Final report 2015
- 1. 1 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI BAB 1 PENGENALAN DAN LATARBELAKANG ORGANISASI
- 2. 2 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.1 PENGENALAN 1.1.1 Pendahuluan Latihan industri merupakan salah satu syarat wajib yang perlu dilalui oleh setiap pelajar Politeknik seluruh Malaysia sebelum diperakukan untuk penganugerahan Diploma Politeknik KPTM. Tempoh Latihan Industri Politeknik adalah selama satu semester (20 minggu). Sepanjang tempoh tersebut para pelajar dapat menimba ilmu pengetahuan serta pengalaman dan kemahiran daripada pelbagai bentuk kerja yang dilakukan. Para pelajar juga dapat mengaplikasikan segala teori yang telah dipelajari kepada bentuk praktikal. Di samping itu, ia bertujuan untuk memberi peluang kepada pelajar untuk mengaitkan teori-teori yang dipelajari semasa berada di Politeknik dengan cara kerja yang sebenar. Ia juga dapat meningkatkan kemahiran berkomunikasi di samping menyemai semangat kerja dengan produktif dan perhubungan yang baik sesama pekerja.
- 3. 3 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.1.2 ObjektifLatihan Industri Objektif latihan industri adalah sepertiberikut: a) Keberkesanan komunikasi Komunikasi yang berkesan dapat dipupuk semasa menjalani latihan industri. Komunikasi dua hala yang berlaku bukan sahaja antara pelajar dengan pekerja tetapi dari pelbagai pihak iaitu antara pelajar dengan majikan, pelanggan, pembekal, dan pihak lain. Pelajar perlu bersedia menghadapi pelbagai situasi dan berkomunikasi dengan baik supaya maklumat yang tepat dapat disampaikan dan diterima dengan jelas. b) Mengamalkan etika dan peraturan kerja yang baik Setiap organisasi mempunyai etika dan peraturan. Pelajar harus melaksanakan tugas yang diberikan dengan sempurna dan mengikut masa yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan kerja yang telah ditetapkan. Pelajar mestilah bersedia menerima arahan dari semasa ke semasa. c) Memberi pendedahan kepada alam pekerjaan Melalui latihan industri, para pelajar secara tidak langsung dapat merasaidan memahami situasi alam pekerjaan yang sebenar. Pelbagaipengalaman dapat ditimba untuk manfaat pekerjaan di masa hadapan. d) Membina personaliti individu Latihan industri dapat membina keyakinan diri pelajar. Pelbagai situasi dan ragam manusia perlu dihadapi dan skopnya adalah lebih luas jika dibandingkan ketika sesipembelajaran di dalam kelas. Sedikit sebanyak pola pemikiran pelajar dapat digubal dan perasaan malu untuk berkomunikasi dengan masyarakat dapat di atasi, secara tidak langsung dapat membina personaliti individu yang berjaya. e) Menghasilkan laporan Latihan Industri Penyediaan laporan latihan industri ini dapat melatih pelajar menulis laporan teknikal yang lengkap dan teratur.
- 4. 4 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.1.3 Kepentingan Latihan Industri Latihan industri adalah bertujuan memberikan peluang kepada para pelajar untuk lebih memahami alam pekerjaan yang sebenar. Pelajar diberi peluang untuk mempraktikkan ilmu yang diperoleh semasa sesipembelajaran iaitu teori kepada praktikal. Teori dan praktikal merupakan dua perkara yang sama penting untuk diadaptasi. Para pelajar dapat berfikir diluar kotak pemikiran bahawa teori tidak semestinya sama dengan praktikal, dengan kata lain apa yang kita pelajari tidak semestinya sama dengan situasi sebenar. Antara kepentingan latihan industri adalah: a) Pelajar dapat mempraktikkan suasana kerja yang sebenar. Hal ini,dapat dipraktikkan melalui kehadiran seseorang pelajar ke tempat kerja mengikut waktu bekerja syarikat. Selain itu,perlajar juga dapat didedahlan dengan cara berhubung dengan orang atasan serta pekerja-pekerja di syarikat. b) Pelajar dapat mengamalkan peraturan-peraturan keselamatan dalam industri. Setiap syarikat mempunyai peraturan-peraturan sendiri. Pelajar yang mengikuti latihan industri, haruslah mengikuti setiap peraturan yang di tetapkan oleh pihak syarikat. Sebagai contoh, pekerja diwajibkan untuk menutup suis komputer setelah tamat waktu bekerja. c) Dapat menambahkan lagi pengalaman dalam bidang yang diceburi. Selalunya pelajar akan ditempatkan di bahagian yang bersesuaian dengan kos yang diambil, hal ini dapat meningkatkan lagi pengetahuan dan kefahaman tentang kos yang diceburi. e) Dapat memperluaskan pergaulan dengan pekerja di organisasi. Penyesuaian diri amat penting. Jadi pelajar didedahkan untuk bergaul dengan kaki tangan syarikat mengikut cara dan waktu yang sesuai. Selain itu, pelajar dapat mengetahui cara panggilan formal seperti Prof,Dr,Dato,Puan,Encik,Cik.
