Una breve sintesi dei concetti fondamentali della conservazione elettronica dei documenti ai sensi delle regole tecniche approvate nel 2013 e della fascicolazione elettronica
Firma digitale, validit legale marca temporale e formato PDF/Amatteo_gentile
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La firma digitale, come suggerisce il nome, 竪 uno strumento grazie al quale
cittadini, professionisti e imprese possono firmare i documenti elettronici
donando a questi ultimi un valore legale.
Tutti noi ne abbiamo sentito parlare, per嘆 per alcuni ci sono ancora dei dubbi,
come ad esempio come funziona sotto il profilo informatico, qual 竪 la validit
legale della firma digitale, come creare un file in formato PDF/A e che
differenze ci sono con i normali PDF, la differenza con la firma elettronica e
quanti tipi di firma elettronica esistono, le marche temporali, ecc.
La Posta Elettronica Certificata - PEC permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali, in cui 竪 necessario avere conferma legale della ricezione del messaggio.
E' possibile inoltre utilizzare la Posta Elettronica Certificata - PEC per attestare l'invio di comunicazioni, anche nel caso in cui la ricevuta di ricevimento non sia necessaria, e in generale in tutti i casi in cui si vogliano ottimizzare tempi e costi amministrativi.
In queste slides cerchiamo di individuare gli scenari di integrazione pi湛 interessantiper la Posta Elettronica Certificata - PEC.
Come si leggono i numeri romani? come si utilizza la linea del tempo? Come facciamo a sapere in quale secolo cade una data? Tutto questo troverete in questo interessante lavoro per la Lim.
come gestire al meglio la comunicazione interna ed esterna in azienda, gestione email, gestione documenti, gestione riunioni, brainstorming, le pubbliche relazioni in azienda,il rapporto con gli stakeholders
Materiali del seminario Federmanager Academy tenuto a Milano il 22 settembre 2016. Propone un approccio all'Internet delle cose e all'Industria 4.0 nel contesto della Digital Transformation.
Nuove Linee Guida AgID per la Conservazione Digitale: Che cosa cambia da Genn...Talea Consulting Srl
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Le slide trasmesse durante il Webinar del 26 Ottobre 2021, tenuto per approfondire sui nuovi adempimenti normativi e sul Manuale di Conservazione, documento informatico obbligatorio che dovr essere conservato digitalmente.
Seminario di studio: "Il sistema di conservazione dei documenti informatici".
Intervento del dr Gianni Penzo Doria, Direttore Generale Universit dell'Insubria, Presidente Anorc Professioni.
Firma digitale, validit legale marca temporale e formato PDF/Amatteo_gentile
油
La firma digitale, come suggerisce il nome, 竪 uno strumento grazie al quale
cittadini, professionisti e imprese possono firmare i documenti elettronici
donando a questi ultimi un valore legale.
Tutti noi ne abbiamo sentito parlare, per嘆 per alcuni ci sono ancora dei dubbi,
come ad esempio come funziona sotto il profilo informatico, qual 竪 la validit
legale della firma digitale, come creare un file in formato PDF/A e che
differenze ci sono con i normali PDF, la differenza con la firma elettronica e
quanti tipi di firma elettronica esistono, le marche temporali, ecc.
La Posta Elettronica Certificata - PEC permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali, in cui 竪 necessario avere conferma legale della ricezione del messaggio.
E' possibile inoltre utilizzare la Posta Elettronica Certificata - PEC per attestare l'invio di comunicazioni, anche nel caso in cui la ricevuta di ricevimento non sia necessaria, e in generale in tutti i casi in cui si vogliano ottimizzare tempi e costi amministrativi.
In queste slides cerchiamo di individuare gli scenari di integrazione pi湛 interessantiper la Posta Elettronica Certificata - PEC.
Come si leggono i numeri romani? come si utilizza la linea del tempo? Come facciamo a sapere in quale secolo cade una data? Tutto questo troverete in questo interessante lavoro per la Lim.
