Een ramp en dan .....?
0 likes315 views
Hoe een ziekenhuis zich kan voorbereiden op een ramp.
More Related Content
Viewers also liked (7)
Similar to Een ramp en dan .....? (20)
More from Humanagement (12)
Een ramp en dan .....?
- 1. OKTOBER 2005 41 FMINDEPRAKTIJK Voor het functioneren in de ‘rampenrol’ kan weinig routine worden opgebouwd, aangezien grote ongevallen en rampen in Nederland in aantal laag zijn. Echter, bij de opvang van rampslachtoffers gaat het meestal om flinke aantallen ten opzichte van het dagelijkse aanbod en niveau van zorg. Dat vergt dus een andere aanpak en benadering dan bij één of enkele slachtoffers. Er is dan geen tijd om eens rustig te overleggen en af te spreken wie wat moet doen. De interne organi- satie van het ziekenhuis verdient op het onderdeel ‘rampenvoorbereiding’ meer aandacht en verbetering. Juist omdat de dagelijkse activiteiten en routinewerk- zaamheden niet rampgericht zijn. TOENEMENDE RISICO’S In een dichtbevolkt land als Nederland kunnen zware ongevallen en rampen ernstige gevolgen hebben. De kans op calamiteiten neemt toe, omdat de maat- schappij in technisch opzicht steeds ingewikkelder wordt. Daarnaast brengt de huidige terreurdreiging extra risico’s met zich mee. De rol van ziekenhuizen bij rampenbestrijding is vastgelegd in de Wet Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (WGHOR). Het ziekenhuis heeft een belangrijke rol in de hulpverleningsketen, welke zo sterk is als de zwakste schakel. Het voorbereiden op een ramp met behulp van een Zieken huisrampenopvangplan (ZiROP), waarin opgenomen alle noodzakelijke interne medisch-organisatorische maatregelen voor de medische behandeling van gewonden, is één van de wettelijke ver- plichtingen voor ziekenhuizen. Het ZiROP dient niet verward te worden met een BHV-plan of bedrijfsnoodplan. Deze plannen zijn gericht op interne calami- teiten terwijl een ZiROP gericht is op externe rampen. Bij een brand in een chemische fabriek raken vijftig mensen gewond. Sommigen bereiken op eigen gelegenheid de spoedeisende hulp van het dichtstbijzijnde ziekenhuis. Regionale ziekenhuizen krijgen door, dat ambulances onderweg zijn met slachtoffers met ernstige vergiftigingsverschijnselen. Hoe mobiliseer je in korte tijd extra deskundig personeel? Hoe verloopt de communicatie naar de diverse partijen? Met welke giftige stof zijn de slachtoffers in aanraking geweest? Is er sprake van besmettingsgevaar? Waar worden slachtoffers, familie en pers opgevangen? Kortom, een ziekenhuis wordt in een rampsituatie geconfronteerd met vele vraagstukken. Een goede voorbereiding op calamiteiten is van levensbelang. EEN RAMP, EN DAN.....? HOE EEN ZIEKENHUIS ZICH KAN VOORBEREIDEN OP EEN RAMP Maureen Staal en Maybrit Admiraal
- 2. OKTOBER 200542 FMINDEPRAKTIJK Recent heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg onderzoek gedaan naar de aanwezigheid en bruikbaarheid van het ZiROP. Hieruit kwam onder andere naar voren dat weliswaar alle ziekenhuizen beschikken over een ZiROP, maar de uitvoerbaarheid op onderdelen moet worden verbeterd. De plannen moeten met meer regelmaat worden getoetst op actualiteit binnen een regio. Daarnaast is gebleken dat de Nederlandse ziekenhuizen over het algemeen zeer beperkt voorbereid zijn op eventuele nucleaire, biologische en chemische rampen. Bovendien is geen sprake van een eenduidig model, het model rampen- opvang van 1992 is aan revisie toe. NIEUW MODEL De GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen) zorgt voor een optimale organisatie van de groot- schalige geneeskundige hulpverlening in de regio. De crisiscoördinatoren in de regio Rotterdam-Rijnmond hebben namens de acht1 ziekenhuizen aangege- ven behoefte te hebben aan een regio- naal model, teneinde de kwaliteit en samenhang van het ZiROP te borgen. Humanagement heeft in nauwe samen- werking met de GHOR Rotterdam-Rijn- mond en deze ziekenhuizen een model ZiROP opgesteld. Ten behoeve van dit model is onder andere gebruik gemaakt van de ‘best practices’ en ervaringen binnen de ziekenhuizen van de regio. Het biedt een ziekenhuis de gewenste handvatten om zich goed voor te berei- den op rampen