ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo
SharePoint 20xx Automation
ROMAN
NEDZELSKY
----------------------------------
Portals and Project Management
• SharePoint | Project Server
Microsoft InfoPath and workflows
Integrations
Business Intelligence
----------------------------------
MVP | MCSE | MCSA | MCITP | MCT
CAPM | CSM
AGENDA
Co je to
proces
Jak může
automatizace
pomoct
SharePoint a
možnosti
workflow
Sharepoint
designer
2013
Microsoft
office Visio
2013
Role
cooperation
(analytic vs admin)
Troubleshoot
ing tips
?
USE CASE
USE CASE
Najděte možné příčiny problémů
---------------------------------------------
Vedení velké společnosti není spokojeno s úrovní svého IS/ICT
Slabé stránky systému:
• IS a používané aplikace nemají vliv na zvýšení produktivity
• Změny v požadavcích uživatelů jsou velmi frekventované
• Projekty tvorby IS jsou delší a dražší, než se původně
očekávalo
• Zavádění aplikací a postupů vytvářených v projektech
naráží na odpor uživatelů
• Výsledky projektů (zaváděné aplikace a postupy)
neodpovídají potřebám
• Projekty na sebe špatně navazují
• Náklady na údržbu projektů jsou velmi vysoké
Problém
 IS a používané aplikace nemají vliv na
zvýšení produktivity ve firmě
 Změny v požadavcích uživatelů jsou
velmi frekventované
 Projekty tvorby IS jsou delší a dražší, než
se původně očekávalo
 Zavádění aplikací a postupů vytvářených
v projektech naráží na odpor uživatelů
 Výsledky projektů (zaváděné aplikace a
postupy) neodpovídají potřebám
 Projekty na sebe špatně navazují
 Náklady na údržbu jsou velmi vysoké
Příčiny
 Jasná strategie firmy a komunikovaná?
 Jasná strategie IS, veřejná, podpora mng?
 Definovány předem cíle a očekávané přínosy a měřeno jejich
dosažení?
 IS budován pro podporu neoptimálních procesů (podpora
zažitých postupů), nebo bez znalosti procesů
 Nezatažení budoucích uživatelů do projektů.
 Chybějící řízení a správa požadavků.
 Chybějící postupy pro přípravu budoucích uživatelů na změnu.
 Školení.
 Chybějící řízení projektů, podcenění rozsahu a vazeb projektu při
jeho přípravě a nezvládnutí změnového řízení.
 Nejasné, vágní nebo neúplné zadání (požadavky)
 Chybějící nebo naopak moc dlouhá fáze analýzy?
 Podcenění dokumentace, chybí konvence
 Nevhodná architektura systému
 Podceněna personální a sociální dimenze
Process / Workflow {obecně}
• Definovaný sled činností vedoucí k dosažení definovaného cíle
• Využívá zdroje – lidí, peněz, techniky…
• Iniciován událostí, končí dosažením jednoho z možných stavů
• Zpracovává vstupy a produkuje výstupy
• Lze měřit
• Má nějakou prioritu vzhledem k ostatním procesům
Lze měřit (metriky)
údaje významné pro řízení, statistické veličiny:
 doba průběhu každé činnosti (a pak tedy i
celého procesu)
 doba čekání vstupu na zpracování
 počet vstupů/výstupů za určité období
 množství zdrojů zapojených do zpracovaní
 vytížení zdrojů během období
 ….
PROCES {infra, ShP}
Intranet – HR, PM, OPS,…
Document Management System
Infrastruktura, Helpdesk, ServiceDesk
Integrace mezi IS
Business Intelligence
Optimalizace / Efektivnost
MÁME DOMA
SHAREPOINT…
Platforma Jednotné
místo pro
informaceFiremní
portál
email
kalendář
dokumenty
business Intel.
project mng.
Firemní portál
SharePoint 20xx - WORKFLOW Options
WF se vytváří v prohlížeči
WF2010
Zabudované WF jsou například…
(schvalovací, sebrat feedback, poskytnout feedback, třístavové schválení)
Nemusí se nijak instalovat
InfoPath
Integrace
Rozšířené WF
ShP
Designer
Množství
akcí
Vlastní
logika
Vlastní WF
Visual Studio
Produkty
třetích stran
SharePoint 20xx - WORKFLOW Options
WF se vytváří v prohlížeči
WF2013
Zabudované WF jsou například…
(schvalovací, sebrat feedback, poskytnout feedback, třístavové schválení)
Musí se instalovat (WORKFLOW MANAGER)
MODULÁRNÍ TEXTOVÝ A GRAFICKÝ REŽIM
SMYČKY/CYKLY (VISIO)
PARALELISMUS KOMPATIBILITA
ADRESÁŘ
VOLÁNÍ EXTERNÍCH WEBOVÝCH SLUŽEB
PORPORA REST
INFOPATH
INFOPATH
INFOPATH
///////////////
LOVE IT
OR
HATE IT
///////////////
BUSINESS
MAGIC
SHAREPOINT
DESIGNER
SharePoint 20xx Workflows
SharePoint 20xx Workflows
PROČ POUŽÍVAT
DOPLŇKY TŘETÍCH
STRAN, KDYŽ JE TU
SHAREPOINT DESIGNER?
LIMITACE
wf10 neobsahuje cykly
omezené akce
absence powershellu
budoucnost wf10 nejistá
LETS GET STARTED !!!
DEVELOP
start pencil
SharePoint
Designer
Visio
NINTEX K2 ...
Enterprise
Architect
...
CHCE TO MÍT VIZI..
====================
SEPIŠTE SI KROKY
POSKLÁDEJTE JE
PŘIDEJTE OMEZENÍ
PŘIDEJTE ODPOVĚDNOSTI
PŘIDEJTE VSTUPY A VÝSTUPY
PŘIDEJTE MĚŘÍTKA
TUŽKASTYL
KOLABORACE
KOLABORACE
KOLABORACE
DEVELOP
TROUBLESHOOTING
• Přidávejte komentáře k workflow, jak jen je to možné.
• Komentáře se objeví ve workflow history.
• Když workflow “zkrachuje za běhu”:
1. Oteřete příslušný document workflow
2. Zkontrolujte status ‘Cancelled”
3. Klikněte na ikonu “info” pro další informace
SharePoint 20xx Workflows
ZA HRANICE
SHAREPOINTU
AUTOMATIZACE
DOKUMENTY (document management system, …)
INFRASTRUKTURA (virtuálky, správa identit, …)
HUMAN RESOURCES (on-off-board,dovolena,..)
INTEGRACE IS
…
SharePoint 20xx Workflows
QUESTIONS?Jestli ano, ptejte se
Jestli ne, děkuji za pozornost a přeji hezký den ;)
resources
redtoo.com
romannedzelsky.eu
Ad