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Materiali del seminario Federmanager Academy tenuto a Milano il 22 settembre 2016. Propone un approccio all'Internet delle cose e all'Industria 4.0 nel contesto della Digital Transformation.
Nuove Linee Guida AgID per la Conservazione Digitale: Che cosa cambia da Genn...Talea Consulting Srl
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Le slide trasmesse durante il Webinar del 26 Ottobre 2021, tenuto per approfondire sui nuovi adempimenti normativi e sul Manuale di Conservazione, documento informatico obbligatorio che dovr essere conservato digitalmente.
Seminario di studio: "Il sistema di conservazione dei documenti informatici".
Intervento del dr Gianni Penzo Doria, Direttore Generale Universit dell'Insubria, Presidente Anorc Professioni.
Le nuove Regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici appena pubblicate in G.U. hanno dato il definitivo riconoscimento al Responsabile della Conservazione digitale e al Responsabile del trattamento dati, due professionisti IT la cui presenza 竪 ormai obbligatoria per tutti gli enti pubblici e le aziende che gestiscono documenti informatici e fatturano elettronicamente e per i quali ANORC Professioni ha aperto i primi Registri nazionali.
Le nuove Regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici appena pubblicate in G.U. hanno dato il definitivo riconoscimento al Responsabile della Conservazione digitale e al Responsabile del trattamento dati, due professionisti IT la cui presenza 竪 ormai obbligatoria per tutti gli enti pubblici e le aziende che gestiscono documenti informatici e fatturano elettronicamente e per i quali ANORC Professioni ha aperto i primi Registri nazionali.
In queste slide viene presentata la Digitalizzazione delle PA a seguito delle novit normative e vengono descritti i processi di digitalizzazione a norma che le Pubbliche Amministrazione dovrebbero avere per gestire creare e conservare i documenti informatici
Problematiche privacy legate alla gestione
digitalizzata dei dati sanitari, analizzando lo stato dell'arte della normativa.
Relatore Avv. Graziano Garrisi.
Il ruolo del Responsabile della conservazione digitale dei documenti: profess...Sergio Primo Del Bello
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Intervento dell'avv. Andrea Lisi, presidente ANORC, al workshop sulla "Conservazione sostitutiva" organizzato dalla Provincia di Bergamo e ANAI Lombardia.
Nembro, 14 maggio 2013
Nuove Regole Tecniche CONSERVAZIONE DIGITALEDOCFLOW
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I sistemi di conservazione dei documenti devono essere adeguati alle nuove regole tecniche pubblicate in G.U. il 12 marzo 2014.
Il sistema di conservazione dei documenti assicura la conservazione, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie, dei documenti e dei metadati in esso conservati, garantendone, nel tempo, le caratteristiche di autenticit, integrit, affidabilit, leggibilit, reperibilit. Esso gestisce lintero ciclo di vita del documento, dal produttore allo scarto.
Come fare la Conservazione Sostituiva a NormaLevia Group
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corso Dematerializzazione e Gestione a Norma dei Documenti Aziendali, organizzato da Levia Group in collaborazione con Treviso Tecnologia il 24 settembre 2013: una completa disamina degli aspetti legali connessi alle procedure di archiviazione e conservazione a norma dei documenti fiscali e contabili.
Ecco come procedere alla conservazione sostitutiva a norma dei documenti aziendali: le slide del corso organizzato da Levia Group in collaborazione con Treviso Tecnologia il 24 settembre 2013.
