�ݺ�ߣ

Editor's Notes

• #2: Hvordan kan vi kombinere selskapets felles “hukommelse” med sanntidskommunikasjon • Arbeid og samarbeid i en mobil hverdag • Overlever intranett omstillingen til nye mobile arbeidsformer • Kan Google og YouTube utkonkurrere virksomhetenes kunnskapsdatabaser
• #3: Både Leiv Eriksson og Christoffer Columbus seilte inn i solnedgangen uten å vite hva de kom til å finne. Grunnen til at dere er her er at dere ønsker å være med å forme hvordan folk skal kommunisere og samarbeide. Intranettet startet som et sted å samle intern informasjon nyttig for ansatte og ledelse, men utvikler seg i en rasende fart til å bli noe helt annet. Dette er tydelig når man ser på de innleggene som har vært i løpet av disse to dagene. Jeg har hatt gleden av å være med på denne reisen drevet av IT-muligheter inn i det ukjente i mer enn 30 år. Først i HP, så i Oracle, og inntil jeg startet SmartEndring for ett år siden 18 år som leder i Microsoft. Først med å bygge opp konsulentavdelingen i Norge og de siste 10 årene innen HR i Norge og i Europa. Og for en reise det har vært.
• #4: Hvor kommer initiativet til å innføre nye intranett og samarbeidsløsninger fra? IT? HR? Forretningsledelsen? De ansatte? Vi har store forventninger til nye IT-løsninger, men vi ser også en del vi er litt usikre på. Det som skjer innen dette området nå er en reise inn i det ukjente og ettersom det er de ansatte som har makten her, ved at man i liten grad kan tvinge dem til å slutte fult og helt opp om dette må vi være forberedt på kurskorreksjoner. Mange som arbeider kunderettet har mer enn halvparten av sin e-post kommunikasjon eksternt. Det kan godt hende vi kan redusere noe intern e-post med nye intranettløsninger, men man må fremdeles forholde seg e-posten. Noen ganger er det også sånn at det kommer e-postvarsler år noe oppdateres på nettet  For mange kommer nye løsninger i tillegg til det de allerede har og de føler at de får flere skjermer å forholde seg til. Det blir fort mye informasjon på et Intranet og spesielt om det kombineres med prosjektinformasjon og dokumenter. Det er også et spørsmål om hvem som velger ambisjonsnivået og om aller henger med i svingene
• #5: Hva er så ambisjonene våre? De er mange! Og de handler ikke om IT! I den nye, fleksible arbeidsdagen blir det stadig viktigere å kunne arbeide og samarbeide effektivt uavhengig av hvor man befinner seg. Da blir det helt nødvendig å kunne bruke teknologi for å støtte planlegging, prioritering og samarbeid over nettet. Bill Gates visjon «Information at your fingertips» har aldri vært mer aktuelt. Ledere og HR er utrolig viktige premissgivere for alle disse ambisjonene, men mange av dem føler seg ukomfortable med å diskutere teknologi fordi man ikke har kompetanse på området. Likevel kan det ikke være tvil om at teknologien er en av de størst påvirkningsfaktorene for ledere og kunnskapsarbeideres arbeidssituasjon i dag.
• #6: Med dette ambisjonsnivået fra ledelsen kan det være interessant å se dette fra de ansattes side. Veldig mange ledere og kunnskapsarbeidere har veldig høy fleksibilitet i hver å når man jobber så lene målene nås. Dette er det som får hverdagen til å fungere for veldig mange familier der begge arbeider. Dette gir mye fleksibilitet, men krever også at du er god på selv-ledelse, prioritering, og selvkontroll. Er dette representativt? Sikker mer eller mindre. Er det noen som kjenner seg igjen? I følge SSB er 60-70% det vi kan kalle kunnskapsarbeidere fordi hodet er eneste innsatsfaktor. Kombinert med IKT, kan de i prinsippet arbeide hvor som helst, og når som helst.  Når arbeid og fritid går om hverandre i løpet av en dag betyr det også at informasjon på intranettet må kjempe med ikke bare andre interne kanaler som e-post, men også med Facebook, Twitter og nyheter. Det er jo ikke sånn at vi sitter med intranettskjermen foran oss hele dagen uansett hvor pen den er 
• #7: Det er ingen tvil om at samarbeid er viktig, og det blir ennå viktigere fremover. Employees are interacting and collaborating with more people in the new networked work environment.