in het algemeen en bij het opstellen van een ZiROP in het bij- zonder. Het model beschrijft de fasen voor- bereiding, alarmering, paraatstelling, uitvoering en einde ramp. Dit artikel belicht met name de voorbereidingsfase, die als fundament fungeert voor de inrichting van de volgende fasen. Deze fasen dienen specifiek op de organisatie aan te sluiten en zijn derhalve afhanke- lijk van de organisatieopbouw. WIE IS DE KARTREKKER? In de voorbereidingsfase dient het zieken- huis de nodige maatregelen te treffen. Het ziekenhuis moet voldoen aan haar verplichtingen voortvloeiende uit de WGHOR. Het is aan te bevelen dat ieder ziekenhuis een crisiscoördinator aan- stelt. Ter ondersteuning kan eveneens een rampenopvangcommissie worden samengesteld. Hierin kunnen vertegen- woordigers plaatsnemen van de medi- sche staf (traumatoloog, hoofd SEH, ver- pleging), de ondersteunende diensten (o.a. de facility manager) en het secreta- riaat. De eindverantwoordelijkheid voor de voorbereiding op rampen, berust te allen tijde bij de Raad van Bestuur. De crisiscoördinator is verantwoorde- lijk voor het opstellen en actueel houden van het ZiROP, c.q. het inhoudelijk toet- sen en actualiseren van het ZiROP en draagt er zorg voor dat de organisatie goed werkt indien het ziekenhuis gecon- fronteerd wordt met een ramp. Ook dient de crisiscoördinator aandacht te beste- den aan het intern communiceren en bekend maken van het ZiROP. Tevens fungeert de crisiscoördinator als centraal aanspreekpunt voor de GHOR, zowel ten behoeve van planvorming als bij daad- werkelijke hulpverlening. Een ZiROP op papier is echter niet vol- doende. Om te voorkomen dat het blijft bij een mooi boekwerk zullen regelmatig oefeningen moeten worden georgani- seerd. Het is zeer belangrijk dat de crisis- coördinator zorgt dat hij geïnformeerd blijft over de actuele inzichten en erva- ringen op het gebied van rampenopvang binnen ziekenhuizen en deze informatie, indien relevant, intern communiceert. Denk hierbij aan wijzigende wet- en regelgeving, nieuwe (oefen)technieken et cetera. Over welke competenties moet de crisiscoördinator beschikken? Een crisis- coördinator fungeert als een spin in het web. Hij moet organisatiebreed inzicht hebben, aangezien de rampenorganisa- tie diverse grenzen van vakgebieden overschrijdt. Daarnaast is het van belang dat de crisiscoördinator over goede orga- nisatievaardigheden beschikt en kan functioneren tijdens stress situaties. Eveneens is het van groot belang dat de crisiscoördinator beschikt over de com- petenties en het mandaat om overal in de organisatie zaken op de rails te zetten c.q. door te drukken. De betreffende per- soon dient voldoende gezag te hebben om deze taak uit te voeren EEN GOEDE VOORBEREIDING IS CRUCIAAL Tijdens de voorbereiding dienen aller- hande onderwerpen en scenario’s te worden besproken. Nauwe samenwerking met de GHOR is cruciaal. Voorkomen moet worden dat rampslachtoffers administratief zoek raken of dat gegevens van slachtoffers niet of onvoldoende beschikbaar zijn voor de nazorgfase. Denk bijvoorbeeld aan gezondheidsonderzoek na rampen. Daarnaast is een goede communicatie tussen de ziekenhuizen en het Actie- centrum GHOR van belang, bijvoorbeeld in geval van chemische rampen met de Gezondheidskundig Adviseur Gevaar- lijke Stoffen (GAGS) van de GHOR. Omdat in de beginfase van een ramp vaak veel zaken nog onduidelijk zijn, is een heldere communicatie binnen het ziekenhuis ook van zeer groot belang. Tevens zal nagegaan moeten worden of MODEL RAMPENOPVANG IS AAN REVISIE TOE
