的东西，当然要丢掉了。然后，如果自己可能有兴趣想做，但现在没有时间做的事情，我们就放在一个“以后再说”清单。譬如说买了但现在还没有看的书，存在电脑里的电影或者是辩带，或者是你想养成定时跑步的习惯，或者是koku拿游泳，这些你感觉有兴趣，但现在不会有时间去做的事情，就放在以后再说的清单里。记录这个清单的好处，就是让我们可以同时保存这些有兴趣的事情，但又不会让他们不断地干扰我们。最后一个，就是有用的资料，可以在未来的时候拿来参考。好像大家的电邮，看到的广告，上课的笔记，这些都是大家平常都会保存的。但还有一些东西，譬如说像是你看到的一个东西适合可以拿来当礼物，你吃到的一件店很好吃，这些其实都可以收藏起来。听起来好像很多，所以收藏参考资料一个很重要的关键是要分类。可以把所有资料分成娱乐、人际、学业、辩论、个人兴趣等等。如果其中一个类型有太多东西了，可以试着再分类。譬如说你很喜欢玩，有很多东西想吃，有很多东西想玩，你可以把你的资料分成食物和旅行地点等等。最重要的，就是要确保当你想要找那个资料的时候，你知道要去哪里找。以上两个清单，就是我们对于整理那些不能做的事情的方式。然后，对于那种我们可以做，但两分钟做不完的东西，我们也需要另外一些清单。首先，你要问你自己，做这件事情最适合的人是你自己吗？譬如说，如果想要问三年生谁能来你们的辩论营，你当然可以亲自自己去问，但你也可以找熙渝问一下，因为她可以直接用他们自己的facebook group。所以这些别人比你更适合做的事情，你就需要等他们给你回应，你才能够继续做下一步。所以，你需要一个“等待”清单，专门用来记录这些你需要等待别人的事情。然后，就是日历。基本上，日历只记录三种东西，第一个就是特定时间必须做的事，简单来说，就是跟别人的约会。然后，就是特定天必须做的事，
- #16: 首先，没用的东西，当然要丢掉了。然后，如果自己可能有兴趣想做，但现在没有时间做的事情，我们就放在一个“以后再说”清单。譬如说买了但现在还没有看的书，存在电脑里的电影或者是辩带，或者是你想养成定时跑步的习惯，或者是koku拿游泳，这些你感觉有兴趣，但现在不会有时间去做的事情，就放在以后再说的清单里。记录这个清单的好处，就是让我们可以同时保存这些有兴趣的事情，但又不会让他们不断地干扰我们。最后一个，就是有用的资料，可以在未来的时候拿来参考。好像大家的电邮，看到的广告，上课的笔记，这些都是大家平常都会保存的。但还有一些东西，譬如说像是你看到的一个东西适合可以拿来当礼物，你吃到的一件店很好吃，这些其实都可以收藏起来。听起来好像很多，所以收藏参考资料一个很重要的关键是要分类。可以把所有资料分成娱乐、人际、学业、辩论、个人兴趣等等。如果其中一个类型有太多东西了，可以试着再分类。譬如说你很喜欢玩，有很多东西想吃，有很多东西想玩，你可以把你的资料分成食物和旅行地点等等。最重要的，就是要确保当你想要找那个资料的时候，你知道要去哪里找。以上两个清单，就是我们对于整理那些不能做的事情的方式。然后，对于那种我们可以做，但两分钟做不完的东西，我们也需要另外一些清单。首先，你要问你自己，做这件事情最适合的人是你自己吗？譬如说，如果想要问三年生谁能来你们的辩论营，你当然可以亲自自己去问，但你也可以找熙渝问一下，因为她可以直接用他们自己的facebook group。所以这些别人比你更适合做的事情，你就需要等他们给你回应，你才能够继续做下一步。所以，你需要一个“等待”清单，专门用来记录这些你需要等待别人的事情。然后，就是日历。基本上，日历只记录三种东西，第一个就是特定时间必须做的事，简单来说，就是跟别人的约会。然后，就是特定天必须做的事，