- 5. 5 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.1.4 Objektif Laporan Latihan Industri Objektif laporan latihan industri adalah: a) Bukti kepada latihan yang diikuti Setiap gerak kerja yang dilakukan oleh pelajar direkodkan dalam buku laporan harian sebagai bukti bagi latihan yang diikuti. Dengan terhasilnya laporan ini, pihak Politeknik dapat membuat penilaian terhadap pelajar berdasarkan kefahaman dan prestasi pelajar sepanjang tempoh latihan. b) Mendokumenkan aktiviti-aktiviti sepanjang latihan Laporan latihan industri perlu disediakan oleh pelajar sebagaisatu cara mendokumentasikan gerak kerja dan aktiviti sepanjang tempoh latihan. Pengalaman serta pengetahuan baru dapat dijana melalui laporan yang dibuat oleh pelajar. c) Laporan yang berguna di masa hadapan Pengalaman adalah satu syarat utama yang dipertimbangkan oleh sesebuah organisasi dalam mencari pekerja. Perakuan daripada pihak organisasi semasa latihan industri boleh dijadikan bukti pelajar tersebut mempunyai pengalaman dalam bidang yang diceburi. d) Membina personaliti individu Latihan industri dapat membina keyakinan diri pelajar. Pelbagai situasi dan ragam manusia perlu dihadapi dan skopnya adalah lebih luas jika dibandingkan ketika sesipembelajaran di dalam kelas. Sedikit sebanyak pola pemikiran pelajar dapat digubal dan perasaan malu untuk berkomunikasi dengan masyarakat dapat di atasi, secara tidak langsung dapat membina personaliti individu yang berjaya. e) Menghasilkan laporan Latihan Industri Penyediaan laporan latihan industri ini dapat melatih pelajar menulis laporan teknikal yang lengkap dan teratur.
- 6. 6 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.1.5 Skop Kerja Latihan Industri Jadual 1.1.5 menunjukkan skop kerja yang dilaksanakan sepanjang tempoh latihan industri. Bil. Tugas / Latihan 1. Membantu pengurusan bahagian akaun 2. Mempelajari kemahiran hubungan pelanggan ( customer relationship) dan menanggani aduan pelanggan ( handling customer complaint) 3. Membuat pembayaran kepada pembekal mengunakan cek dan baucer (setiap bulan) 4. Menyediakan cek dan baucer pembelian touch n go dan e-pay untuk UNIKEB1 dan UNIKEB2 (setiap hari) 5. Menggunakan MERP system 6. Membuat pinjaman kepada anggota UKM yang ingin meminjam wang. 7. Merekodkan keluar/masuk cek dan baucer yang keluar dari unit akaun untuk mendapat tandatangan dari pengurus besar. 8. Merekodkan invoice yang sampai ke unit akaun dari UNIKEB1,UNIKEB2,HUKUM dan PPUKM. 9. Mempelajari dan mengeluarkan laporan berkala kewangan 10. Membantu dalam bank in wang.