Recommended

IBM Lotus Workflow
IBM Lotus Workflow
Martin Humpolec
Podpora Business procesů s PowerBI a Workflows
Podpora Business procesů s PowerBI a Workflows
Roman Nedzelsky, MVP, CAPM
Real-Time PowerBI
Real-Time PowerBI
SolidQIT
Power BI with SharePoint Online & Office 365
Power BI with SharePoint Online & Office 365
serge luca
Welcome to PowerBI and Tableau
Welcome to PowerBI and Tableau
Ashwin Dinoriya
Paweł Ciepły: PowerBI part1
Paweł Ciepły: PowerBI part1
AnalyticsConf
BI : SharePoint 2016 BI or PowerBI v2 ? (O365 Saturday Copenhagen, 2016)
BI : SharePoint 2016 BI or PowerBI v2 ? (O365 Saturday Copenhagen, 2016)
serge luca
New Focus - co děláme
New Focus - co děláme
Martin Humpolec
TNPW2-2014-01
TNPW2-2014-01
Lukáš Vacek
Co je agilní implementace HR systému?
Co je agilní implementace HR systému?
MMI, s.r.o.
TNPW2-2016-01
TNPW2-2016-01
Lukáš Vacek
Sociální média v intranetech
Sociální média v intranetech
guest3749fb4c
Social media in intranets
Social media in intranets
guestd48a37
Cloudové řešení hr systémů
Cloudové řešení hr systémů
Jaroslav Smarda
Pracovní snídaně: Zavádíme integrační platformu v 75 minutách
Pracovní snídaně: Zavádíme integrační platformu v 75 minutách
Profinit
šMarda podpora personálních procesů v hr vema
šMarda podpora personálních procesů v hr vema
Jaroslav Smarda
Jak HR technologie pomáhájí zvyšovat produktivitu manažerů?
Jak HR technologie pomáhájí zvyšovat produktivitu manažerů?
MMI, s.r.o.
Projektový záměr nasazení ps2010
Projektový záměr nasazení ps2010
Roman Nedzelsky, MVP, CAPM
Epm live
Epm live
Roman Nedzelsky, MVP, CAPM
Dynamica: Komunikační centrum zlepšuje komfort občanů, ISSS 2014
Dynamica: Komunikační centrum zlepšuje komfort občanů, ISSS 2014
ivovrana
Praktické zkušenosti
Praktické zkušenosti
Martin Humpolec
OKbase - Efektivní využití moderních IT nástrojů při řízení HR
OKbase - Efektivní využití moderních IT nástrojů při řízení HR
OKsystem
Efektivní vývoj produktů a prioritizace backlogu
Efektivní vývoj produktů a prioritizace backlogu
Desingdev