- 3. OKTOBER 2005 43 de huidige communicatiemiddelen vol- doen en / of ruimten zijn voorzien van de benodigde aansluitingen. Familie van slachtoffers zal naar het ziekenhuis komen, moet worden opgevangen en heeft behoefte aan snelle en juiste infor- matie. Een juiste registratie van de slachtoffers is cruciaal. Ook op het logistieke vlak komt veel kijken. Hoe blijft het ziekenhuis bereik- baar voor personeel dat opgeroepen is en voor familieleden van slachtoffers? Hoe om te gaan met een groot aanbod van patiënten? De diverse logistieke stromen moeten worden uitgewerkt. Aan diverse ziekenhuisruimten zal in het geval van een ramp daarom een noodbestemming gegeven worden. Er komen aparte routes voor slachtoffers, medewerkers, familie / vrienden en pers, zowel op het terrein als in het ziekenhuis zelf. Plattegronden van het ziekenhuis(terrein) met alle relevante ruimten dienen aanwezig te zijn. Omdat de voorraden in ziekenhuizen tegenwoordig veelal minimaal zijn is het belangrijk in kaart te brengen hoeveel materialen bij een ramp beschikbaar dienen te zijn. Daarnaast zullen afspraken gemaakt moeten worden over de wijze van levering van nieuwe voorraden. Als de voorbereidingsfase is uitgewerkt is het belangrijk om een oefenplan en een opleidingsplan op te stellen. Om papie- ren tijgers te voorkomen is het noodza- kelijk dat het ZiROP regelmatig wordt geoefend en geëvalueerd. VAN ALARMERING TOT EINDE RAMP Deze fasen moeten specifiek op de zie- kenhuisorganisatie aansluiten. Met behulp van checklisten kan het uitwerken van deze fasen ondersteund worden. Het model ZiROP is geen dichtgetimmerd format, dat alleen nog ingevuld hoeft te worden door een crisiscoördinator. Het zal altijd noodzakelijk blijven om per organisatie de vertaalslag op maat te maken. Zo zijn in het model ZiROP wel specifieke taken benoemd die voort- vloeien uit een rampenorganisatie, maar zijn deze niet toebedeeld aan functiona- rissen. Deze slag kan alleen gemaakt worden aan de hand van de reguliere taakverdeling binnen een ziekenhuis, zodat medewerkers tijdens een ramp- situatie zoveel mogelijk hun eigen werk op hun eigen werkplek uitvoeren. ORGANISATIE TIJDENS EEN RAMP Nu een beeld bestaat van hetgeen gere- geld moet worden, is het vervolgens de vraag hoe één en ander georganiseerd wordt. Cruciaal hierbij zijn de verant- woordelijkheden, bevoegdheden en taken van medewerkers. Het ziekenhuis dient vast te stellen op welke wijze tijdens een ramp besluitvorming plaatsvindt. Veelal wordt hiertoe een multidisciplinair crisisteam samengesteld. Teneinde bestaande structuren zo min mogelijk te doorbreken, kan het reguliere manage- mentteam als uitgangspunt fungeren. Eveneens is het raadzaam leden uit de rampenopvangcommissie, die bij de voorbereiding betrokken zijn, deel te laten nemen. Chirurgen en anesthesio- logen dienen beschikbaar te blijven voor de medische behandelingen. Soms kan sprake zijn van een gecombineerde interne en externe calamiteit. Om een- duidige sturing te waarborgen, is het raadzaam om beide crisisteams op gelijke wijze samen te stellen. De verantwoordelijkheid voor een doeltreffende, kosteneffectieve en effi- ciënte uitvoering van het rampenopvang- plan berust bij de Raad van Bestuur. Het crisisteam moet echter het mandaat krijgen om ten tijde van een ramp zelf- standig en naar eigen inzicht te handelen. Veelal zal de voorzitter van het crisis- team lid zijn van de Raad van Bestuur. Indien hiertoe niet besloten wordt, dient beseft te worden dat het crisisteam de volledige bevoegdheid voor de gehele ziekenhuisorganisatie moet krijgen. Ove- rigens dienen ook de afdelings- en diensthoofden bij het in werking treden van het ZiROP te beschikken over alle bevoegdheden om de beoogde uitvoe- ring te verwezenlijken. Intern moet gecommuniceerd worden waar het crisisteam gehuisvest zal wor- den, c.q. welke ruimte gaat fungeren als crisiscentrum, en hoe deze te bereiken is. Het medische coördinatieteam coör- dineert de medische opvang en behan- deling. Een ‘triageteam’ deelt de slacht- offers in naar urgentie. Bij grote aan- tallen slachtoffers kan het eveneens gewenst zijn een logistiek coördinator te benoemen en een functionaris aan te wijzen die de registratie van slachtoffers coördineert. CRISISCOÖRDINATOR IS SPIN IN HET WEB