Aspetti normativi e contrattuali della conservazione dei documenti informaticiGianluca Satta
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Il seminario presentato a SMAU Torino 2015 si propone di illustrare la disciplina del nuovo sistema di conservazione, introdotto con d.p.c.m. 3 dicembre 2013 (pubblicato nella G.U. del 12 marzo 2014), di recente completata con lemanazione delle nuove regole tecniche sul documento informatico, contenute nel d.p.c.m. 13 novembre 2014 e pubblicate nella G.U del 12 gennaio 2015. Alla luce delle recenti novit e della pubblicazione dellalbo dei conservatori accreditati, larticolo illustra alcuni aspetti normativi e contrattuali della conservazione dei documenti informatici, a partire dagli adempimenti richiesti fino alla scelta del modello organizzativo e la conclusione del contratto di fornitura del servizio di conservazione
2. La conservazione dei documenti
Quadro Normativo:
1)Codice amministrazione
digitale
2)D.LGS. 196 2003
(trattamento dati
personali)
3) deliberazione CNIPA n.
11/2004
4)Nuovo DPCM sulle regole
tecniche della
conservazione
5)Codice dei beni culturali
6) DPCM 21 marzo 2013 sui
documenti analogici non
dematerializzabili
Attori coinvolti:
1)Responsabile della conservazione
2)Responsabile trattamento dei dati
3)Responsabile gestione
documentale
4)Produttori di documenti n(uffici)
5)Utenza
Documenti informatici o copie di
doc analogici
Manuale di
conservazione
Alternative:
Conservazione in house oppure
conservatori accreditati
Certificazione dei
processi
Sicurezza: Piano di sicurezza
del sistema di archiviazione
in sinergia con la sicurezza
dei dati dellallegato B del
196/2003
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 2
3. La conservazione dei documenti: flusso dei documenti
A mano email
Posta
Cooperazion
applicativa,
CNS,CIE, etc.
Protocollo
Ufficio responsabile
del procevimento
Doc cartacei
Doc informatici
Registrazione del
documento,
segnatura di
protocollo,
classificazione
Scarto
RICEZIONE PROTOCOLLAZIONE PROCEDIMENTO
ED ARCHIVIAZIONE
CORRENTE
ARCHIVIAZIONE
DI DEPOSITO
ARCHIVIAZIONE
STORICA
Fascicolazione
Doc cartacei
Doc informatici
PRODUZIONE
Riversamento o
Conservazione sostitutiva
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 3
4. La conservazione dei documenti
(RICEZIONE e Protocollo)
Art. 40-bis (( (Protocollo informatico)
1. Formano comunque oggetto di registrazione di
protocollo ai sensi dell'articolo 53 del decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, le comunicazioni che pervengono o
sono inviate dalle caselle di posta elettronica di
cui agli articoli 47, commi 1 e 3, 54, comma 2-ter
e 57-bis, comma 1, nonche' le istanze e le
dichiarazioni di cui all'articolo 65 in conformita'
alle regole tecniche di cui all'articolo 71.))
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 4
5. La conservazione dei documenti: la
produzione
Formazione di documenti informatici (Art. 40 CAD)
Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei
propri documenti con mezzi informatici secondo le
disposizioni. Con apposito regolamento, sulla proposta
dei Ministri delegati per la funzione pubblica, per
l'innovazione e le tecnologie e del Ministro per i beni e le
attivita' culturali, sono individuate le categorie di
documenti amministrativi che possono essere redatti in
originale anche su supporto cartaceo in relazione al
particolare valore di testimonianza storica ed archivistica
che sono idonei ad assumere.
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 5
6. La conservazione dei documenti: la
conservazione sostitutiva
Le nuove regole tecniche firmate dal Ministro per la pubblica amministrazione e
la semplificazione parlano genericamente di CONSERVAZIONE e non viene pi湛
stressato il concetto di conservazione sostitutiva. Di questultima nel CAD viene
fatto un esplicito allarticolo 42 che le tratta sotto un profilo di convenienza
Art. 42. Dematerializzazione dei documenti delle
pubbliche amministrazioni
Le pubbliche amministrazioni valutano in termini
di rapporto tra costi e benefici il recupero su
supporto informatico dei documenti e degli atti
cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la
conservazione e provvedono alla predisposizione
dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi
cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle
regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71.