- #17: 首先，没用的东西，当然要丢掉了。然后，如果自己可能有兴趣想做，但现在没有时间做的事情，我们就放在一个“以后再说”清单。譬如说买了但现在还没有看的书，存在电脑里的电影或者是辩带，或者是你想养成定时跑步的习惯，或者是koku拿游泳，这些你感觉有兴趣，但现在不会有时间去做的事情，就放在以后再说的清单里。记录这个清单的好处，就是让我们可以同时保存这些有兴趣的事情，但又不会让他们不断地干扰我们。最后一个，就是有用的资料，可以在未来的时候拿来参考。好像大家的电邮，看到的广告，上课的笔记，这些都是大家平常都会保存的。但还有一些东西，譬如说像是你看到的一个东西适合可以拿来当礼物，你吃到的一件店很好吃，这些其实都可以收藏起来。听起来好像很多，所以收藏参考资料一个很重要的关键是要分类。可以把所有资料分成娱乐、人际、学业、辩论、个人兴趣等等。如果其中一个类型有太多东西了，可以试着再分类。譬如说你很喜欢玩，有很多东西想吃，有很多东西想玩，你可以把你的资料分成食物和旅行地点等等。最重要的，就是要确保当你想要找那个资料的时候，你知道要去哪里找。以上两个清单，就是我们对于整理那些不能做的事情的方式。然后，对于那种我们可以做，但两分钟做不完的东西，我们也需要另外一些清单。首先，你要问你自己，做这件事情最适合的人是你自己吗？譬如说，如果想要问三年生谁能来你们的辩论营，你当然可以亲自自己去问，但你也可以找熙渝问一下，因为她可以直接用他们自己的facebook group。所以这些别人比你更适合做的事情，你就需要等他们给你回应，你才能够继续做下一步。所以，你需要一个“等待”清单，专门用来记录这些你需要等待别人的事情。然后，就是日历。基本上，日历只记录三种东西，第一个就是特定时间必须做的事，简单来说，就是跟别人的约会。然后，就是特定天必须做的事，
- #18: 首先，没用的东西，当然要丢掉了。然后，如果自己可能有兴趣想做，但现在没有时间做的事情，我们就放在一个“以后再说”清单。譬如说买了但现在还没有看的书，存在电脑里的电影或者是辩带，或者是你想养成定时跑步的习惯，或者是koku拿游泳，这些你感觉有兴趣，但现在不会有时间去做的事情，就放在以后再说的清单里。记录这个清单的好处，就是让我们可以同时保存这些有兴趣的事情，但又不会让他们不断地干扰我们。最后一个，就是有用的资料，可以在未来的时候拿来参考。好像大家的电邮，看到的广告，上课的笔记，这些都是大家平常都会保存的。但还有一些东西，譬如说像是你看到的一个东西适合可以拿来当礼物，你吃到的一件店很好吃，这些其实都可以收藏起来。听起来好像很多，所以收藏参考资料一个很重要的关键是要分类。可以把所有资料分成娱乐、人际、学业、辩论、个人兴趣等等。如果其中一个类型有太多东西了，可以试着再分类。譬如说你很喜欢玩，有很多东西想吃，有很多东西想玩，你可以把你的资料分成食物和旅行地点等等。最重要的，就是要确保当你想要找那个资料的时候，你知道要去哪里找。以上两个清单，就是我们对于整理那些不能做的事情的方式。然后，对于那种我们可以做，但两分钟做不完的东西，我们也需要另外一些清单。首先，你要问你自己，做这件事情最适合的人是你自己吗？譬如说，如果想要问三年生谁能来你们的辩论营，你当然可以亲自自己去问，但你也可以找熙渝问一下，因为她可以直接用他们自己的facebook group。所以这些别人比你更适合做的事情，你就需要等他们给你回应，你才能够继续做下一步。所以，你需要一个“等待”清单，专门用来记录这些你需要等待别人的事情。然后，就是日历。基本上，日历只记录三种东西，第一个就是特定时间必须做的事，简单来说，就是跟别人的约会。然后，就是特定天必须做的事，