• #8: Hvorfor er Intranett og andre ressurser så viktige i dag, og ennå viktigere i fremtiden? Fordi vi i stadig større grad ikke jobber på samme sted på samme tid. Det fører til at vi må arbeide på nye måter. Vi kan ikke lenger tenke at «jeg snakker med Petter om dette på jobben i morgen». For når du kommer på jobben er ikke Petter der. Han jobber hjemme, eller han er på reise. Dette fører til at vi er mer avhengig av struktur både i kommunikasjon og informasjon. Men også den sosiale «kaffepraten» som de fleste setter pris på og synes er en viktig del av arbeidsdagen er utfordret i dette nye arbeidsmønsteret.
• #9: Ikke alt kan løses med en sosial samarbeidsplattform. Jeg innførte Yammer for mitt team med 24 medarbeidere i 12 land. For å unngå at det ble enda ett «initiativ fra ledelsen» som bare er mer arbeid var det en gruppe på tre frivillige som satte det opp, kommuniserte til teamet og laget innleggene. Dette er resultater fra et 3 måneders pilotprosjekt der teamet fikk uttale seg om sine preferanser etter prosjektet.
• #10: Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og team-medlemmer. I den nye arbeidshverdagen, også kalt The New World of Work, kan det gå dager og uker mellom hver gang en medarbeider ser sin leder, samtidig som det er store forventinger til å lykkes som team. Hvordan påvirker dette deg som leder, eller medarbeider? Den høye fleksibiliteten som forventes i dag krever at både leder og medarbeidere er god på selv-ledelse, prioritering, og selvkontroll. Det er også en forutsetning for å lykkes at leder og medarbeidere har tillit til hverandre. Når lederen ikke ser medarbeidere hver dag er det viktig å kunne stole på at medarbeideren vil gjøre en god jobb uten å behøve å kontrolleres. Derfor er det viktigste verktøyet en leder har til å oppnå resultater målstyring. I dagens fleksible arbeidsliv er det mer relevant å følge opp resultater en hvor mange timer en medarbeider har arbeidet.
• #11: Det kommer stadig nye kommunikasjons- og samarbeidsverktøy. En utfordring er at ingen av de nye verktøyene erstatter de gamle så verden blir stadig mer kompleks. Ett eksempel er e-post. Noe av utfordringen er at en del av det vi mottar er informasjon og en del er oppgaver. Hva er den vanligste måten å be noen om å gjøre noe med i dag? Et annet er at vi må endre arbeidsvaner. Når du får et nytt IT-verktøy, eller du blir oppgradert til en ny versjon av Office, blir du da nysgjerrig og kaster deg over dette for å se hvordan du nå kan arbeide mer effektivt? De fleste er engasjert i sin rolle og ikke i å være IT-eksperter. Vi forsøker i størst mulig grad å fortsette som før så vi ikke trenger å lære noe nytt. Utfordringen for mange med ennå flere løsninger er a det blir enda et «skjermbilde» å forholde seg til, uten at noen av de gamle nødvendigvis forsvinner. Dere husker kanskje da man innføre intranett og ledelsen påla alle å ha dette som startskjerm? Jeg jobber i Microsoft, og som mange store bedrifter kjemper ulike deler av firmaet om de ansattes oppmerksomhet. +++ Hva er en av de vanligste startskjermene for mange i dag, også på jobben? Google 
• #12: Fremtiden er i større og større grad mobil og kommunikasjonshastigheten øker. Forventningen er at alt skal være tilgjengelig på mobil. Da vi for et par år siden introduserte en ny og forbedret versjon for ansatte å slå opp HR-informasjon og stille spørsmål til HR fikk vi fort spørsmålet: Hvorfor har vi ikke en app for det? Har dere utviklet interne apper i deres organisasjon, eller fått spørsmål om det?
• #13: Dette samsvarer med at anslagsvis 65% av Norges arbeidende befolkning kan klassifiseres som kunnskapsarbeidere. Dvs. deres primære jobbredskap er hodet.
• #14: I 2013 hadde 53 prosent av føretaka mobilt breiband, medan denne delen steig til heile 75 prosent i 2014. Bruk av mobil tilknyting til Internett via smarttelefon gjekk opp frå 43 til 66 prosent, og tilknyting via berbar PC auka frå 44 til 62 prosent i den same perioden. 42 prosent av alle føretaka tilbyr minst halvdelen av dei sysselsette ei berbar innretning med internettilknyting i jobbsamanheng. 66 prosent av alle føretaka tilbyr sysselsette fjerntilgang til føretaket sin e-post, dokument eller programvare.