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 6
7. La conservazione dei documenti: processo di
conservazione ai sensi delle nuove regole
tecniche
Responsabile della gestione
flussi documentali (Art. 61 DPR 445/00)
Pacchetto di versamento
contiene
Predispone il manuale
di conservazione
Responsabile conservazione
(Art. 44 CAD)
Pacchetto di
Archiviazione (da preparare obbligatoriamente
Secondo standard delle regole tecniche (allegati)
Per permettere linterazione con altri sistemi)
la descrizione del processo di conservazione e
del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
Storico dei nominativi dei responsabili;
la struttura organizzativa con funzioni,e
responsabilit;
tipologie degli oggetti sottoposti a
conservazione, comprensiva dei formati;
modalit di presa in carico dei pacchetti di
versamento e del rapporto di versamento;
la modalit di svolgimento del processo di
esibizione e di esportazione dal sistema di
conservazione con la produzione del pacchetto
di distribuzione;
Utente
(accesso agli atti, utenza
interna etc.)
Pacchetto di distribuzione
Sistema di conservazione
Fascicoli informatici e
documenti informatici
con i relativi metadati
Rapporto di
Versamento
(pu嘆 essere
prodotto in
automatico
dal sistema)
Firma digitale o qualificata del rapporto di
versamento a cura del resp. Della conservazione
Firma digitale o qualificata dei pacchetti di archiviazione e distribuzione
a cura del resp. Della conservazione
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 7
8. La conservazione dei documenti: i
metadati
Un metadato (dal greco meta- "oltre, dopo" e dal latino datum
"informazione" - plurale: data), letteralmente "dato su un (altro) dato", 竪
un'informazione che descrive un insieme di dati.
Un esempio tipico di metadati 竪 costituito dalla scheda del catalogo di una
biblioteca, la quale contiene informazioni circa il contenuto e la posizione di
un libro, cio竪 dati riguardanti i dati che si riferiscono al libro. Un altro
contenuto tipico dei metadati pu嘆 essere la fonte o l'autore dell'insieme di
dati descritto oppure le modalit d'accesso, con le eventuali limitazioni.
Fonte:Wikipedia
Il loro scopo 竪 facilitare il reperimento, la selezione, la navigazione, la
localizzazione e la creazione di relazioni tra insiemi di dati appartenenti allo
stesso soggetto o a soggetti differenti. I metadati obbligatori per
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 8
9. La conservazione dei documenti: il
manuale di conservazione
Art. 8 regole tecniche
(Manuale di conservazione)
l .Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e
i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure
di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
2.Il manuale di conservazione 竪 un documento informatico che riporta, almeno:
a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilit del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di
delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
b)la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilit e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di
conservazione;
c)la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell' indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle
diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
d)la descrizione delle modalit di presa in carico di uno o pi湛 pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
e)la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
f)la modalit di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
g)la descrizione del sistem di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle
procedure di ge tione e di evoluzione delle medesime;
h)la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalit del sistema di conservazione e delle verifiche sull'integrit degli archivi con l'evidenza
delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
i)la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
j)i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche
amministrazioni, non gi presenti nel manuale di gestione;
k)le modalit con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali 竪 previsto il suo intervento;
1) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 9
10. La conservazione dei documenti: il
responsabile della conservazione
Art. 7 regole tecniche
(Responsabile della conservazione)
Il responsabile della conservazione opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il
responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell'ufficio di cui all'articolo 17 del
Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene
alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione:
a)definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in
conformit alla normativa vigente;
b)gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformit alla normativa vigente;
c)genera il rapporto di versamento, secondo le modalit previste dal manuale di conservazione;
d)genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalit del sistema di conservazione;
g)assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrit degli archivi e della leggibilit degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di
memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalit; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei
formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di
conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'articolo 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per
l'espletamento delle attivit al medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivit di verifica e di vigilanza;
1) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di
Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all'articolo 8 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi,
procedurali o tecnologici rilevanti.