More Related Content

Similar to SharePoint 20xx Workflows (20)

TNPW2-2014-01
TNPW2-2014-01
Lukáš Vacek
Co je agilní implementace HR systému?
Co je agilní implementace HR systému?
MMI, s.r.o.
TNPW2-2016-01
TNPW2-2016-01
Lukáš Vacek
Sociální média v intranetech
Sociální média v intranetech
guest3749fb4c
Social media in intranets
Social media in intranets
guestd48a37
Cloudové řešení hr systémů
Cloudové řešení hr systémů
Jaroslav Smarda
Pracovní snídaně: Zavádíme integrační platformu v 75 minutách
Pracovní snídaně: Zavádíme integrační platformu v 75 minutách
Profinit
šMarda podpora personálních procesů v hr vema
šMarda podpora personálních procesů v hr vema
Jaroslav Smarda
Jak HR technologie pomáhájí zvyšovat produktivitu manažerů?
Jak HR technologie pomáhájí zvyšovat produktivitu manažerů?
MMI, s.r.o.
Projektový záměr nasazení ps2010
Projektový záměr nasazení ps2010
Roman Nedzelsky, MVP, CAPM
Epm live
Epm live
Roman Nedzelsky, MVP, CAPM
Dynamica: Komunikační centrum zlepšuje komfort občanů, ISSS 2014
Dynamica: Komunikační centrum zlepšuje komfort občanů, ISSS 2014
ivovrana
Praktické zkušenosti
Praktické zkušenosti
Martin Humpolec
OKbase - Efektivní využití moderních IT nástrojů při řízení HR
OKbase - Efektivní využití moderních IT nástrojů při řízení HR
OKsystem
Efektivní vývoj produktů a prioritizace backlogu
Efektivní vývoj produktů a prioritizace backlogu
Desingdev
Co je agilní implementace HR systému?
Co je agilní implementace HR systému?
MMI, s.r.o.
Sociální média v intranetech
Sociální média v intranetech
guest3749fb4c
Social media in intranets
Social media in intranets
guestd48a37
Cloudové řešení hr systémů
Cloudové řešení hr systémů
Jaroslav Smarda
Pracovní snídaně: Zavádíme integrační platformu v 75 minutách
Pracovní snídaně: Zavádíme integrační platformu v 75 minutách
Profinit
šMarda podpora personálních procesů v hr vema
šMarda podpora personálních procesů v hr vema
Jaroslav Smarda
Jak HR technologie pomáhájí zvyšovat produktivitu manažerů?
Jak HR technologie pomáhájí zvyšovat produktivitu manažerů?
MMI, s.r.o.
Dynamica: Komunikační centrum zlepšuje komfort občanů, ISSS 2014
Dynamica: Komunikační centrum zlepšuje komfort občanů, ISSS 2014
ivovrana
OKbase - Efektivní využití moderních IT nástrojů při řízení HR
OKbase - Efektivní využití moderních IT nástrojů při řízení HR
OKsystem
Efektivní vývoj produktů a prioritizace backlogu
Efektivní vývoj produktů a prioritizace backlogu
Desingdev