- 4. OKTOBER 2005 45 FMINDEPRAKTIJK In figuur 1 zijn een aantal functies weergegeven die afwijken van de dage- lijkse organisatie. ROL VAN FACILITY MANAGER De primaire taak van de facility manager tijdens een ramp is het opschalen van de facilitaire dienstverlening, in verband met de forse toename van het aantal klanten (maximale personeelsbezetting, pers, familie en vrienden) en 24-uurs bereikbaarheid. Uit de voorbereiding is gebleken dat facilitaire zaken als logis- tiek, voeding en communicatie een belangrijke rol spelen. Gelet op de ver- dere integratie van facilitaire activiteiten in één Facilitair Bedrijf, is de verwach- ting gerechtvaardigd dat de rol van de facility manager in de toekomst alleen maar zwaarder wordt. Ook bij het intern vergroten van de bewustwording van nut en noodzaak van een rampenopvang- plan. Gelet op de taken en competenties die aan een crisiscoördinator gesteld wor- den en de nadrukkelijke rol van de faci- lity manager in het ZiROP, doet de vraag zich voor of een facility manager de rol van crisiscoördinator kan vervullen. Immers, hij zoekt vaak het grensvlak op met het primaire proces en heeft erva- ring met integraal leidinggeven en BHV- activiteiten. Daarnaast heeft de facility manager vanuit zijn vakgebied veel te maken met het opstellen van procedures en protocollen, beschikt hij over logis- tieke vaardigheden en is hij vertrouwd met improviseren. Deze competenties kunnen goed gebruikt worden in de voorbereidingsfase en tijdens rampen. Gezien het geschetste profiel van de crisiscoördinator komen ons inziens ook facility managers voor deze functie in aanmerking. Wel dient men zich af te vragen of het facilitaire middenkader sterk genoeg is en of er achtervang aan- wezig is om de vrijgespeelde facility manager te vervangen. De praktijk leert dat vanuit een auto- matisme vaak zorgmanagers de rol van crisiscoördinator toegewezen krijgt. Ook in dat geval doet de vraag zich voor of deze persoon niet juist onmisbaar is aan de basis? De ziekenhuisorganisatie zal zich altijd moeten afvragen in hoeverre de betreffende functionaris tijdens een ramp gemist kan worden in zijn regu- liere taak. Eveneens moet bepaald wor- den welke persoon het beste past in het profiel. Indien de noodzaak of het bud- get ontbreekt voor het vrijmaken van de separate functie van crisiscoördinator, zal gekeken worden naar de best pas- sende combinatie van functies. Samenvattend kan gesteld worden dat ter voorbereiding op een ramp veel zaken vooraf goed geregeld moeten worden. Cruciaal hierbij is het scheppen van dui- delijkheid in de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van medewer- kers. Het ziekenhuis dient dan ook hel- der vast te stellen op welke wijze tijdens een ramp besluitvorming plaatsvindt. Facility managers zullen in toenemende mate betrokken worden bij de totstand- koming en het actueel houden van ZiROP’s. Voor hen die daar binnenkort (weer) mee te maken krijgen volgen ten- slotte nog een paar praktische tips: - maak een zône-indeling ingeval van chemische rampen, - actualiseer twee keer per jaar telefoon- nummers en test deze op bereikbaar- heid en respons, - werk in grote ziekenhuizen met diverse opschalingniveaus, te veel opgeroepen personeel kan namelijk ook voor chaos zorgen, - check jaarlijks of het noodnet naar behoren werkt, - maak afspraken over wijzigingen in de rampenorganisatie indien zich veel kinderen onder de slachtoffers bevin- den, - zorg dat medewerkers zich altijd kun- nen identificeren als medewerker van het ziekenhuis, - communiceer naar medewerkers dat zij bij het vernemen van een ramp niet zelf naar het ziekenhuis moeten bellen, maar wachten tot zij gebeld worden; dit om overbelasting van het net te voorkomen, - richt een rampenkast in op de SEH met onder andere de volgende attri- buten; oproepprocedure, statustassen, digitale fotocamera, exemplaren van het ZiROP en geplastificeerde taakfor- mulieren. NOOT 1 Erasmus Medisch Centrum, Sint Franciscus Gasthuis, Medisch Centrum Rijnmond-Zuid, Ikazia Ziekenhuis, Vlietland Ziekenhuis, Ruwaard van Putten Ziekenhuis, IJsselland Ziekenhuis, Het Van Weel Bethesda Ziekenhuis. AUTEURS M.A.M. Admiraal (R) en M. Staal zijn als interim- en projectmanager werkzaam bij Humanagement te Delft; m.admiraal@humanagement.nl; m.staal@humanagement.nl CRISISTEAM HEEFT VOLLEDIGE BEVOEGDHEID NODIG FIGUUR 1. VOORBEELD ORGANIGRAM M.B.T. RAMP. Crisisteam Medisch Coördinatieteam Reguliere Organisatie Voorwaardescheppende afdelingen Logistiek Coördinator (patiëntenvervoer) Triageteam Reguliere Medische Organisatie Registratie Functionaris