Iç kontrol sistemi
- 1. İç Kontrol Nedir? İç Kontrolün Amaçları ve Temel İlkeleri İç Kontrolde Sorumluluklar İzlenmesi Gereken Yol İç Kontrol Eylem Planı SUNUM PLANI SUNUM PLANI
- 2. İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; Etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, Varlık ve kaynaklarının korunmasını, Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan; organizasyon, yöntem ve süreç, iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür. *5018 Sayılı Kanun Md.55
- 3. İç kontrol, belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir. İç kontrol bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırma amacı taşıyan bir yönetim aracıdır. Ancak hedefleri belirlemez. Belirlenmiş hedeflere ulaşabilmek için makul güvence sağlar. Yönetimin sorumluluğundadır . Risk esasına dayanır. İdarenin mali ve mali olmayan tüm işlemlerini kapsar. Sadece yazılı dokümanlara(form, belge, el kitabı vb.) dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder.
- 4. Evrakların kontrolü değildir İç kontrol sadece belirli evrakların, kişilerin veya olayların kontrol edilmesi demek değildir. İç kontrol, varılmak istenen hedefe doğru gidip gitmediğimiz ve bu amaçla yapılan faaliyetlerde ne kadar “kontrol” sahibi olduğumuzla ilgilidir. Statik bir sistem değildir İç kontrol bir kere kurulan ve kurulduktan sonra hep ilk kurulduğu şekliyle uygulanan statik bir sistem değil yaşayan bir süreçtir. Sürekli gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi gerekir.
- 5. - Gelir/giderlerin - Varlık/yükümlülüklerin *ekonomik *etkili bir şekilde yönetilmesini * verimli Karar oluşturmak ve izlemek için, - düzenli - zamanında rapor ve bilgi edinilmesini, - güvenilir Varlıkların, - kötüye kullanılmasının ve -israfının önlenmesini sağlamaktır. -kayıplara karşı korunmasını Kanunlara uygun faaliyet Diğer düzenlemelere göstermesini Her türlü mali karar/işlemlerde - usulsüzlük - Yolsuzluğun önlenmesini sağlamaktır.
- 6. İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. İç kontrol konusunda tüm çalışanların rol ve sorumluluğu aynı olmamakla birlikte işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar . İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. * İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.6
- 7. Üst Yöneticiler , mali yönetim ve iç kontrol sisteminin; Kurulması İşleyişi Gözetilmesi İzlenmesinden sorumludurlar . Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri ve mali hizmetler birimi aracılığıyla yerine getirirler. * 5018 Sayılı Kanun Md.11, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8
- 8. İç kontrol sistemini denetlemek İç kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve işleyişi ile ilgili olarak yönetime,bilgi sağlamak,değerlendirme yapmak ve önerilerde bulunmaktan sorumludur. Üst Yönetici, İç Denetçilerden iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik görüş alabilir. * 5018 Sayılı Kanun Md.64, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Md.7,11,15
- 9. Kontrol Ortamı Standartları Risk Değerlendirmesi Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Bilgi ve İletişim Standartları İzleme Standartları
- 10. Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Hiyerarşik Kontroller Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Raporlama İç Denetim Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Kayıt ve Dosyalama Sistemi Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Personelin Yeterliliği ve Performansı Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Yetki Devri Personelin Yeterliliği ve Performansı Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Planlama ve Programlama Yetki Devri Personelin Yeterliliği ve Performansı Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Yetki Devri Personelin Yeterliliği ve Performansı Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Bilgi ve İletişim Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama İç Kontrolün Değerlendirilmesi Bilgi ve İletişim Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama İç Denetim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Bilgi ve İletişim Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI İZLEME STANDARTLARI
- 11. Bir bina için temel ne anlam ifade ediyorsa, bir kurumun iç kontrol sistemi için de çalışma ortamı odur. Çalışanların, kurumun varlık sebebini, kendi görev ve sorumluluklarının neler olduğunu, hangi fiil ve davranışlarının kabul edilebilir, hangilerinin kabul edilemez olduğunu bildikleri, İşe alma, terfi, eğitim, disiplin, mali ve sosyal haklar vb. insan kaynakları uygulamalarının yazılı olarak objektif kurallara bağlandığı ve çalışanlar arasında her hangi bir ayrımcılığın söz konusu olmadığı
- 12. Görev tanımları çerçevesinde kendilerine verilen işlerin yürütülmesi için eğitim ve donanım başta olmak üzere çalışanlara gerekli kaynakların tahsis edildiği, Yöneticilerin çalışanları motive ederek onlarla aynı hedefe doğru kilitlendiği, Kurum çalışanları ve birimleri arasında raporlama ve hiyerarşik ilişkilerin açık ve net olarak belirlendiği bir ortam, Amaçların gerçekleştirilmesi için uygun bir çalışma ortamının var olduğuna işaret eder. I.BİLEŞEN : KONTROL ORTAMI
- 13. Kontrol ortamı maddi ve maddi olmayan unsurlara sahiptir. – Dürüstlük, doğruluk ve etik değerler – Yetkinlik – Yönetim kurulu ve denetim komitesi – Yönetim tarzı ve felsefesi – Organizasyon yapısı – Yetkilendirme ve sorumluluğun verilmesi – İnsan kaynakları politikaları ve uygulamaları Etkin bir kontrol ortamı çalışanların kendi sorumluluklarını ve yetkilerini anladıkları ve etik davranmayı üstendikleri zaman oluşabilmektedir. I.BİLEŞEN : KONTROL ORTAMI
- 14. Risk Değerlendirmesi nedir ? Risk değerlendirmesi kurumun, faaliyetlerde etkinlik, mali raporlarda güvenilirlik ve düzenlemelere uyum hedeflerini olumsuz etkileyecek iç ve dış olayların tespit ve analiz edilerek bunlara uygun cevaplar verilmesini belirleme sürecidir. İç Kontrol faaliyeti risk esaslı olarak gerçekleştirilmelidir. Risk Değerlendirmesinde Yöntem Öncelikle kurumun amaçları açık, net ve tutarlı biçimde belirlenmelidir. Amaçlar belirlendikten sonra amaçlarla bağlantılı iç ve dış kaynaklı riskler tanımlanır,değerlendirilir ve alınacak tedbirler kararlaştırılır.
