Artikel SCE
- 1. FREIGHT COST MANAGEMENT Allt fler f旦retag satsar p奪 att arbeta systematiskt med Freight Cost Management det vill s辰ga att hantera, kontrollera och s辰kerst辰lla att fraktfak- turorna 辰r korrekta. Bakgrunden till det 旦kade intresset f旦r Freight Cost Management 辰r f旦rst奪s de snabbt 旦kade transportkostnaderna i kombina- tion med en ganska utbredd felfakturering. I svenska bolag utg旦r transportkostnaderna ofta 5-10% av f旦retagets totala kostnader och mellan h辰lften upp till en tredjedel av de totala logistikkostnaderna. H辰r finns en stor potential att f旦rb辰ttra, effektivisera och spara betydande belopp, s辰ger Frederik Sahlin, f旦rs辰ljningschef i logistikspe- cialisten Sonat som sedan drygt 15 奪r arbetar med Freight Cost Management. Enbart 17% av fakturorna 辰r helt korrekta Sj辰lva begreppet Freight Cost Management kan definieras som ett medvetet, systematiskt arbete med att fastst辰lla, 旦vervaka och analysera fraktkostnader. Syftet med arbetet 辰r att f奪 kontroll och 旦verblick 旦ver kostnaderna och d辰ri- genom reducera de totala kostnaderna f旦r transporter. Enkelt uttryckt handlar det om att s辰kra att du enbart betalar f旦r tj辰nster som faktiskt utf旦rts och enligt de villkor som har 旦verenskommits. Det 辰r allm辰nt vedertaget att det sker en generell 旦verdebitering med mellan 4-6 % och att enbart 17 % av fraktfakturorna 辰r helt korrekta, s辰ger Frederik Sahlin. Det finns flera orsaker till felfaktureringen. N奪gra av de vanligaste 辰r en utbredd anv辰ndning av gamla helt manu- ella processer f旦r fakturahantering, gamla IT-system och en enorm komplexitet vad g辰ller de olika transport旦rernas s辰tt att ber辰kna och redovisa kostnader. Transport Management System Problemet med allt h旦gra transportkostnader och den 旦kan- de komplexiteten har banat v辰gen f旦r TA-system (Trans- portadministrativa system) 辰ven kallade TMS, Transport Management System. De allra senaste och mest avancerade transportadministrativa systemen s辰kerst辰ller att det k旦p- ande f旦retaget enkelt kan boka transporter enligt befintliga avtal och regelverk samt per automatik kontrollera fakturor- na mot de data som finns i systemet. De mest avancerade systemen ser 辰ven till att inkomna fakturor allokeras till r辰tt kostnadsst辰lle f旦r attest och betalning. Med moderna TMS kan fraktk旦paren enkelt f奪 en pris- uppgift f旦r en viss s辰ndning redan innan bokning och f旦lja upp transportkostnaderna 旦ver tid. Kostnaderna ber辰knas per automatik utifr奪n k旦parens transportavtal. Sedan kan dessa teoretiska kostnader kontrolleras systematiskt gen- temot fraktfakturorna p奪 ett flertal olika s辰tt f旦r att f奪 en 旦verblick och d辰rigenom kunna kontrollera sina fraktkost- Stigande transportkostnader 旦kar intresset f旦r Freight Cost Management 24 Supply Chain Effect 2/2016
- 2. FREIGHT COST MANAGEMENT Enkelt uttryckt handlar det om att s辰kra att du enbart betalar f旦r tj辰nster som faktiskt utf旦rts och enligt de villkor som har 旦verenskommits.. Frederik Sahlin, Sonat nader, s辰ger Roland Jansson, s辰ljchef i Unifaun som 辰r den marknadsledande akt旦ren inom TA och TMS i Norden. ven logistikspecialisten Sonat anv辰nder TMS f旦r att hantera processen med s奪 h旦g grad av automatik och systematik som m旦jligt och f旦r att skapa den faktabas som beh旦vs f旦r analys och utveckling. De avancerade IT- systemen 辰r n旦dv辰ndiga verktyg i arbetet med Freight Cost Management. Fraktrevisioner och outsourcing I Nordamerika 辰r det mycket vanligt att s辰rskilt fraktrevi- sorer anlitas. Revisorerna 辰r tj辰nstef旦retag som i efterhand reviderar, kontrollerar och justerar felaktiga fraktfakturor. Ett omfattande arbete som de flesta f旦retag inte har ambition eller resurser f旦r att g旦ra sj辰lva. Problemet med denna typ av revisioner 辰r att arbetet i allm辰nhet utf旦rs i efterhand. Det vill s辰ga n辰r fakturorna redan har betalats. En b辰ttre form av kontroll 辰r den som g旦rs i realtid real-time audit- ing vilket inneb辰r att fakturorna granskas l旦pande och att felaktigheter och avvikelser f奪ngas upp innan fakturorna har betalats. Frederik Sahlin och Sonat arbetar p奪 det viset enligt en bepr旦vad process. Vi tar emot alla fakturor, g旦r en omedelbar trev辰gs- kontroll som inneb辰r att vi matchar fakturan mot best辰lld tj辰nst, utf旦rd tj辰nst och underliggande avtal. N辰r allt st辰m- mer betalar vi fakturan. Om n奪got 辰r fel s奪 hanterar vi detta i dialog med transport旦rerna, s辰ger Frederik Sahlin som h辰vdar att outsourcing av processen till Sonat endast kostar en br奪kdel av en egen intern hantering. Unifauns Roland Jansson h奪ller med om att potentialen 辰r mycket stor f旦r de f旦retag som tar tag i problematiken kring fraktfakturor och transportkostnader. Egentligen 辰r det lite konstigt att inte fler bolag arbetar mer systematiskt med sin Freight Cost Management. Det finns enormt stora pengar att spara genom att skapa enkla, systematiska processer som baseras p奪 kompetens och moderna IT-st旦d. Internationellt har m奪nga st旦rre f旦retag kommit betydligt l辰ngre med sin Freight Cost Management. Exempelvis har 60% av de st旦rre Nordamerikanska bolagen outsourcat pro- cessen till logistikspecialister. Hur stor andelen 辰r i Sverige kan man bara spekulera i, att den 辰r v辰sentligt l辰gre 辰r dock helt klart. Foto:UlricaHerlitz Roland Jansson och Frederik Sahlin 25Supply Chain Effect 2/2016