SharePoint 20xx Workflows

  • 2. ROMAN NEDZELSKY ---------------------------------- Portals and Project Management • SharePoint | Project Server Microsoft InfoPath and workflows Integrations Business Intelligence ---------------------------------- MVP | MCSE | MCSA | MCITP | MCT CAPM | CSM
  • 3. AGENDA Co je to proces Jak může automatizace pomoct SharePoint a možnosti workflow Sharepoint designer 2013 Microsoft office Visio 2013 Role cooperation (analytic vs admin) Troubleshoot ing tips ?
  • 6. Najděte možné příčiny problémů --------------------------------------------- Vedení velké společnosti není spokojeno s úrovní svého IS/ICT Slabé stránky systému: • IS a používané aplikace nemají vliv na zvýšení produktivity • Změny v požadavcích uživatelů jsou velmi frekventované • Projekty tvorby IS jsou delší a dražší, než se původně očekávalo • Zavádění aplikací a postupů vytvářených v projektech naráží na odpor uživatelů • Výsledky projektů (zaváděné aplikace a postupy) neodpovídají potřebám • Projekty na sebe špatně navazují • Náklady na údržbu projektů jsou velmi vysoké
  • 7. Problém  IS a používané aplikace nemají vliv na zvýšení produktivity ve firmě  Změny v požadavcích uživatelů jsou velmi frekventované  Projekty tvorby IS jsou delší a dražší, než se původně očekávalo  Zavádění aplikací a postupů vytvářených v projektech naráží na odpor uživatelů  Výsledky projektů (zaváděné aplikace a postupy) neodpovídají potřebám  Projekty na sebe špatně navazují  Náklady na údržbu jsou velmi vysoké Příčiny  Jasná strategie firmy a komunikovaná?  Jasná strategie IS, veřejná, podpora mng?  Definovány předem cíle a očekávané přínosy a měřeno jejich dosažení?  IS budován pro podporu neoptimálních procesů (podpora zažitých postupů), nebo bez znalosti procesů  Nezatažení budoucích uživatelů do projektů.  Chybějící řízení a správa požadavků.  Chybějící postupy pro přípravu budoucích uživatelů na změnu.  Školení.  Chybějící řízení projektů, podcenění rozsahu a vazeb projektu při jeho přípravě a nezvládnutí změnového řízení.  Nejasné, vágní nebo neúplné zadání (požadavky)  Chybějící nebo naopak moc dlouhá fáze analýzy?  Podcenění dokumentace, chybí konvence  Nevhodná architektura systému  Podceněna personální a sociální dimenze
  • 8. Process / Workflow {obecně} • Definovaný sled činností vedoucí k dosažení definovaného cíle • Využívá zdroje – lidí, peněz, techniky… • Iniciován událostí, končí dosažením jednoho z možných stavů • Zpracovává vstupy a produkuje výstupy • Lze měřit • Má nějakou prioritu vzhledem k ostatním procesům Lze měřit (metriky) údaje významné pro řízení, statistické veličiny:  doba průběhu každé činnosti (a pak tedy i celého procesu)  doba čekání vstupu na zpracování  počet vstupů/výstupů za určité období  množství zdrojů zapojených do zpracovaní  vytížení zdrojů během období  ….
  • 9. PROCES {infra, ShP} Intranet – HR, PM, OPS,… Document Management System Infrastruktura, Helpdesk, ServiceDesk Integrace mezi IS Business Intelligence Optimalizace / Efektivnost
  • 10. MÁME DOMA SHAREPOINT… Platforma Jednotné místo pro informaceFiremní portál email kalendář dokumenty business Intel. project mng. Firemní portál
  • 11. SharePoint 20xx - WORKFLOW Options WF se vytváří v prohlížeči WF2010 Zabudované WF jsou například… (schvalovací, sebrat feedback, poskytnout feedback, třístavové schválení) Nemusí se nijak instalovat InfoPath Integrace Rozšířené WF ShP Designer Množství akcí Vlastní logika Vlastní WF Visual Studio Produkty třetích stran
  • 12. SharePoint 20xx - WORKFLOW Options WF se vytváří v prohlížeči WF2013 Zabudované WF jsou například… (schvalovací, sebrat feedback, poskytnout feedback, třístavové schválení) Musí se instalovat (WORKFLOW MANAGER) MODULÁRNÍ TEXTOVÝ A GRAFICKÝ REŽIM SMYČKY/CYKLY (VISIO) PARALELISMUS KOMPATIBILITA ADRESÁŘ VOLÁNÍ EXTERNÍCH WEBOVÝCH SLUŽEB PORPORA REST
  • 19. PROČ POUŽÍVAT DOPLŇKY TŘETÍCH STRAN, KDYŽ JE TU SHAREPOINT DESIGNER?
  • 20. LIMITACE wf10 neobsahuje cykly omezené akce absence powershellu budoucnost wf10 nejistá
  • 23. CHCE TO MÍT VIZI..
  • 24. ==================== SEPIŠTE SI KROKY POSKLÁDEJTE JE PŘIDEJTE OMEZENÍ PŘIDEJTE ODPOVĚDNOSTI PŘIDEJTE VSTUPY A VÝSTUPY PŘIDEJTE MĚŘÍTKA TUŽKASTYL
  • 28. • Přidávejte komentáře k workflow, jak jen je to možné. • Komentáře se objeví ve workflow history.
  • 29. • Když workflow “zkrachuje za běhu”: 1. Oteřete příslušný document workflow 2. Zkontrolujte status ‘Cancelled” 3. Klikněte na ikonu “info” pro další informace
  • 32. AUTOMATIZACE DOKUMENTY (document management system, …) INFRASTRUKTURA (virtuálky, správa identit, …) HUMAN RESOURCES (on-off-board,dovolena,..) INTEGRACE IS …
  • 34. QUESTIONS?Jestli ano, ptejte se Jestli ne, děkuji za pozornost a přeji hezký den ;) resources redtoo.com romannedzelsky.eu