- 7. 7 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.2 LATAR BELAKANG ORGANISASI 1.2.1 Profil dan ObjektifPenubuhan Diasaskan daripada sebuah syarikat jimat cermat & pinjam-meminjam yang ditubuhkan pada permulaannya dengan nama Syarikat Kerjasama Tenaga UNIKEB Berhad pada 14hb September 1973 dengan nombor pendaftaran 4877. Pada tahun 1978, status syarikat kerjasama telah ditukarkan kepada koperasi serbaguna dengan nama barunya KOPERASI UNIKEB BERHAD yang kekalsehingga kini. Pada peringkat permulaannya keanggotaan UNIKEB kurang mendapat sokongan daripada kakitangan UKM yang hanya dianggotai oleh seramai 105 orang ahli sahaja. Namun begitu, dengan berkat kesabaran dan ketekunan anggota-anggotanya untuk memajukan UNIKEB,sehingga kini keanggotaan UNIKEB telah mencecah hampir 5 ribu orang yang terdiri daripada kakitangan tetap Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM), Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia (PPUKM), Kampus Kuala Lumpur (KKL) dan kakitangan UKM Holding serta kakitangan UNIKEB sendiri. Koperasi UNIKEB Berhad adalah koperasi kakitangan UKM yang menjalankan aktiviti perniagaan disamping memberi kemudahan kepada anggota khususnya dan masyarakat sekitar. Antara perkhidmatan yang disediakan adalah pembiayaan wang (sehingga RM150 ribu), Pajak Gadai Islam Ar- Rahnu, insurans kenderaan bermotor dan Am, Stesyen Minyak Petronas,kedai buku dan kedai runcit,dan sewaan premis perniagaan UNIKEB kini mampu berdiri megah bersama koperasi-koperasi lain kerana telah mempunyai bangunannya sendiri, WISMA UNIKEB yang menjadi mercu tanda ke atas kejayaan dan kecemerlangan aktiviti koperasi yang dilaksanakan. Wisma UNIKEB juga melambangkan kekuatan sokongan yang diberikan oleh anggota-anggotanya dalam usaha untuk memberi perkhidmatan yang terbaik kepada anggota, warga UKM dan masyarakat setempat.
- 8. 8 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.2.2 Lokasi Pejabat syarikat UNIKEB Berhad terletak di Wisma UNIKEB,UKM,43600 Bangi,Selangor.
- 9. 9 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.2.3 Matlamat/Visi/Misi
- 10. 10 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.2.4 Carta Organisasi
- 11. 11 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI BAB 2 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
- 12. 12 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI 1.3 PERKERANIAN DAN OPERASI 2.3.1 Pendahuluan Dalam menjalani latihan industri, saya telah di dedahkan dengan banyak perkara yang baru. Selain mempraktikkan apa yang telah dipelajari di politeknik, saya juga telah didedahkan dengan peraturan-peraturan dan etika syarikat dan ianya perlu dipraktikkan setiap kali saya berada di syarikat di mana saya menjalani latihan industri. Ketika menjalani latihan industri di syarikat ini (UNIKEB),saya telah ditempatkan di bahagian perakaunan. Dalam menjalani latihan industri, saya telah diberi masa selama 9 jam 30 minit, bermula dari jam 08.30 a.m 06.00 p.m setiap hari bermula dari hari Isnin Jumaat. Berikut merupakan ringkasan mingguan ketika saya menjalani latihan industri selama 20 minggu. 2.3.2 Jadual 2.1 menunjukkan ringkasan aktiviti/kerja yang dilaksanakan sepanjang tempoh latihan industri dari minggu1 hingga minggu ke 20. Bil. Tempoh Disember 2014 Aktiviti / Minggu 1 2 3 4 1. Taklimat Pagi 2. Menggunakan Sistem MERP 3. Membuat Purchasing Order dan Purchasing Requistion 4. Cek Barang yang sampai dari supplier 5. Merekod invoice dalam buku belian 6. key in purchase invoice 7. key in A/P Cash 8. Key in Jualan Tunai 9. Key in Credit Note 10. Pembayaran untuk suppliermenggunakan cek dan baucer (BR) 11. Potongan pinjaman ekspress untuk anggota 12. Pinjaman khas untuk anggota 13. Pinjaman bainah untuk anggota 14. Pembayaran autopay untuk touch n go dan e-pay untuk stesen (unikeb1 dan unikeb2) 15. Merekod buku harian keluar masuk cek dan baucer untuk diberi pada bahagian pentadbiran 16. Stock tag akhir tahun 17. Membantu persediaan peralatan untuk meeting 18. Pemfailan baucer 19. Penyata akaun