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 10
11. La conservazione dei documenti:
accreditamento (art. 44 bis CAD)
Cosa si pu嘆 certificare
Certificatori di processo
Conservazione in outsourcing
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 11
12. La conservazione dei documenti:
accreditamento articolo 44 bis CAD
Art. 44-bis Conservatori accreditati
1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attivita' di
conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei
relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il
riconoscimento del possesso dei requisiti del livello piu' elevato,
in termini di qualita' e di sicurezza, chiedono l'accreditamento
presso DigitPA.
2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad
eccezione del comma 3, lettera a) e 31.
3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in societa'
di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.))
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 12
13. La conservazione dei documenti:
accreditamento articolo 47 comma 2 regole
tecniche
Ai sensi dell'articolo 44, comma 1-ter, del Codice, il responsabile della
conservazione pu嘆 chiedere di certificare la conformit del processo di
conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano idonee garanzie
organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui 竪 stato riconosciuto il
possesso dei requisiti di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del Codice, distinti
dai conservatori o dai conservatori accreditati. Le pubbliche amministrazioni
possono chiedere di certificare la conformit del processo di conservazione a
soggetti, pubblici o privati, a cui 竪 stato riconosciuto il possesso dei requisiti di
cui all'articolo 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori
accreditati
26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 13
15. Il sistema di gestione dei flussi
documentali un esempio
Programmazione
pluriennale
Determinazione
o delibera a
contrarre
Copertura
finanziaria
No
Fine
Domande
ammissibili
?
Si
Bando,disciplinare
, risposte ai
quesiti
Preparazione
documentazione
(bando disciplinare
etc.) e acquisizione
domande
No
Si
Aggiudicazione
provvisoria
Controllo
requisiti
positivo??
No
Strategiche Si
Aggiudicazione
definitiva,
contratto
Gestionali
Operative
Domande
PEG, situazione
attuale Capitoli di
spesa etc.
Piano
dettagliato
obiettivi,
pianificazioni
etc.
Linee
Programmati
che, etc.
Determina
aggiudicazione
provvisoria,
avviso
pubblico etc.
DURC,Visure
Camerali,
antimafia,
etc.
Determina
aggiudicazione definitiva,
avviso pubblico contratto
etc.
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
15
16. Il sistema di gestione dei flussi documentali un altro
esempio di processo dematerializzato: una
liquidazione
PROTOCOLLAZIONE
Registrazione
del documento,
segnatura di
protocollo,
classificazione
Ufficio responsabile
del procedimento
Fattura ricevuta
3)Dematerializzazione e
firma digitale per copia
conforme
Sistema di
conservazione
5)Preparazione
determina ed invio
Dirigente di settore
Responsabile del
procedimento
6)Invio determina
firmata gigitalmente
Dirigente settore
finanziario
7)Visto di regolarit
controfirma
responsabile servizio
finanziario
Albo Pretorio
Fascicolo Informatico
8)Relata di notifica
4)Atti dellistruttoria
1)
2)smistamento
9)Deposito in
archivio
Se la fattura
perviene
elettronicamente 竪
possibile eliminare
luso del cartaceo
completamente
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
15/02/2014 16
docente: dr.Alfonso Pisani
17. Il fascicolo elettronico
1. Il fascicolo rappresenta un aggregato di
documenti, cartacei e/o informatici che
sono concernenti un dato affare (quindi
non necessariamente un procedimento
in senso stretto). I documenti
allinterno di esso sono
opportunamente ordinati e relazionati
allo scopo di capire le relazioni
temporali e di causa/effetto tra di essi.