• #15: Hvilken utfordring har vært det vi har slitt mest siden Intranettets fødsel? Å få ansatte til å bruke det! Det gjelder fremdeles om vi hører hva mange av foredragsholderne har fokusert på de siste to dagene. Jo mer kommunikasjon og interaksjon jo bedre ….. Er vi sikker på at det er målet vårt? Utfordringen med de nye «sosiale» intranettene er at det ikke lenger er en redaktør som prioriterer informasjonen, men at i prinsippet alle kan, og oppfordres til å dele. Dette kan lett føre til et problem med å prioritere all denne informasjonen. Hvem skal velge hva du skal lese?
• #16: For at informasjon vi finner skal være nyttig for oss og hjelpe oss å jobbe smartere og gi resultater med bedre kvalitet må vi kunne oppdage relevant informasjon og relevante mennesker som kan bidra med nødvendig kunnskap. Søk har sine begrensninger. Det er ikke om å gjøre å ha mest mulig data tilgjengelig. Når vi søker vil vi helst ha få, men relevante treff. Og hvordan vet du at et dokument du finner som er ett år gammelt fremdeles er relevant? Vel, om du ser at forfatteren er tilgjengelig på nett «grønn på Lync» kan du gjøre en rask forespørsel. Kanskje vedkommende har en nyere upublisert versjon som du heller bør bruke i ditt arbeid? Jeg har vært med på flere forsøk på å bygge opp kunnskapsdatabaser da jeg ledet Microsofts konsulentavdeling i Norge. De strandet alltid fordi selv om mange publiserte sine dokumenter ble de sjelden brukt fordi utviklingen går så fort og du tør ikke stole på noe som ble skrevet for ett år siden.
• #17: Det er interessant å se hva som vektlegges fra de store leverandørene av informasjonsteknologi. De forsøker i større og større grad å hjelpe oss med å finne relevant informasjon og få ulike typer av kommunikasjon og samhandling til å henge sammen. Det er bra, men det er min erfaring med å arbeide med ledere og ansatte at det som er teknisk mer avansert ikke alltid er det brukerne setter mest pris på. Det er en grunn til at SMS har overlevd  Da jeg fikk min første Windowstelefon synes jeg det var fantastisk at man kunne få oppdateringer fra alle sosiale nettverk i samme app i stedenfor å gå inn i FB appen. Ut igjen og inn i LinkedIn appen, ut igjen og inn i Twitter appen. Likevel synes åpenbart de fleste at det er enklere å forholde seg til separate apper. En app – en funksjon er kanskje det som er suksessfaktoren til at mange fort finner seg til rette med en iPhone. Vil brukerne ha slike nye og integrerte løsninger, eller foretrekker de å ha sin e-post i Outlook og oppsøke informasjon på en portal elle fra mobilen når de trenger den? En Microsoft kollega sa nylig til meg «Nå får jeg informasjon jeg ikke visste jeg trengte» og en annen «Jeg bruker nok mer tid nå på å utforske informasjon jeg får opp på skjermen» .
• #18: Er det riktig å skille mellom intern og ekstern informasjon? Google mener åpenbart at det er bedre å ha dette integrert. Om du søker på et tema relatert til det du arbeider med er det kanskje ikke så dumt å få treff både på interne dokumenter og en oppdatert Youtube-video om det samme temaet?
• #19: Man kan lett bli litt svett som ny medarbeider i dag. Pc og e-post er ofte satt opp før man har startet og når man logger seg på har man allerede 100 e-post i innboksen som man ikke vet hva man skal gjøre med. I tillegg blir man den første uken gjerne innkalt til masse møter fra mennesker man ikke kjenner. Mange virksomheter har er onboarding-program, men det omfatter gjerne ikke å lære virksomhetens systemer for samarbeid og kommunikasjon og andre IT-verktøy. De er jo så «intuitive og enkle». Utfordringen for mange med ennå flere løsninger er a det blir enda et «skjermbilde» å forholde seg til, uten at noen av de gamle nødvendigvis forsvinner. Dere husker kanskje da man innføre intranett og ledelsen påla alle å ha dette som startskjerm? Jeg jobber i Microsoft, og som mange store bedrifter kjemper ulike deler av firmaet om de ansattes oppmerksomhet. +++ Hva er en av de vanligste startskjermene for mange i dag, også på jobben? Google 