Realisatiedag 21 juni Nijverdal Digitaal duurzaam georganiseerd
Download as PPTX, PDF0 likes56 views
Realisatiedag 21 juni Nijverdal
Realisatiedag 21 juni Nijverdal Digitaal duurzaam georganiseerd
- 1. Digitaal duurzaam georganiseerd Het e-depot volgens de gemeente Oldambt Oldambt VNG Realisatiedagen 21 juni 2018 Nijverdal Alexandra Janssen Hans Mannaert
- 2. Aanleiding Alexandra Janssen Voorbereiding Uitwerking Project vervroegd overbrengen Hans Mannaert Tussenresultaten en ervaringen Alexandra Janssen Stichting Digitale Duurzaamheid Conclusies en ervaringen Doorontwikkeling Agenda Oldambt
- 3. Informatie vindbaar, beschikbaar, bruikbaar en openbaar E-depot onderdeel van kwaliteits- en dienstverleningscyclus Doorlopende preservering en conservering als onderdeel van kwaliteitscyclus Mogelijkheid tot vervroegde overbrenging, draagt bij aan transparante overheid Geschikte bewaaromgeving, vervanging permanent bewaren archieven Zaakgericht werken Past in dienstverleningsconcept Participatie lokale verenigingen en stichtingen Bewaarmogelijkheid hotspot monitor Aanleiding aansluiten e-depot Oldambt
- 4. Selectie aanbieders e-depot; wat hebben we nodig, wat willen we en wat is er? Aanbieder die past bij je ambities en meedenkt in oplossingen of kant en klaar product Budget vaststellen; opnemen in begroting en meerjaarrekening Besluitvorming; laat college en raad e.e.a. vaststellen Inrichten projectorganisatie en/of meenemen geinteresseerden Samenwerking met andere gemeenten en leverancier zaaksysteem en dms; DIMPACT Vaststellen implementatieplan, architectuurplan en TMLO overzicht Voorbereiding Oldambt
- 5. Er is 辿辿n e-depot Alleen digitale langdurig en/of permanent te bewaren informatieobjecten worden opgenomen in het e-depot De te bewaren en in het e-depot op te nemen gemeentelijke informatie is gecentraliseerd in het zaaksysteem De verantwoordelijkheden zijn belegd (eigenaarschap, taken en bevoegdheden) Het overdrachtmoment van informatie naar het e-depot is zo snel als mogelijk of wenselijk (20 jaar grens wordt 8 jaar?) Dienstverlening, gericht op externe openbaarheid Uitgangspunten implementatie e-depot Oldambt
- 6. Op 13 maart 2017 aansluiting Oldambt op e-depot een feit Aangesloten via fast track programma DiVault Vijf stappen, relatief kort tijdsbestek, kosten te overzien, tweejarige dienstverleningsovereenkomst Project Vervroegd Overbrenging Start twee hoofdtrajecten + aantal sub projecten: Ontwikkelen generieke manier van overbrenging uit zaaksysteem Samenwerking Oldambt, Kampen, DIMPACT, Atos en DiVault Overbrengen digitaal archief uit dms Corsa Handmatige actie Via XML exporten Langdurig en intensief Uitwerking plan Oldambt
- 7. Project vervroegde overbrenging en DiVault Oldambt
- 8. DiVault Oldambt DOEL: Kennis- en dienstencentrum voor Digitale Duurzaamheid Leveren van een E-depot cloudoplossing inclusief dienstverlening: 1. Inrichten: Ontkoppelen van digitale informatie vanuit hun bronomgeving (applicatie), converteren naar een standaard formaat (TMLO, File-formaat) en overbrengen naar een e-depot. Ondersteuning bij de inrichting van de beheerorganisatie en processen. 2. Beheer: Beheren en preserveren van digitale informatie: de beschikbaarheid, vind en leesbaarheid van de informatie borgen (Systemen en dataconversie) voor de lange termijn. 3. Gebruik: Beschikbaar stellen van digitale informatie. Ontwikkelen/verbeteren dienst(informatie)verlening mbv informatie uit E-depot.
- 9. E-depot implementatie gemeente Oldambt Uitfasen Corsa 03-2017 Aansluiten zaaksysteem Archiveren videotulen Archiveren Ruimtelijke plannen Particuliere archieven 09-2017 03-2018 09-2018 03-2019 Oldambt
- 10. Project Vervroegde Overbrenging Richtlijnen opzet en uitvoering van het project: Gestructureerd plan van aanpak volgens Prince2/PID Definieer kernvraagstukken waarbij functionarissen van zowel gemeente als archief actief meedenken/ werken aan oplossing Technisch koppeling ism zaaksysteem en Edepot leverancier. Begeleiding van een (ervaring)deskundige Stuurgroep vertegenwoordigers vanuit MT archiefvormer/beheerder Projectleider met materiekennis Sponsor binnen de eigen organisatie ! Expert Archief- beheerder Archief- vormer Oldambt
- 11. Stuurgroep Projectgroep Werkgroep Architectuur Werkgroep TMLO Werkgroep Beschikbaar stellen Werkgroep DMS/E-depot Werkgroep Koppelvlak Werkgroep Beheer Fase 1 Fase 2 Fase 3 Eindpresentatie E-mail bewaring Projectorganisatie Oldambt
- 12. Beheerorganisatie volgens CTS (Core Trust Seal) Oldambt
- 14. Verantwoordelijkheden, rollen en taken Oldambt
- 15. SIO kwaliteitsorgaan van beheerorganisatie Taak Kwaliteit, advies, promotie, vaststellen hotspotmonitor Leden SIO: Gemeente (directeur Dienstverlening, adviseur Informatiemanagement, medewerker archief) Cultuur Historisch Centrum: streekarchivaris Lokale stichting/vereniging SIO, hotspotmonitor en burgerparticipatie Oldambt
- 16. Oldambt
- 17. Waarborg continuering dienstverlening DiVault Doel: de stichting neemt de dienstverlening van DiVault over als gevolg van faillissement , verkoop of anderszins calamiteit. Aansluiting op e-depot DiVault automatisch donateur van Stichting Gezamenlijk onderzoek naar (decentrale) vraagstukken digitale duurzaamheid Delen kennis donateurs Bestuur gevormd door donateurs Stichting is eigenaar infrastructuur waar data wordt opgeslagen. Fondsenwerving Samenwerking met landelijke initiatieven Op weg naar ANBI status (Algemeen Nut Beogende Instelling) Stichting Digitale Duurzaamheid Oldambt
- 18. Capaciteit o Gehele beheer en kwaliteitscyclus intensief en werkt door in hele organisatie Competenties, vaardigheden en kennis o Kwaliteitsverbetering, actieve signalering, regie, inventiviteit o Kennis van processen, digitalisering, protocollen, automatisering Tijdsplanning o Stap voor stap, niet alles tegelijk, stappen afronden Veranderende wet- en regelgeving o AVG (privacy) o Vervroegde overbrenging Conclusies, ervaringen Oldambt
- 19. Videotulen raadsvergaderingen Geo informatie Koppelvlak e-suite e-depot Extern beschikbaarstellen Particuliere archieven Email bewaring Ruimtelijke plannen En nu? Doorontwikkeling Oldambt