2. Una corretta gestione archivistica
allinterno di un ente pubblico o di un
azienda presuppone che gli stessi siano
raccolti, in basi di dati cartacee e/o
informatiche ed ivi univocamente
identificabili (repertorio dei fascicoli)
3. Un fascicolo va quindi identificato
tramite una propria numerazione e, in
particolare in caso di conservazione
cartacea in outsourcing, 竪 una buona
pratica identificare i fascicoli cartacei
con un opportuno codice a barre per le
eventuali operazioni di spunta
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
17
Cos竪 un
fascicolo?
definizione
18. Il fascicolo elettronico
1. Esiste una stretta correlazione
tra attivit amministrativa e
documentazione archivistica.
2. Il fascicolo, permette di tracciare
lazione amministrativa durante
la trattazione dellaffare e dopo
la conclusione di esso.
3. Esso permette di relazionare
tutta la documentazione relativa
ad un affare, identificarne i
tempi ed i responsabili
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
18
Perch辿
fascicolare?
Per almeno 3 motivi
19. Il fascicolo elettronico
Art. 34 - Chiamasi fascicolo la riunione ordinata per data o per numero degli atti
ricevuti e spediti per il medesimo affare.
Art. 35 - Ogni fascicolo ha una coperta di carta forte, di colore diverso per le diverse
classi, alta centimetri 36, larga 28 ed ha un numero dordine che rende fissa la sua
posizione in archivio.
Art. 36 - Il numero dordine dei fascicoli 竪 dato dal repertorio, cio竪 dallelenco dei
fascicoli via via formati, per ogni classe, dal medesimo titolo di archivio (modello
D). Ogni fascicolo nuovo assume il numero seguente a quello dellultimo fascicolo
indicato.
Art. 37 - Se latto 竪 il primo di un affare, si former con esso un fascicolo nuovo: se
ebbe precedenti si unir al fascicolo che lo contiene.
Art. 38 - Sulla copertina del fascicolo, oltre alle indicazioni richieste dalla formula
(modello E), si noteranno gli atti che vi saranno inseriti, riferendo, di ciascuno, la
data, lufficio e il numero di registrazione.
Art. 40 - Negli affari che si dicono di personale, ogni persona ha un fascicolo che dura
quanto la persona, e la segue negli eventuali passaggi suoi da una ad altra
amministrazione.
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
19
Un po di normativa: Regio decreto 35/1900 (oggi abrogato)definisce il
fascicolo:
20. Art. 67 (R) Trasferimento dei documenti all'archivio di
deposito 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile
del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi provvede a trasferire fascicoli e serie
documentarie relativi a procedimenti conclusi in un
apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione. (R) 2. Il trasferimento deve essere
attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le
serie avevano nell'archivio corrente. (R) 3. Il responsabile
del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli
e delle serie trasferite nell'archivio di deposito. (R)
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
20
Il fascicolo elettronico
Un po di normativa: DPR 445 00 (non definisce esplicitamente il fascicolo,
ma da direttive sul suo ciclo di vita):
21. Art. 41 Procedimento e fascicolo informatico
1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie
dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente.
2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento ((raccoglie)) in un fascicolo informatico
gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della
comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n.
241, comunica agli interessati le modalita' per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo
10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.
2-bis. Il fascicolo informatico e' realizzato garantendo la possibilita' di essere direttamente
consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la
costituzione ((l'identificazione)) e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta
gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione
del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il
sistema pubblico di connettivita', e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilita' e della
cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell'articolo
71, di concerto con il Ministro della funzione pubblica.
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
21
Il fascicolo elettronico
Un po di normativa: CAD (art. 41):
22. Art. 41 Procedimento e fascicolo informatico
2-ter. Il fascicolo informatico reca l'indicazione:
a)dell'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del
fascicolo medesimo;
b) delle altre amministrazioni partecipanti;
c) del responsabile del procedimento;
d) dell'oggetto del procedimento;
e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater.
e-bis dell'identificativo del fascicolo medesimo.