Editor's Notes

  • #12: What is a Workflow? A workflow is a business process described and often diagrammed in terms of inputs and outputs, actors and decisions, and hopefully a start- and end-points What is SharePoint Workflow? A toolset to automate a business process within SharePoint by creating rules of behavior when events happen, often when a document within SharePoint is uploaded or modified For example, you could build a workflow that will assign an task to a person to approve each document as it's uploaded into SharwPoint. SP2013 workflow? Scalable to business processes outside of SharePoint Requires separate server for Workflow Manager Business users: same interface as before, albeit with a reduced feature set State machine has been reintroduced. State machine enables workflows to be broken down into modules which can be re-used. Each module is called a "stage" Reduces duplication of steps. Limitations/challenges: developers cannot use Visual Studio to build workflows any longer. Declarative only. Custom actions must be developed as restful web services and called declaratively
  • #13: What is a Workflow? A workflow is a business process described and often diagrammed in terms of inputs and outputs, actors and decisions, and hopefully a start- and end-points What is SharePoint Workflow? A toolset to automate a business process within SharePoint by creating rules of behavior when events happen, often when a document within SharePoint is uploaded or modified For example, you could build a workflow that will assign an task to a person to approve each document as it's uploaded into SharwPoint. SP2013 workflow? Scalable to business processes outside of SharePoint Requires separate server for Workflow Manager Business users: same interface as before, albeit with a reduced feature set State machine has been reintroduced. State machine enables workflows to be broken down into modules which can be re-used. Each module is called a "stage" Reduces duplication of steps. Limitations/challenges: developers cannot use Visual Studio to build workflows any longer. Declarative only. Custom actions must be developed as restful web services and called declaratively
  • #31: A new workflow will, by default, have checked the“Automatically update the workflow status to the current stage name” option in workflow settings. This is a very bad thing. SharePoint Workflow 2013 complains that “file must be checked out before it can be modified” and this is a COM exception caused by the workflow engine attempting to update the item with the name of the current workflow stage. Uncheck this!