- 15. Kontrol faaliyetleri, kurumun amaçlarına ulaşmasını etkileyebilecek risklerle başa çıkmak üzere belirlenen ve uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri riskleri kabul edilebilir düzeylerde yönetmek için kullanılır. Risklerin çeşidine göre, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol Faaliyetlerinin çeşitleri: Yetki-onay prosedürleri Görevlerin ayrılığı Hiyerarşik kontroller Varlıkların fiziki güvenliği Kayıt ve dosyalama Bilgi teknolojileri kontrolleri
- 16. Bilgi ve iletişim nedir? Bilgi ve iletişim, kurumu ilgilendiren iç ve dış bilgilerin belirlenmesi, elde edilmesi, işlenmesi ve kurum içindeki ve dışındaki ilgililere zamanında iletilmesidir. Bilgi; Çalışanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi, Sağlıklı karar alabilmesi, Şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde raporlama yapabilmesi, Hedeflerin gerçekleşme performansının takip edilmesi, Risklerin yönetilebilmesi, için gereklidir.
- 17. Sadece, bilgi sahibi olmanız yetmez. Sahip olduğunuz “bilginin kaliteli olması gerekir. Bilginin kaliteli olması da; İhtiyacı karşılamasına, Zamanında erişilebilir olmasına, Tam ve doğru olmasına, Güvenilir olmasına, Güncel olmasına bağlıdır.
- 18. İletişim olmaksızın, bilginin hiçbir önemi yoktur. Bu nedenle, gerek kurum içi gerekse kurum dışı iletişim kanalları ile bilginin zamanında ve doğru kişi ya da taraflara iletilmesi gerekir. Kurum içi iletişim , üst yönetimden çalışanlara doğru aşağı yönlü iletişim kanalları ile çalışanlardan üst yönetime doğru yukarı yönlü iletişim kanallarını ve birimler arasındaki iletişimi kapsar. Kurum içi iletişim araçları; Haftalık-aylık toplantılar E-posta Kurum intraneti Konferans ve seminerler Kurum bültenleri Periyodik raporlamalar Üst yönetimin tebrik ve mesajları Genelge ve yönergeler Talimatlar Dilek ve öneri kutuları
- 19. İzleme nedir? İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin sürekli ve belirli aralıklarla değerlendirilmesi ve alınması gereken önlemlerin belirlenmesi sürecidir. İç kontrol sisteminin, değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmesi için yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekir. İzleme Yöntemleri : Hiyerarşik kontroller İç kontrol öz değerlendirme çalışmaları İç denetim faaliyetleri
- 20. İç kontrol zayıf olursa ne olur? Yetersiz ve isabetsiz yönetim kararları İtibar kaybı Hizmetlerde yetersizlik ve kalitesizlik Kaynak kullanımında israf Varlıkların kaybı Yolsuzluk ve usulsüzlük
- 21. S tratejik plan ve performans programı hayata geçirilmelidir. Süreçler, süreç sahipleri ve sorumlulukları tanımlanmalı, faaliyetlere, iş ve işlemlere ait iş akış şemaları hazırlanmalı, personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile kontrol prosedürleri belirlenmelidir. Kurumun amaç, hedef ve politikalarının yerine getirilmesinde ortaya çıkması muhtemel risklere ilişkin Yönetim planı hazırlanmalıdır.
- 22. İç kontrol sistemlerinin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi, değerlendirilmesi ve geliştirilmesi sırasında aşağıdaki temel ilkelerin dikkate alınması uygun olacaktır: Denetçi , iç kontrol sistemini 3 evrede değerleyecektir. Birinci değerleme evresi (ön değerleme) İkinci değerleme evresi (muhasebe kontrollerinin incelenmesi Üçüncü değerleme evresi (uygunluk testleri)
- 23. Birinci Değerleme Evresi Denetçi bu evrede kontrol çevresi ve muhasebe sistemindeki işlem akışlarını anlamaya çalışacaktır.Bu amaçla; Soruşturma ve gözlem İşletmenin önceki yıla ait çalışma kağıtlarını inceleme Sistem tanımlarını ve diğer belgeleri inceleme çalışmalarında bulunacaktır. İkinci Değerleme Evresi Ön değerleme çalışmalarını tamamlayan denetiçi ,iç kontrolü güvenli buluyorsa ikinci evreye geçerek muhasebe kontrolllerini ayrıntılı olarak gözden geçirecektir.Bu amaçla; Notlar alacak Sistem ve program akış çizeneklerini hazırlayacak Çalışan personele yönelik soru kağıları hazırlayacaktır.
- 24. Dış denetçi önceki evrelerde iç kontrol sistemini tanıdıktan sonra, kurulmuş sistemin gerçekten işleyip, işlemediğini ve ne ölçüde çalıştığını saptamalıdır. Kurulmuş sistemler ve yapılması gerekli kontroller işletme personeli tarafından uygulamaya konulmayabilir. Bu nedenle, dış denetçi iç kontrol sisteminin işleyip, işlemediğini saptamak için uygunluk testleri yapar.