- 13. 13 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI Bil. Tempoh Desember/Januari 2015 Aktiviti / Minggu 5 6 7 8 9 1. Taklimat Pagi 2. Menggunakan Sistem MERP 3. Membuat Purchasing Order dan Purchasing Requistion 4. Cek Barang yang sampai dari supplier 5. Merekod invoicedalam buku belian 6. key in puchase invoice 7. key in A/P Cash 8. Key in Jualan Tunai 9. Key in Credit Note 10. Pembayaran untuk suppliermenggunakan cek dan baucer (BR) 11. Potongan pinjaman ekspress untuk anggota 12. Pinjaman khas untuk anggota 13. Pinjaman bainah untuk anggota 14. Pembayaran autopay untuk touch n go dan e-pay untuk stesen (unikeb1 dan unikeb2) 15. Merekod buku harian keluar masuk cek dan baucer untuk diberi pada bahagian pentadbiran 16. Stock tag akhir tahun 17. Membantu persediaan peralatan untuk meeting 18. Pemfailan baucer 19. Penyata akaun
- 14. 14 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI Bil. Tempoh Februari 2015 Aktiviti / Minggu 10 11 12 13 1. Taklimat Pagi 2. Menggunakan Sistem MERP 3. Membuat Purchasing Order dan Purchasing Requistion 4. Cek Barang yang sampai dari supplier 5. Merekod invoice dalam buku belian 6. key in purcahse invoice 7. key in A/P Cash 8. Key in Jualan Tunai 9. Key in Credit Note 10. Pembayaran untuk suppliermenggunakan cek dan baucer (BR) 11. Potongan pinjaman ekspress untuk anggota 12. Pinjaman khas untuk anggota 13. Pinjaman bainah untuk anggota 14. Pembayaran autopay untuk touch n go dan e-pay untuk stesen (unikeb1 dan unikeb2) 15. Merekod buku harian keluar masuk cek dan baucer untuk diberi pada bahagian pentadbiran 16. Stock tag akhir tahun 17. Membantu persediaan peralatan untuk meeting 18. Pemfailan baucer 19. Penyata akaun
- 15. 15 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI Bil. Tempoh Mac/April 2015 Aktiviti / Minggu 14 15 16 17 18 1. Taklimat Pagi 2. Menggunakan Sistem MERP 3. Membuat Purchasing Order dan Purchasing Requistion 4. Cek Barang yang sampai dari supplier 5. Merekod invoice dalam buku belian 6. key in purchase invoice 7. key in A/P Cash 8. Key in Jualan Tunai 9. Key in Credit Note 10. Pembayaran untuk suppliermenggunakan cek dan baucer (BR) 11. Potongan pinjaman ekspress untuk anggota 12. Pinjaman khas untuk anggota 13. Pinjaman bainah untuk anggota 14. Pembayaran autopay untuk touch n go dan e-pay untuk stesen (unikeb1 dan unikeb2) 15. Merekod buku harian keluar masuk cek dan baucer untuk diberi pada bahagian pentadbiran 16. Stock tag akhir tahun 17. Membantu persediaan peralatan untuk meeting 18. Pemfailan baucer 19. Penyata akaun
- 16. 16 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI Bil. Tempoh April 2015 Aktiviti / Minggu 19 20 1. Taklimat Pagi 2. Menggunakan Sistem MERP 3. Membuat Purchasing Order dan Purchasing Requistion 4. Cek Barang yang sampai dari supplier 5. Merekod invoice dalam buku belian 6. key in purchase invoice 7. key in A/P Cash 8. Key in Jualan Tunai 9. Key in Credit Note 10. Pembayaran untuk suppliermenggunakan cek dan baucer 11. Potongan pinjaman ekspress untuk anggota 12. Pinjaman khas untuk anggota 13. Pinjaman bainah untuk anggota 14. Pembayaran autopay untuk touch n go dan e-pay untuk stesen (unikeb1 dan unikeb2) 15. Merekod buku harian keluar masuk cek dan baucer untuk diberi pada bahagian pentadbiran 16. Photostate buku harian keluar masuk cek dan baucer untuk dihantar pada bahagian pentadbiran 17. Stock tag akhir tahun 18. Membantu persediaan peralatan untuk meeting 19. Pemfailan baucer 20. Penyata akaun
- 17. 17 | LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI BAB 3