2-quater. Il fascicolo informatico puo' contenere aree a cui hanno accesso solo l'amministrazione
titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso e' formato in modo da garantire la corretta
collocazione, la facile reperibilita' e la collegabilita', in relazione al contenuto ed alle finalita', dei
singoli documenti; e' inoltre costituito in modo da garantire l'esercizio in via telematica dei diritti
previsti dalla citata legge n. 241 del 1990. 3. Ai sensi degli articoli da 14 a 14-quinquies della legge
7 agosto 1990, n. 241, previo accordo tra le amministrazioni coinvolte, la conferenza dei servizi e'
convocata e svolta avvalendosi degli strumenti informatici disponibili, secondo i tempi e le
modalita' stabiliti dalle amministrazioni medesime.
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
22
Il fascicolo elettronico
Un po di normativa: CAD (art. 41) cont.:
23. Il fascicolo elettronico: una mappa
mentale
15/02/2014
E alimentato da
Si muove tra gli
archivi
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
23
Fascicolo
Informatico
Cittadino
Altra PA
Imprese
Nel rispetto della
L. 241/90 e accesso
agli atti
D,Lgs. 196 2003
Nel rispetto del
Contiene:
a) amministrazione titolare del procedimento;
b) altre amministrazioni partecipanti;
c) del responsabile del procedimento;
d) dell'oggetto del procedimento;
e) dell'elenco dei documenti contenuti
e-bis dell'identificativo del fascicolo medesimo
Livelli di accesso
differente per utenti
differenti
Corrente->Deposito->Storico
24. Il fascicolo elettronico: esempio il
fascicolo sanitario elettronico
Fascicolo sanitario elettronico
1. Il FSE 竪 linsieme dei dati e documenti digitali di tipo sanitario e
socio-sanitario generati da eventi clinici presenti e trascorsi,
riguardanti lassistito, ha un orizzonte temporale che copre lintera
vita del paziente ed 竪 alimentato in maniera continuativa dai
soggetti che lo prendono in cura nellambito del SSN e dei servizi
socio-sanitari regionali.
2. LFSE 竪 costituito, previo consenso dellassistito, dalle Regioni e
Province Autonome per le finalit di prevenzione, diagnosi, cura e
riabilitazione perseguite dai soggetti del SSN e dei servizi
sociosanitari regionali che prendono in cura lassistito.
Fonte: sito di Agenzia per lItalia Digitale
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
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25. Il fascicolo sanitario elettronicoil
progetto TREC della Provincia
Autonoma di Trento
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
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26. TreC offre la possibilit di inserire ed archiviare nel sistema dati relativi
alle condizioni di salute di un assistito, per tenere ordinatamente
traccia della loro evoluzione nel tempo.
Lassistito pu嘆:
consultare i propri documenti clinici prodotti da strutture o
professionisti del sistema sanitario provinciale, registrare e
archiviare informazioni utili per documentare l'andamento del
proprio stato di salute (ad esempio: automisurazioni, informazioni
personali, annotazioni per ricordare i futuri controlli)
registrare e archiviare documenti sanitari non formati da
professionisti operanti in seno al SSP (ad esempio: referti di visite o
esami effettuati in strutture estere o extraprovinciali).
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
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Il fascicolo sanitario elettronicoil
progetto TREC della Provincia
Autonoma di Trento
Fonte: https://trec.trentinosalute.net/
27. Lassistito pu嘆 ad esempio, consultare,
verbali di pronto soccorso;
referti di radiologia;
referti di laboratorio.
E inoltre prevista la messa a disposizione del cosiddetto
Patient summary o Profilo sanitario sintetico: una
scheda sanitaria, redatta dal medico di famiglia, che
riassume la storia clinica personale dell'assistito, utile
anche in caso di emergenza per fornire ai sanitari
importanti informazioni ai fini delle decisioni
terapeutiche da prendere;
15/02/2014
Pubblica Amministrazione Digitale III parte
docente: dr.Alfonso Pisani
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Il fascicolo sanitario elettronicoil
progetto TREC della Provincia
Autonoma di Trento
Fonte: https://trec.trentinosalute.net/